Organisation für Haushaltskontrolle

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die neun wesentlichen Punkte der Organisation der Haushaltskontrolle.

Es ist von wesentlicher Bedeutung, dass es eine effiziente Organisation gibt, wenn die Haushaltskontrolle effektiv durchgeführt werden soll. Die Haushaltskontrolle ist nicht nur eine Buchhaltung, sondern auch ein Managementinstrument auf allen Ebenen. Bei der Organisation eines Systems ist es unerlässlich, dass alle Mitglieder des Managementteams uneingeschränkt zusammenarbeiten.

Eine Reihe von Vorbereitungen wird erforderlich sein, wenn das Personal Vertrauen in dieses System haben soll. diese schließen ein:

1. Einrichtung von Budgetcentern oder -abteilungen:

Es sollte die Einrichtung von Haushaltszentren oder -abteilungen eingerichtet werden, für die jeweils mit Hilfe des jeweiligen Abteilungsleiters Budgets festgelegt werden können. Ein Budgetcenter ist ein Zentrum oder eine Abteilung oder ein Segment einer Organisation, für die Budgets erstellt werden. Die Budgets sollten mit Hilfe der Leiter dieser Zentren festgelegt werden, damit diese effektiver umgesetzt werden können.

2. Einführung angemessener Buchungsunterlagen:

Es ist zwingend erforderlich, dass das Buchhaltungssystem die erforderlichen Informationen erfassen und analysieren kann.

3. Alle Mitarbeiter sollten im Betrieb des Systems geschult sein:

Jeder muss wissen, was ein Budget ist, was es leisten muss und wie es in den Plan passt. Er muss das Gefühl haben, mit den Budget-Centern umgehen zu können.

4. Vorbereitung eines Organigramms:

Damit werden die funktionalen Verantwortlichkeiten der einzelnen Mitglieder des Managements festgelegt und es wird sichergestellt, dass er seine Position im Unternehmen und seine Beziehung zu anderen Mitgliedern kennt.

Das Organigramm hängt natürlich von der Art und Größe des Unternehmens ab. In Abbildung I ist ein vereinfachtes Exemplar dargestellt, um die allgemeinen Grundsätze darzustellen.

Andere Budgets wie Rohstoffe oder Arbeitsbudgets können von Abteilungsleitern erstellt werden; zum Beispiel durch den Wirtschaftsprüfer in Verbindung mit der Produktionsleitung.

Es ist zu beachten, dass der Buchhalter bei der Erstellung jedes dieser Budgets eine große Rolle spielen wird, insbesondere bei den kostenpflichtigen Aktivitäten, z. B. bei den Verkaufskostenbudgets, die von den Abteilungsleitern erstellt werden:

5. Einsetzung eines Haushaltsausschusses

In kleinen Unternehmen kann ein Haushaltsbeauftragter oder der Wirtschaftsprüfer die gesamte mit dem Haushalt verbundene Arbeit koordinieren. In großen Unternehmen wird jedoch häufig ein Haushaltsausschuss eingesetzt, der ein allgemeines Programm zur Aufstellung des Budgets und zur Gesamtkontrolle ausarbeitet.

Der Chief Executive des Unternehmens kann zwar Leitprinzipien festlegen, üblicherweise überträgt er jedoch die Verantwortung für den Betrieb des Systems an den Haushaltsbeauftragten als Sekretär des Ausschusses.

Dieses Komitee setzt sich aus dem Chief Executive, dem Budget Officer und den Leitern der Hauptabteilungen zusammen, wie in Abbildung 1 dargestellt.

Jedes Mitglied bereitet sein eigenes Budget oder Budget vor, das dann vom Ausschuss geprüft wird. Alle Budgets werden koordiniert. In der Regel sind viele Änderungen erforderlich, bevor die Budgets endgültig integriert und genehmigt werden können.

Die Hauptaufgaben des Ausschusses sind:

(a) Bereitstellung historischer Informationen zur Unterstützung der Manager bei der Prognose.

(b) um Anweisungen bezüglich des Budgetbedarfs, der Endtermine für den Erhalt des Budgets usw. zu erteilen.

(c) Festlegung der allgemeinen Verwaltungsstrategien in Bezug auf das Budget.

(d) Beratung bei der Erstellung von Budgets.

(e) Überprüfung der Budgets.

(f) Vorschläge zur Überprüfung und Änderung von Budgets.

(g) Budgets genehmigen.

h) um sicherzustellen, dass die Budgets rechtzeitig vorgelegt werden.

(i) Erstellung von Haushaltsübersichten, wo immer dies erforderlich ist.

(j) Erstellung des Hauptbudgets nach Genehmigung der Funktionsbudgets

k) den Vergleich der budgetierten und tatsächlichen Ergebnisse zu analysieren und erforderlichenfalls Korrekturmaßnahmen zu empfehlen.

(l) das Haushaltsprogramm zu koordinieren.

