Wichtige Funktionen eines typischen Unternehmens (7352 Wörter)
Einige der wichtigsten Kategorien, in die die Funktionen eines typischen Unternehmens grob eingeteilt werden können, sind folgende:
Wirtschaftsunternehmen entwickeln und verwenden Geschäftsinformationssysteme, um ihre Informationsbedürfnisse zu befriedigen. Der Informationsbedarf eines Unternehmens wird in erster Linie durch (a) die Art der Geschäftsfunktionen oder -aktivitäten und (b) den Prozess der Entscheidungsfindung durch die Geschäftsführung bestimmt.
Es ist daher unerlässlich, die Informationsbedürfnisse von Unternehmen in Bezug auf verschiedene Geschäftsfunktionen oder -aktivitäten und den Prozess der Entscheidungsfindung von Führungskräften in einem bestimmten Unternehmen zu verstehen. Die Geschäftsfunktionen oder -aktivitäten und der Entscheidungsprozess für die Unternehmensführung sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.
Die Funktionen eines typischen Unternehmens lassen sich grob in folgende Kategorien einteilen:
1. Marketingfunktion,
2. Finanzfunktion
3. Produktionsfunktion
4. Personalmanagementfunktion,
5. Informationsfunktion.
Der Informationsbedarf eines Unternehmens kann somit unter diesen breiten Funktionsbereichen identifiziert werden. Gleich zu Beginn muss jedoch darauf hingewiesen werden, dass die gegenwärtigen Marktgegebenheiten darauf schließen lassen, dass der Fokus aller Geschäftsfunktionen auf dem Kunden und der Berechtigung eines jeden Unternehmens liegen sollte.
Jede Geschäftsfunktion sollte daher auf Ziele wie Kostensenkung, Prozessverbesserung, gute Kundenbeziehungen, Zykluszeiten, hohe Qualitätskontrolle, Anpassung von Produkten und Dienstleistungen, Anpassung an Nischenmärkte usw. abzielen.
Um diese Ziele zu erreichen, benötigt ein Manager Informationen, Dienste und Netzwerke, die es ihm ermöglichen, sich auf die Kunden zu konzentrieren. Die wichtigsten dieser Informationen, Dienste und Netzwerke werden im Folgenden unter besonderer Berücksichtigung der jeweiligen Geschäftsfunktionen erläutert.
1. Marketingfunktion und Informationsbedarf:
Marketing ist zwar ein wesentlicher Bestandteil des Geschäfts, wird jedoch von den Konstrukteuren der Informationssysteme am wenigsten beachtet. Die Produktivität der Marketingfunktion hängt zum Teil von der Dynamik der Marktkräfte und dem Marktinformationssystem ab.
Da die Vorteile von IT in Marketingfunktionen hauptsächlich immateriell sind und es sehr schwierig wird, die Auswirkungen des Informationssystems von der Dynamik der Marktkräfte zu trennen, wird häufig beobachtet, dass die Marketingmanager nicht die gewünschte Begründung für eine Investition in das Internet bieten IT Infrastruktur.
Die sich schnell ändernden Marktbedingungen und der persönliche Kontakt der Marketingverantwortlichen lassen sie eher auf die qualitativen als auf die quantitativen Faktoren bei ihren Entscheidungen vertrauen. Ihre Erwartungen an die IT-Infrastruktur sind daher gering.
Einige der quantitativen Informationen werden Marketingverantwortlichen von anderen Abteilungen wie Finanzen und Produktion zur Verfügung gestellt. Dies ist ein weiterer Grund, weshalb Marketingabteilungen nicht von der IT-Infrastruktur profitieren.
Die sich verändernde Marktdynamik hat dazu geführt, dass der persönliche Kontakt zu den potenziellen Käufern unzureichend ist. Mit dem zunehmenden Wettbewerb werden die Anpassung der Produkte und der Kundendienst immer wichtiger. Von der Marketingabteilung wird erwartet, dass sie Informationen zu Produktdesign und Produktionsanforderungen bereitstellt.
Die Marketingabteilung soll nun die Leadinformationen an andere Abteilungen weitergeben. Die Rollen in dieser Hinsicht werden umgekehrt. Führungskräfte aus dem Marketing haben auch angefangen, die Unzulänglichkeit der Informationen zu spüren, und ihre Herangehensweise an die IT-Infrastruktur ändert sich allmählich. Sie haben jetzt das Gefühl, dass die IT-Infrastruktur ihnen bei fast allen Marketingaktivitäten helfen kann.
Informationsbedarf der Marketingfunktion :
Der Informationsbedarf einer typischen Marketingabteilung würde Folgendes umfassen:
1. Kundenkontakt- und Werbeinformationen,
2. Verkaufsinformationen,
3. Marktforschungsinformationen,
4. Informationen zur Produktplanung, -bewertung und -entwicklung
5. Preisinformationen und
6. Informationen zur Haushaltskontrolle.
Eine effektive IT-Infrastruktur sollte darauf abzielen, all diese Informationsbedürfnisse der Marketingabteilung zu erfüllen.
Kundenkontakt und Promotion:
Der Kontakt zu den potenziellen Kunden ist der erste Schritt im Marketingprozess. Die zwei häufigsten Wege, um mit Kunden in Kontakt zu treten, sind Werbung und persönlicher Verkauf.
In dieser Haupttätigkeit der Marketingabteilung spielte die IT lange keine Rolle. Durch die Konvergenz der Kommunikationstechnologie mit der IT ist es jedoch möglich, Kunden über die IT-Infrastruktur zu kontaktieren.
