Der Einsteiger-Leitfaden für die Haushaltskontrolle

Komponenten des Haushaltskontrollsystems:

Die Politik eines Unternehmens für einen definierten Zeitraum wird durch das Hauptbudget dargestellt, dessen Details in einer Reihe von Einzelbudgets genannt werden, die als Funktionsbudgets bezeichnet werden.

Verschiedene Arten von Budgets:

Es wurden verschiedene Arten von Budgets entwickelt, um die verschiedenen Zwecke zu berücksichtigen, denen sie dienen.

Budgets können nach folgenden Kriterien klassifiziert werden:

(1) die Abdeckung, die sie umfassen;

(2) die Kapazität, zu der sie gehören;

(3) die Bedingungen, auf denen sie basieren; und

(4) Die Zeiträume, die sie abdecken.

Die Haushaltskontrolle wird auf ein System der Management- und Buchhaltungskontrolle angewendet, mit dem alle Vorgänge und Ausgaben so weit wie möglich vorausgesagt werden und die tatsächlichen Ergebnisse, wenn sie bekannt sind, mit den Haushaltsvoranschlägen verglichen werden.

CIMA, London, definiert die Haushaltskontrolle wie folgt: Die Festlegung der Budgets für die Verantwortlichkeiten von Führungskräften in Bezug auf die Anforderungen einer Politik und der ständige Vergleich des tatsächlichen mit dem budgetierten Ergebnis, um entweder durch Einzelmaßnahmen die Ziele dieser Politik zu sichern oder ein Unternehmen zu schaffen Grundlage für seine Überarbeitung.

Eigenschaften:

Die wesentlichen Merkmale der Haushaltskontrolle, die in dieser Definition enthalten sind, sind:

(i) Aufstellung von Budgets für jede Funktion und jeden Bereich der Organisation.

(ii) Exekutivverantwortung, um die spezifischen Aufgaben auszuführen, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen.

(iii) kontinuierlicher Vergleich der tatsächlichen Leistung mit der Leistung des Budgets, um die Abweichungen vom Budget zu kennen und die Verantwortung der Führungskräfte für das Nichterreichen des im Budget angegebenen gewünschten Ergebnisses zu übernehmen.

(iv) Ergreifen geeigneter Abhilfemaßnahmen, um das gewünschte Ziel zu erreichen, wenn die tatsächliche Leistung von der budgetierten Leistung abweicht.

(v) Überprüfung der Haushalte unter den veränderten Umständen.

Haushalt, Haushalt und Haushaltskontrolle :

Ein Budget ist lediglich eine Prognose zukünftiger Ereignisse, die quantitativ ausgedrückt wird. Es führt drei grundlegende Funktionen einer Firma aus.

Sie sind:

(i) Sie gibt den Betrag und den genauen Zeitpunkt des Unternehmensbedarfs für die zukünftige Finanzierung an.

(ii) Es ergreift Korrekturmaßnahmen, wenn die budgetierten Zahlen nicht mit den tatsächlichen Werten übereinstimmen.

(iii) Sie bietet eine Grundlage für die Leistungsbewertung.

Budgetierung ist eine Technik zum Erstellen von Budgets. Es gibt einen richtigen Weg für die Geschäftsführung. Es hilft dem Management, die verschiedenen Probleme des Unternehmens zu antizipieren und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um die Probleme zu überwinden.

Haushaltskontrolle ist eine Technik der Managementkontrolle durch Budgets. Es soll das Management bei der Zuweisung verschiedener Verantwortlichkeiten unterstützen. Es ist ein System zur Erreichung der Unternehmensziele mit minimalen Kosten und bietet dem Management ein leistungsfähiges Werkzeug zur effizienten Ausführung der Managementfunktionen.

Rowland und William haben in ihrem Buch mit dem Titel Budgetierung für Managementkontrolle die Differenz zwischen Budget, Budgetierung und Budgetkontrolle wie folgt angegeben:

„Budgets sind die individuellen Ziele einer Abteilung usw., wohingegen die Budgetierung als der Akt des Aufbaus von Budgets bezeichnet werden kann. Die Haushaltskontrolle umfasst all dies und beinhaltet außerdem die Wissenschaft, die Budgets selbst zu planen und diese Budgets zu nutzen, um ein Gesamtmanagementinstrument für die Unternehmensplanung und -kontrolle zu erreichen. “

Ein Budget ist also ein Finanzplan, und die Haushaltskontrolle ergibt sich aus der Verwaltung des Finanzplans.

