Computerized Accounting System: Funktionen, Vorteile und andere Details
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Anforderungen, Merkmale, Anforderungen, Vorteile, Nachteile und Probleme, die mit einem computergestützten Buchhaltungssystem verbunden sind.
Bedarf an computergesteuerter Buchhaltung:
Die Notwendigkeit einer computergestützten Buchhaltung ergibt sich aus den Vorteilen der Geschwindigkeit, Genauigkeit und geringeren Kosten für die Abwicklung der Geschäftstransaktionen.
Zahlreiche Transaktionen:
Das computergestützte Buchhaltungssystem ist in der Lage, eine große Anzahl von Transaktionen mit Geschwindigkeit und Genauigkeit auszuführen.
Instant Reporting:
Es ist in der Lage, aufgrund seiner Geschwindigkeit und Genauigkeit schnelle und qualitativ hochwertige Berichte bereitzustellen.
Reduktion der Papierarbeit:
Ein manuelles Buchhaltungssystem erfordert viel Speicherplatz, um Buchhaltungsunterlagen / -bücher und Belege / Dokumente zu führen. Der Bedarf an Büchern und Schreibwaren und Kontobüchern sowie Gutscheinen und Dokumenten hängt direkt vom Transaktionsvolumen ab einem bestimmten Punkt ab.
Es besteht ein dringender Bedarf, die Papierarbeit zu reduzieren und auf ein großes Rechnungsbuch zu verzichten. Dies kann mit Hilfe eines rechnergestützten Abrechnungssystems erreicht werden.
Flexibles Reporting:
Das Berichtswesen ist in computergestützten Buchhaltungssystemen flexibel. Es ist in der Lage, Berichte zu jedem Saldo zu erstellen, wenn dies erforderlich ist und für jede Dauer, die innerhalb der Abrechnungsperiode liegt.
Buchhaltungsabfragen:
Es gibt Abrechnungsabfragen, die auf einigen externen Parametern basieren. Eine Abfrage, die sich auf überfällige Kundenkonten bezieht, kann zum Beispiel leicht beantwortet werden, indem die Unterstützung für die strukturierte Abfragesprache [SQL] der Datenbanktechnologie im computerisierten Buchhaltungssystem verwendet wird. Eine solche Übung wäre im manuellen Abrechnungssystem ziemlich schwierig und teuer.
Online-Einrichtung:
Das computergestützte Buchhaltungssystem bietet Online-Möglichkeiten zum Speichern und Verarbeiten von Transaktionsdaten, um Informationen abzurufen und Finanzberichte zu erstellen und anzuzeigen.
Richtigkeit:
Die erzeugten Informationen und Berichte sind genau und für die Entscheidungsfindung ziemlich zuverlässig. Da bei der manuellen Buchhaltung viele Personen die Arbeit erledigen und das Transaktionsvolumen recht groß ist, sind solche Informationen und Berichte wahrscheinlich verzerrt und unzuverlässig und ungenau.
Sicherheit:
Dieses System ist hochsicher und die Daten und Informationen können im Vergleich zum manuellen Buchhaltungssystem vertraulich behandelt werden.
Skalierbarkeit:
Das System kann mit dem wachsenden Geschäftsvolumen problemlos umgehen. Es sind nur zusätzliche Datenoperatoren zum Speichern von zusätzlichen Gutscheinen erforderlich.
Besonderheiten des rechnergestützten Rechnungswesens:
1. Es führt zu einer schnellen Erstellung von Konten und stellt die Abrechnungen und Aufzeichnungen rechtzeitig zur Verfügung.
2. Es gewährleistet die Kontrolle über die Buchhaltung und Aufzeichnungen.
3. Fehler und Irrtümer wären bei der computergestützten Buchhaltung mindestens erforderlich.
4. Die Pflege einheitlicher Abrechnungen und Aufzeichnungen ist möglich.
5. Einfacher Zugriff und Abruf von Buchhaltungsinformationen ist möglich.
6. Flexibilität bei der Kontoführung ist möglich.
7. Es erfordert weniger Schreibarbeit und ist sehr ordentlich und genauer.
8. Es passt sich den aktuellen und zukünftigen Bedürfnissen des Unternehmens an.
9. Es erstellt umfassende MIS-Berichte in Echtzeit und stellt sofort den Zugriff auf vollständige und wichtige Informationen sicher.
Anforderungen an das computergestützte Buchhaltungssystem:
Accounting Framework:
Ein guter Rechnungslegungsrahmen in Bezug auf Rechnungslegungsgrundsätze, Kodierung und Gruppierungsstruktur ist eine Vorbedingung. Es ist die Anwendungsumgebung des computergestützten Buchhaltungssystems.
Gebrauchsprozedur:
Ein gut durchdachtes und entworfenes Betriebsverfahren, das mit einer geeigneten Betriebsumgebung gemischt ist, ist notwendig, um mit dem computergestützten Buchhaltungssystem zu arbeiten. Die Computerabrechnung ist eine der datenbankorientierten Anwendungen, wobei die Transaktionsdaten in einer gut organisierten Datenbank gespeichert werden.
Der Benutzer bearbeitet diese Datenbank mit der erforderlichen Schnittstelle. Und er nimmt die erforderlichen Berichte durch geeignete Umwandlung der gespeicherten Daten in Informationen auf. Daher umfasst es alle grundlegenden Anforderungen einer datenbankorientierten Anwendung in Computern.
