Wie schätze ich die Kosten eines Projekts? (6 Schritte)

Dieser Artikel beleuchtet die sechs wichtigsten Schritte, die zur Schätzung der Projektkosten erforderlich sind. Die Schritte sind: 1. Beschaffung und Versand 2. Standort-Office 3. Vertragsmanagement 4. Ausschreibung 5. Vertrag 6. Vertragsverwaltung.

Schritt # 1. Beschaffung und Beschleunigung:

Der erste Schritt zur Schätzung der Projektkosten ist die Beschaffung. Das Projektteam für jedes mittelgroße bis große Projekt sollte das für die Beschaffungsfunktion und die Nachverfolgung dieser Beschaffungsfunktion verantwortliche Personal umfassen. Das Follow-up für eine solche Beschaffung wird als Expediting oder Chasing bezeichnet. Die Umsetzung eines Projekts umfasst den Kauf einer großen Anzahl von Artikeln und Dienstleistungen, von denen einige ein großes Volumen aufweisen.

Es ist wünschenswert, die richtigen Materialien zu den richtigen Preisen zur richtigen Zeit zu kaufen. Der Job ist groß und selbst nach den Verhandlungen und einer Entscheidung, die zur Erteilung von Bestellungen führt, muss die Situation nachverfolgt werden und damit die "Verfolger".

Die Beschaffungsfunktion umfasst:

ein. Aufforderung zur Einreichung von Angeboten, sofern zutreffend;

b. Kauf von Standardartikeln als Standardprodukte oder Markenartikel wie Schalter von Siemens, Leuchten und Leuchten von Philips usw., für die ebenfalls Verhandlungen mit den Herstellern (je nach Volumen) möglich sind. Ansonsten können solche Artikel von den führenden Händlern bezogen werden, um die besten erzielbaren Preise (BOPs) zu ermitteln.

c. Beschaffung von Schüttgütern wie Zement, Stahl, Steinschlägen usw., die eine Vorlaufzeit für die Lieferung von Massengut erfordern, und Verhandlungen, um die Preise für Verträge zu erreichen, die bis zu einer bestimmten Menge innerhalb eines bestimmten Zeitraums geliefert werden können, natürlich mit Qualitätsspezifikationen;

d. Verhandlungen über die Anmietung von Großmaschinen und -geräten, z. B. Krane, Mischer usw., Zeitplan der Anforderungen, Verantwortung für den Versicherungsschutz, erwartete Leistung / Kapazität, Tarife usw.;

e. Kauf von Gegenständen wie Fahrzeugen, Computern, Kühlschränken usw.

f. Einstellung von Arbeitskräften, die Verhandlungen mit ihren Bandenführern einschließen können, die Privilegien, die diesen Arbeitskräften angeboten werden usw.

Bei der Durchführung der unterschiedlichen Vergleiche der angebotenen Tarife mit den beabsichtigten Lieferungen sollte auf die Bedingungen wie Kosten, Versicherung, Fracht (Lieferung vor Ort), Skonto, angebotene Zahlungsfrist usw. geachtet werden. Bei der Erstellung der Tarife sollte alles berücksichtigt werden vergleichbar. Bei Funktionen wie der Eröffnung und Registrierung von Angeboten sollte der Projektbuchhalter als Teil der internen Kontrolle mitwirken.

Sobald die Kaufaufträge erteilt werden, ist es die Aufgabe des Expeditor / Chaser, mit den Lieferanten nachverfolgen zu können, um sicherzustellen, dass die Wareneingänge rechtzeitig und in der richtigen Menge und natürlich in der richtigen Qualität (gemäß den Spezifikationen in die Bestellungen).

Die Qualitätsprüfungen werden durchgeführt, bevor die Waren von den zuständigen Qualitätssicherungsmitarbeitern des Projektteams angenommen werden, die zur guten internen Kontrolle vom Beschaffungsteam unabhängig sein sollten.