Ziele der Haushaltskontrolle :

Das Hauptziel der Haushaltskontrolle besteht darin, die Ressourcen so zu planen, zu überwachen, zu steuern und anzupassen, dass die vereinbarten Geschäftsziele erreicht werden, und gleichzeitig die angegebenen Grenzen eingehalten werden. Die Haushaltskontrolle soll das Management bei der Zuweisung von Zuständigkeiten und Befugnissen unterstützen, um bei der Erstellung von Schätzungen und Plänen für die Zukunft zu helfen, bei der Analyse von Schwankungen zwischen geschätzten und tatsächlichen Ergebnissen zu helfen und Messgrundlagen oder Standards für die Bewertung der Effizienz zu entwickeln von Operationen.

Die allgemeinen Ziele der Haushaltskontrolle lauten wie folgt:

1. Planung:

Der erste und wichtigste Schritt zum Verständnis eines Budgets ist die Planung. Bei der Planung müssen Sie herausfinden, was das ideale Budget erreichen würde. Ohne eine ordnungsgemäße Planung wäre das Budget sehr ähnlich einer Karte ohne Ziel. Die Planung für die persönliche Budgetierung würde sich mit der Planung für das Unternehmen unterscheiden.

Bei der Planung geht es darum, Art, Quantität und Qualität der Dienstleistungen festzulegen, die den Mitgliedsgruppen zur Verfügung gestellt werden, die Servicekosten abzuschätzen und die Zahlungsweise der Services festzulegen. Um das Budget effektiv zu gestalten, muss es die aktuellen Einnahmequellen und die laufenden Ausgaben berücksichtigen.

Das Budget wird sein Ziel auf der Grundlage der aktuellen Einnahmen und Ausgaben erreichen. Ein Budget ist ein Plan der zu verfolgenden Politik (die Festlegung des festgelegten Zeitraums zur Erreichung eines bestimmten Ziels.) Die Haushaltskontrolle zwingt die Verwaltung auf allen Ebenen zur Planung rechtzeitig alle Aktivitäten, die in den zukünftigen Zeiträumen zu erledigen sind.

Ein Budget als Aktionsplan erfüllt folgende Ziele:

(a) Die Maßnahmen werden von einem durchdachten Plan geleitet, da nach sorgfältiger Untersuchung und Recherche ein Budget erstellt wird.

(b) Das Budget dient als Mechanismus, durch den die Ziele und Richtlinien des Managements beeinflusst werden.

(c) Es ist eine Brücke, über die eine Kommunikation zwischen dem Top-Management und den Mitarbeitern hergestellt wird, die die Richtlinien des Top-Managements umsetzen sollen.

(d) Die rentabelste Vorgehensweise wird aus den verschiedenen verfügbaren Alternativen ausgewählt.

(e) Ein Haushalt ist eine vollständige Formulierung der Politik des Unternehmens, das zur Erreichung eines bestimmten Ziels verfolgt werden soll.

2. Koordinierung

Die Haushaltskontrolle koordiniert die verschiedenen Aktivitäten des Unternehmens und gewährleistet die Zusammenarbeit aller Beteiligten, damit das gemeinsame Ziel des Unternehmens erfolgreich erreicht werden kann. Sie zwingt Führungskräfte, als Gruppe zu denken und zu denken. Sie koordiniert die breiteren wirtschaftlichen Trends und die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens. Es ist auch hilfreich bei der Koordinierung der Richtlinien, Pläne und Maßnahmen.

Eine Organisation ohne Haushaltskontrolle ist wie ein Schiff, das in einem gecharterten Meer segelt. Ein Budget gibt dem Unternehmen die Richtung vor und verleiht dem Unternehmen einen Sinn und eine Bedeutung, indem es die tatsächliche Leistung und die budgetierte Leistung miteinander vergleicht.

3. Kontrolle:

Die Kontrolle umfasst die Maßnahmen, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass die Leistung der Organisation den Plänen und Zielen entspricht. Die Steuerung der Leistung ist mit vorgegebenen, in einem Budget festgelegten Standards möglich.

So ermöglicht die Haushaltskontrolle die Kontrolle durch ständigen Vergleich der tatsächlichen Leistung mit der des Budgets, um die Abweichungen vom Budget an die Verwaltung der Korrekturmaßnahmen zu melden.

