Kostensystem: Eigenschaften, Installation und Schwierigkeiten

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Merkmale eines idealen Kostensystems, dessen Installation, Schwierigkeiten und Schritte, um dieses Problem zu überwinden.

Merkmale eines idealen Kalkulationssystems:

Ein ideales Kalkulationssystem ist dasjenige, das die Ziele eines Kalkulationssystems erreicht und dem Unternehmen alle Kostenvorteile bringt. Nachfolgend sind die Hauptmerkmale aufgeführt, die ein ideales Kalkulationssystem besitzen sollte, oder die Punkte, die vor der Installation eines Kalkulationssystems berücksichtigt werden sollten.

(i) Eignung für das Geschäft:

Ein Kostenrechnungssystem sollte maßgeschneidert und praktisch sein und muss je nach Art, Bedingungen, Anforderungen und Größe des Unternehmens festgelegt werden. Jedes System, das den Geschäftszwecken dient und die zur effizienten Geschäftsabwicklung notwendige Informationen liefert, ist ein ideales System.

(ii) Einfachheit:

Das Kostenrechnungssystem sollte einfach und klar sein, so dass es selbst für eine durchschnittliche Intelligenz leicht verständlich ist. Die Fakten, Zahlen und sonstigen Informationen aus der Kostenrechnung müssen der richtigen Person zur richtigen Zeit in der richtigen Form präsentiert werden, um sie aussagekräftiger zu machen.

(iii) Flexibilität:

Das Kalkulationssystem muss flexibel sein, so dass es an veränderte Bedingungen und Umstände angepasst werden kann. Das System ohne eine solche Flexibilität wird aufgrund schneller Veränderungen in der Industrie und in der Industrie überholt. Daher muss das System die Fähigkeit zur Expansion oder Kontraktion haben, ohne viel zu verändern.

(iv) wirtschaftlich:

Ein Kalkulationssystem ist wie andere Wirtschaftsgüter. Es kostet Geld wie wirtschaftliche Güter. Wenn das System zu teuer ist, ist das Management möglicherweise nicht bereit zu zahlen, da Käufer nicht bereit sind, die Waren zu bezahlen, wenn diese im Vergleich zu ihrem Nutzen teuer sind. Ein Kostenrechnungssystem sollte nicht teuer sein und muss an die finanzielle Leistungsfähigkeit des Unternehmens angepasst werden.

Der Nutzen, den das System ziehen kann, muss mehr sein als seine Kosten, da das Management bereit ist, das System zu installieren, wenn der erwartete Nutzen die erwarteten Kosten übersteigt. Kurz gesagt, das System muss unter Berücksichtigung der Anforderungen des Unternehmens wirtschaftlich sein. Die Kosten für die Installation und den Betrieb des Systems sollten die Ergebnisse rechtfertigen.

(v) Vergleichbarkeit

Das Kostensystem muss so beschaffen sein, dass es dem Management für die Bewertung der Leistung erforderliche Fakten und Zahlen liefern kann, indem es mit den Zahlen der Vergangenheit oder mit anderen Anliegen oder mit der gesamten Branche oder einer anderen Abteilung desselben Anliegens verglichen wird.

(vi) Fähigkeit, Informationen zum gewünschten Zeitpunkt zu präsentieren:

Das System muss genaue und zeitnahe Informationen bereitstellen, so dass es für das Management hilfreich sein kann, um Entscheidungen zu treffen und geeignete Maßnahmen zur Kostenkontrolle zu treffen.

(vii) Die notwendige Zusammenarbeit und Beteiligung von Führungskräften aus verschiedenen Abteilungen des Konzerns ist für die Entwicklung eines guten Kostenrechnungssystems unerlässlich. Darüber hinaus sollte das Management dem Kalkulationssystem vertrauen und es sollte ihm dabei helfen, sich zu entwickeln und erfolgreich zu sein.

(viii) Das Kalkulationssystem sollte den Nutzen nicht durch die Einführung akribischer und unnötiger Details beeinträchtigen.