Die durch die Beschaffung erteilte Bestellung sollte Folgendes aufweisen:

ich. eine vorgedruckte Seriennummer der Bestellung;

ii. klare Beschreibung und Spezifikationen der zu liefernden Materialien;

iii. Einheitstarif zusammen mit den Angaben zu anderen Posten (falls vorhanden), die die Zahlungen beeinflussen, wie Steuern, Liefergebühren usw. Die Kostenstelle, für die die Bestellung ausgestellt wird, erfolgt nach der Kodierung, wie in der Integration von WBS und OBS veranschaulicht.

Schritt # 2. Site-Office:

Wenn das Projekt, das Bauarbeiten umfasst, abgeschlossen ist und Schritte für die erforderlichen Beschaffungen unternommen werden, ist es wünschenswert, die Arbeit vor Ort des Projekts zu beginnen, was der zweitwichtigste Schritt zur Schätzung der Projektkosten ist. Da das Standortbüro ein wesentlicher Teil ist, um die Verwaltung und Überwachung der tatsächlichen Projektarbeit zu erleichtern, können wir nicht weitergehen, ohne die Notwendigkeiten an dem Büroort zu beschreiben, an dem die Projektarbeit ausgeführt wird.

Zu den Notwendigkeiten gehören:

ein. Das Baubüro sollte zeitlich begrenzt sein und freien Zugang von den Straßen haben.

b. Das Standortbüro sollte über angemessene Vorkehrungen für häufige Treffen zwischen Mitgliedern des Projektteams (zumindest relevanten Mitgliedern), autorisierten Vertretern der Auftragnehmer / Lieferanten, Inspektoren verschiedener Behörden usw. verfügen.

Das Ergebnis solcher Treffen mit den getroffenen Entscheidungen wird in Form von Beschlüssen mit Seriennummer und Datum vermerkt und vom Projektmanager unterzeichnet, wobei die Beschlüsse dem betroffenen Personal zugeordnet werden.

c. Es sollte einen vertraulichen Büroraum mit Schreibwaren aller Art geben, die im Projekt erforderlich sein können, einschließlich Aufzeichnungen über Arbeitsfortschritte, Kostenaufzeichnungen usw. Das Standortbüro sollte über einfache Kommunikationsmöglichkeiten verfügen;

d. Das Baubüro sollte mit Grundmöbeln ausgestattet sein, z. B. Stühle, Tische, Tafeln, Computer, Telefon, Fax usw .;

e. Das Standortbüro sollte ein Anwesenheitsregister haben.

f. Nebenkosten wie Wasser, Strom, Toiletten usw. sollten bereitgestellt werden.

G. Es sollte ausreichend Vorkehrungen für die Lagerung von Material getroffen werden, insbesondere für diejenigen, die staubbar sind.

h. Das Standortbüro sollte über die Werkzeuge, Vorrichtungen, Prüf- und Messgeräte verfügen.

ich. Das Standortbüro sollte mit der Bereitstellung von Erste Hilfe gut ausgestattet sein.

j. Das gesamte Gelände sollte durch eine gut geknüpfte Sicherheitsvorkehrung abgedeckt werden.

Schritt # 3. Vertragsmanagement:

Der nächste Schritt zur Schätzung der Projektkosten ist das Vertragsmanagement. Im Zuge der Projektdurchführung werden Arbeiten an Dritte weitergegeben, da es nicht möglich und nicht wirtschaftlich ist, alle Arbeiten mit eigenen Ressourcen durchzuführen. Die Größe dieser Verträge hängt von der Größe und Komplexität des Projekts ab. Trotz ausreichender interner Ressourcen ist es erforderlich, bestimmte Arbeiten Dritten zur Verfügung zu stellen, um mit dem Projektzeitplan fertig zu werden.

Daneben gibt es hochtechnische und spezialisierte Bauunternehmer / Consulting-Ingenieurbüros, und Dienstleistungen von solchen Auftragnehmern werden insbesondere für große und komplexe Projekte zur Notwendigkeit. Die Rs. 3.600 crore Haldia Petrochemical Project für 4-2 Lakh Tonnen Naptha Cracker in der Muttereinheit hat Toyo Engineering Corporation aus Japan als Hauptauftragnehmer in die engere Auswahl genommen.