4. Berichterstattung und Bewertung:

Bei der Bewertung handelt es sich um einen spontanen Prozess oder Vorgang, bei dem die Wirksamkeit, Effizienz, Kosten, Relevanz und Auswirkungen eines Projekts anhand der festgelegten Ziele bewertet werden. Bei der Budgetbewertung werden Daten zu den Budgetaktivitäten erfasst und analysiert. Evaluierung soll sowohl ein laufendes Projekt als auch zukünftige Projekte verbessern.

Die Budgets bilden die Grundlage für Berichte und Bewertungen zum Ende des Berichtszeitraums. Wenn ein Budget an die Ziele einer Organisation gebunden ist, kann es die Bewertung von Effizienz und Effektivität erleichtern. Die ordnungsgemäße Bewertung und Berichterstellung hilft einer Organisation, die Identifizierung und Lösung verschiedener Probleme des Unternehmens zu erleichtern, dh die Identifizierung und Lösung von Problemen.

Das Budgetierungssystem integriert somit wichtige Managementfunktionen, indem es die Planungsfunktion des Top-Managements mit der Kontrollfunktion verbindet, die auf allen Ebenen der Managerhierarchie ausgeführt wird. Die Effizienz des Budgets als Planungs- und Steuerungsgerät hängt jedoch von der Aktivität ab, in der es eingesetzt wird.

Ein genaueres Budget kann für die Aktivitäten entwickelt werden, bei denen eine direkte Beziehung zwischen den Inputs und Outputs besteht. Die Beziehung zwischen Input und Output wird zur Grundlage für die Entwicklung von Budgets und für die Kontrolle.

Haushaltskontrolle und Buchhaltung :

Eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist für die Entwicklung eines zufriedenstellenden Budgets unerlässlich. Die Bildung des Budgets hängt von Informationen ab, die größtenteils aus dem Kostenrechnungssystem stammen. Ein wichtiges Merkmal der Haushaltskontrolle ist der Vergleich der tatsächlichen Leistung mit früheren Schätzungen oder im Budget festgelegten Zielen, um sicherzustellen, dass die tatsächliche Leistung in die richtige Richtung lenkt.

Diese Funktion kann nur bei Verfügbarkeit zuverlässiger und zeitnaher Abrechnungsinformationen ausgelöst werden. Das Buchführungssystem sollte Verschlusssachen im Hinblick auf die Autorität und die Verantwortung der Organisation bereitstellen, so dass die Verantwortung für Fallstricke festgelegt und Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden können. Die Rechnungslegungsinformationen sollten mit den Anforderungen der Haushaltskontrolle im Einklang stehen, damit zufriedenstellende Budgets entwickelt werden können.

Wir haben gesehen, dass die Haushaltskontrolle von der Buchhaltung abhängt. Ebenso ist ein solides Kostenrechnungssystem für seinen effektiven Betrieb auf ein solides Haushaltsverfahren angewiesen. Die Kostenrechnung, insbesondere die Gemeinkostenabrechnung, basiert auf einem sorgfältigen Ausgabenplan für die Zukunft, der unterschiedlichen Betriebskapazitäten entspricht.

Der Overhead-Satz für die Übernahme von Aufträgen, Aufträgen oder Prozessen wird auf der Grundlage zukünftiger Schätzungen festgelegt, die bei der Erstellung verschiedener Budgets vorgenommen werden. Die Ermittlung der geschätzten Kosten oder der Standardkosten erfolgt anhand der budgetierten Kosten für Material, Arbeit und Gemeinkosten. Daraus folgt, dass die Entwicklung eines effizienten Haushaltskontrollsystems eine wichtige Voraussetzung für den Betrieb eines soliden Kostensystems ist.

Grundlagen eines effektiven Haushaltskontrollsystems:

Für ein wirksames Haushaltskontrollsystem müssen bestimmte wesentliche Voraussetzungen gegeben sein. Dies sind wie folgt:

(i) Unterstützung des Top-Managements:

Kein Kontrollsystem kann wirksam sein, es sei denn, es wird von jedem Mitglied der Geschäftsleitung uneingeschränkt unterstützt. Insbesondere muss das oberste Management der Budgetidee sowie den Grundsätzen und Richtlinien des Systems verpflichtet sein.

(ii) Angemessene Ziele:

Die Haushaltsziele sollten realistisch sein und angemessen verfügbare Ziele darstellen.

(iii) Klare Ziele:

Die mit den Haushalten zu erreichenden Ziele sollten klar festgelegt werden.

