Einkaufsrichtlinien und -verfahren

Kaufpolitik und -verfahren!

Einkaufsrichtlinien und -verfahren:

Die wichtigste Aktivität der Materialverwaltung ist die Einkaufspolitik einer Organisation. Zum Kauf stehen verschiedene Systeme zur Verfügung. Das anzuwendende System hängt von einer Reihe von Faktoren ab, nämlich Nachfrage, Angebot, Preis, Anbieter, Materialart, Verbrauchsmuster, Organisationsstruktur, vergangenen Präzedenzfällen, Verfahren, Entscheidungsfindung, Ersatzteilen und saisonalen Gütern usw.

Früher und sogar jetzt in einigen Teilen der Welt ist das Tauschsystem bei Käufen, dh beim Warenaustausch, vorherrschend. In der modernen Welt wird dieses System verworfen und das Geld spielt eine vorherrschende Rolle. Es wurde als das geeignetste Medium des Austauschs akzeptiert. Die Einkäufe können gegen Barzahlung getätigt werden.

Materialien können auch auf Kreditbasis erworben werden. Ein gut durchdachtes Einkaufsverfahren kann von jeder Organisation beim Kauf verfolgt werden. Jedes Einkaufssystem und -verfahren hat seine eigenen Vorteile und Grenzen. Das System sollte ein solches sein, das den Anforderungen einer Organisation entspricht.

Das Ziel der Einkaufspolitik sollte darin bestehen, das benötigte Material in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt und zum richtigen Preis von der richtigen Quelle zu beziehen, um den maximalen Vorteil aus dem in die Käufe investierten Betrag zu erzielen.

Große Organisationen haben eine gut durchdachte schriftliche Einkaufsrichtlinie, und das System unterliegt einer Prüfung.

Bareinkäufe:

Eine ideale Einkaufspolitik zielt auf Bareinkäufe ab. Der Hauptgrund für den Kauf solcher Artikel ist, dass diese dringend von der Organisation verlangt werden. Es wird empfohlen, die zu erwerbenden Artikel in bar zusammenzufassen, wobei verschiedene Abschnitte bei einem einzigen Besuch auf dem Markt gekauft werden sollten.

Dies reduziert die Bestellkosten erheblich. Die übliche Praxis der meisten Organisationen beim Kauf einiger Artikel ist die Einladung von drei schriftlichen oder mündlichen Angeboten. Das niedrigste Angebot holt die Bestellung ab.

Telefonische Bestellungen sind hilfreich, um die Einkaufskosten erheblich zu senken. Eine Liste der regelmäßig vom Markt gekauften Artikel auf Bargeldbasis wird vom Einkaufsmanager im Voraus erstellt.

Das Imprest-System für Einkäufe wird auch von vielen Organisationen befolgt. Bei diesem System wird ein Zinsbetrag an verschiedene Abteilungsleiter für den Kauf verschiedener Artikel für ihre jeweiligen Abteilungen gezahlt. Der Betrag ist jährlich begrenzt.

Ausschreibungssystem:

Dieses System wird angewendet, um Materialien zu wettbewerbsfähigsten und angemessenen Preisen zu beschaffen. Dadurch werden auch die Chancen beseitigt, bestimmten Lieferanten unangemessene Gunst zu gewähren. Dies gibt verschiedenen Lieferanten die Möglichkeit und bricht das Monopol eines oder zweier Lieferanten. Versiegelte Angebote werden von verschiedenen Lieferanten eingeladen, und einer, der die gewünschte Materialqualität zum niedrigsten Preis anbietet, erhält die Bestellung.

Diese Methode wird von verschiedenen Unternehmen des privaten und öffentlichen Sektors für den Kauf von Gegenständen mit sehr hohen Werten genutzt. Der Hauptnachteil dieses Verfahrens besteht darin, dass die Vorlaufzeit bei der Materialbeschaffung länger ist als bei anderen Systemen.

In der Regel werden bei dieser Methode drei Arten von Angeboten verwendet, nämlich: offenes Angebot, begrenztes Angebot und einzelnes Angebot. In einem offenen Ausschreibungsverfahren werden Anzeigen in den Zeitungen und unterschiedlichen Fachzeitschriften veröffentlicht. Bei Erhalt der Bewerbungen werden den Bietern Ausschreibungsformulare ausgestellt.

Das Ausschreibungsformular ist ein wichtiges Dokument, das verschiedene Spalten enthält, die Informationen von den potenziellen Lieferanten verlangen. Die Informationen beziehen sich auf das einzubringende Geld, die Lieferbedingungen usw.

