Projektmanagement: Bedeutung, Funktionen und Schritte

Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, erfahren Sie mehr über: - 1. Bedeutung des Projektmanagements 2. Funktionen des Projektmanagements 3. Schritte.

Bedeutung des Projektmanagements:

Das Projektmanagement vereint und optimiert die erforderlichen Ressourcen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Olsen hat Projektmanagement als „…… .. die Anwendung einer Sammlung von Tools und Techniken (wie CPM und Matrix Organization) definiert, um die Verwendung verschiedener Ressourcen auf die Erreichung einer einzigartigen, komplexen, einmaligen Aufgabe innerhalb einer bestimmten Zeit zu lenken, Kosten- und Qualitätsbeschränkungen. Jede Aufgabe erfordert eine bestimmte Mischung dieser Werkzeuge und Techniken, die so strukturiert sind, dass sie sich an die Aufgabenumgebung und den Lebenszyklus (von der Konzeption bis zur Fertigstellung) der Aufgabe anpasst “.

Daher unterscheidet sich das Projektmanagement von anderen üblichen Geschäftsabläufen durch:

1. Es hat eine begrenzte Lebensdauer. und

2. Sie benötigt während der Projektdurchführung häufig die Ressource der Organisation auf Teilzeitbasis.

Dementsprechend durchläuft die Lebensdauer des Projektmanagements folgende Phasen:

1. Definieren des Projekts

2. Planung des Projekts;

3. Umsetzung des Projekts; und

4. Fertigstellung und Lieferung des Projekts.

Das Aktivitätsniveau steigt während der Implementierungsphase bis zum Höhepunkt an und geht nach Abschluss auf null zurück.

Projektmanagement ist im Wesentlichen einfach, und in unserem täglichen Leben führen wir eine solche Funktion immer mit den uns zur Verfügung stehenden Ressourcen aus und gelingen im Management, weil wir die Ziele klar definieren, die das Ziel unserer verfügbaren Zeit festlegen, die Ressourcen, die wir festlegen leisten können und die Qualität, die wir erreichen möchten. Wir möchten diese Aussage in unserem persönlichen Projekt veranschaulichen, um unser Haus zu streichen.

Funktionen des Projektmanagements:

Bevor wir mit der Umsetzung des Projekts beginnen, legen wir in unserem mentalen Rahmen folgende Punkte fest:

A. Design und Spezifikation:

1. Wir definieren den Umfang der Arbeit außen oder innen oder beides.

2. Wir definieren die Farbspezifikationen. Die zu verwendenden Farben sind Grundierung, Acryl oder Normallack.

3. Wir planen die Zeitspanne, die wir uns für ein solches Gemälde leisten können

4. Wir haben uns auch ein Ziel für die geschätzten Gesamtkosten für diese Malerei gesetzt.

B. Organisation:

1. In Anbetracht der Begrenzung der Zeitspanne entscheiden wir, ob der Lackierauftrag an einen Bauunternehmer vergeben wird oder ob nur ein Mitarbeiter eingestellt wird und die Operation unter eigener Aufsicht durchgeführt wird.

2. Wählen Sie die Belegschaft oder den Auftragnehmer aus und bewerten Sie deren Leistung, wenn Sie das Haus unseres Freundes oder Verwandten lackieren, einschließlich der Gebührensätze.

3. Entscheiden Sie über die zu befolgende Politik bei der Beschaffung der Farben, deren Quantität, Qualität und Tarife. Uns zur Verfügung stehende Optionen sind eine eigene Beschaffung beim Händler des Herstellers einer bestimmten Marke, oder der Auftragnehmer lässt das Material anderweitig in unserem Namen beschaffen.

4. Kaufen oder mieten Sie die notwendigen Zubehörleiter, Bürsten, Wasserleitungen usw.

C. Ausführung und Kontrolle:

1. Beschaffen Sie sich die notwendigen Ressourcen und überwachen Sie während des Vorgangs den tatsächlichen Ressourcenverbrauch.

2. Erfassen und aktualisieren Sie die bisher getätigten Ausgaben und vergleichen Sie sie mit Zeitbudget und Kosten.

3. In Anbetracht der Gesamtsituation können wir sogar den Arbeitsumfang ändern.

D. Bewertung nach dem Projekt:

Wir ermitteln die tatsächliche Leistungszeit, die Kosten und die Qualität. Vergleichen Sie dasselbe mit dem Ziel, und bereichern Sie sich mit Erfahrungen, die später nützlich sind oder sogar unserem Freund oder unserer Beziehung helfen.

Projektmanagement-Schritte:

Der gesamte unter A, B, C und D beschriebene Funktionsstuhl repräsentiert in Wirklichkeit Projektmanagementfunktionen. Wenn wir ein industrielles Projekt betrachten, sind die Prinzipien der Projektmanagement-Funktion fast die gleichen wie im Fall des zuvor dargestellten Projekts zum Bemalen eines Hauses.