Der Kontakt zum Kunden ist während des gesamten Einkaufsprozesses durch den Kunden herzustellen und zu pflegen. Traditionell wurden fünf breite Stufen im Kaufprozess anerkannt. Jede Phase endet mit dem Ereignis des Erreichens des Marketingziels. Diese Phasen sind:
1. Erkennen der Notwendigkeit eines Produkts,
2. Beschaffung von Informationen zur Verfügbarkeit,
3. Spezifikation des Produkts entwickeln,
4. Kauf des Produktes
5. Überprüfung nach dem Kauf.
Der Marketingaufwand zielt darauf ab, den potenziellen Kunden in diesen Phasen zu unterstützen. Dies erfolgt durch Kontaktaufnahme mit dem potenziellen Kunden durch Werbung und persönliches Verkaufen.
Die Werbung konzentriert sich im Allgemeinen auf die ersten beiden Stufen, wohingegen persönliche Verkaufsanstrengungen den potenziellen Kunden in der dritten Stufe helfen. Die Bestellabwicklung, die Bestellabwicklung und die Zahlungsabwicklung runden den Einkaufsprozess ab und der Kundenservice übernimmt in der letzten Phase. Die relative Wirksamkeit von Werbung und persönlichem Verkauf unterscheidet sich jedoch in verschiedenen Phasen des Kaufprozesses für verschiedene Produkte.
Rolle der IT im Kaufprozess:
Die IT kann es einem Unternehmen ermöglichen, während des gesamten Einkaufsprozesses Kontakt zu potenziellen Kunden herzustellen und zu pflegen. Dies geschieht durch den elektronischen Kontakt mit dem Kunden, indem elektronische Kioske an ausgewählten Standorten verwendet werden, die häufig von potenziellen Kunden und Websites im Internet besucht werden. Bei den elektronischen Kiosken handelt es sich um Multimedia-Maschinen, die benutzerfreundlich und interaktiv bei der Bereitstellung von Informationen an externe Benutzer wie Kunden, Investoren usw. sind.
Ihre Beliebtheit steigt nicht nur in informationsreichen Branchen wie Bank- und Finanzdienstleistungen, sondern auch beim Verkauf von Kinofilmen und anderen Show-Biz-Produkten. Die Nutzung des Internets als Instrument zum Erreichen der Kunden war ebenfalls erfolgreich.
Der Handel im Internet wächst sehr schnell und dürfte bis 2000 bei AD 2000 liegen. Die Nutzung von elektronischen Kiosken und das Internet für den Kundenkontakt und die Verkaufsförderung würden den Unternehmen folgende Vorteile bringen:
(a) Ein-Fenster-Service:
Durch den Einsatz von IT ist es möglich, einen elektronischen Kontakt zum potenziellen Kunden herzustellen. Die elektronischen Kioske und Websites im Internet bieten potenziellen Kunden in verschiedenen Phasen des Kaufprozesses einen einzigen Fensterservice. Dies hilft, den Fortschritt der Kunden im Kaufprozess zu beschleunigen.
(b) interaktiv und privat:
Der elektronische Kontakt mit dem potenziellen Kunden könnte sehr interaktiv gestaltet werden. Eine gute Website ist sehr interaktiv und ermöglicht den Kunden, Produktanforderungen nicht nur interaktiver zu definieren, sondern auch sicherzustellen, dass die Interaktion privat bleibt.
Damit punktet es mit dem persönlichen Verkaufsaufwand. Häufig möchte ein potenzieller Kunde nicht identifiziert werden und möchte nicht, dass andere um ihn herum wissen, dass er die Möglichkeit des Kaufens eines bestimmten Produkts zumindest in der Anfangsphase untersucht. Dies ist bei Einzelkunden durchaus üblich und sogar bei einigen Unternehmen und institutionellen Anlegern, die Gegenstände mit hohem Wert oder persönliche Gegenstände kaufen. Bei persönlichen Verkaufsanstrengungen geht die Privatsphäre der Erkundungsarbeiten auf der einen oder anderen Stufe verloren.
(c) Sofortige Antwort:
Beim persönlichen Verkauf muss der Komfort sowohl des potenziellen Käufers als auch des Vertriebsmitarbeiters synchronisiert werden. Bei elektronischen Kontakten ist dies überhaupt kein Thema; An 365 Tagen ist die Interaktion 24 Stunden am Tag möglich. Die interaktive Website hilft dem Kunden bei der Bestimmung, welche Details erforderlich sind, und stellt die Produktdetails in der Reihenfolge und der Geschwindigkeit zur Verfügung, die vom Kunden reguliert werden.
Es ist also effektiver als der persönliche Verkauf, insbesondere wenn die Interaktion zwischen dem Käufer und dem Verkäufer eine wichtige Rolle bei der Verkaufsbemühung spielt. Im Falle von Finanzprodukten suchen seriöse Anleger nach Details zu Produkt und Unternehmensprofil, und eine häufigere Interaktion erfüllt die Informationsbedürfnisse. Dies hilft viel bei der Umwandlung einer Anfrage in einen Verkauf.
(d) wirtschaftlicher Werbeträger:
Das Web ist ein wirtschaftlicher Werbeträger. Eine gute Website kostet nur einen Bruchteil eines anderen beliebten Werbemittels. Es ist effektiver, um die Aufmerksamkeit der potenziellen Kunden auf sich zu ziehen.
Die Industrial Development Bank of India (IDBI) schickte mehr als 50.000 E-Mail-Nachrichten mit einem Preis von Rs. 6 lac, um Antwort für seine Rs zu erbitten. 1000 Crore-Anleihe.