(iv) Teilnahme von verantwortlichen Führungskräften:

Diejenigen, die mit der Ausführung der Budgets betraut sind, sollten an der Festlegung der Budgets teilnehmen. Dadurch wird die ordnungsgemäße Umsetzung der Programme sichergestellt.

(v) Angemessenes Buchhaltungssystem:

Zwischen Budgetierung und Buchhaltung besteht ein enger Zusammenhang. Für verlässliche historische Daten muss man sich auf die Buchhaltung verlassen. Verantwortlichkeitsrechnung ist für eine erfolgreiche Haushaltskontrolle unerlässlich.

(vi) Fortlaufende Haushaltsausbildung:

Es sollte ein System der kontinuierlichen Schulung des Personals über die Ziele und Techniken der Budgetierung geben.

(vii) Maximaler Gewinn:

Dieses ultimative Ziel der Realisierung des maximalen Gewinns sollte immer an oberster Stelle stehen.

(viii) Konstante Wachsamkeit:

Eine ständige Wachsamkeit ist erforderlich, damit ein kontinuierlicher Vergleich zwischen den budgetierten und den tatsächlichen Daten und der Abweichung gemeldet werden muss.

(ix) Kosten des Systems:

Die Kosten des Systems sollten nicht höher sein als der vom System erzielte Nutzen.

(x) Koordination mit der Standardkalkulation:

Wenn auch das Standardkalkulationssystem verwendet wird, sollte das Budgetprogramm in Abstimmung mit den Standardkosten erstellt werden.

Organisation für Haushaltskontrolle:

Es ist notwendig, dass ein Unternehmen einen eindeutigen Organisationsplan für die Vorbereitung, Pflege und Verwaltung des Haushalts haben muss. Es sollte ein Organigramm geben.

Es kann wie folgt sein:

Aus dem Organigramm geht hervor, dass der Chief Executive das System der Haushaltskontrolle leitet. Er delegiert seine Befugnis an den Haushaltsbeauftragten, der sieht, dass alle Budgets rechtzeitig koordiniert und abgerufen werden. Die anderen Manager bereiten die in der Tabelle gegen sie angezeigten Budgets vor. Bei der Haushaltskontrolle handelt es sich also um eine konzertierte Aktion, an der sich alle Einzelpersonen beteiligen, und es muss eine Koordinierung erfolgen, um eine ordnungsgemäße Verbindung zwischen ihnen herzustellen.

Alle, die für die Ausführung und Leistung verantwortlich sind, müssen vertraulich behandelt werden. Wenn es eine klare Trennung von Verantwortung und Autorität gibt, wird es keine Überschneidungen geben. Es wird Teamarbeit und Kooperationsgeist unter den Mitarbeitern schaffen, was letztendlich zu einem hohen Budgetbewusstsein führt.

Die Budgetkontrollorganisation wird im Allgemeinen von einem Top-Manager geleitet, der als Budget Controller oder Budget Director oder Budget Officer bekannt ist. Der Hauptgeschäftsführer sollte eine solche Führungskraft ernennen, die die spezifische Pflicht zur Verwaltung des Haushalts erhalten soll. Sein Rang sollte mit anderen funktionalen Managern gleich sein.

Da sich seine Arbeit mit der Erstellung und Koordination von Budgets mit Zahlen befassen wird, wird er normalerweise eine Person mit Kenntnissen im Rechnungswesen sein. Er sollte auch technische Kenntnisse des Geschäfts besitzen. Er sollte sehen, dass die funktionalen Manager die Budgets zeitlich festsetzen.

Er muss auch die Budgets verfolgen und feststellen, dass die tatsächliche Leistung mit der budgetierten Leistung übereinstimmt, und eine rechtzeitige Warnung ausgeben, wenn sich die tatsächliche Leistung erheblich unterscheidet. Er sollte bei der Überarbeitung der Haushalte helfen, wenn sich die Umstände nach der Aufstellung der Haushalte grundlegend ändern.

Er soll sicherstellen, dass die Budgets gemäß dem Budgethandbuch vorbereitet werden. Der Budget Controller hat eine Personalfunktion. Er hat keine Leitungsfunktion außer über seinen eigenen Bereich. Seine Aufgabe ist es, die Linienvorgesetzten zu beraten.