Aufgrund des Volumens und der Komplexität eines Industrieprojekts werden die möglichen Probleme jedoch durch unzählige Zeiten verstärkt, verglichen mit denen, die beim Malen auftreten. Um diese Mengen und Komplexitäten zu bewältigen, wendet das Projektmanagement eine Reihe spezieller Techniken an, wenn die Projektimplementierung ihren Lebenszyklus durchläuft.

Um ein großes Projekt erfolgreich umsetzen zu können, sollte die Organisation, die das Projekt startet, zunächst ein Projektmanagementteam bilden, das aus Fachleuten wie Ingenieuren und Buchhaltern mit entsprechenden Aufgaben besteht.

Das Team sollte von einem Projektmanager geleitet werden, bei dem Einzelpersonen innerhalb eines definierten Parameters für ihre jeweiligen Bereiche verantwortlich sind, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen, dh die Implementierung der geplanten Kosten innerhalb des geplanten Zeitplans abzuschließen und das Projekt mit definierter Qualität zu liefern.

Eine einfache Struktur eines solchen Projektteams mit ihrer harmonischen Interaktion sieht folgendermaßen aus:

Je nach Größe und Komplexität des Projekts kann das Projektteam auf verschiedene Ebenen erweitert werden.

Sobald das Team fertig ist, sind die Schritte mit den zu befolgenden Aktivitäten:

Schritte:

I. Initiierung und Definition

Aktivitäten

1. Ziele entwickeln und definieren.

2. Wenn der Projektbesitzer nicht der Projektträger ist, der die Genehmigung des Managements beantragt.

3. Identifikation des Teams mit dem erforderlichen Training.

4. Projektspezifikationen, Autorisierung einschließlich:

ein. Umfang, Kontrollbesprechungen, Kommunikationsplan, Risikoanalyse;

b. Liste der Projektaktivitäten nach Zeit, Kosten und Qualität;

c. ggf. Schnittstelle zu anderen Projekten;

d. wichtige Projektfragen;

e. Techniken, Methoden und Schulungen als detailliert und genehmigt.

II. Planung:

1. Die Planung ist darauf ausgerichtet zu beantworten, was wann wann zu welchen Kosten zu tun ist.

2. Pläne und Spezifikationen sollten klar verstanden werden, um etwaige Verwirrung auszuräumen.

3. Die Mitglieder des Projektteams verstehen die Teamorganisation und die wichtigsten Themen mit klarer Perspektive und zeigen Engagement, um die Teamarbeit zu harmonisieren.

Die Projektplanung ist wie folgt schematisch dargestellt (Harmonisierung der Spezifikationen und Planungen):

III. Ausführung (mit den notwendigen Ressourcen in einer Reihe):

1. Führen Sie die zugewiesenen Arbeitspakete innerhalb der zugesagten Ziele durch.

2. Führen Sie die Kontrollsitzungen durch, überwachen Sie den Ist-Zustand, überprüfen Sie den Fortschritt anhand der gestellten Aufgabe und ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen. Integrationsverfahren für wöchentliche / monatliche Berichte.

Die schematische Darstellung wird im Folgenden erstellt und zeigt:

a) kontinuierliche Überwachung des Istwerts;

b) Vergleich der tatsächlichen mit den Zielen in Bezug auf alle Ressourcen bei der Durchführung des Projekts, wobei die Abweichungen zwischen den Gründen für die Abweichungen deutlich werden;

c) Kontrollmaßnahmen, falls erforderlich, als Abhilfemaßnahmen; und

d) Berichterstattung.

Anmerkungen:

1. Die Häufigkeit der Sitzungen hängt von der Größe der behandelten oder zu erledigenden Angelegenheiten ab.

2. Die Berichte sollten mit einer Seriennummer und identifizierenden Referenzen wie Arbeitspaketen usw. versehen sein.

Die üblichen Themen sind:

A. Projekt-Wochenbericht:

1. während der Woche ausgeführte Großereignisse und Aufgaben;

2. Probleme, falls vorhanden, wie gelöst oder vorgeschlagen werden soll;

3. Geplante Aktivitäten für die folgende Woche.

Wöchentliche Berichte werden dem Projektteam und dem Projektmanager zirkularisiert.

B. Monatsbericht des Projekts:

1. Meilenstein erreicht oder mit tatsächlicher Leistung während des Monats erreicht;

2. Arbeitsaufwand und entstandene Kosten im Vergleich zu den gestellten Aufgaben;

3. Zusammenfassung der während des Monats verbrauchten und bis zum Monat kumulierten Ressourcen.

Monatliche Berichte sind an den Projektmanager, den Projektverantwortlichen und das Management zu richten. Der Projektbuchhalter sollte die Erklärung zu den verbrauchten Ressourcen bescheinigen.

IV. Fertigstellung:

1. Übergabe des Projekts an den Projektbesitzer durch Inbetriebnahme des Projekts.

2. Nachbeurteilung und Bericht des Projekts.