Die Antwort war vernachlässigbar. Stattdessen wird die Website für die Ausgabe kosten. 50.000 generierten 10.000 bis 15.000 Hits pro Woche. Eine elektronische Kiosk-Hardware würde irgendwo in der Nähe von Rs 2-Lacks kosten, und eine gute Software kostet zwischen Rs 4 bis 6 Lacks. Die Wartungskosten sind auch im Vergleich zu anderen Werbemitteln mit ähnlichem Expositionspotenzial sehr niedrig.
(e) globale Reichweite:
Vielleicht ist einer der Hauptgründe für die zunehmende Beliebtheit von Web als Werbemedium die Tatsache, dass es eine sehr große geografische Abdeckung bietet. Fast drei Viertel der 40 Millionen Internetnutzer stammen aus den USA und Europa. Kein anderes Werbemedium bietet eine derart große geografische Reichweite zu so niedrigen Kosten. Deshalb werden die Inhalte von Websites global ausgerichtet.
(f) messbar:
Die Auswirkungen elektronischer Kontakte sind in Bezug auf Anzahl und Tiefe der Risikopositionen gegenüber potenziellen Kunden viel messbarer als jede andere Form von Werbung. Das Feedback zur Wirksamkeit einer Website ist schnell.
Die zu diesem Zweck verwendeten Softwarepakete erfassen nicht nur die Anzahl der Besuche auf der Website, sondern enthalten auch Informationen über die Schwere des Besuchs, Abschnitte der Website, die die Aufmerksamkeit der Benutzer der Einrichtung am meisten erregt haben.
Sie analysieren alle diese Informationen fast in Echtzeit. Diese Softwarepakete enthalten auch die erforderlichen Informationen zur Überprüfung des Designs und anderer Faktoren. Darüber hinaus können Änderungen in der Benutzeroberfläche der Anlage sehr schnell vorgenommen werden. Sie minimiert daher die Zeitspanne zwischen der Entscheidung zur Änderung und der Durchführung der Änderung.
Die Auswirkungen der IT auf den Kundenkontakt können selbst bei nichtelektronischen Kommunikationsmedien mit den Kunden gravierend sein. Es gibt keinen Mangel an Erfolgsgeschichten bezüglich der verbesserten Antwortrate von selektivem Direktmailing, wenn sie von geeigneter Software unterstützt werden.
Eine solche Software würde das Produktprofil analysieren und mit dem Bedarfsprofil des Kunden abgleichen, um festzustellen, ob es sich lohnt, einen Mailer für das Produkt an einen potenziellen Kunden zu senden. Die IT kann erheblich dazu beitragen, die Kosten für den Versand von Mailern an potenzielle Kunden zu senken.
Das Gold-Mine-System verfolgt den Bekanntheitsgrad von Software, die zur Verbesserung der Antwortrate von Mailing-Mails beiträgt, und verfolgt die Mailer und überwacht die Ergebnisse von Marketingkampagnen. Es hilft den Benutzern, ein Targeting durchzuführen, das die Mailer erhalten soll, und eine Einladung zu Firmenseminaren zu erhalten.
Es hilft auch bei der Korrespondenz mit potenziellen Kunden und bei der Beantwortung der üblichen Anfragen. Darüber hinaus kann die IT die Effektivität von Werbemaßnahmen durch die Generierung und Analyse von Informationen wie saisonale Rabattangebote, Geschenkangebote, Sonderausstellungen, Wettbewerbe und Wettbewerbe usw. drastisch steigern. Die Auswirkungen solcher Werbemaßnahmen können weitaus messbarer sein als ist ohne eine ordnungsgemäße IT-Infrastruktur möglich.
Die letzte, aber nicht die geringste IT-Verkaufsförderungstechnik hilft normalerweise beim Direktvertrieb. Der Direktverkauf ist günstiger, da er nur die potenziellen Käufer anspricht. Diese Werbemöglichkeiten sind in Situationen hilfreich, in denen die Kunden vor dem Kauf mehr Details über die Produkte erfahren möchten.
Verkaufsinformationen:
Sobald der Kontakt mit dem potenziellen Kunden mit oder ohne IT-Hilfe hergestellt wurde, müssen die Informationen bezüglich der Marketingaktivitäten fließen, um den Kontakt in einen Mehrwert für Umsatz und Kundenzufriedenheit umzuwandeln.
Dieser Prozess kann durch eine effektive IT-Infrastruktur weitgehend unterstützt werden. Ein Vertriebsinformationssystem bietet im Allgemeinen Informationen zu drei grundlegenden Aktivitäten in einer Vertriebsabteilung, nämlich Vertriebsunterstützung, Verkaufsanalyse und Kundenanalyse.
Vertriebsunterstützung:
Die Verkaufsunterstützung würde Informationen über die Lead-Generierung für potenzielle Kunden, die Auftragsverfolgung und -nachverfolgung sowie die Auftragsabwicklung umfassen. Diese Aktivitäten sind für die Umsatzgenerierung von entscheidender Bedeutung, und jedes Nachlassen aufgrund von Kommunikationslücken zwischen dem Kunden und der Verkaufsabteilung kann zu Verkaufsverlusten führen.
Die modernen Vertriebsunterstützungssysteme helfen dem Verkaufspersonal, den informierten Kontakt mit dem Kunden aufrechtzuerhalten und den Kaufprozess durch den Kunden zu beschleunigen, bevor er den Verkaufsanreizen der Konkurrenzprodukte auffällt.
Diese Informationssysteme helfen auch dabei, den regelmäßigen Kontakt mit der Vertriebsunterstützungsinfrastruktur des Unternehmens aufrechtzuerhalten und Informationen über den Servicegrad der Infrastruktur zu generieren.
