Routine: Bedeutung, Eigenschaften und Bedeutung

Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über Routine zu erfahren. Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, erfahren Sie Folgendes: 1. Bedeutung der Routine 2. Merkmale einer Routine 3. Wichtigkeit einer Routine 4. Einige typische Routineaufgaben eines Sekretärs.

Bedeutung der Routine:

Planung ist für jede Art von Arbeit notwendig. Planung bedeutet Vordenken.

Planungsanalysen:

Was ist zu tun?

Warum getan werden?

Wie gemacht werden

Von wem zu tun?

Wann gemacht werden

Wo ist das zu tun?

Auf jede Abfrage muss zuerst eine Antwort erhalten werden, und dann wird eine Aktion versucht. Nach dem Plan kommt das Verfahren.

Jede Arbeit hat ein eigenes Verfahren. Eine Routine ist ein regelmäßiger Ablauf. Das Wort "Kurs" beinhaltet ein Gefühl von Handlungsreihen. Eine Routine enthält daher eine Reihe von Aktionen.

Eine Routine hat zwei Aspekte:

a) Aktionen nacheinander nach Priorität und

(b) Ein Zeitfaktor für jede Aktion.

Eine Reihe von Routinen macht ein System, das ein Gesamtbild einer Aktivität liefert. Wenn wir uns ein Büro ansehen, finden wir beide Aspekte. Zum Beispiel die Bearbeitung eingehender Mails. Die Komponentenaktionen sind: Empfangen der E-Mails, Öffnen der E-Mails, Überprüfen des Inhalts, Datumsstempel, Sortieren, Verteilen und Verwalten der Spur.

Jeder Schritt hat seine eigene Methode, und wenn die Methode korrekt ist, wird der Zeitaufwand minimal. Diese Routine ist Teil des Gesamtsystems der Korrespondenz. Nicht nur eine Arbeit ist einfach zu erledigen, sie muss korrekt, zeitnah und effizient erledigt werden. Dies ist möglich, wenn eine ordnungsgemäße Routine vorliegt. In einem Büro, in dem die Arbeitsbedingungen günstig sind, Ausrüstung vorhanden ist, Überwachung und Kontrolle vorhanden sind und das richtige Personal eingestellt ist, wird eine Routine wirksam. Die Vorbereitung einer Routine für jede Arbeit in einem Büro ist eine Funktion der Büroorganisation.

Merkmale einer Routine:

(1) Eine Routinearbeit besteht aus mehreren oder einer Reihe von Schritten. Sobald ein Schritt bekannt ist, muss er zu jeder Zeit und von jeder Person, die diese Arbeit ausführt, auf dieselbe Weise wiederholt werden.

(2) Eine Routine muss formuliert oder vorbereitet werden. Es dauert länger, eine Routine vorzubereiten, wenn ein neues Büro eingerichtet wird. Die Erfahrung mit anderen ähnlichen Organisationen ist von großem Wert.

(3) Eine Routine hat einen Zweck und jeder Schritt trägt zur Erfüllung dieses Ziels bei.

(4) Alle Schritte müssen eine Korrelation und eine bestimmte zeitliche Reihenfolge haben.

(5) Es darf weder Doppelarbeit noch Überlappung oder Lücke geben.

(6) Regeln müssen festgelegt werden, um eine Routine durchzuführen.

Bedeutung einer Routine:

Die Bedeutung von Büroalltag ist groß.

Wenn eine Routine richtig vorbereitet und befolgt wird, werden die folgenden Vorteile genutzt:

(1) Die Leistung entspricht einem festgelegten Standard:

Standard hat vier Aspekte:

(a) Quantität - einige wünschenswerte Arbeitsqualität muss ausgeführt werden

(b) Qualität - Die Leistung muss eine erwartete Qualität haben.

(d) Kosten - Die Kosten dürfen den Nutzen nicht übersteigen.

(2) Es gibt eine bessere Kontrolle:

Wenn es eine Routine gibt, ist es für das Aufsichtspersonal leichter, die Kontrolle auszuüben. Ein Supervisor muss prüfen, ob die Routine befolgt wird oder nicht.

(3) Besserer Arbeitsfluss:

Effiziente Büroadministration bedeutet, dass ein reibungsloser Arbeitsablauf und maximale Leistung gewährleistet sind. Wenn sich alle an die Routine halten, muss ein besserer Arbeitsfluss gewährleistet sein, sofern keine Hindernisse oder Hindernisse im Weg sind (siehe unten).

Wie wird Routinearbeit behindert?

Bei der Durchführung einer Routinearbeit gibt es vier Elemente:

(a) die Methode, eine Arbeit auszuführen,

(b) die zu verwendende Ausrüstung,

(d) die Arbeitsbedingungen.

