Bedarf an Personalinformationssystemen in der modernen Organisation (HRIS)
Für die Durchführung von Personalrecherche und Personalrevision sowie der Personalabrechnung benötigt der Personalmanager eine Vielzahl von Daten zu den im Unternehmen tätigen Mitarbeitern.
Das System für manuelle Aufzeichnungen ist jedoch unzureichend und nicht ausreichend, um die Informationsanforderungen einer modernen Unternehmensorganisation zu erfüllen. Mit anderen Worten, die Schwierigkeiten bei der Aufrechterhaltung und die Mängel des Systems für manuelle Aufzeichnungen können als Hauptgründe als Notwendigkeit für HRIS angegeben werden. Diese werden anschließend erarbeitet.
Die Schwierigkeit bezieht sich hier auf die umfangreichen Daten über die Mitarbeiter, die nicht manuell nachverfolgt werden können. Darüber hinaus müssen die Daten von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Dies macht die Büroarbeit recht arbeitsintensiv und kostspielig. Alastair Evans nennt Kosten, Genauigkeit, Fragmentierung, Duplizierung und Schwierigkeit der Analyse als einige der mit dem manuellen Aufzeichnungssystem verbundenen Schwierigkeiten.
Die manuelle Übertragung von Daten von einem Datensatz zu einem anderen erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit, was die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Daten beeinflusst. Beiträge können zweimal bestanden werden; Daten können in falsche Dokumente übertragen werden, was zu Verwechslungen führen kann.
Da Daten / Informationen fragmentiert verwaltet werden, dh manuelle Datensätze an unterschiedlichen Orten aufbewahrt werden, die von verschiedenen Personen in verschiedenen Abteilungen bearbeitet werden, sind vollständige Informationen eines Angestellten nicht an zentraler Stelle verfügbar. Dies behindert den Entscheidungsprozess der Organisation. Gleiches unterstreicht die Notwendigkeit von HRIS.
Venkata Ratnam und Srivastava haben drei Zwecke als Notwendigkeit für HRIS angegeben:
1. Speichern von Daten und Informationen für jeden einzelnen Mitarbeiter als Referenz.
2. Bereitstellung einer Entscheidungsgrundlage für alltägliche Personalfragen (z. B. Urlaubsgewährung) sowie für die Planung, Budgetierung, Implementierung und Überwachung einer Vielzahl von Personalfunktionen.
3. Bereitstellung von Daten / Rückgaben an die Regierung und andere Öffentlichkeit.
Hemendra Verma, ein Softwareberater, führte eine Umfrage durch und hob die Notwendigkeit von HRIS für folgende Zwecke hervor:
Es wurde festgestellt, dass bei der Verarbeitung von Informationen in Bezug auf die HR-Funktion sehr wenig Zeit zur Verfügung steht, möglicherweise aufgrund der Zeit, die für die Handhabung der reichlich vorhandenen Informationen erforderlich ist.
2. Es fehlt auf allen Ebenen an Informationen über die Humanressourcen in der Industrie.
3. HRIS würde dazu beitragen, „Gleichheit“ in Bereichen wie Beförderung, Versetzung, Nominierung usw. zu erreichen.
4. HRIS hilft bei der rechtzeitigen Regelung der Beitragszahlungen der Mitarbeiter in Bezug auf Vorsorgekasse, Ruhestand, Zuwendung, LZC und Urlaubsentschädigung usw.
5. Sobald das Profil einer Person in den Computer eingegeben wurde, wird das Abrufen der Informationen einfacher und verursacht weniger Kosten und verringert die Fehlerwahrscheinlichkeit.
Einige Leute verwenden zwei Begriffe, Daten und Informationen, austauschbar. Es gibt jedoch einen Unterschied zwischen den beiden Begriffen. Daten sind rohe, nicht analysierte Zahlen und Fakten zu Ereignissen, während Informationen die analysierte und organisierte Form von Daten sind.
Beispielsweise ist die Höhe des Nettogewinns eine Datenangabe, da der absoluten Zahl des Nettogewinns keine Bedeutung zugeordnet werden kann. Der Gewinn wird jedoch als Prozentsatz des Umsatzes ausgedrückt, vermittelt eine bestimmte Bedeutung und wird Information genannt. N. Upadhya hat die Daten sehr genau von Informationen unterschieden, indem sie feststellte: "Sinnvolle organisierte Daten können als Informationen definiert werden".
Bevor wir HRIS definieren, scheint es in der Eignung des Kontextes, zunächst "Management Information System" (IMS) zu definieren. MIS ist eine formale, in der Regel computergesteuerte Struktur zur Bereitstellung von Informationen, die sich auf interne Abläufe und externe Faktoren beziehen, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern.
Unter Anwendung dieses Konzepts im Zusammenhang mit HRM kann HRIS wie folgt definiert werden:
HRIS ist eine systematische Methode zum Speichern von Daten und Informationen für jeden einzelnen Mitarbeiter, um die Planung, Entscheidungsfindung und Übermittlung von Rückgaben und Berichten an die externen Agenturen zu unterstützen.
