Sicherheitssystem in einem Büro

Dieser Artikel bietet eine Nahansicht des Sicherheitssystems in einem Büro.

Bedeutung der Sicherheit eines Amtes:

Sicherheit bedeutet Schutz, der einem identifizierbaren, fühlbaren Gegenstand oder einer Einrichtung gewährt wird. Dieser Schutz ist vorgesehen, um zu verhindern, dass der Körper des Körpers Sabotage oder Spionage darstellt.

Sicherheit wird zu einem wichtigen Aspekt des Managements, weil:

1. die Verwundbarkeit der Eindringlinge im Büro und

2. Mit dem Aufkommen neuer Technologien und der Installation dieser neuen technologischen Instrumente im Büro wächst die Versuchung für Industriespionage für neue Produktdesigns.

Prinzip der Sicherheit:

Sicherheit hat zwei Arten von Bereichen, und die Planung hängt auch von diesen beiden Arten von Bereichen ab.

Es gibt Prinzipien, die beide Arten von Prinzipien bestimmen, aber diese gemeinsamen Prinzipien sind:

1. Überwachungsprinzip:

Eine Überwachung ist erforderlich, um die ordnungsgemäße Ausführung der Sicherheitsaufgabe zu überprüfen. Es ist eine tägliche Überwachung erforderlich, um die Normalität der Dinge zu überprüfen, die sich für die Erledigung der organisatorischen Arbeit im Alltag ergeben.

2. Kosten der Sicherheit:

Die Sicherheit ist jedoch ein Muss. Die Kontrolle der Kosten ist ein wichtiger Faktor. Zu geringe Kosten für die Sicherheit behindern den internen Schutz des Büros, und zu hohe Kosten sind ebenfalls nicht ratsam. Das Büro sollte eine langfristige und kurzfristige Sicherheitsplanung durchführen, bevor der Kostenfaktor festgelegt wird.

3. Art und Weise der Kommunikation:

Was auch immer das Sicherheitssystem ist, es sollte den Stil und die Kommunikationsmodi zwischen den Mitarbeitern der Organisation nicht beeinträchtigen. Kommunikation als Bindeglied zum Sicherheitssystem und eine gute Kommunikation jedes Bürosystems belasten auch die Sicherheit.

4. Einfache Sicherheitspraxis:

Für jedes Büro ist es wichtig und notwendig, die Mitarbeiter über die Bedeutung der Sicherheit zu informieren. Das Prinzip und die Form der Sicherheit, die für die Sicherheit des Büropersonals ausgelegt ist, sollte einfach und flexibel sein, sodass jeder Mitarbeiter dasselbe verstehen und sich daran halten sollte. Das Sicherheitsbedürfnis hängt von der Einfachheit oder der Komplexität eines Büros ab. Die Implementierung hängt jedoch von der Verwendung derselben ab, abhängig von der Art des Geschäfts.

5. Angemessenheit und Dringlichkeit:

Sicherheit hängt von der Dringlichkeit und der Angemessenheit ab. Unabhängig davon, welche Art von Sicherheit implementiert werden soll, sollte die Abteilung, für die das Sicherheitssystem benötigt wird, und die Person, für die es erforderlich ist, berücksichtigt werden.

Planung der Sicherheit:

Wie jedes andere neue Konzept oder eine neue Sache, die in einem Büro implementiert werden muss, muss eine Sicherheitsplanung durchgeführt werden, bevor sie im Sicherheitsgeschäft implementiert werden. Niemand kann den Dieb oder den Außenseiter daran hindern, das Büro zu betreten, es kann jedoch definitiv ein Schritt unternommen werden, um den neuen Teilnehmer im Büro zu überprüfen. Hier versucht ein sorgfältiger Sicherheitsplan, das Risiko zu minimieren und sogar zu beseitigen.

1. Einstellung von Mitarbeitern:

Mitarbeiter können innerhalb des Unternehmens für den Einblick in das Sicherheitssystem eingestellt werden, oder die Außenstelle kann kontaktiert werden, um ihr geschultes Personal für die Sicherheit zu haben.

2. Bildung eines Ausschusses:

Es wird vorgeschlagen, mit dem Office-Manager selbst einen Ausschuss zu bilden, der Teil desselben ist. Die Abteilungsleiter können bei Bedarf in das System eingeführt werden. Die Aufgabe dieses Ausschusses könnte darin bestehen, ein Sicherheitssystem zu bilden, das den Bedarf der Organisation im Blick hat, die Autorität und die Vertretung des Einzelnen zu diesem Zweck festlegt und auch die Probleme untersucht.

3. Systemkommunikation:

Das Komitee, das den Sicherheitsplan formuliert, sollte das System jedem einzelnen Mitglied der Organisation mitteilen, um dessen Zustimmung und gegebenenfalls Vorschläge einzuholen.

4. Informationen und Meinungen einholen, falls vorhanden:

Das Komitee sollte Informationen über ein ordnungsgemäß gestaltetes Formular von den Sicherheitsanforderungen für verschiedene Zwecke in verschiedenen Abteilungen einholen.

5. Sicherheitsplan oder -system formulieren:

Auf der Grundlage der Informationen und des Bedarfs der Organisation muss ein Sicherheitsplan erstellt werden.

6. System formulieren:

Ein System, das auf dem Erhalt der Reaktion und des Vorschlags basieren sollte, sollte formuliert werden, wobei anzugeben ist, wie die gesamte Sicherheit in die Struktur der Organisation integriert wurde, wie das System wiederbelebt werden soll und wie es zu integrieren ist in das Layout usw.

