Vorteile und Einsatzmöglichkeiten des Human Informationssystems (HRIS)
Vorteile und Einsatzmöglichkeiten des Human Informationssystems (HRIS)!
Vorteile:
Ein gut entwickeltes HRIS bietet folgende Vorteile:
1. Reduzierung der Kosten für gespeicherte Daten in der Personalabteilung.
2. Höhere Abruf- und Datenverarbeitungsgeschwindigkeit.
3. Verringerung der Doppelarbeit, was zu Kostensenkungen führt.
4. Verfügbarkeit präziser und zeitnaher Daten zu Humanressourcen.
5. Bessere Analyse für eine effektivere Entscheidungsfindung.
6. Sinnvollere Karriereplanung und -beratung auf allen Ebenen.
7. Verbesserte Berichtsqualität.
8. Bessere Fähigkeit, auf Umweltveränderungen zu reagieren.
9. Mehr Transparenz im System.
Alastair 'Evans hat die folgenden potenziellen Vorteile aufgeführt, die sich aus HRIS ableiten lassen:
Kosteneffektivität:
1. Die Computerisierung von Personalakten bietet eine Option, die in Betracht zu ziehen ist, wenn Personalfunktionen einem widersprüchlichen Druck ausgesetzt sind, mehr Informationen bereitzustellen, während gleichzeitig die Verwaltungskosten gesenkt werden. Da die Kosten für Computerhardware im Verhältnis zu den Kosten für die Einstellung von Büroangestellten fallen, wird die Einführung computergestützter Systeme immer kostengünstiger.
2. Eine Verkürzung um ein Drittel für die Bearbeitung neuer Mitarbeiter.
3. Einsparung von 55 bis 90 Prozent der Zeit, die zur manuellen Bereitstellung von Routineinformationen benötigt wird.
4. Einsparungen von über 600 Stunden pro Jahr bei der Bereitstellung von Daten für die Patrouille, über 800 Stunden pro Jahr bei der Erstellung von Wochenberichten und fast 500 Stunden pro Jahr bei der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresberichten.
5. Verbesserte Genauigkeit der Daten, die in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden, z. B. Bezahlung, persönliche Aufzeichnungen usw.
Verwendung von HRIS:
Der Hauptzweck der Aufrechterhaltung des HRIS-Systems besteht darin, die Informationen zu sammeln, zu klassifizieren, zu verarbeiten, aufzuzeichnen und zu verbreiten, die für ein effizientes und effektives Personalmanagement in der Organisation erforderlich sind.
Die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von HRIS in einer Organisation können wie folgt aufgelistet werden:
Personalverwaltung:
Es umfasst persönliche Informationen eines Angestellten. Dazu gehören Name, Adresse, Geburtsdatum, Familienstand und Datum des Beitritts zur Organisation. Es enthält auch den Namen und die Adresse der nächsten Angehörigen des Arbeitnehmerunternehmens. Diese Informationen beschreiben den Mitarbeiter.
Gehaltsverwaltung:
Eine der Funktionen von HRIS besteht darin, einen Bericht mit Informationen wie aktuellem Gehalt, Sozialleistungen, letzter Lohnerhöhung und vorgeschlagener Erhöhung in der Zukunft bereitzustellen.
Erhöhung der Abwesenheit / Abwesenheit:
HRIS wird auch verwendet, um die Abwesenheit von Mitarbeitern zu kontrollieren. Dies geschieht durch die Aufrechterhaltung einer Abwesenheitsgeschichte jedes Mitarbeiters. Jedem Mitarbeiter kann ein Personalausweis ausgestellt werden, auf dem die Token-Nummer jedes Mitarbeiters steht. Der Ein- und Austritt des Mitarbeiters aus der Organisation sollte auf dem Personalausweis vermerkt sein. Dies reduziert das Risiko von Fehlverhalten oder Versäumnissen bei der Berechnung des Gehalts für jeden Mitarbeiter.
Fähigkeitsinventar:
Die Erfassung der Fähigkeiten der Mitarbeiter und die Überwachung einer Kompetenzdatenbank ist eine weitere Anwendung des HRIS. Eine solche Qualifikationsaufzeichnung hilft, Mitarbeiter mit der erforderlichen Qualifikation für bestimmte Positionen oder Arbeitsplätze in einer Organisation zu identifizieren.
Krankengeschichte:
Das HRIS wird auch verwendet, um arbeitsmedizinische Daten zu pflegen, die für Arbeitssicherheitszwecke, Unfallüberwachung usw. erforderlich sind.
Leistungsbeurteilung:
Um einen umfassenden Überblick über einen Mitarbeiter zu erhalten, verwaltet HRIS Daten zur Leistungsbewertung, z. B. das Fälligkeitsdatum der Beurteilung, das Aufstiegspotenzial, die Punktzahlen der einzelnen Leistungskriterien und dergleichen. Die Textinformationen können mit den aus dem HRIS erhaltenen Sachdaten kombiniert werden, und die Kombination von Informationen kann zur Vermittlung von Schulungen und zur Beeinflussung der Mitarbeitermobilität in Form von Transfer und Beförderung verwendet werden.
Personaleinsatzplanung:
HRIS wird auch für die Personalplanung verwendet. Es enthält Informationen über organisatorische Anforderungen in Bezug auf Positionen. HRIS verbindet Mitarbeiter mit den erforderlichen Positionen in der Organisation. Es wird auch verwendet, um freie Stellen zu identifizieren und Mitarbeiter darauf zu gründen. HRIS kann auch dazu beitragen, einen logischen Fortschrittspfad und die Schritte für den Fortschritt / Fortschritt der Mitarbeiter zu bestimmen.
Rekrutierung:
Rekrutierung ist die wichtigste Funktion des HRM. HRIS hilft im Rekrutierungsprozess auf große Weise, indem es die Details der Aktivitäten bei der Rekrutierung von Mitarbeitern erfasst. Diese können beispielsweise Kosten und Rekrutierungsmethode und Zeit umfassen, um die Positionen auf Stufenebene zu besetzen.
Karriereplanung:
Durch die Bereitstellung notwendiger Informationen, z. B. welche Mitarbeiter für welche Positionen vorgesehen sind, erleichtert HRIS die positionelle Aufstiegsmöglichkeit der Mitarbeiter. Mit anderen Worten, HRIS hilft bei der Nachfolgeplanung.
Tarifverhandlungen:
Über ein Computerterminal kann HRIS aktuell relevante und erforderliche Informationen, Fakten und Zahlen bereitstellen und somit Tarifverhandlungen erleichtern. Es können Tarifverhandlungen als „Was-wäre-wenn-Analyse“ und nicht als Gefühle und Fiktionen erfolgen. In gleicher Weise kann HRIS auch dazu beitragen, die menschlichen Beziehungen in der Organisation zu verbessern.
Nun können die verschiedenen Anwendungen oder Anwendungen von HRIS wie folgt nebeneinander gesetzt werden:
