Richtlinie in der Verwaltung: Funktionen, Zweck und Überlegungen

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Bedeutung von Richtlinien, ihre Merkmale, den Zweck von Richtlinien, Überlegungen bei der Formulierung von Richtlinien, die Merkmale einer guten Politik, den Prozess der Politikformulierung, Einflussfaktoren auf Richtlinien, Arten und Einschränkungen von Richtlinien.

Eine Richtlinie im Management ist eine allgemeine Aussage, die von einer Organisation zur Führung ihres Personals formuliert wird. Die Ziele werden zuerst formuliert und dann werden Richtlinien zur Erreichung dieser Ziele geplant. Richtlinien sind eine Denkweise und die Prinzipien, die den Aktivitäten einer Organisation oder Institution zugrunde liegen.

Koontz & O'Donnel zufolge: „Richtlinien wurden als Leitfaden für das Denken in Entscheidungen identifiziert. Sie gehen davon aus, dass bei Entscheidungen Entscheidungen innerhalb bestimmter Grenzen liegen. “Die Richtlinien erfordern kein Handeln, sondern sollen Manager bei ihren Entscheidungsverpflichtungen leiten, wenn sie keine Entscheidungen treffen. Mit den Worten von George Terry: „Politik ist ein verbaler, schriftlicher oder implizierter Gesamtleitfaden, in dem Grenzen festgelegt werden, die die allgemeinen Grenzen und die Richtung angeben, in der die Handlungen von Führungskräften stattfinden.“ Richtlinien geben einen Rahmen vor, in dem eine Person Handlungsfreiheit hat.

Richtlinien, die als Prinzipien dienen, enthalten Handlungsregeln zur Erreichung der spezifischen Ziele der Organisation. Die koordinierenden Links in der Organisation werden durch Richtlinien bereitgestellt. Sie steuern und steuern das Verhalten der Gesamtleistung eines Unternehmens und seiner Ziele in den verschiedenen Bereichen Produktion, Finanzen, Marketing und Personal. Die klare Formulierung von Richtlinien hilft den Führungskräften, jeden betrieblichen Aspekt des Unternehmens zu planen. Dies hilft ihnen erheblich bei der Entscheidungsfindung.

Obwohl Ziele und Richtlinien zur Erreichung von Unternehmenszielen verwendet werden, unterscheiden sich beide im Wesentlichen. Die Ziele sind die Ziele und die Richtlinien sind die Wege, um sie zu erreichen. Die Ziele sind die Endpunkte der Planung, und die Richtlinien geben die breiten Wege vor, um sie zu erreichen. Eine Richtlinie gibt Richtlinien vor und lässt Interpretationsspielraum für die Person, die sie implementiert. Dies bedeutet, dass eine Richtlinie die Flexibilität für die Interpretation hat. Eine starre Politik wird zur Regel.

Merkmale einer Richtlinie:

Die obige Diskussion zeigt die folgenden Merkmale einer Richtlinie:

(i) Eine Politik ist ein Plan, der Antworten auf wiederkehrende Probleme ähnlicher Art bietet. Sie gibt den Mitgliedern einer Organisation Antworten / Richtlinien für die Entscheidung über die zukünftige Vorgehensweise. Eine Richtlinie beschreibt und erklärt, was ein Mitglied tun soll, und nicht, was es tut.

(ii) Eine Politik begrenzt einen Bereich, in dem eine Entscheidung zur Erreichung organisatorischer Ziele getroffen werden soll. Sie vermeidet eine wiederholte Analyse von Situationen, ermöglicht die Delegierung von Befugnissen und behält trotzdem die Kontrolle über die Aktionen.

(iii) Richtlinien sind Denkmodelle und Prinzipien, die den Aktivitäten einer Organisation zugrunde liegen. Sie leiten das Verhalten und die Entscheidungen der Exekutive.

