Personalabteilung und Kontrolle der Arbeitskosten (mit Muster)
Die Personalabteilung ist mit Hilfe verschiedener Abteilungsleiter und -leiter für die Umsetzung der vom Verwaltungsrat oder einem Ausschuss von Führungskräften festgelegten Richtlinien in Bezug auf die Einstellung, Entlassung, Einstufung von Mitarbeitern und Löhnen verantwortlich. Die Hauptaufgaben der Personalabteilung sind die Einstellung von Arbeitnehmern, die Schulung und die Einweisung der Stellen, die am besten für sie geeignet sind.
Bei der Einstellung eines neuen Arbeitnehmers muss eine Kopie des Ernennungsschreibens mit allen Beschäftigungsbedingungen an folgende Adresse geschickt werden:
1. Zeitbüro für die Aufzeichnung der Anwesenheit
2. Pay Roll-Abteilung für die Anmeldung zur Pay Roll.
Eine Kopie des Beschäftigungsschreibens wird von der Personalabteilung zur Aufbewahrung der Mitarbeiterausweiskarte aufbewahrt.
Nachfolgend sind die zwei wichtigen Aufzeichnungen aufgeführt, die im Zusammenhang mit der Einstellung und Vermittlung von Arbeitnehmern verwendet werden:
Mitarbeiterplatzierungsanforderung:
Der Rekrutierungsprozess beginnt, wenn die Personalabteilung eine Kopie der Mitarbeiterplatzierungsanforderung erhält. Die Anforderung wird an die Personalabteilung gesendet, wenn ein Mitarbeiter von einer Abteilung benötigt wird.
Nach Erhalt einer solchen Anforderung ergreift die Personalabteilung Maßnahmen zur Einstellung eines neuen Arbeitnehmers oder zur Neuzuweisung eines anwesenden Arbeitnehmers. Es ist eine Aufgabe der Personalabteilung, formelle Bewerbungen entgegenzunehmen, Bewerber zu befragen und sie für Positionen auszuwählen und die Abteilung, die Mitarbeiter benötigt, über die Auswahl zu informieren.
Die Anordnung der Mitarbeiterplatzierung kann wie folgt aussehen:
Bei der Beschäftigung erhält jeder Arbeiter eine Nummer, die als Ticketnummer oder Tokennummer oder Uhrennummer bezeichnet wird. Diese Nummer wird geändert, wenn der Arbeiter von einer Abteilung in eine andere versetzt wird.
Diese Nummer steht auf allen Dokumenten, wo auch immer der Name des Arbeitnehmers erscheint, da er zur Identifikation von Arbeitnehmern mit demselben Namen, zur Aufzeichnung der Anwesenheit und zur Aufrechterhaltung einer automatisierten Buchhaltung nützlich ist.
Alle Einstellungen werden in Übereinstimmung mit einem Arbeitsbudget und den Anforderungen für die Platzierung von Mitarbeitern vorgenommen. Das Arbeitshaushalt gibt die Anzahl der Arbeiter in jeder Besoldungsgruppe und Fähigkeit an, die er in einer Abteilung beschäftigen darf.
Die Personalabteilung sollte sicherstellen, dass die Anzahl der Beschäftigten die festgelegte Anzahl nicht überschreiten sollte, außer unter besonderen Umständen, die die Einstellung von mehr Arbeitnehmern erfordern. Die Einstellung von mehr Arbeitnehmern sollte vor der Einstellung von einer zuständigen Behörde genehmigt werden.
Mitarbeiterausweis:
Die Personalabteilung sollte eine vollständige Aufzeichnung aller in der Organisation beschäftigten Arbeitnehmer führen. Der Datensatz wird auf einer Karte aufbewahrt, die als Verlaufskarte des Mitarbeiters bezeichnet wird.
Diese Karte enthält die folgenden Angaben zum Arbeitnehmer:
(1) Name und Anschrift
(2) Abteilung,
(3) Name des ehemaligen Arbeitgebers und Gründe für seinen Austritt,
(4) Beschäftigungsdatum,
(5) Kategorie,
(6) Lohnsatz
(7) Beförderungen und
(8) Gründe für das Verlassen.
Die letzte Spalte ist sehr wichtig, da sie der Geschäftsleitung dabei hilft, Schritte zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen zu unternehmen, damit es nicht zu häufigen Veränderungen der Arbeitskräfte kommt. Auf der Rückseite der Karte befinden sich im Allgemeinen Säulen, die Auskunft über die von den Arbeitnehmern in Anspruch genommenen Feiertage geben.
Nachfolgend finden Sie ein Muster der Verlaufskarte eines Mitarbeiters:
Um eine ordnungsgemäße Kontrolle der Einstellung von Arbeitskräften auszuüben, sollten folgende Schritte unternommen werden:
1. Alle Einstellungen sollten nur über die Personalabteilung erfolgen.
2. Der Personalmanager sollte jeden Platzierungsantrag eines Mitarbeiters prüfen und prüfen, ob die Möglichkeit besteht, überschüssige Arbeitskräfte aus anderen Bereichen zu übertragen.
3. Die Einstellung von Gelegenheitsarbeitern oder Leiharbeitnehmern sollte der Einstellung von fest angestellten Arbeitskräften vorgezogen werden, wenn zusätzliche Arbeitskräfte nicht unbedingt erforderlich sind.
4. Vorbeugende Maßnahmen sollten ergriffen werden, um Fehlzeiten und Ineffizienz zu reduzieren. Präventive Maßnahmen sollten darauf abzielen, die Arbeitnehmer zufrieden zu stellen. Gute Arbeitsbedingungen und viele andere Einrichtungen wie medizinische Einrichtungen, Wohngebäude und Freizeiteinrichtungen sollten den Arbeitnehmern zur Verfügung stehen, damit sie die Organisation nicht verlassen und möglichst effizient arbeiten können.
5. Mechanisierung von Arbeitsabläufen sollte in Betracht gezogen werden, wenn dies zur Senkung der Arbeitskosten beiträgt.
6. In jeder Abteilung sollten Berichte über die Arbeitsauslastung eingeführt werden. Diese Berichte zeigen das Ausmaß der Nutzung der verfügbaren Arbeitskraft und den Prozentsatz der von der eingesetzten Arbeitskraft erzielten Effizienz.
Die Einreichung verschiedener Berichte an das oberste Management, z. B. wöchentliche Berichte über Fehlzeiten, Fluktuation, Arbeitsproduktivität, Aktivitätsgrad, Unfälle, Disziplinarmaßnahmen, Stillstandszeiten, Überstunden, Gelegenheitsarbeiter usw., wird ebenfalls als wichtige Funktion angesehen eine Personalabteilung. Betrachten wir die Fluktuation und die Arbeitsproduktivität im Detail.