(ix) Für die Einführung des Systems sollte ein sorgfältig abgestuftes Programm unter Verwendung einer Netzwerkanalyse erstellt werden.

(x) minimale Änderungen in der bestehenden Aufstellung:

Das bestehende System der Delegation und der Aufteilung von Befugnissen und Verantwortlichkeiten darf durch das Kalkulationssystem nicht gestört werden. Das System muss so weit wie möglich so beschaffen sein, dass es die bestehende Organisationsstruktur am wenigsten stört.

(xi) Einheitlichkeit der Formen:

Alle für das System erforderlichen Formulare und Formulare usw. sollten in Größe und Qualität des Papiers einheitlich sein. Eine höhere Effizienz kann erreicht werden, indem die Farbe des Papiers verwendet wird, um verschiedene Formen zu unterscheiden. Gedruckte Formulare sollten Anweisungen zu ihrer Verwendung und Entsorgung enthalten. Formulare sollten für die Erfassung und Verbreitung von Kostendaten geeignet sein.

(xii) Minimale klerikale Arbeit:

Das Ausfüllen der Formulare durch Vorarbeiter und Arbeiter sollte so wenig klerikale Arbeit wie möglich erfordern, da die meisten Arbeiter nicht gut ausgebildet sind. Um zuverlässige Statistiken zu gewährleisten, sollte jeder ursprüngliche Eintrag durch die Unterschrift eines Prüfers unterstützt werden.

(xiii) Effizientes System der Materialkontrolle:

Es sollte ein effizientes System von Lagern und Lagerkontrolle geben, da Materialien in der Regel einen größeren Teil der Gesamtkosten ausmachen. Es sollte eine gute Methode für die Preisberechnung von Material verwendet werden, das für die Produktion ausgegeben wird.

(xiv) Angemessenes Lohnverfahren:

Es sollte ein genau definiertes Lohnverfahren geben, in dem die Zeit erfasst wird, die Arbeitnehmer für verschiedene Tätigkeiten verbringen, für die Vorbereitung der Lohnabrechnungen und für die Bezahlung der Löhne. Daher wird die Einführung eines klar definierten Lohnsystems dazu beitragen, die Arbeitskosten zu kontrollieren.

(xv) Abteilung für Ausgaben:

Es sollte ein solider Plan für die Erhebung, Aufteilung, Aufteilung und Übernahme von Gemeinkosten erstellt werden, um die Kosten genau zu ermitteln.

(xvi) Abstimmung der Kosten- und Finanzkonten:

Wenn möglich, sollten die Kostenkonten und die Finanzkonten zu einem integrierten Rechnungslegungsschema verknüpft werden. Wenn dies nicht möglich ist, sollten die Systeme so konzipiert sein, dass die beiden Kontensätze leicht abgeglichen werden können.

(xvii) externe Faktoren:

Die Installation eines Kostenrechnungssystems hängt hauptsächlich von internen Faktoren eines Unternehmens ab. Externe Faktoren können jedoch auch die Struktur des Systems beeinflussen. Beispielsweise verlangen die von der Zentralregierung mitgeteilten Kostenrechnungsvorschriften für bestimmte Branchen, dass bestimmte Kosteninformationen entwickelt und in die Geschäftsbücher aufgenommen werden. Daher sollte ein ideales Kalkulationssystem sowohl interne als auch externe Faktoren berücksichtigen.

(xviii) Pflichten und Verantwortlichkeiten des Rechnungsführers:

Unter einem guten Kostenrechnungssystem sollten die Pflichten und Verantwortlichkeiten des Kostenrechners klar definiert werden. Der Buchhalter sollte Zugriff auf alle Arbeiten und Abteilungen haben.

Das wichtigste Kriterium für ein ideales Kostensystem ist: Wie gut hilft es, die Managementziele im Verhältnis zu den Kosten zu erreichen?