(iv) Richtlinien werden von allen Managern in der Organisation festgelegt. Es ist notwendig, Leitlinien für zukünftige Maßnahmen auf allen Managementebenen zu geben. Die Bedeutung der Politik unterscheidet sich jedoch je nach Managementebene. Auf höheren Managementebenen werden wichtige Richtlinien festgelegt, auf niedrigeren Ebenen sind weniger wichtige oder kleinere Richtlinien erforderlich.

Zweck der Richtlinien:

Richtlinien werden als wichtig für die Verwirklichung der Ziele der Organisation angesehen. Sie sorgen auch für die Koordination der Bemühungen und Aktivitäten im Unternehmen.

Die Richtlinien werden für folgende Zwecke formuliert:

1. Hauptzweck der Politik ist es, sicherzustellen, dass keine Abweichung vom geplanten Vorgehen vorliegt. Der Rahmen ist festgelegt, in dem von jedem erwartet wird, dass er arbeitet. Die Richtlinien stellen sicher, dass die allgemeinen Handlungsleitlinien eingehalten werden.

2. Da die Richtlinien für jeden Einzelnen einen Rahmen schaffen, ist auch eine ordnungsgemäße Delegierung der Befugnisse gewährleistet. Ein Manager kennt den Umfang der Befugnisse, die ein Untergebene benötigt, um die ihm zugewiesene Arbeit auszuführen. Richtlinien dienen dazu, angemessene Befugnisse nach unten zu delegieren.

3. Richtlinien erlauben den Interpretationsspielraum. Die Hauptaspekte sind in einer Richtlinie enthalten, die tatsächliche Art der Umsetzung wird jedoch von der betroffenen Person festgelegt.

4. Richtlinien sind auch für die zukünftige Planung hilfreich. Die Auswirkungen und der Einfluss von Richtlinien helfen beim Nachdenken über die Zukunft.

5. Die Richtlinien gewährleisten auch die Kohärenz der Maßnahmen. Die Richtlinien sind für alle ähnlich und die Maßnahmen müssen den Grundzügen entsprechen.

Überlegungen zur Richtlinienformulierung:

Bei der Gestaltung von Richtlinien sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:

1. Organisatorische Ziele:

Die Richtlinien werden gebildet, um organisatorische Ziele zu erreichen. Die Ziele sind die Ziele, die erreicht werden sollen, und die Politik legt Wege zur Erreichung dieser Ziele fest. Die Politik sollte dabei helfen, indem sie sich auf relevante Zahlen und Fakten stützt und nicht auf bloße Vermutungsarbeit.

2. Richtige Teilnahme:

Die Politik sollte durch die Beteiligung von Personen auf verschiedenen Managementebenen gestaltet werden. Wenn Richtlinien auf höchster Ebene festgelegt werden, ohne die Ansichten derer zu kennen, für die diese Einstellungen gelten, besteht die Wahrscheinlichkeit, dass Richtlinien nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen. Um eine erfolgreiche Umsetzung der Richtlinien sicherzustellen, ist zum Zeitpunkt ihrer Formulierung eine gemeinsame Beteiligung erforderlich.

3. Geschäftsumfeld reflektieren:

Die Richtlinien sollten auf der internen und externen Umgebung basieren. Die innen und außen herrschende Situation bietet eine realistische Grundlage für die Politik. Die Richtlinien sollten die Flexibilität zur Anpassung haben, wenn sich das Geschäftsumfeld ändert. Jede Art von Starrheit, die in den Richtlinien befolgt wird, wird ihren Zweck verfehlen.

4. Konsistenz:

Verschiedene Richtlinien eines Unternehmens sollten miteinander übereinstimmen. Es sollte keine Inkonsistenz zwischen verschiedenen Richtlinien geben. Wenn die Richtlinien inkonsistent sind, werden diese nicht implementiert. Es muss sichergestellt werden, dass sich Richtlinien auf Unternehmensziele beziehen und keine widersprüchlichen Richtlinien enthalten.

5. Richtige Kommunikation:

Die Richtlinien sollten auf jeder Managementebene ordnungsgemäß kommuniziert werden. Wenn die Richtlinien von denjenigen, die sie implementieren sollen, nicht richtig bekannt sind, werden diese Richtlinien nicht verwendet. Manchmal werden Richtlinien möglicherweise nicht richtig verstanden, es kann Zweifel in den Köpfen von Personen geben, und es ist die Pflicht des Managements, diese zu klären und angemessene Klarstellungen zu treffen.