Bei der Entscheidung über das Vertrags- und Vertragsmanagement sind folgende Schritte erforderlich:

ein. Ausschreibung

b. Angebotsanalyse und -verhandlungen mit den in die engere Wahl genommenen Bietern und Festlegung der Bedingungen; und

c. Vertrags- und Vertragsverwaltung

4. Ausschreibung:

Die Angebote werden von den geplanten Auftragnehmern eingeladen, sie werden analysiert und mit der Idee der Auswahl eines Auftragnehmers verglichen. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, sicherzustellen, dass Angebote in einem einheitlichen Dokument, dem so genannten Ausschreibungsdokument, eingehen, so dass unterschiedliche Wörter / Ausdrücke, die von verschiedenen Organisationen verwendet werden, vermieden werden, um die Angebote vergleichbar zu machen.

Eine der wichtigsten Ausschreibungsunterlagen für eine Bauarbeit ist die „Mengenerhebung“.

Mengenumfrage (QS):

Aus den Zeichnungen und Entwürfen der Konstruktion erstellt der Ingenieur eine umfangreiche Broschüre, die häufig als QS-Report bezeichnet wird. Diese enthält verschiedene Kapitel für verschiedene Arten von Arbeiten, die an der Konstruktion beteiligt sind, z. B. Bauwesen, Sanitärinstallationen, Elektroinstallationen usw.

Der Inhalt von theQ.S. Bericht für jede Art von Arbeit umfasst:

ein. Artikel für Artikel Spezifikation des Jobs, der Zeichnungen und des Volumens;

b. Stückliste mit der erforderlichen Menge, den technischen Spezifikationen / der zu verwendenden Marke;

c. der Umfang der Angebotserstellung pro Artikelzeile, dh der Satz und der berechnete Betrag (der das Angebot darstellt) für jeden angegebenen Artikel. Die endgültige Gesamtsumme erlaubt auch die Hinzurechnung eines gewissen Prozentsatzes der Gesamtbeträge als Nebenkosten.

Der QS-Bericht, der die Ausschreibung mit dem Titel „Ausschreibung für Projekt ……………… ..“ darstellt, wird in der Regel vom beabsichtigten Auftragnehmer bei der Organisation erworben.

Es gibt verschiedene Daten als:

ich. Datum, bis zu dem das Angebot eingereicht werden soll;

ii. Datum, an dem das Ausschreibungspapier geöffnet werden soll;

iii. Termin für die Diskussion / Verhandlung des Angebots;

iv. Datum, an dem die Arbeit beginnen soll; und

v. Datum, an dem die Arbeit abgeschlossen sein soll.

Standardausschreibungsformulare werden auch von technischen Einrichtungen detailliert beschrieben. Vor der Einreichung des Angebots kann der beabsichtigte Auftragnehmer die Organisation (Projektmanager oder Projektingenieur usw.) besuchen, um die erste Bewertung des Standorts und / oder eine Klarstellung des QS-Berichts durchzuführen, die besprochen und geklärt werden sollte.

Angebotsanalyse und -abschluss:

Eröffnung der Ausschreibung:

Zur Auftragserteilung und zur internen Kontrolle werden die Angebote unterzeichnet, versiegelt und in einer gesperrten Tender Box geliefert, die sich in der Projektorganisation befindet, und werden nur zu einem bestimmten Zeitpunkt geöffnet. Normalerweise gibt es innerhalb des Projektteams einen Ausschreibungsabschlussausschuss (TFC), und der Projektbuchhalter ist ausnahmslos Mitglied dieses Ausschusses. Alle Angebote zur Eröffnung werden von den Mitgliedern des TFC unterzeichnet.