Das Sales Support Information System fungiert somit als Bindeglied zwischen dem Kunden und der Customer Support Infrastruktur. Sie informiert beide Parteien über den Fortschritt der verschiedenen Phasen des Kaufprozesses.
Verkaufsanalyse:
Die Verkaufsanalyse konzentriert sich im Allgemeinen auf zwei grundlegende Elemente, nämlich das Produkt- und Verkaufsgebiet. Die Verkaufsanalyse erfordert Informationen zu diesen Elementen. Tatsächlich ist der Datensatz der Verkaufsvorgänge eine wichtige Informationsquelle zu diesen Elementen.
IT kann eine große Hilfe sein, um die Informationen mit diesen unterschiedlichen Ausrichtungen zu verwenden. Die Überwachung der Trends in Bezug auf Produktrentabilität, -nachfrage und -lebenszyklus ist bei geeigneter IT-Infrastruktur sehr bequem. Die Identifizierung von sich schnell bewegenden und sich langsam bewegenden Gegenständen ist mit einem automatisierten Bestandskontrollsystem einfacher.
Fast dieselbe Datenbank kann auch hilfreich sein, um Trends bei den Kaufgewohnheiten verschiedener Kunden zu ermitteln. Die vertriebs- und gebietsbezogene Analyse ist eine große Hilfe bei der Ermittlung der Stärken und Schwächen der Marketingbemühungen sowie der Besonderheiten geografischer Unterschiede. Die meisten Informationen, die für die Verkaufsanalyse erforderlich sind, sind intern, und ein Marketingmanager kann diese Informationen von der IT-Infrastruktur abrufen.
Kundenanalyse:
Da immer mehr Verkäufer eine begrenzte Anzahl von Käufern verfolgen, hat die Kundenanalyse neue Dimensionen angenommen. Es hat sich inzwischen von der Analyse der allgemeinen Kaufgewohnheiten zur Aufmerksamkeitsanalyse und Anpassung der Produkte und Dienstleistungen entwickelt. Dies hilft, Kunden zu binden, indem die Wahrscheinlichkeit minimiert wird, dass Kunden andere Quellen suchen, um seine Bedürfnisse zu erfüllen.
Die Rolle der getrennten Analyse bei kleinen und großen Käufern kann nicht übersehen werden. Die Kundenanalyse erfordert sowohl interne als auch externe Informationen. Der Umfang der internen Informationen in einer solchen Analyse ist sehr hoch, und eine geeignete IT-Infrastruktur kann einem Manager nur ermöglichen, solche Informationen zu organisieren und zu analysieren.
Marktforschung:
Marktforschung befasst sich in erster Linie mit der Ermittlung der Marktgröße für jedes der Produkte, an denen das Unternehmen interessiert ist, und eine genaue Beobachtung der Stärken, Schwächen und Strategien der Wettbewerber auf dem Markt.
Die Marktforschung erfordert eine Vielzahl von Informationen sowohl aus internen als auch aus externen Quellen. Die Venture-Analyse erfordert Marktinformationen und Analysewerkzeuge wie Wahrscheinlichkeitstheorie, Entscheidungstheorie und mathematische Modellierung. Die IT-Infrastruktur kann effektiv zum Sammeln der erforderlichen Informationen sowie zum Einsatz von Analysewerkzeugen verwendet werden.
Tatsächlich ist eine regelmäßige Marktüberwachung heute mit einem riesigen und geografisch verstreuten Markt nur mit Hilfe der IT möglich. Einer der Top-Marketing-Manager gab zu, überrascht zu sein, dass die meisten Vertriebsmitarbeiter des Unternehmens bestimmte Bewegungen der Konkurrenten wussten, aber die Informationen konnten die Top-Marketing-Manager nicht erreichen, nur weil 'alle dachten, dass alle anderen davon wissen es.' Ein einfaches Element der IT-Infrastruktur wie E-Mail oder Intranet hätte diese Informationslücke vermeiden können.
Umsatzprognosen:
Die Umsatzprognose ist die grundlegende Informationseingabe für eine effektive Geschäftsplanung. Verkaufsförderungsstrategien, Finanzbedarf, Produktionspläne, Auftragsgröße usw. hängen stark von der Verkaufsprognose ab.
Die Umsatzprognosen sind für unterschiedliche Planperioden erforderlich. Ein Manager benötigt wöchentliche, monatliche, vierteljährliche und jährliche Umsatzprognosen. Mittel- bis langfristige Umsatzprognosen sind auch für die strategische Planung des Unternehmens erforderlich.
In der Vergangenheit wurden die Umsatzprognosen durch Analyse der Umsatzentwicklung über einen bestimmten Zeitraum erstellt. Die Dynamik des neuen Marktumfelds hält jedoch die bisherige Umsatzentwicklung für diesen Zweck für unzureichend.
In vielen Fällen bieten die Analyse neuronaler Netze und die Verwendung der Fuzzy-Logik eine zuverlässigere Prognose als die herkömmliche Zeitreihenanalyse. Die Verwendung solcher fortschrittlicher Techniken zur Umsatzprognose erfordert die Verfügbarkeit einer geeigneten IT-Infrastruktur.
Produktentwicklung:
Die Produktdifferenzierung wird zum Schlüsselelement in den Marketingstrategien moderner Unternehmen. Die Marktforschung, Verkaufsanalysen und andere verwandte Informationen können verwendet werden, um die charakteristischen Merkmale des Produkts zu verstehen, die für die potenziellen Kunden attraktiver sind. Die Entwicklung neuer Produkte sollte eine regelmäßige Tätigkeit eines dynamischen Unternehmens sein.