6. In schriftlicher Form:

Die Richtlinien sollten immer schriftlich sein. Dadurch wird eine korrekte und korrekte Implementierung sichergestellt. Wenn die Richtlinien nicht schriftlich sind, kann es zu Streitigkeiten über deren Inhalt und Zweck kommen. Die Sprache der Politik sollte auch einfach sein, damit sie von den betroffenen Personen gut verstanden wird.

Merkmale einer soliden Richtlinie:

Es werden Richtlinien gebildet, um die Arbeit einer Organisation zum Erreichen ihrer Ziele zu glätten. Eine solide Politik wird dazu beitragen, ihre Ziele zu erreichen.

Das sind die Merkmale einer soliden Politik:

ich. Es sollte umfassend sein und flexibel für die Umsetzung sein.

ii. Es sollte ein gutes Verständnis und eine gute Harmonie zwischen den verschiedenen Abteilungen gewährleisten.

iii. Sie sollte auf Fakten und soliden Urteilen beruhen.

iv. Es sollte für seine Anwendung einheitlich sein.

v. Sie muss den beabsichtigten Zielen entsprechen.

vi. Es sollte klar, eindeutig und positiv sein.

vii. Es sollte richtig kommuniziert und klar verstanden werden.

viii. Dies muss schriftlich erfolgen, um Fehlinterpretationen zu vermeiden.

ix. Es muss vernünftig, dauerhaft und stabil sein.

x. Es sollte regelmäßig überprüft werden, um seine Wirksamkeit zu überprüfen.

xi. Es sollte alle möglichen Eventualitäten berücksichtigen,

xii. Es sollte niemals in Eile begriffen werden.

Prozess der Richtlinienformulierung:

Die Politikformulierung ist ein wichtiger Aspekt der Planung. Das reibungslose Funktionieren einer Organisation erfordert die Formulierung von Richtlinien. Eine gut durchdachte Übung ist für die Formulierung solider Richtlinien unerlässlich.

Der folgende Prozess sollte zur Formulierung einer Richtlinie befolgt werden:

1. Definieren des Richtlinienbereichs:

Der Bereich, für den eine Richtlinie erstellt werden soll, sollte definiert werden. Bei der Festlegung des Politikbereichs sollten die Ziele und Bedürfnisse der Organisation berücksichtigt werden. Bei der Gestaltung einer Marketingpolitik sollten die Marketingerwartungen und -bereiche berücksichtigt werden. Der Geltungsbereich der Richtlinie hängt von dem Bereich ab, den sie abdecken soll. Das erste, was bei der Gestaltung von Richtlinien der Fall ist, ist zu entscheiden, welchen Bereich es abdecken soll.

2. Identifizieren politischer Alternativen:

Der zweite Schritt bei der Politikformulierung ist die Ermittlung politischer Alternativen. Die Alternativen sollten auf der Grundlage einer Analyse der externen und internen Umgebung entschieden werden. Das interne Umfeld wird über die Stärken und Schwächen der Organisation berichten, während das externe Umfeld Chancen und das Niveau des Wettbewerbs aufzeigt. Jede Alternative muss sicherstellen, dass das Ziel der Politik erreicht wird.

3. Alternativen auswerten:

Alle Alternativen werden im Hinblick auf organisatorische Ziele entwickelt. Es sollte analysiert werden, welchen Beitrag diese Alternativen leisten, um die Organisation bei der Erreichung ihrer Ziele zu unterstützen. Die Faktoren wie Kosten, Nutzen und Ressourcenbedarf jeder Alternative sollten richtig bewertet werden. Die Auswirkungen verschiedener Alternativen auf die Umgebung der Organisation sollten ebenfalls analysiert werden.