Shortlist der geplanten Auftragnehmer:

Bei der Öffnung der Angebote listet das TFC die Namen der Bieter in folgender Hinsicht auf:

ich. Der technische Hintergrund der Bieter;

ii. Ihre Erfahrung - diejenigen, die mit der technischen Komplexität und dem Arbeitsaufwand nicht ausreichend vertraut sind, werden von der weiteren Betrachtung ausgeschlossen;

iii. Angebote mit ungewöhnlich hohen oder sehr niedrigen Raten werden ebenfalls ignoriert. Solche ungewöhnlichen Notierungen spiegeln den Mangel an Erfahrung und / oder Marktraten wider.

Die Ausschreibungsunterlagen werden dann in die engere Auswahl gezogen und von Position zu Position weiter analysiert, um Folgendes herauszufinden:

ich. Fehler der Bieter;

ii. Jeder in der Ausschreibung erwähnte Einzelteil, für den weitere Klarstellungen erforderlich sind.

Die Diskussionen werden einzeln durchgeführt, und etwaige Anfragen werden geklärt und Fehler korrigiert.

Mit den Angeboten der in die engere Wahl genommenen Auftragnehmer wird ein Ausschreibungsbericht mit den Vergleichsangeboten erstellt. Zwar ist der Gesamtbetrag je Arbeitstyp wie Civil, Electrical usw. der endgültige Betrag für den Vergleich, aber da dieser Gesamtbetrag Zitate einer großen Anzahl von Artikeln innerhalb eines Typs enthält, kann der TFC in seiner Sitzung diskutieren

Im Angebotsanalyse-Bericht werden weitere Verhandlungen mit dem Bieter über ein Angebot für einen bestimmten Artikel innerhalb einer Arbeitsart vorgeschlagen und somit die endgültigen Zahlen der Gesamtangebote ermittelt. Die Ausschreibung für solche Bauarbeiten kann von einem einzigen Auftragnehmer als schlüsselfertige Arbeit, die alle Arten von Arbeiten übernimmt, oder von Auftragnehmern separat für unterschiedliche Arten von Tätigkeiten erfolgen.

Die endgültige Angebotsabgabe sollte nicht unbedingt auf das niedrigste Angebot erfolgen, aber der Grund für die Auftragsvergabe zugunsten eines höheren Angebots sollte der Kontrolle halber dokumentiert werden.

5. vertrag:

Sobald die Angebote analysiert / verglichen und die Fähigkeit der Auftragnehmer beurteilt wurde, wird eine Entscheidung zugunsten eines Auftragnehmers für die Auftragsvergabe durch den TFC getroffen. Die gesamte Arbeit für das betreffende Projekt kann schlüsselfertig an einen einzigen Auftragnehmer vergeben werden, der wiederum Subunternehmer für bestimmte Teile der Arbeit benennen kann.

Andererseits kann die Projektorganisation den Auftrag an verschiedene Auftragnehmer vergeben, abhängig vom Zeitplan des Projekts, dem Umfang der gesamten Arbeitsbelastung, der Einschränkung der Kapazität der Auftragnehmer und anderen besonderen Überlegungen. Die Entscheidung darüber fällt in der Regel vor der Ausschreibung.

Schutzmaßnahmen vor Vertragsabschluss:

Spezialisten für Projektmanagement haben besondere Vorsichtshinweise festgelegt, bevor die Vertragsvereinbarungen abgeschlossen werden. Diese sind im Folgenden zusammengefasst:

(a) Geben Sie ausreichend Zeit für die Angebotserstellung.

b) Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass das Floating, der Eingang und die Tabellierung des Angebots repräsentativ und wettbewerbsfähig sind.

(c) Hüten Sie sich vor dem günstigsten Angebot.

(d) Sicherstellen, dass die potenziellen Auftragnehmer, die Interesse an dem Projektvertrag zeigen, ausreichend Erfahrung haben.

(e) Definieren Sie die Verantwortlichkeiten der Auftragnehmer in der Ausschreibungsunterlage selbst eindeutig, wodurch sie finanziell verantwortlich gemacht wird.