Die Budgetentwicklung liegt nicht in der direkten Verantwortung des Budget-Controllers. Seine Position ist die des Supervisors und Koordinators für alle Haushaltsfunktionen. Im Allgemeinen wird in großen Organisationen ein Vollzeit-Budget-Controller ernannt, in kleinen Organisationen wird jedoch neben der Wahrnehmung seiner eigenen Pflichten ein oberster Beamter für die Ausführung des Haushaltskontrollsystems verantwortlich gemacht.

Der Haushaltskontrolleur wird vom Haushaltsausschuss unterstützt. Dem Haushaltsausschuss gehören der General Manager (oder ein anderer Chief Executive), der Verkaufsleiter, der Werksleiter, der Buchhalter oder der Budget-Controller, der Einkaufsbeauftragte, der Personalmanager und die Abteilungsleiter an. Der Geschäftsführer fungiert in der Regel als Vorsitzender des Ausschusses.

Die Funktionsmanager bereiten die Budgets vor und legen sie dem Ausschuss zur Genehmigung vor. Es ist die Pflicht des Haushaltsausschusses, die erforderlichen Haushaltsanpassungen vorzunehmen, alle Haushaltspläne zu koordinieren und schließlich die Haushaltspläne zu genehmigen. Da Budget eine Verwaltungsfunktion ist, ist der engste Zusammenschluss der verschiedenen leitenden Angestellten, die für die verschiedenen Funktionen des Unternehmens zuständig sind, unerlässlich. Daher sind alle funktionalen Manager im Budgetausschuss enthalten.

Der Haushaltsausschuss ist ein beratender Ausschuss. Er prüft Budgetberichte, in denen die tatsächliche Leistung mit der budgetierten Leistung verglichen wird, und empfiehlt Korrekturmaßnahmen für Abweichungen zwischen tatsächlichen und Budgets.

Der Haushaltsausschuss ist im Allgemeinen mit folgenden Aufgaben betraut:

1. Funktionsbudgets, die von den einzelnen Abteilungen / Abteilungen erstellt werden, erhalten, prüfen, überarbeiten und genehmigen.

2. Berichte gemäß dem vorgegebenen Zeitplan zu erhalten und die tatsächlichen Werte mit den budgetierten Werten zu vergleichen.

3. Ermittlung der Verantwortlichkeit durch Analyse der Abweichungen und gegebenenfalls Abhilfemaßnahmen oder Überarbeitung des Budgets.

4. Teilnahme an der Diskussion zur Bewertung der verschiedenen Projekte oder Programme, die sich unmittelbar auf die Budgets auswirken.

Die Aufgaben des Haushaltskontrolleurs lassen sich wie folgt zusammenfassen:

1. Eine Koordinierung zwischen den verschiedenen funktionalen Managern zu schaffen und sie in allen Budgetfragen zu unterstützen.

2. Das Budgethandbuch zu überarbeiten und zu ändern, wenn dies erforderlich ist.

3. Budgetprogramme vorbereiten und Anweisungen für die ordnungsgemäße Ausführung jedes Programms erteilen.

4. Überprüfung und Überprüfung der von verschiedenen Abteilungen erhaltenen Funktionsbudgets und Bereitstellung der erforderlichen Informationen, die sich auf die Erstellung ihrer Budgets auswirken.

5. Erörterung der vorgeschlagenen Anforderungen der Abteilungen und der Gesamthaushaltspläne mit dem Haushaltsausschuss.

6. Zusammenstellung der Haushaltspläne in Absprache mit dem Haushaltsausschuss und Vorlage aller Informationen und Haushaltspläne vor dem Haushaltsausschuss.

7. Überprüfung der Haushaltspläne gemäß den Anweisungen des Haushaltsausschusses und Vorlage vor der endgültigen Genehmigung durch den Verwaltungsrat, bevor er an die verschiedenen betroffenen Abteilungen gesendet wird.

8. Um die tatsächlichen Kosten vom Kostenbüro zu erheben und mit den budgetierten Zahlen in den Budgetberichten zu vergleichen, legen Sie sie dem Budgetausschuss zur Entscheidung vor und übermitteln Sie ihn schließlich den Abteilungsleitern zur Einhaltung.

Der Budget-Controller wird gegenüber dem Chief Executive Officer oder Vorsitzenden oder dem Chief Account Officer verantwortlich gemacht, falls er mit ihm verbunden ist. Er pflegt eine enge Verbindung zwischen den Buchungsunterlagen und dem Budget. Er hat Zugriff auf alle Buchführungsunterlagen und vermeidet so Überschneidungen der Arbeit, indem er bei Bedarf alle Informationen zur Verfügung stellt.