Vorteile der rechnergestützten Buchhaltung:
1. Bessere Arbeitsqualität:
Die mit Computern erstellten Konten sind in der Regel einheitlich, ordentlich, genau und lesbarer als manuelle Arbeiten.
2. Niedrigere Betriebskosten:
Computer ist eine arbeits- und zeitsparende Einrichtung. Daher führt das mit Hilfe von Computern erledigte Auftragsvolumen zu Einsparungen und niedrigeren Betriebskosten.
3. Verbesserte Effizienz:
Der Computer sorgt für Geschwindigkeit und Genauigkeit bei der Erstellung der Aufzeichnungen und Konten und erhöht somit die Effizienz der Mitarbeiter.
4. Erleichtert eine bessere Kontrolle:
Aus Sicht der Verwaltung ist eine bessere Kontrolle möglich, und bei Verwendung von Computern im Rechnungswesen stehen möglicherweise mehr Informationen zur Verfügung. Es sorgt für eine effiziente Leistung bei der Buchhaltung.
5. Höhere Genauigkeit:
Die computergestützte Buchhaltung gewährleistet die Richtigkeit der Buchungsunterlagen und Kontoauszüge. Es verhindert Schreibfehler und Auslassungen.
6. Monotonie entlasten:
Die rechnergestützte Buchhaltung verringert die Monotonie der Durchführung wiederholter Rechnungsaufträge, die langwierig und zeitaufwändig sind.
7. Erleichtert die Standardisierung:
Die computergestützte Buchhaltung erleichtert die Standardisierung der Rechnungslegungsabläufe und -abläufe. Damit ist eine Vereinheitlichung der Rechnungslegung gewährleistet.
8. Minimierung mathematischer Fehler:
Bei der Mathematik mit Computern werden Fehler praktisch ausgeschlossen, es sei denn, die Daten werden zunächst falsch eingegeben.
Nachteile der rechnergestützten Buchhaltung:
1. Reduktion der Arbeitskräfte:
Die Einführung von Computern in die Buchhaltung reduziert die Anzahl der Mitarbeiter in einer Organisation. Dies führt zu einer erhöhten Arbeitslosigkeit.
2. Hohe Kosten:
Ein kleines Unternehmen kann aufgrund seiner hohen Installations- und Wartungskosten kein Computerabrechnungssystem installieren. Um wirtschaftlicher zu sein, sollte es viel Arbeit geben. Wenn das System nicht voll ausgelastet ist, wäre es höchst unwirtschaftlich.
3. Besondere Fähigkeiten erfordern:
Computersystem erfordert hochspezialisierte Bediener. Die Verfügbarkeit solcher Fachkräfte ist sehr knapp und sehr teuer.
4. Andere Probleme:
Häufige Reparaturen und Stromausfälle können die Abrechnungsarbeit stark beeinträchtigen. Computer sind anfällig für Viren. Die Leute der Zeit gehen oft davon aus, dass der Computer die Dinge richtig ausführt, und Probleme bleiben für lange Zeit unkontrolliert.
Probleme im rechnergestützten Buchhaltungssystem:
1. Benutzerschulung:
Der Benutzer muss zur Verwendung von Computer-Accounting-Software die Konzepte der Software verstehen. Daher sollte er sich einer richtigen Ausbildung unterziehen. Ein Computerbediener muss die Grundlagen des Computers, die Konzepte der Software, das Arbeiten mit der Betriebssystemsoftware (wie Windows / DOS) und der Buchhaltungssoftware erlernen.
2. Systemabhängigkeit:
Durch die Verwendung einer Computerlösung kann sich der Benutzer vollständig auf das Computersystem verlassen und die Verfügbarkeit des Computers ist jederzeit erforderlich. Wenn das System nicht verfügbar ist (aufgrund eines Hardwarefehlers oder Stromausfalls), ist es schwierig, die Konten zu überprüfen.
3. Hardwareanforderungen:
Ein vollwertiges Computersystem mit Drucker ist erforderlich, um das rechnergestützte Abrechnungssystem zu betreiben. Die meisten kleinen Organisationen können es sich nicht leisten, über eine solche Einrichtung mit der erforderlichen Software zu verfügen.
4. Systemfehler:
Bei einem Systemabsturz [Festplattenabsturz] besteht ein hohes Risiko, dass jederzeit die auf dem Festplattenlaufwerk verfügbaren Daten verloren gehen. Es wäre äußerst schmerzhaft, wenn das Problem am Ende des Geschäftsjahres auftritt, wenn der Abschluss vorliegen soll.
5. Backups und Drucke:
Sicherungen der Daten sollten regelmäßig durchgeführt werden, damit sie bei Verlust der Daten von Disketten [Sicherungen] wiederhergestellt werden können. Regelmäßige Ausdrucke der Systeminformationen wären als manuelle Aufzeichnungen nützlich.
6. Gutscheinverwaltung:
Buchhaltungssoftware ermöglicht die einfache Änderung von Daten. Wenn ein Gutschein falsch in einen falschen Kopf eingelegt wird, ist es sehr schwierig, den Gutschein herauszufinden und zurückzubringen. Ein gutes Gutscheinmanagement ist sehr wichtig.
7. Sicherheit:
Zusätzliche Sicherheit muss bereitgestellt werden, da ein unsachgemäßer Umgang mit dem System [Hardware / Software] gefährlich sein kann. Kennwörter, Sperren usw. müssen so eingestellt werden, dass kein Unbefugter das System bedienen kann.