Den Bietern wird ausreichend Zeit eingeräumt, um ihre Angebote bis zum angegebenen Zeitpunkt einzureichen, Angebote einzugehen und am festgelegten Termin werden die Angebote geöffnet. Der Auftrag erhält der Lieferant, der den niedrigsten Preis anbietet.

Der entscheidende Nachteil der offenen Ausschreibung ist das Angebot eines unverantwortlichen Bieters. Manchmal wird der niedrigste Preis auch unterhalb der Materialkosten eines solchen Bieters angegeben. Um ein solches Angebot kategorisch abzulehnen, sollten geeignete technische und andere Gründe zugewiesen werden, und es sollten Unterschriften aller Mitglieder des Ausschreibungsausschusses eingeholt werden.

Begrenzte Angebote beinhalten die Auftragserteilung an echte Lieferanten. Eingeschränkte Angebote werden von registrierten und anderen bekannten Lieferanten eingereicht. Die Vorlaufzeit wird durch das eingeschränkte Ausschreibungssystem erheblich reduziert.

Das System wird normalerweise durchgeführt, wenn der Wert des Angebots nicht sehr hoch ist. Single-Source-Tender werden für proprietäre Artikel, Single-Source-Artikel und Monopolartikel angenommen. Einkäufe von Schwesterunternehmen, Bildungsaufträgen oder von ausländischen Kooperationspartnern sind grundsätzlich ausgeschlossen.

Rate und laufender Vertrag:

Bestimmte zentralisierte Agenturen wie DGS und D (Generaldirektion für Ver- und Entsorgung) schließen mit den Lieferanten einen Vertrag über die für Positionen festgelegten Sätze für einen bestimmten Zeitraum. In Tarifverträgen werden nur die Tarife festgelegt. Bei laufenden Verträgen sind auch Mengenabweichungen bis zu 25% Abweichung möglich.

Die zentralisierten Agenturen sammeln aus ihren verschiedenen Bestandteilen (Niederlassungen) Informationen über die Bedürfnisse der Käufer und schließen mit den wahrscheinlichen Lieferanten einen Vertrag ab, indem sie ein Ausschreibungssystem durchführen.

Dieses System wird durchgeführt, wenn die erforderlichen Mengen höher sind und die eingegebenen Raten wettbewerbsfähig sind. Ein anderes Beispiel der Central New Agency, Delhi, kann hier angeführt werden. Die Agentur vermittelt verschiedene Arten von Zeitschriften, Büchern und Zeitschriften für die Käufer und handelt nach diesem Einkaufssystem.

Große Geschäftshäuser mit mehreren Niederlassungen in verschiedenen Bereichen können dieses System anwenden. Es ist gängige Praxis, dass verschiedene Lieferanten ihre Tarifverträge bei der Generaldirektion für Lieferanten und Entsorgung ankündigen, um das Umsatzvolumen zu erhöhen.

Unteraufträge:

Bei intermittierenden Branchen wird dieses System in der Regel eingeführt. Bestimmte Komponenten und Baugruppen werden von Unterauftragnehmern beschafft, die auf die Herstellung dieser Gegenstände spezialisiert sind. Die Entscheidung, die Komponenten von Unterauftragnehmern zu beziehen, hängt von vielen Faktoren ab, z. Herstellungskosten, Verfügbarkeit der Technologie und Vorteile der Spezialisierung usw.

Der Hauptvorteil von Unteraufträgen besteht darin, dass der Unterauftragnehmer sich auf die Linie spezialisiert hat und seine Gemeinkosten geringer sind und die Arbeiten mit begrenzten finanziellen Mitteln und in geringem Umfang begonnen werden können. Er ist in der Lage, die Baugruppen und andere Komponenten oder Zubehör günstiger zu liefern. Es ist definitiv vorteilhaft für die Einrichtung, die Komponenten von den Subunternehmern zu kaufen, anstatt diese zu produzieren.

Bei der Auswahl des Unterauftragnehmers ist die wichtigste zu berücksichtigende Überlegung, ob der Unterauftragnehmer in der Lage ist, den Liefertermin einzuhalten und die erforderliche Qualität der Komponenten aufrechtzuerhalten. Es wäre im besten Interesse der Organisation, die unterverlieferten Punkte zu überwachen, um die rechtzeitige Lieferung und Einhaltung sicherzustellen.