Regeln und Grundsätze der Delegation - erklärt!

Um die Delegierung effektiver zu gestalten, gibt es bestimmte wichtige Richtlinien, Regeln und Grundsätze. Dies sind wie folgt:

1. Klarheit der Delegation:

Ob eine bestimmte oder allgemeine, schriftliche oder ungeschriebene Delegierung von Befugnissen in Bezug auf Inhalt, funktionale Beziehungen, Umfang und Aufgabenstellung klar sein muss. Mehrdeutigkeit führt zu schlechten Ergebnissen und führt dazu, dass die Delegation weniger effektiv ist.

Der Grundsatz der Klarheit der Delegierung beinhaltet auch die klare Definition der horizontalen und vertikalen Beziehungen der Position jedes Untergebenen zu anderen Positionen in der Organisation. Jeder Untergebene muss seine eigene Position in der Organisationsstruktur kennen und sollte auch wissen, wie seine Position in die übergeordnete Managementhierarchie passt.

Jeder Manager muss alle Personen kennen, die unter ihm arbeiten, und auch diejenigen, die eine höhere Position als er oder sie in der Organisation einnehmen. Dies hilft bei der Suche nach Anleitungen und auch bei der Bereitstellung einer Anleitung zur Skalarkette, die in der Organisation etabliert ist.

Bestimmte schriftliche Delegationen helfen sowohl dem Vorgesetzten als auch dem Empfänger der Behörde. Wenn man jedoch die Organisationsstruktur aufbaut, werden solche spezifischen Delegationen immer schwieriger.

Unter dem Grundsatz der Klarheit sollte nicht verstanden werden, dass die Autoritätsbeziehungen zwischen den Untergebenen und den Senioren, sobald sie sich etabliert haben, unveränderlich werden. Mit den Änderungen in der Arbeit sollte die Autoritätsdelegation entsprechend geändert werden.

2. Delegation, die mit den erwarteten Ergebnissen übereinstimmt:

Vor der eigentlichen Delegierung von Befugnissen an einen Untergebenen sollte ein Manager die Aufgaben und Ergebnisse kennen, die von einer solchen Delegierung erwartet werden. Delegiert werden sollte nur die Autorität, die ausreicht, um die Ergebnisse zu erreichen. Dieses Prinzip beruht auf dem Grund, dass Ziele festgelegt, Pläne erstellt und Arbeitsplätze geschaffen werden, um diese Ziele zu erreichen oder umzusetzen. Dieses Prinzip hilft auch, die Gefahren einer Delegierung von zu viel oder zu wenig Autorität zu minimieren.

3. Verantwortung kann nicht delegiert werden:

Die Verpflichtung zur Ausführung der zugewiesenen Aufgabe ist absolut und wird nicht aufgeteilt, wenn die Berechtigung an einen untergeordneten Benutzer delegiert wird. Der Chief Executive bleibt auch nach der Delegation gegenüber dem Verwaltungsrat für die Leitung und Überwachung des gesamten Unternehmens verantwortlich.

Bei Verstoß gegen dieses Prinzip würden drei wichtige Konsequenzen folgen:

(a) Wenn ein Manager in der Lage ist, eine Verpflichtung zusammen mit der Delegation von Befugnissen an Untergebene zu übertragen, wird die Regel der einzigen Befehlskette verletzt.

(b) Das Management an der Spitze hat eine große Verantwortung und wäre dennoch nicht für die Ergebnisse verantwortlich.

(c) Wenn ein Manager sogar seine oder ihre Verpflichtung delegieren darf, gibt es keine Möglichkeit zu wissen, wer für was verantwortlich ist.

Wenn die Autorität delegiert wird, werden die Pflichten somit nicht an die Organisation weitergegeben. Vielmehr werden auf jeder Ebene neue Verantwortlichkeiten geschaffen.

Gleichheit von Autorität und Verantwortung:

Wann immer Autorität delegiert wird, tritt die Verantwortung ein und koexistiert mit Autorität. Untergebene können für die ihnen zugewiesenen Aufgaben zur Verantwortung gezogen werden, um den Umfang der ihnen zur Vollendung der Vollmacht übertragenen Behörde zu bestimmen.

Dementsprechend kann ein Vertriebsleiter nicht für Produktionsausfälle haftbar gemacht werden, für die er oder sie keine Autorität erhalten hat. Daher kann auch ein Verkäufer nicht für die Herausgabe von Materialien gegen falsche Einrückungen verantwortlich gemacht werden. Autorität und Verantwortung sollten sich daher auf dieselbe Aufgabe beziehen.

Das Ausnahmenprinzip:

Die Autorität wird beauftragt, den Prozess der Entscheidungsfindung so nahe wie möglich an der Quelle der Informationen und der Maßnahmen zu verschieben. Die Empfänger der Behörde sollten sie ordnungsgemäß nutzen und alle Entscheidungen treffen, die in den Geltungsbereich der Behörde fallen.

Nur in Ausnahmefällen, wenn sie auf ihrer eigenen Ebene keine Entscheidung treffen können, sollten sie sie zur Prüfung und Entscheidung durch Vorgesetzte nach oben weisen.

Durch die Übertragung von Befugnissen entbindet sich ein Manager nicht von seiner Verantwortung. Es ist daher von wesentlicher Bedeutung, dass ein Manager geeignete Kontrolltechniken entwickelt, um sicherzustellen, dass die delegierte Behörde ordnungsgemäß verwendet wird und die Ergebnisse erwartungsgemäß erzielt werden.

Das Zusammenfassen der Autorität von zwei oder mehr Managern, bevor ein Problem gelöst oder eine Entscheidung getroffen werden kann, wird als getrennte Autorität bezeichnet.

Geteilte Behörde:

Das Kommen eines Vorgesetzten zu den Untergebenen, um eine Entscheidung zu treffen, wird als gemeinsame Autorität bezeichnet.