Installation eines Kalkulationssystems:

Die grundlegenden Faktoren, die ein Cost Accountant bei der Einführung eines Kalkulationssystems berücksichtigen sollte, sind:

(i) Die bestehende Organisation sollte so wenig wie möglich gestört werden.

(ii) Das System sollte schrittweise und reibungslos eingeführt werden.

(iii) Während eine Überarbeitung der Aufzeichnungen vermieden werden sollte, wäre es eine falsche Ökonomie, das Wesentliche herauszuschneiden und die Effizienz zu beeinträchtigen.

Schritte zur Installation:

Die Schritte zur Installation eines Kalkulationssystems sind unten aufgeführt:

1. Durch das Kalkulationssystem zu erreichendes Ziel:

Das Kostensystem ist einfach, wenn das Ziel nur die Ermittlung der Kosten ist, es muss jedoch ausführlich sein, wenn das Ziel darin besteht, Informationen zu haben, die dem Management helfen, die Kontrolle auszuüben und Entscheidungen zu treffen.

2. Untersuchung der bestehenden Organisation und Routine:

In diesem Zusammenhang sind folgende Punkte zu beachten: Art des Geschäfts und der durchgeführten Vorgänge oder Prozesse, Zuständigkeitsbereich und Befugnis der verschiedenen Funktionäre, Anordnung der Fabrik mit besonderem Bezug zu den Fertigungsabteilungen. die Methoden für den Umgang mit Materialverschwendung, das Zeitaufzeichnungssystem und die Methoden für die Berechnung und Bezahlung von Löhnen, das System zur Erteilung von Produktionsaufträgen an die Fabrik und die Höhe der fixen, semi-variablen und variablen Gemeinkosten.

3. Festlegung der Struktur der Kostenrechnungen:

Welches System der Kostenrechnung geeignet ist und in welchem ​​Umfang Details erforderlich sind, kann nach einer gründlichen Untersuchung des Herstellungsprozesses und seiner Zusatzleistungen festgelegt werden. Die Struktur der Kostenrechnung sollte der natürlichen Produktionslinie folgen. Die Sequenz kann einfach, analytisch oder synthetisch sein. Das System sollte so konzipiert sein, dass sich die Kosten in jeder bedeutenden Produktionsstufe schrittweise aufbauen, während das Produkt bis zur Fertigstellung voranschreitet.

4. Ermittlung der Kostensätze:

Dies erfordert eine gründliche Untersuchung der Werksbedingungen, und es sind Entscheidungen über die Einstufung der Kosten in direkte und indirekte Kosten, die Gruppierung der indirekten Kosten in Produktion, Verkauf, Verwaltung usw., die Behandlung von Abfällen aller Art, Methoden der Preisfindung, Methoden der Gemeinkosten einkalkulieren und Gemeinkostenzuschläge berechnen. Es sollte ein vollständiger Kostenrechnungscode erstellt werden, damit die Ausgaben im Büro schnell nach Quelle und Ursache klassifiziert werden können.

5. Vorstellung des Systems:

Es kann nicht erwartet werden, dass ein Kostensystem wirksam funktioniert, wenn nicht die Mitarbeit aller Beamten erreicht werden kann. Bevor das System in Kraft gesetzt wird, sollten die Auswirkungen des Systems allen erläutert werden, wobei auf die Vorteile hingewiesen wird, die jedem einzelnen und dem gesamten Unternehmen zugute kommen.

Das System ist jedoch vollständig, es sollte jedoch nur in Etappen eingeführt werden, und die bestehenden Routinen und Praktiken sollten angewendet werden, es sei denn, es gibt gute Gründe, sie zu ersetzen. Zum Beispiel könnte mit den Filialen begonnen werden, indem korrekte Konten der Quittungen und Ausgaben, das Öffnen von Fachkarten, Geschäftsbücher usw. eingeführt werden.

