Top 7 Verfahren zum Materialeinkauf

Das folgende Kaufverfahren wird im Allgemeinen befolgt:

1. Einkaufsbudget ermitteln:

Purchase Manager erstellt ein Kaufbudget für das kommende Geschäftsjahr. Das Einkaufsbudget wird mit Hilfe der Produktionsplanung erstellt. Es enthält detaillierte Informationen zu den zu kaufenden Mengen, zur Materialqualität, zum Zeitpunkt des Einkaufs und zu den Bezugsquellen. Ein für verschiedene Aufgaben erforderlicher Zeitplan von Materialien und Komponenten, die als Stückliste bezeichnet wird, ist ebenfalls vorgeschrieben, um Einzelheiten zum Kaufbudget zu ermitteln. Eine Stückliste ist auch nützlich, um die Materialverwendung zu kontrollieren.

2. Erhalt der Bestellanforderung:

Der Einkaufsbeauftragte leitet nur dann eine Klage für den Kauf von Materialien ein, wenn er dafür eine Anfrage erhält. Der Lagerhalter und die Abteilungsleiter schicken der Einkaufsabteilung Anforderungsscheine mit Details zu den von ihren Abteilungen benötigten Materialien usw. Eine Bestellanforderung ist ein Formular, das als formale Aufforderung an die Einkaufsabteilung zum Kauf von Materialien verwendet wird.

Dieses Formular wird vom Lagerhalter für reguläres Lagermaterial und vom Abteilungsleiter für bestimmte Materialien vorbereitet, die nicht als normales Material auf Lager sind. Der Ladenbesitzer weiß, wann eine Aktion oder Neubeschaffung eingeleitet werden soll. Er sendet die Anforderung, wenn die Materialien die Nachbestellmenge erreicht haben. Er behält eine Kopie der Bestellanforderung zur späteren Verwendung bei sich. Auf der Grundlage der Bestellanforderung werden Bestellungen für Materialien erteilt.

3. Bezugsquellen ermitteln:

Der Einkaufsmanager bleibt mit verschiedenen Materiallieferanten in Kontakt. Die Angebote werden zum Kauf bestimmter Artikel eingeladen. Nach Erhalt der Angebote wird eine Vergleichsstudie zu den angebotenen Bedingungen erstellt. Zu den Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, gehören Preis, Menge, Qualität, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen, Handelsrabatt und Reputation der Lieferanten. Nach verschiedenen Faktoren wird eine endgültige Entscheidung über den Warenlieferanten getroffen.

4. Bestellung aufgeben:

Nach Auswahl eines Lieferanten wird eine formale Bestellung für die Lieferung von Waren gesendet. Eine Bestellung wird auf einem ausgedruckten Formular gesendet und ist vom Einkaufsleiter ordnungsgemäß genehmigt. Diese Bestellung sollte Angaben zu Menge, Qualität, Preis, Lieferart, Zahlungsbedingungen usw. enthalten. Die Bestellung berechtigt den Verkäufer zum Versand der darin angegebenen Waren. Sie stellt eine vertragliche Beziehung zwischen dem Käufer und dem Verkäufer her.

5. Weiterverfolgung der Bestellung:

Eine Bestellung trägt in der Regel einen Termin, bis zu dem die Waren geliefert werden müssen. Es liegt im Interesse der Organisation, dass die Waren rechtzeitig eingehen, um einen ununterbrochenen Materialfluss aufrechtzuerhalten. Die Lieferanten können an den Liefertermin der Waren erinnert werden. Um Bestellungen rechtzeitig zu erhalten, ist eine Nachverfolgung der Bestellung erforderlich.

6. Erhalt und Prüfung von Materialien:

In großen Belangen wird die Aufgabe des Materialempfangs der Einkaufsabteilung zugewiesen, während in kleinen Belangen diese Aufgabe vom Ladenbesitzer übernommen wird. Nach dem Auspacken der Ware wird deren Menge mit der in den Lieferbedingungen angegebenen Menge verglichen. Jede Abweichung bei den Artikeln wird an die Einkaufsabteilung gemeldet. In dieser Phase werden auch die Spezifikationen und die Qualität der Waren geprüft.

7. Rechnungen prüfen:

Schließlich prüft die Einkaufsabteilung die vom Lieferanten gelieferten Rechnungen mit den eigenen Aufzeichnungen. Menge, Qualität, Preis, Bedingungen usw. werden mit den in der Bestellung angegebenen Werten verglichen. Nach vollständiger Prüfung werden die Rechnungen zur Zahlung an die Buchhaltung geschickt.