4. Auswahl einer Richtlinie:

Nach einer korrekten Bewertung wird die am besten geeignete Alternative ausgewählt. Die Auswahl einer Politik ist eine langfristige Verpflichtung. Wenn die Alternativen nicht zufriedenstellend aussehen, sollten Anstrengungen unternommen werden, um andere Alternativen zu entwickeln.

5. Testlauf einer Richtlinie:

Die Richtlinie sollte versuchsweise umgesetzt werden. Es sollte geprüft werden, ob die Politik die gewünschten Ziele erreicht. Möglicherweise gibt es während des Testlaufs Vorschläge, mit denen die Richtlinie geändert werden kann. Letztendlich sollte die Politik die gewünschten Ergebnisse erzielen, ansonsten sollte an eine neue politische Alternative gedacht werden.

6. Implementierungsrichtlinie:

Wenn die Richtlinie endlich in Ordnung ist, sollte sie umgesetzt werden. Die Politik sollte denjenigen erklärt werden, die sie umsetzen sollen. Es sollte eine angemessene Diskussion über die Auswirkungen und Auswirkungen verschiedener Klauseln oder Bestimmungen der Politik geben. Die ordnungsgemäße Kommunikation des Zwecks und des Ziels der Politik wird sie bei der Umsetzung unterstützen.

Einflussfaktoren auf die Politik:

Richtlinien dienen dazu, die Abläufe eines Unternehmens zu glätten. Sie werden sowohl durch interne als auch externe Faktoren beeinflusst.

Einige dieser Faktoren werden hier diskutiert:

1. Ziele und Strategien der Organisation:

Alle Richtlinien sind so gestaltet, dass sie das Erreichen von Zielen erleichtern. Die Ziele und Strategien legen die Parameter fest, innerhalb derer die Richtlinien funktionieren. Die Richtlinien sollten mit den organisatorischen Zielen und Strategien übereinstimmen.

2. Organisationsstruktur:

Die Organisationsstruktur bestimmt die Ebenen der Positionen und legt die Autorität und Verantwortung der Mitarbeiter fest. Die Umsetzung der Richtlinien wird durch die Art der Organisationsstruktur beeinflusst. Eine Richtlinie wird mit den Positionen und Autoritätsrollen in der Organisation übereinstimmen. Die politische Entschlossenheit wird sicherlich durch die Organisationsstrukturen beeinflusst.

3. Verfügbare Ressourcen:

Die Verfügbarkeit von Ressourcen wie personellen, finanziellen und physischen Einrichtungen wird die Formulierung einer Politik beeinflussen. Wenn eine Richtlinienimplementierung mehr Ressourcen erfordert, als in der Organisation verfügbar sind, ist dies nicht möglich. Die Ressourcen legen vielmehr die Grenzen fest, ab denen eine Richtlinie nicht gehen kann.

4. Managementwerte:

Manager sind die Personen, die die Hauptverantwortlichen für Richtlinien sind. Die Ethik- und Wertesysteme von Managern haben direkten Einfluss auf die Gestaltung und Umsetzung von Richtlinien. Wenn Manager beispielsweise an Ehrlichkeit und Wahrhaftigkeit glauben, spiegeln sich diese Dinge in verschiedenen von ihnen umrahmten Richtlinien wider.

5. Soziale Faktoren:

Eine Reihe sozialer Faktoren hat auch Einfluss auf die Richtlinien der Organisation. Wenn die Gesellschaft nur Qualitätsprodukte will, die Ausbeutung der Verbraucher nicht toleriert und der Verschmutzungskontrolle Bedeutung beimisst, müssen all diese Faktoren bei der Gestaltung der Richtlinien für die Organisation berücksichtigt werden.

6. Politische Faktoren:

Politische Faktoren haben einen großen Einfluss auf die Politik einer Organisation. Die Rahmenbedingungen für das Geschäft werden von der regierenden Partei bestimmt. Das Denken einer politischen Partei wird sich sicherlich in der Industrie-, Steuer- und Währungspolitik der Regierung widerspiegeln. Jedes Unternehmen muss Regierungsrichtlinien in seine Richtlinien einbeziehen. Politische Faktoren haben also einen direkten Einfluss auf die Organisationspolitik.