6. Organisation des Kostenbüros:

Es ist immer besser, wenn sich das Kostenbüro neben der Fabrik befindet, so dass eine Verzögerung beim Ausleiten von Dokumenten oder bei der Beseitigung von Unstimmigkeiten und Zweifeln vermieden wird. Das Kostenpersonal muss Zugang zu den Werken haben, wenn es seine Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen soll.

Die Größe des Personals hängt vom Arbeitsaufwand ab. Eine Kostenorganisation ist ihre Existenz nicht wert, wenn sie Zahlen nicht schnell und genau darstellen kann und die Einfachheit der Ergebnisdarstellung beachten kann.

Die Aufgaben der Kostenstelle fallen in folgende Bereiche:

(i) speichert Konten:

Verbuchung von Materialeinnahmen und Lagerausgaben in Geschäftsbüchern, Erstellen von Materialzusammenfassungen.

(ii) Arbeitsbuchhaltung:

Auswertung von Arbeitszeitnachweisen, Jobkarten usw., Erstellung von Arbeitsberichten. In einigen Fällen ist die Vorbereitung der tatsächlichen Gehaltsliste.

(iii) Kostenrechnungen:

Buchung aller Kostenstellen, egal ob Auftrags-, Prozess- oder Dienstleistungskonto.

(iv) Kostenkontrolle:

Buchung von Kostenkontrollkonten aus den von den vorstehenden Abschnitten (i) bis (ii) gelieferten Daten.

Erstellung spezieller statistischer und sonstiger Informationen für das Management zur Durchführung spezieller Ermittlungen und Erstellung periodischer Handelsabschlüsse.

7. Verhältnis des Kostenbüros zu anderen Abteilungen:

Die Kostenabteilung sollte unabhängig arbeiten, wobei der Kostenrechnungsprüfer direkt dem General Manager oder dem Geschäftsführer gegenüber verantwortlich ist. Das Kostensystem sollte so gestaltet sein, dass es dem Management auf allen Ebenen dient.

Der Buchhalter sollte daher sein gesamtes System von Aufzeichnungen und Berichten usw. entwerfen, wobei dieses Ziel im Blick ist. Er muss die Probleme im Produktionsprozess kennen und verstehen und versuchen, sie in finanzielle Auswirkungen umzusetzen, damit eine richtige Entscheidung getroffen werden kann.

8. Autorität und Verantwortung:

Autorität und Verantwortung sollten klar definiert sein, wenn das Kalkulationssystem erfolgreich sein soll. Es darf keine Mehrdeutigkeit geben, alles sollte klar sein.

Zusammenfassend ist zu sagen, dass ein Kostensystem so perfektioniert werden sollte, dass die Umsatzkosten berechnet werden können. Mittel zur Bewertung der Bestände bereitstellen; Hilfe bei der Kontrolle und Verwaltung eines Unternehmens, Messung der Effizienz von Menschen, Materialien und Maschinen, Ermittlung der durch Kostencodes gesammelten Abfälle, um den Weg für eine Kostensenkung zu ebnen, einen Vergleich zwischen den Unternehmen zu ermöglichen, Daten für die Preisfindung und politische Entscheidungen bereitzustellen und bilden eine Grundlage für die Erstellung verschiedener Analyseberichte.

Praktische Schwierigkeiten bei der Installation eines Kalkulationssystems:

Praktische Schwierigkeiten, abgesehen von den technischen Kostenproblemen, mit denen ein Kostenrechnungsprüfer bei der Installation eines Kostensystems konfrontiert ist, sind:

1. Fehlende Unterstützung durch das Top-Management:

In den meisten Fällen wird das Kostenrechnungssystem in allen Funktionsbereichen ohne Unterstützung des Top-Managements eingeführt. Sogar der Geschäftsführer oder Vorsitzende führt oft ein solches System ein, ohne die Abteilungsleiter zu befragen. Die Abteilungsleiter behandeln es als Eingriff in die Arbeit von Personen, die an einem Kostensystem beteiligt sind. Daher wird den Abteilungsleitern Angst gemacht, wenn sie das System als Mittel zur Überprüfung ihrer Aktivitäten behandeln.