(f) Vorsicht vor einer etwaigen Beziehung zwischen dem Auftragnehmer und dem Bauherrn.

(g) Der Auftragnehmer sollte nicht aus Gründen, die er nicht zu vertreten hat, zu Unrecht bestraft werden und somit den „pauschalierten Schaden“ rechtfertigen, wenn eine solche Klausel im Vertrag besteht.

h) Anreize für die Vertragserfüllung sind insbesondere für schwierige Arbeiten ohne großen Wettbewerb wertvoll

(i) Im Falle eines Eingriffs des Eigentümers in die Ausführung des Vertrages ist die Rechtfertigung dieses Eingriffs sicherzustellen.

Vereinbarung mit dem Auftragnehmer:

Sobald das Angebot fertiggestellt ist, wird zwischen dem Auftragnehmer und der Projektorganisation eine Vereinbarung getroffen, die sich um die erforderlichen Details kümmert, damit diese Vereinbarung rechtsgültig ist. Die Vereinbarung beinhaltet das Ausschreibungspapier mit endgültigen Tarifen / Mengen, Zeichnungen, Spezifikationen usw. und ist auf Briefpapier unterzeichnet.

Die Vereinbarung enthält neben den Angaben zu den Arbeitspaketen in den Ausschreibungsunterlagen (neben den erforderlichen rechtlichen Bestimmungen des Vertrags) auch andere Bedingungen, die Folgendes berücksichtigen:

ein. Befugnisse und Verantwortlichkeiten bei der Vertragsabwicklung.

b. Die Arbeitseinrichtungen, die dem Auftragnehmer angeboten werden sollen.

c. Die Zahlungsbedingungen können sein:

ich. Pauschalbetrag, der einen Festpreis darstellt, oder

ii. „Kosten plus“ - die Erstattung der entstandenen Kosten zuzüglich der Vergütung des Auftragnehmers als bestimmten Prozentsatz der Kosten an den Auftragnehmer. Bei einem solchen "Cost Plus" -Vertrag wird sorgfältig darauf geachtet, die Kosten zu definieren.

iii. Oder eine Kombination der beiden oben genannten Typen.

d. Das vom Auftragnehmer einzubringende Geld muss ernsthaft sein, und die Art der Rückgabe der Kaution bei Vertragsabschluss.

e. Die Art der Fortschrittszahlung ist an den Auftragnehmer zu leisten. Dies erfolgt in der Regel auf der Grundlage der vom Auftragnehmer erstellten laufenden Rechnungen mit Einzelheiten über den Fortschritt des Vertrags (ordnungsgemäß vom Standortingenieur der Projektorganisation oder seinem Berater bestätigt), abzüglich der Einbehaltungsgelder.

Das Einbehaltungsgeld beträgt etwa 10% des Wertes der geleisteten Arbeit, der vom Ingenieur unter Berücksichtigung der im endgültigen Angebot vereinbarten Sätze bestätigt wird. Der Projektbuchhalter muss für den aufgelaufenen Wert des durchgeführten Vertrags sorgen und das angesammelte Einbehaltungsgeld von den laufenden Rechnungen abziehen.

f. Der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, die Arbeiten gemäß den in den Ausschreibungsunterlagen angegebenen Spezifikationen innerhalb des geplanten Zeitplans auszuführen. Im Falle einer Verspätung werden in der Vereinbarung die Modalitäten für die Beilegung solcher Streitigkeiten sowie die Sanktionen für die Verspätung aufgeführt.