Arten von Richtlinien:

Jedes Unternehmen verfügt über eine Reihe von Richtlinien. Einige Typen werden wie folgt beschrieben:

1. Wichtige Richtlinien:

Wichtige Richtlinien sind diejenigen, die einem Unternehmen eine einheitliche Richtung geben und Ressourcen verpflichten. Diese Richtlinien geben einem Unternehmen Gestalt, um seinen Zweck zu erreichen. Sie sollten auch die organisatorischen Ziele unterstützen.

2. Unterstützende Richtlinien:

Neben wichtigen Richtlinien ist auch eine unterstützende Politik erforderlich. Unterstützende Richtlinien sollen bei der Umsetzung wichtiger Richtlinien helfen. Ein Anliegen kann die Entwicklung eines neuen Produkts als eine wichtige Politik haben, die Forschung, um die unerfüllten Bedürfnisse der Verbraucher herauszufinden, kann eine unterstützende Politik sein.

3. Nebenrichtlinien:

Die Richtlinien, die die Hauptziele des Unternehmens nicht beeinflussen, können als geringfügige Richtlinien bezeichnet werden. Diese Richtlinien können sich auf einige Routineangelegenheiten von geringerer Bedeutung beziehen. Eine Politik kann darin bestehen, in Notfällen Gelegenheitsarbeiter einzustellen. Ein Manager kann Arbeitnehmern gestatten, Urlaub zu nehmen, wenn die Arbeitsbelastung geringer ist. Die diesbezüglichen Richtlinien können als geringfügige Richtlinien bezeichnet werden. Diese Richtlinien geben Anweisungen, sind aber nicht von großer Bedeutung.

4. Zusammengesetzte Richtlinien:

Bei einigen Bedenken gibt es eine Reihe von Richtlinien oder Richtliniengruppen. Um den Umsatz zu steigern, kann ein Unternehmen nach der Expansion, dem Aufnehmen ähnlicher Produkte, nach aggressivem Marketing usw. folgen. Um ein Ziel zu erreichen, kann eine Reihe von Richtlinien angewendet werden, dies sind zusammengesetzte Richtlinien.

Einschränkung der Richtlinien:

Richtlinien sind die Richtlinien, die den Führungskräften bei ihrer täglichen Arbeit helfen können. Die Richtlinien bieten keine vorgefertigten Antworten auf jedes Problem.

Sie leiden unter den folgenden Einschränkungen:

1. Keine universellen Lösungen:

Richtlinien bieten keine universellen Lösungen für alle Probleme. Richtlinien werden in bestimmten Situationen festgelegt und bleiben nur unter diesen Umständen geeignet. Die sich schnell ändernden wirtschaftlichen, sozialen und politischen Situationen beeinflussen die Arbeit eines Unternehmens. In geänderten Situationen sind neue Richtlinien erforderlich. Dieses Problem kann durch ständige Auswertung von Richtlinien gelöst werden. Richtlinien können gemäß den Anforderungen neuer Situationen geändert werden.

2. Keine Instant-Lösungen:

Richtlinien bieten keine unmittelbaren Lösungen für Probleme. Dies sind nur Richtlinien für die Entscheidungsträger. Die Lösungen sind von den Führungskräften selbst zu finden. Politiken können unter keinen Umständen menschliches Urteilsvermögen ersetzen.

3. Die menschliche Initiation dämpfen:

Zu viele Richtlinien töten die Initiative von Managern. Sie gewöhnen sich daran, nach Richtlinien zu handeln, und versuchen nicht, sie zu beurteilen. Die Politik lässt auch wenig Raum für individuelle Initiative.

4. Kein Ersatz für das menschliche Urteil:

Richtlinien bieten keine Standardlösung für verschiedene Probleme. Sie sind nur Richtlinien, die Managern helfen, Entscheidungen zu treffen. Manager müssen die Dinge entsprechend dem vorherrschenden Umfeld beurteilen. Das menschliche Urteilsvermögen kann nicht durch sorgfältige Rahmenbedingungen ersetzt werden.