Mit der Verfügbarkeit von Software für Design, Simulation und Prototyping ist es jetzt viel einfacher, neue Produkte zu entwickeln und das Produkt von anderen Wettbewerbsprodukten zu unterscheiden. Tatsächlich ist die Informationstechnologie selbst sehr nützlich, um strategische Wettbewerbsbarrieren auf dem Markt aufzubauen.
Die heutige IT-Infrastruktur bietet Informationen zum Risikoprofil, Kostenstrukturen, Umsatzschätzungen, Produktlebenszyklen usw. der vorgeschlagenen Produkte. Dies ermöglicht es dem Marketingmanager, eine fundierte Entscheidung hinsichtlich der Produktdifferenzierung und Markteinführung neuer Produkte zu treffen.
Preisinformationen:
Die Preisgestaltung ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die ein Marketingmanager trifft. Der Prozess der Preisentscheidung ist sehr komplex, da eine große Anzahl von Abteilungen in den Entscheidungsprozess einbezogen wird.
Diese Entscheidung wird von vielen internen und externen Faktoren beeinflusst und erfordert daher Angaben zu den Kosten, der Preisstruktur der Wettbewerber, dem Preis der Konkurrenzprodukte und der allgemeinen Preispolitik des Unternehmens. Mit Hilfe der IT-Infrastruktur können alle Informationen gesammelt, analysiert und ausgetauscht werden.
Informationen zur Haushaltskontrolle:
Es muss unbedingt sichergestellt werden, dass die Ausgaben für die Generierung und Unterstützung des Verkaufs innerhalb des geplanten Niveaus bleiben. Da die Margen in den meisten Branchen schrumpfen, wird die Kosten- oder Kostenkontrolle in der Marketingabteilung für den Erfolg jedes Unternehmens entscheidend sein. Da jede Marktbemühung spürbare Vorteile für die Erreichung der Marketingziele mit sich bringt, sind die Marketingkosten wahrscheinlich höher als geplant.
Die IT kann zur Überwachung dieser Kosten und zur Kontrolle der Kosten verwendet werden, indem regelmäßig Informationen über die budgetierten und tatsächlichen Ausgaben gemeldet werden. Dies würde Informationen über die tatsächlichen Ausgaben und Budgets erfordern, die flexibel sind, da der tatsächliche Umsatz möglicherweise weit vom geplanten Umsatz entfernt ist.
Die IT-Infrastruktur kann bei der haushaltsmäßigen Kontrolle der Marketingkosten eine große Hilfe sein und das Risiko einer übermäßigen Begeisterung des Marketingpersonals reduzieren.
Daher benötigen Marketingmanager große Informationsmengen und Datenanalyse-Tools. Moderne IT-Infrastrukturen müssen für die Informationsbedürfnisse der Marketingmanager gerüstet sein, damit das Unternehmen den drohenden Wettbewerb überleben kann, der den Führungskräften dieser Führungskräfte immer im Wege steht.
2. Finanzfunktion und Informationsbedarf:
Finanzen ist die Lebenslinie eines jeden Unternehmens. Die Rolle des Finanzmanagers hat sich in den letzten zwei Jahrzehnten grundlegend verändert. Die traditionelle Rolle eines Finanzmanagers umfasste Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Erstellung von Finanzberichten bezüglich der Leistung des Unternehmens und seiner finanziellen Lage sowie der Aufstockung der Mittel, um die Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen.
Infolgedessen wurden Buchhalter als am besten für die Tätigkeit des Finanzmanagers geeignet angesehen. Der heutige Finanzmanager befasst sich jedoch mit dem Gesamtbetrag des mit dem Unternehmen eingesetzten Kapitals, der Mittelzuweisung für verschiedene Tätigkeiten und der Messung des Ergebnisses dieser Tätigkeiten im Hinblick auf die gemeinsamen Ziele des Unternehmens.
Dazu gehören die Investitionsentscheidung, die Finanzierungsentscheidung, die Dividendenentscheidung, das Portfoliomanagement, das Asset Management usw. Darüber hinaus ist das Finanzmanagement dafür verantwortlich, eine ordnungsgemäße Buchführung über die Leistung verschiedener Komponenten des Unternehmens für die Zwecke der Berichterstattung an verschiedene Benutzer von zu führen die Buchhaltungsinformationen.
Somit übernimmt der Finanzmanager Funktionen, die zu Liquidität, Rentabilität und ordnungsgemäßer Verwaltung von Vermögenswerten führen. Die Aktivitäten eines Finanzmanagers fallen daher in folgende Hauptbereiche:
ich. Hauptbuchhaltung,
ii. Finanzplanung und Budgetierung,
iii. Vermögens- und Haftungsmanagement,
iv. Rentabilitätsanalyse,
v. Cash- und Fundflow-Management
vi. Bewertung der Mittel und Investitionen
vii. Kostenanalyse,
viii. Verantwortlichkeits- und Rentabilitätsbericht.
Die Informationsanforderungen eines Finanzmanagers in Bezug auf jeden der oben genannten Tätigkeitsbereiche werden in den folgenden Abschnitten erörtert.
Informationen zur Hauptbuchhaltung:
Der erste Einsatz von IT in Finanzabteilungen begann und beginnt mit der Automatisierung der Hauptbuchhaltung. IT-Infrastrukturen sind in gut geführten Unternehmen in Bezug auf die Automatisierung der Rechnungsstellung, Debitorenbuchhaltung, Bestandsbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und andere damit zusammenhängende Vorgänge recht ausgereift.