Wenn irgendeines der Elemente fehlerhaft ist, wird die Routinearbeit behindert.

Hindernisse oder Fehler treten auf folgende Weise auf:

(a) Die beste Methode zur Durchführung einer Arbeit ist möglicherweise nicht bekannt oder wird dem Personal nicht bekannt gegeben.

(b) Die für die Arbeit erforderlichen Formulare, Schreibwaren, Maschinen, Geräte usw. sind möglicherweise knapp. Die Maschine kann außer Betrieb gehen. Die Maschine kann nicht ordnungsgemäß gewartet werden. Das bestimmte Material oder ein Ersatzteil einer Maschine ist nicht verfügbar.

(c) Es kann an angemessenem Personal fehlen. Der Fehler liegt im Rekrutierungssystem. Es kann mangelnde Schulung des Personals geben. Das Personal ist möglicherweise nicht seriös oder aufmerksam. Sie können unregelmäßig sein oder durch Klatsch Zeit verschwenden. Dies bedeutet indirekt das Fehlen einer angemessenen Aufsicht und Kontrolle.

(d) Die Arbeitsbedingungen sind möglicherweise nicht förderlich oder günstig für die Arbeit. Lichtmangel, Stromausfall, Störungen von außen usw. sind einige der Ursachen,

(e) Möglicherweise liegt ein fehlerhaftes Layout vor.

Wie können Hindernisse überwunden werden?

Die Hindernisse für einen reibungslosen Ablauf der Routinearbeit können durch geeignete Planung und Kontrolle der Büroarbeit überwunden werden. Die Sekretärin als Chief Executive hat diesbezüglich eine große Verantwortung. Zu diesem Zweck werden verschiedene Arten von 'Routinediagrammen' oder 'Flussdiagrammen' oder 'Betriebsdiagrammen' vorbereitet. Dies sind nichts als Diagramme, anhand derer leicht nachvollzogen werden kann, welche Schritte nacheinander ausgeführt werden müssen, um eine Arbeit auszuführen.

Es gibt verschiedene Techniken für die Erstellung solcher Diagramme wie "Halsdiagramm", "Isometrisches Diagramm" usw. Die Hauptsache ist, dass gründliche Studien und Untersuchungen zu Büromethoden durchgeführt werden müssen. Eine große Organisation kann es sich leisten, eine eigene Abteilung für O & M-Studien zu haben. O & M steht für Organisation und Methoden.

Jeder Job durchläuft einige aufeinanderfolgende Phasen, die durch einige Symbole in einem Flussdiagramm dargestellt werden. Zum Beispiel:

Es ist jedoch zu beachten, dass jede Art von Arbeit nicht wiederverwendet werden kann. Routinen werden für diejenigen Funktionen vorbereitet, die sich wiederholender Natur sind. Zum Zeitpunkt des Notfalls funktioniert die Routine nicht.

Einige typische Routineaufgaben eines Sekretärs:

Es gibt einige typische Routineaufgaben, die eine Sekretärin regelmäßig im Büro erledigen muss. Solche Jobs werden, wie nachstehend beschrieben, im Allgemeinen von einer privaten Sekretärin oder sogar von einer Bürosekretärin und nicht von einer Sekretärin allgemeiner Art ausgeführt. Eine Sekretärin kann diese Aufgaben jedoch von seiner Privatsekretärin oder von der Büroleitung erledigen.

(A) Umgang mit dem Telefon oder den Anrufen :

Die Verwendung von Telefonen ist in einem Büro üblich, sowohl für die interne als auch für die externe Kommunikation. Ein großes Büro verfügt über eine eigene interne Telefonanlage, die entweder über eine Telefonanlage oder einen PAX-Anschluss oder über die Intercom angeschlossen ist. System. An der Tastatur der internen Telefonvermittlung befindet sich ein Operator, wenn es ein manuelles Vermittlungssystem gibt, das die Schalttafel verwaltet. Das ist ein mechanischer Teil der gesamten Operation.

Beim Telefonieren müssen Sie tatsächlich Kontakte knüpfen und sich unterhalten. Zahlreiche Anrufe kommen von außen und viele Anrufe gehen auch an Außenstehende. Gleichzeitig sind zahlreiche interne Verbindungen von Abteilung zu Abteilung erforderlich. Es ist eine enorme Aufgabe für ein geschäftiges Büro, maximale Möglichkeiten für solche externen und internen Verbindungen zu bieten.

Es gibt ein- und ausgehende persönliche Anrufe der Mitarbeiter. Diese müssen minimiert werden, da dies offizielle Anrufe behindern kann. Ein großes Büro kann eine Reihe von externen Leitungen sowie Direktleitungen von den Kammern wichtiger Führungskräfte haben. Es gibt eine spezielle Leitung, die auch nach den Bürozeiten für Notfälle besetzt ist.