6. Vorbereitung des Budget-Handbuchs:

Dies wird (von der ICMA) als ein Dokument definiert, das die Verantwortlichkeiten der an der Routine beteiligten Personen sowie die für die Haushaltskontrolle erforderlichen Formulare und Aufzeichnungen beschreibt. Es ist in der Regel in Form von losen Blättern, so dass Änderungen bei Bedarf leicht vorgenommen werden können. Die entsprechenden Abteilungen können den Führungskräften ausgestellt werden, die sie benötigen.

Ein Index wird bereitgestellt, damit Informationen schnell gefunden werden können. Ein solches Handbuch ist in der Regel von unschätzbarem Wert, denn es enthält Informationen wie:

(a) Beschreibung des Systems und seiner Ziele.

(b) Verfahren beim Betrieb des Systems.

(c) Definition der Verantwortlichkeiten und Pflichten.

(d) Berichte und Erklärungen, die für jeden Haushaltszeitraum erforderlich sind.

(e) Der verwendete Kontocode.

(f) Frist, bis zu der Daten übermittelt werden müssen.

7. Budgetperiode:

Es gibt keine "richtige" Periode für jedes Budget. Budgetperioden können kurz- und langfristig sein. Wenn ein Unternehmen saisonalen Schwankungen unterliegt, erstreckt sich der Budgetzeitraum wahrscheinlich über einen Saisonzyklus.

Wenn dieser Zyklus beispielsweise zwei oder drei Jahre umfasst, würde das langfristige Budget diesen Zeitraum abdecken, während die kurzfristigen Budgets möglicherweise monatlich für Kontrollzwecke erstellt würden.

Kurzfristige Budgetierung ist in der Regel kostspielig in Vorbereitung und Betrieb, während langfristige Budgetierung durch unvorhergesehene Bedingungen erheblich beeinträchtigt werden kann.

In der Industrie häufig verwendete Budgetperioden variieren zwischen einem Monat und einem Jahr, wobei letztere wahrscheinlich am häufigsten verwendet wird, da sie in den normalerweise akzeptierten Abrechnungszeitraum passt.

Prognosen von viel längerer Zeit als einem Jahr können jedoch beispielsweise für Investitionsbudgets verwendet werden, die lange im Voraus geplant werden müssen. In der Industrie ist es üblich, eine Reihe von Budgetperioden zu haben.

So kann das Verkaufsbudget die nächsten fünf Jahre abdecken, während das Produktions- und Kostenbudget nur ein Jahr umfassen können. Diese jährlichen Budgets werden in vierteljährliche oder sogar monatliche Perioden unterteilt.

Wenn langfristige Budgets eingesetzt werden, ist es üblich, sie durch kurzfristige Budgets zu ergänzen.

8. Der Schlüsselfaktor:

Dies ist der Faktor, dessen Einfluss zuerst bewertet werden muss, um sicherzustellen, dass die funktionalen Budgets zumutbar sind. Der Schlüsselfaktor, der verschiedentlich als "limitierender" oder "regierender" oder "prinzipieller Haushalt" bekannt ist, ist von entscheidender Bedeutung.

Sie kann nicht für jeden Haushaltszeitraum gleich sein, da sich die Umstände ändern können. Sie legt Prioritäten in Funktionsbudgets fest. Zu den vielen Schlüsselfaktoren, die die Budgetierung beeinflussen können, gehören folgende:

(a) Materialien:

(i) Verfügbarkeit

(ii) Beschränkungen, die durch Lizenzen, Quoten usw. auferlegt werden

(b) Arbeit:

(i) Allgemeiner Mangel

(ii) Mangel an bestimmten Schlüsselprozessen.

(c) Pflanze:

(i) Unzureichende Kapazität aufgrund von Kapitalmangel

(ii) oder Platzmangel

(iii) oder mangelnde Märkte.

(iv) Engpässe bei bestimmten Schlüsselprozessen.

(d) Verkauf:

(i) geringe Marktnachfrage

(ii) Mangel an erfahrenen Verkäufern.

(iii) Unzureichende Werbung aufgrund von Geldmangel.

(e) Geschäftsführung:

(i) Kapitalmangel, Einschränkung der Politik.

(ii) Mangel an Know-how.

(iii) Ineffiziente Führungskräfte.

(iv) Unzureichende Forschung in Bezug auf Produktdesign und -methoden.

Der Faktor, der in der Industrie häufig am wichtigsten ist, ist wahrscheinlich die Verkaufsnachfrage. Sehr oft beruht der Erfolg oder die Kontrolle der Haushaltskontrolle auf der Umsatzprognose während der Budgetperiode. Wenn sich die Verkaufszahlen als ungenau erwiesen haben, sind die meisten Budgets davon betroffen.

9. Aktivitätsebene:

Es wird notwendig sein, das normale Aktivitätsniveau festzulegen, das dem Unternehmen vernünftigerweise entspricht. Dieses Niveau ist wichtig für die Prognose von beispielsweise Material- und Arbeitsbedarf und insbesondere Produktions-Overhead-Budgets, die zu Maschinenstundensätzen einzuziehen sind.