2. Widerstand des bestehenden Rechnungswesens:

Wenn ein neues System eingeführt wird, ist Widerstand selbstverständlich, da die vorhandenen Mitarbeiter das Gefühl haben könnten, dass sie an Bedeutung verlieren und sich ihrer Position in der Organisation nicht sicher sind.

3. Nichtmitarbeit auf anderen Organisationsebenen:

Die Vorarbeiter, Vorgesetzten und anderes Personal können auch die zusätzliche Papierarbeit ablehnen, die sich aufgrund der Einführung des Kostensystems ergeben kann, und sie können nicht mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten, um die Informationen bereitzustellen, die für das reibungslose und effiziente Funktionieren eines Buchhaltungssystems unbedingt erforderlich sind .

4. Mangel an ausgebildetem Personal:

Es kann an Kostenrechnern mangeln, um die Arbeit der Kostenanalyse, Kostenkontrolle und Kostensenkung zu erledigen. Die Arbeit der Kostenabteilung kann nicht ohne die Verfügbarkeit von geschultem Personal erledigt werden.

5. Hohe Betriebskosten des Systems:

Die Kosten für den Betrieb eines Systems können hoch sein, es sei denn, das Kostensystem ist entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Falls speziell ausgelegt. Das System kann Informationen bereitstellen, die von allen Managementebenen benötigt werden. Dies kann zusätzliche Schreibarbeit erfordern. Somit sind die Betriebskosten des Systems hoch.

Schritte zur Überwindung praktischer Schwierigkeiten:

Um die oben genannten Schwierigkeiten zu überwinden, werden folgende Schritte vorgeschlagen:

1. Unterstützung durch das Top-Management:

Vor der Installation oder dem Betrieb eines Kalkulationssystems muss seitens des Top-Managements eine feste Bindung an das System bestehen. Dies wird zu Kostenbewusstsein und Interesse an Kostenverbesserungen bei Technik, Produktion und Top-Management führen.

2. Nutzen des Systems für das vorhandene Personal :

Das vorhandene Personal im Rechnungswesen sollte beeindruckt sein von der Notwendigkeit, das bestehende Finanzbuchhaltungssystem zu ergänzen. Es wird die Arbeit eines Buchhalters erweitern und neue Möglichkeiten für die Buchhalter schaffen.

3. Arbeitervertrauen für die Zusammenarbeit:

Die verschiedenen Mitarbeiter müssen in Bezug auf die Leistungen, die mit einem solchen System erzielt werden können, ausreichend geschult sein. Das Vertrauen der Arbeitnehmer in das System sollte gewonnen werden, um ihre Zusammenarbeit zu erreichen, bevor Schritte unternommen werden, um das System in die Praxis umzusetzen.

4. Schulung des bestehenden Rechnungswesens:

Das in der Buchhaltung vorhandene Personal muss ordnungsgemäß ausgebildet sein und mit Hilfe des Institute of Cost and Works Accountants of India in Kalkutta in Kalkulationsmethoden und -techniken geschult sein.

5. Kostensystem nach spezifischen Anforderungen des Konzerns:

Das System sollte entsprechend den Anforderungen eines bestimmten Falles installiert und betrieben werden, so dass es nicht zu hohen Kosten für das Unternehmen kommt. Es sollte so weit wie möglich zusätzliche unnötige Arbeit vermeiden. Wenn das System installiert und betrieben wird, bietet es dem Konzern gegenüber den Kosten viele Vorteile und ist für den Konzern von Vorteil.

6. Ordnungsgemäße Überwachung:

Nach der Installation sollte eine ordnungsgemäße Überwachung und ständige Bemühungen des Kostenabrechners erfolgen, um das System erfolgreich zu machen und das gewünschte Ziel der Kostenermittlung, der Kostendarstellung und der Kostenkontrolle zu erreichen.


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