Aufgaben des Privatsekretärs:

Eine Privatsekretärin nimmt zuerst im Namen ihres Chefs Telefonanrufe entgegen. Er muss über vollständige Kenntnisse über den Telefonbetrieb verfügen. Er muss die verschiedenen Arten von Diensten kennen, die von der Telefonabteilung erbracht werden, sowie die Regeln und Verfahren für die verschiedenen Arten von Anrufen (Ortsgespräche, Ferngespräche, Amtsleitungen, Tonträger usw.). Ein großes Büro verfügt möglicherweise auch über eine Telex-Verbindung. Druckerservice (TPM oder Tele-Printer Message) innerhalb der Organisation.

Eine private Sekretärin muss ein Telefonbuch führen, um die vom Chef empfangenen oder vom Chef gesendeten Nachrichten aufzuzeichnen. Das Telefonbuch enthält Spalten für eine vollständige Beschreibung der Parteien, von denen und an wen Nachrichten empfangen oder gesendet wurden.

Ein Privatsekretär muss auch die Kunst des Telefonierens kennen. Seine Herangehensweise soll höflich sein, seine Stimme klar sein und er soll alle Etikette beobachten, z. B. einen guten Morgen oder einen "Namaskar" am Anfang oder einen Abschied oder "Namaskar" am Ende wünschen.

Es kann sein, dass er zahlreichen eingehenden oder ausgehenden Telefonanrufen gegenübersteht, aber er darf sich nicht stören oder irritieren. Er muss erkennen, dass sein Verhalten sich letztendlich auf den Chef auswirkt. Ein Privatsekretär hält im Allgemeinen eine Liste von Telefonnummern bereit, die sein Chef häufig nach Verbindungen fragt.

(B) Umgang mit den Anrufern :

Ein Sekretär ist ein Verbindungsoffizier, und so rufen ihn täglich viele Menschen an. Ein großes Büro führt eine Empfangsdame, die die Anrufer zuerst empfängt und sie dann an die jeweiligen Abteilungen oder Personen weiterleitet. Manchmal sind Berechtigungen der jeweiligen Führungskräfte erforderlich, bevor Anrufer in das Büro gelangen können. In einem kleinen Büro können sich Anrufer direkt an die Sekretärin wenden. Die Anrufer, die zu einer großen Führungskraft oder zu einem Direktor kommen, müssen sich an ihre Privatsekretärin wenden.

Es gibt vier Arten von Anrufern, die jeden Tag in ein Büro kommen:

(1) Diejenigen, die bereits Termine haben. Es ist nicht schwierig, mit solchen Anrufern umzugehen, vorausgesetzt, sie kommen rechtzeitig. Die Privatsekretärin erlaubt ihm nur, den Chef zu treffen oder ihn zu bitten, etwas zu warten, wenn der Chef beschäftigt ist.

(2) Diejenigen, die ohne vorherige Terminvereinbarung anrufen. Wenn eine solche Person jedoch im Büro bekannt ist und sogar für die Organisation von großer Bedeutung sein kann, ist sie willkommen und die Sekretärin versucht, Kontakt mit dem Chef aufzunehmen.

(3) Diejenigen, die häufig kommen, aber keine bestimmten Geschäfte machen. Zum Beispiel Vertriebsmitarbeiter von verschiedenen Lieferanten. Die Sekretärin behandelt sie nach Wunsch des Chefs. Die Sekretärin wird am Telefon mit seinem Chef telefonisch sprechen.

(4) Unbekannte Personen, die zufällig oder auf Anfrage kommen. Die Sekretärin wird sich persönlich um ihn kümmern und ihn bitten, nach vorheriger Terminvereinbarung mitzukommen. Was auch immer die Natur des Anrufers sein mag und was auch immer die Technik des Umgangs mit ihm sein mag, die Sekretärin wird durchweg sehr höflich sein und niemals das Gefühl des Besuchers verletzen.

(C) Termine vereinbaren :

Eine andere Routinearbeit eines privaten Sekretärs besteht darin, Termine zwischen seinem Chef und anderen zu vereinbaren. Bei den anderen handelt es sich sowohl um Außenseiter als auch um Mitglieder der Organisation oder des Personals. Es gibt wieder zwei Arten von Terminen: einen Außenseiter, der einen Termin vereinbaren möchte, oder der Chef, der einen Termin vereinbaren möchte.

Lokale Termine werden über das Telefon vereinbart, aber für die Personen an anderen Orten werden Termine in der Regel durch Korrespondenz oder sogar per Telefon oder Telex festgelegt. Die Sekretärin muss für alle Termine ein Tagebuch führen und muss ihren Chef täglich an die Termine erinnern.