Die zunehmende Nutzung der IT-Infrastruktur für diese Aktivitäten hat nicht nur die Genauigkeit verbessert, sondern auch die Verfügbarkeit aktueller Informationen, die zu einer höheren Zuverlässigkeit und besseren Einhaltung der gesetzlichen und sonstigen Berichtspflichten des Finanzmanagers führen.
Ein weiterer wesentlicher Vorteil des Einsatzes von IT in der Hauptbuchhaltung ist die Reduzierung der Personalkosten und des Speicherplatzes für Buchhaltungsinformationen. Es hat auch einen einfachen Zugriff auf große Mengen an Buchhaltungsinformationen für die weitere Analyse der finanziellen Entscheidungen sichergestellt.
Moderne Softwarepakete für die Finanzbuchhaltung bieten neben den Hauptbuchberichten des Typs "Vanilla", wie etwa Kontoauszug, Debitorenbuchhaltung, Spesenabrechnungen und Budgetabweichungen, Berichte über die Analyse der Finanzkennzahlen, der Haushaltskontrolle, des Kreditmanagements, der Altersanalyse der Schuldner usw. Berichte, Vermögensaufstellung und -veräußerung usw.
Finanzplanung und Budgetierung:
Die Zuweisung von Geldern an verschiedene Aktivitäten im Unternehmen ist eine der Hauptfunktionen eines Finanzmanagers. Budgets als Finanzpläne beinhalten die Vorhersage des Ergebnisses verschiedener Geschäftsstrategien und das Vorhersagen der Änderungen der Marktkräfte, die die Leistung des Unternehmens beeinflussen. Diese Vorhersagen basieren auf Annahmen über die Zukunft. Die Ergebnisse der Aktivitäten müssen interaktiv untersucht werden, damit eine Korrekturmaßnahme ohne Zeitverlust erfolgen kann.
Eine sofortige Korrekturmaßnahme kann dazu beitragen, den möglichen Schaden für das Interesse des Unternehmens zu mindern, wenn die Vorhersagen aufgrund unrealistischer Annahmen oder eines fehlerhaften Algorithmus des Vorhersagemodells fehlschlagen.
Die Nutzung der IT-Infrastruktur hat es ermöglicht, flexible Echtzeit-Budgets zu entwickeln und die Ergebnisse von Aktivitäten zu untersuchen, damit der Finanzmanager schnellere und fundiertere Entscheidungen treffen kann.
Moderne IT-Infrastrukturen können einem Finanzmanager auch dabei helfen, bei der Budgetplanung und der Budgetkontrolle komplexere Modelle zur Budgetanalyse einzusetzen. Diese Modelle berücksichtigen nicht nur die quantifizierbaren Faktoren, sondern berücksichtigen auch die Beurteilungsfaktoren unter Verwendung von Fuzzy-Logic- und Knowledge-Engineering-Techniken.
Informationen zu den Aktivitäten im Unternehmen können mit Hilfe der Software des intelligenten Agenten einer ständigen Untersuchung unterzogen werden, sodass Ausnahmen automatisch und fehlerfrei gemeldet werden.
Vermögens- und Haftungsmanagement:
Die Rentabilität wird durch die Nutzung der Ressourcen eines Unternehmens bestimmt. Das Asset Management gehört somit zu den Kernaufgaben eines Finanzmanagers. Die IT-Infrastruktur kann einem Finanzmanager Informationen zur Verwaltung von Vermögenswerten und zur regelmäßigen Überwachung ihrer Nutzung bereitstellen.
Die überflüssigen Vermögenswerte können verworfen, entsorgt oder neu positioniert werden, um sicherzustellen, dass sie einen Wert zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Die IT-Infrastruktur kann dazu verwendet werden, Assets mit niedrigen Auslastungsfaktoren zu identifizieren und die erforderlichen Informationen zu generieren, um Vorschläge für die Einstellung von Assets bei Bedarf zu prüfen oder Möglichkeiten für die Vergabe von Unteraufträgen zu prüfen.
Da für solche Entscheidungen viele Informationen erforderlich sind, haben sie in der Regel keine Priorität, da keine geeignete IT-Infrastruktur vorhanden ist. Ebenso kann der Finanzmanager die Verbindlichkeiten des Unternehmens effektiv verwalten, wenn die erforderlichen Informationen regelmäßig verfügbar sind
Rentabilitätsanalyse:
Die Rentabilitätsanalyse ist eine wichtige Tätigkeit in der Finanzabteilung. Bei dem sich schnell ändernden Marktszenario ist es notwendig, die Rentabilitätskurve konstant zu überwachen und die Geschäftsprozesse entsprechend neu auszurichten. Diese Rentabilitätsanalyse bildet nicht nur die Grundlage des Plans für die Mittelzuweisung für verschiedene Aktivitäten, sondern leitet den Finanzmanager auch bei Entscheidungen wie 'Weiter oder Ende' und Preisgestaltung an.
Die IT hilft dem Finanzmanager, den Produktlebenszyklus im Auge zu behalten und Entscheidungen zum Produktmix zu treffen. Eine moderne IT-Infrastruktur versorgt einen Finanzmanager mit den für die Rentabilitätsanalyse erforderlichen Informationen sowie mit modernen Analysewerkzeugen.
Die Vorteile der Verwendung einer IT-Infrastruktur für die Rentabilitätsanalyse sind am größten, wenn das Unternehmen über eine große Anzahl von Produkten und Dienstleistungen verfügt oder über eine große Anzahl von Profit-Centern verfügt.
In solchen Fällen wird das Informationsvolumen zu groß und zerstreut, um es ohne IT-Infrastruktur analysieren zu können. Diversifizierte Unternehmen mit einer großen Anzahl von Niederlassungen oder Vertriebsbüros finden daher die IT-Infrastruktur für die Rentabilitätsanalyse sehr nützlich.