Praxis der Sicherheit:

Folgende Punkte sind bei der Umsetzung des Sicherheitssystems zu beachten:

1. Verwendung eines Warnsystems:

Zur Sicherheit sollte immer ein Piepton oder ein Alarmsystem verwendet werden. Wenn eine Gefahr besteht, sollte die Alarmglocke blinken und eine Meldung über Störungen im System ertönen.

2. Identifikation durch Eintragung

Die Pässe sollten an die Personen abgegeben werden, die das Büro betreten. Nachdem sie ihre Arbeit beendet haben, sollten sie ihre Pässe prüfen lassen und von den Behörden, die sie im Büro treffen, gegenzeichnen lassen. Wenn sie das Büro verlassen, geben sie dasselbe der Sicherheit. Jeder Mitarbeiter sollte einen Ausweis zur Identifizierung erhalten. Dies ist eine notwendige Voraussetzung für jedes Büro.

3. Sichere Positionierung der Bargeldabteilung:

Es ist eine gewöhnliche Angewohnheit eines jeden Eindringlings, der mit gedämpfter Absicht das Büro betritt, zuerst die Bargeldabteilung anzugreifen und sich mit der Beute zu entwaffnen. Die Bargeldabteilung muss sich in einem sehr sicheren Teil des Gebäudes befinden und der Zugang zu diesem Gebäudeteil sollte eingeschränkt werden.

Wenn es nicht möglich ist, die Bargeldabteilung abzusichern, sollte eine Barrikade vorbereitet sein, um den Kassierer und das Bargeld in die Barrikade zu stecken, damit die Bargeldabteilung normal funktioniert.

Ausbildung und Disziplin in Sachen Sicherheit:

Für die Aufrechterhaltung eines angemessenen Sicherheitssystems im Büro ist keine sehr einheimische oder technische Methode erforderlich. Jeder Mitarbeiter muss dazu gebracht werden, die Wichtigkeit des Sicherheitsbedürfnisses zu verstehen, und er muss entsprechend geschult werden.

Einige Punkte sollten beachtet werden:

1. Jeder Mitarbeiter sollte darüber informiert werden, dass er nicht mehr über die Organisation oder ihre Abteilung oder über die Aktivitäten in der Abteilung spricht. Wenn ein Mitarbeiter dem nicht zustimmt, sollten die Abteilung und die Organisation die Tätigkeit des Mitarbeiters ernsthaft einschätzen.

2. Während des Mittagessens, der Kaffee- oder Teepause, sollte jeder Mitarbeiter alle Akten, Papiere, Schreibwaren usw. in die Schublade legen und ordnungsgemäß verriegeln, anstatt den Ort schäbig zu verlassen, alles auf den Tisch zu legen und dadurch anderen zu geben eine Chance, mit Office-Rekord zu manipulieren.

3. Besuchsmechaniker und Ingenieure können eine Gefahr für die Sicherheit darstellen, da sie zu den meisten Abteilungen, in denen die Büromaschinen aufbewahrt werden, freien Zugang haben und auf vertrauliche Informationen stoßen können.

4. Die Dokumente des Amtes sollten angemessen klassifiziert und der Zugang zu ihnen eingeschränkt werden.

5. Vertrauliche Papiere, die vom obersten Chef des Büros und die vertrauliche Arbeit behandelt werden, sollten nur von den sicherheitsgerichteten regulären Mitarbeitern des Büros bearbeitet werden.

6. Alle Papiere, die noch weniger wichtig sind, sollten vom Amt vernichtet werden. Schwerwiegende Lecks treten entweder im Fotokopierbereich oder im Kopiermaschinenbereich auf. Alle beschädigten Kopien sollten vernichtet werden.

Computersicherheit:

Computer haben in unserem Land zunehmend an Popularität gewonnen, da die meisten großen Organisationen sie einsetzen. In den Industrieländern wird der Computersicherheit große Aufmerksamkeit gewidmet, da die Verarbeitung der Computerdaten für diejenigen anfällig ist, die diese manipulieren oder zerstören wollen. In den kommenden Jahren kann der zentrale Computerraum das Ziel für die gesamte Sicherheit der Organisation sein.

Verletzung der Sicherheit von Computern:

Es gibt zwei Gründe für die Sicherheitsverletzung der Computer:

1. Äußere Ursache:

Äußere Ursache kann auf Naturkatastrophen zurückzuführen sein.

2. Interne Ursache:

Die internen Ursachen können auf Fahrlässigkeit des Angestellten, auf kriminelle Absicht des Angestellten oder darauf zurückzuführen sein, dass der Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß mit dem Computer arbeitet. Naturgefahren können durch Feuer, Wasser oder Überschwemmungen verursacht werden. Feuer ist der Hauptgrund.

Um Feuer zu vermeiden, sollte berücksichtigt werden, dass im Computerraum keine Zigaretten oder Bidis angezündet werden. Im Computerraum sollten keine brennbaren Gegenstände aufbewahrt werden. Außerdem sollte jeder die Schuhe ausziehen, bevor er den Computerraum betritt.

Der Computerraum sollte so weit wie möglich über eine Reihe von Feuerlöschern verfügen. Auch Akten usw. des Büros dürfen weder im Computerraum noch an einem an den Computerraum angrenzenden Ort aufbewahrt werden, damit er nicht in Brand geraten kann.