G. Gleichzeitig erhält der Auftragnehmer eine zusätzliche Erstattung für Abweichungen von den ursprünglich vereinbarten Werken. Dies liegt daran, dass solche Abweichungen, wenn sie vom Projektträger verlangt werden, dem Auftragnehmer zu Verzögerungen oder zusätzlichen Kosten und somit zu einer Entschädigung für den Auftragnehmer führen können.

h. Die Prüfung und Genehmigung der Leistung und / oder Lieferungen durch den Auftragnehmer; Die Autorität für eine solche Annahme oder Ablehnung liegt in der Regel beim Projektingenieur und ist in der Vereinbarung als solche ausgedrückt.

ich. Die mit der Ausführung der Arbeiten verbundenen Risiken und der notwendige Versicherungsschutz dafür.

j. Die Schiedsklausel mit der Art der Abrechnung.

Es kann viele weitere Klauseln in der Vereinbarung geben, und einige wurden dargestellt. Verträge verschiedener Art wurden von technischen Einrichtungen vereinheitlicht, z. B. der National Association of Consulting Engineers in Indien, deren Standardvertragsentwürfe die Interessen beider Vertragsparteien berücksichtigen.

Schritt # 6. Vertragsverwaltung:

Der letzte Schritt zur Schätzung der Projektkosten ist die Vertragsverwaltung. Die Projektorganisation kann nicht inaktiv bleiben, indem der Auftrag oder bestimmte Aufträge an einen Auftragnehmer vergeben werden. Der relevante Funktionsbereich des Projektteams besteht in der Nachverfolgung mit dem Auftragnehmer, der vom Auftragnehmer eingebrachten Ausrüstung und den von verschiedenen Lieferanten für den Auftragnehmer gelieferten Materialien.

Einerseits sollte es gleichzeitig eine vollständige Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer sein, doch sollte die Leistung des Auftragnehmers regelmäßig überwacht werden, um eine spätere Überraschung zu vermeiden.

Das Projektteam sollte Folgendes sicherstellen:

ein. Die Arbeitsmittel werden auf den Auftragnehmer einschließlich der Arbeitnehmer des Auftragnehmers ausgedehnt. Es ist wünschenswert, ein Anwesenheitsregister zu führen.

b. Die erforderlichen Maschinen werden vom Auftragnehmer rechtzeitig eingebracht und sind in einwandfreiem Zustand.

c. Alle Mitarbeiter vor Ort sind unfallversichert.

d. Die für die Bauarbeiten gelieferten Materialien sind von akzeptabler Marke / Qualität, wenn diese Marke nicht im Angebot erwähnt wird.

e. Der vom Auftragnehmer ausgeführte Arbeitsprozess entspricht den vertraglich festgelegten Einzelheiten. Wenn ein solcher Prozess nicht festgelegt ist, sollte dies gemäß der Standardnorm erfolgen.

f. Der Arbeitsfortschritt ist zufriedenstellend, da er sonst den Projektzeitplan beeinflussen kann.

G. Alle vom Auftragnehmer ausgeführten Arbeiten werden mit anderen internen Arbeiten für die Durchführung des Projekts oder mit solchen Arbeiten durch einen anderen Auftragnehmer koordiniert, sodass der Fortschritt durch die Verzögerung anderer nicht behindert wird.

h. Für eine gute Zusammenarbeit und Koordination werden fast jede Woche Besprechungen abgehalten, bei denen der Arbeitsfortschritt jedes einzelnen Auftragnehmers sowie die Projektzeitpläne offen zwischen den Auftragnehmern und diskutiert werden. das Projektteam (relevantes Mitglied). Die mögliche Verzögerung (falls vorhanden) und der festgestellte Grund - alle Kooperationen werden verlängert, um eine solche Verzögerung zu vermeiden.

ich. In diesen Besprechungen werden die zu befolgenden Schritte ermittelt, wobei diese Schritte fortlaufend nummeriert, mit bestimmten Verantwortlichkeiten ausgedruckt und an die Auftragnehmer und das relevante Projektteammitglied und -manager verteilt werden.

j. Der Projektbuchhalter nimmt auch an einem solchen Treffen teil, um sich über die regelmäßige Entwicklung auf dem Laufenden zu halten. Die Zahlungen an den Auftragnehmer sollten in korrekten Kontoposten verbucht werden, wobei auf das Einbehaltungsgeld zu achten ist.