Eine Bank von angemessener Größe würde beispielsweise nicht verstehen, wie sie die Rentabilitätsanalyse ohne eine geeignete IT-Infrastruktur durchführt.
Cash- und Finanzfluss-Management:
Die Verwaltung der Zahlungsmittel und des Mittelflusses war schon immer ein Anliegen der Finanzmanager. Auch wenn dies ein gut erforschter Bereich im Finanzmanagement ist, ist das Missmanagement von Bargeld in Unternehmen ein wiederkehrendes Phänomen.
Für ein effektives Cash- und Fondsmanagement sind Informationen über die Nachfrage und die voraussichtliche Verfügbarkeit liquider Ressourcen aus betrieblichen Tätigkeiten, Investitionsentscheidungen und Finanzierungsentscheidungen unerlässlich.
Da die Informationen über die wahrscheinliche Nachfrage und Verfügbarkeit von Zahlungsmitteln und Geldmitteln aus operativen Tätigkeiten von der Dynamik der Marktkräfte und einer Vielzahl anderer Faktoren beeinflusst werden, wird es sehr schwierig, die Nachfrage und die Verfügbarkeit von Geldern für jeden Planungszeitraum genau zu schätzen.
Auch innerhalb des Planungszeitraums muss der Ressourcenabgleich wie bei Projektmanagement sichergestellt werden. Für die Entscheidungsfindung in Bezug auf das Cash- und Fundflow-Management ist eine Vielzahl von Informationen über Aktivitäten im Betriebszyklus erforderlich.
Es müssen fortschrittliche Techniken zur Modellierung des Cash-Managements eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass ausreichend Mittel vorhanden sind, um die Anforderungen zu erfüllen. Die IT-Infrastruktur kann nicht nur beim Abrufen solcher Informationen aus den Datenbanken hilfreich sein, sondern auch bei der Abschätzung des Bedarfs und der Verfügbarkeit von Geldern aus verschiedenen anderen Quellen.
Bei multinationalen Unternehmen besteht eine weitere Dimension, die dem Cash-Management hinzugefügt wurde, in der Verwaltung des Währungsportfolios. Die IT-Infrastruktur kann dabei helfen, die für solche Entscheidungen erforderlichen Informationen mithilfe komplexerer Schätz- und Prognosemodelle zu generieren.
Bewertung von Fonds und Investitionen:
Die Investitionsentscheidung bezieht sich auf die Auswahl der Vermögenswerte, in die Fonds investiert werden sollen. Dies würde die Bewertung alternativer Vorschläge, die Auswahl finanziell realisierbarer Vorschläge und die Festlegung der Prioritäten der Investitionen in verschiedene Tätigkeiten umfassen.
Kapitalkosten oder Kapital sind das grundlegende Element der Auswahlkriterien. Die Informationen, die für die Bewertung von Vorschlägen erforderlich sind, werden immer wahrscheinlicher und die Schätzung wird immer komplexer, wenn wir neue Weiden und ungeschlagene Wege in der Wirtschaft betreten.
Der Verdrängungswettbewerb hält den Finanzmanager von Projekten fern, die deterministischere Informationen über die Kosten und den Cashflow des Projekts haben.
Die IT-Infrastruktur kann bei der Verwendung komplexerer Modelle zur Abschätzung der Kosten und des Cashflows sowie zur Messung von Risiko-Rendite-Verhältnissen für verschiedene Projekte hilfreich sein. Die Verwendung unterschiedlicher Profitabilitätsmodelle ist mit Hilfe einer geeigneten IT-Infrastruktur möglich.
Tatsächlich findet bei kleineren Investitionsvorschlägen kaum eine ernsthafte Bewertung statt, wenn keine geeignete IT-Infrastruktur vorhanden ist.
Mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz ist es jetzt möglich, jeden Investitionsvorschlag fast automatisch schnell und genau zu bewerten. Dies fördert die Einführung einer auf Null basierenden Budgetierung, eine Technik, die das Potenzial hat, unnötige Ausgaben für überflüssige Aktivitäten zu vermeiden.
Tatsächlich wurde die nullbasierte Budgetierung erst nach einer Verfügbarkeit der IT-Infrastruktur für die regelmäßige Bewertung jedes Investitionsvorschlags zu einer beliebten Methode.
Kostenanalyse:
Die Kostenanalyse ist eine wichtige Aktivität, die ein Finanzmanager regelmäßig vornimmt, um die Kosten und den Wert des Inventars zu kontrollieren. Die Kosteninformationen werden auch als wichtige Informationen für die Preisfindung verwendet. Da die Kosteninformationen fast auf Echtzeitbasis benötigt werden, haben die manuellen Informationssysteme für die Kostenanalyse keinen großen Wert für die geschäftlichen Entscheidungen.
Eine moderne IT-Infrastruktur bietet aktuelle Kosteninformationen und Tools zur Untersuchung des Verhaltens verschiedener Kostenelemente. Dadurch kann der Finanzmanager schnellere Entscheidungen treffen und die Kosten effektiv kontrollieren. Mit einer geeigneten IT-Infrastruktur können detailliertere Informationen zu den Kosten generiert werden.
Dadurch können Manager auch kleinere Kostenelemente effizienter steuern. Durch die automatische Erstellung von Berichten zu Kostenabweichungen können Manager mehr Einblick in die sich ändernden Geschäftssituationen erhalten und schnellere Korrekturmaßnahmen ergreifen. Es bietet Anhaltspunkte zur Ermittlung von Möglichkeiten zur Kostensenkung und verbessert die Wirtschaftlichkeit
Verantwortlichkeits- und Rentabilitätsberichterstattung:
Die Verantwortlichkeitsrechnung umfasst die Festlegung von kurzfristigen Aktivitätszielen als Leistungsstandards für verschiedene Organisationseinheiten, die als Verantwortungszentren bezeichnet werden. Hierbei handelt es sich um ein Kontrollverfahren, bei dem die tatsächliche Leistung anhand der Standards überwacht wird, die steuerbaren und unkontrollierbaren Kosten und Ertragsfaktoren ermittelt und die Leistung jedes Verantwortungszentrums im Hinblick auf die so erzeugten Informationen gemessen wird.
Die Verantwortlichkeitsrechnung verwendet ein flexibles Budgetierungskonzept zur Messung der Leistung verschiedener Einheiten der Organisation. Nach der Verfügbarkeit einer IT-Infrastruktur für die Aufrechterhaltung detaillierter Informationen zu Zwecken und zur Analyse der Abweichungen, um Abweichungen von den für die ordnungsgemäße Kontrolle erforderlichen Plänen zu begründen, hat es an Popularität gewonnen. Die IT-Infrastruktur kann eine Plattform für eine effektive Verantwortlichkeitsrechnung und ein Bericht über die Rentabilität jeder Organisationseinheit bieten.
Der Informationsbedarf der Finanzfunktion kann mit Hilfe von Abb. 3.2 dargestellt werden.
Es sei darauf hingewiesen, dass das manuelle Buchhaltungs- und Berichtswesen auch Informationen für die finanzielle Entscheidungsfindung generierte. Was die IT getan hat, ist, dass sie den Rahmen für Analyse und Berichterstattung verändert hat.
Es hat auch bestimmte ausgefeilte Techniken zur Analyse von Informationen verwendet, die auch für vergleichsweise kleinere Organisationseinheiten geeignet sind.
Das Berichts-Framework hat sich von periodischen Anweisungen in vordefinierten Formaten zu interaktiven Berichten im gewünschten Format geändert. Die Finanzinformationen sind auf dem neuesten Stand und ihre Verfügbarkeit ist automatisch.
Der Berichterstattungsansatz ist proaktiv in dem Sinne, dass die vordefinierten Informationsbedürfnisse ohne periodische Anforderungen des Benutzers erfüllt werden. Die IT verbindet die verschiedenen Buchhaltungssysteme zu einem integrierten Ganzen und reduziert so die Redundanz der gespeicherten Informationen.
Der Einsatz von IT im Finanzmanagement sollte auch dazu beitragen, die Konsistenz der Daten auf verschiedenen Ebenen der Organisation sicherzustellen, so dass die Aggregation der Werte aller Abteilungen mit dem von der Division angegebenen Wert und die aggregierten Werte der Divisionen mit den konsolidierten Werten des operativen Unternehmens übereinstimmen für verschiedene finanzielle Faktoren. Abbildung 3.3 zeigt die Notwendigkeit einer solchen Datenkonsistenz.
3. Produktionsfunktion und Informationsbedarf:
Produktionsfunktion oder Management ist ein Prozess der Verwaltung der Fertigungsressourcen und ihrer effizienten Nutzung, um den Bedürfnissen der Kunden gerecht zu werden. Traditionell wurden drei Fertigungsressourcen im Herstellungsprozess als wichtig erachtet, nämlich Männer, Materialien und Maschinen (allgemein als die drei Ms bekannt).
Mit der zunehmenden Technologieintensität von Produkten und der Beliebtheit flexibler Fertigungsprozesse wird Technologie jetzt als separate Ressource betrachtet. Das Produktionsmanagement konzentriert sich daher auf die Beschaffung, Nutzung und Wartung dieser Ressourcen.
Im Großen und Ganzen führt ein Produktionsmanager zwei grundlegende Funktionen aus:
ich. Materialwirtschaft
ii. Produktionsplanung und -steuerung
Materialwirtschaft:
Die Materialverwaltung umfasst Tätigkeiten wie Materialplanung, Materialbedarfsermittlung, Bestandsführung, Einkauf, Produktionsplanung, Zuordnung, Materialverteilung usw.
Ein Produktionsleiter benötigt Informationen zur Prognose des Materialbedarfs, zur Lieferantenentwicklung und zur Materialbeschaffung sowie zur Bestandsführung.
Alle diese Funktionen haben sich im letzten Jahrzehnt erheblich verändert. Durch den wachsenden Wettbewerb und den schnellen Wandel der Technologien ist die Materialwirtschaft anspruchsvoller als je zuvor. Auch bei den traditionellen Produktlinien gibt es in der Materialwirtschaft viel Raum für Innovationen.
Der grundlegende Ansatz zur Beschaffung hat sich geändert. Für Produktionsmitarbeiter ist der Kontakt mit den Lieferanten in Echtzeit ein kritischer Schritt in der Materialbeschaffung. Die Lieferantenentwicklung gilt als wesentliche Verantwortung für eine bessere Beschaffung.
Die Minimierung der Lagerbestände ist kritisch geworden, da die Veralterungsrate sehr hoch ist. Die IT-Infrastruktur kann bei all diesen Aktivitäten des Materialmanagements helfen. Moderne IT-Infrastruktur bietet direkten Kontakt zu Anbietern über Computernetzwerke.
The 'just in time' inventory management technique can be used to minimise inventory levels only under conditions of highly connected procurement environment that is provided by IT infrastructure.
Produktionsplanung und -steuerung:
Once the availability of necessary materials has been ensured, the next step in the production process would be production planning and control. The production planning focuses on scheduling of production so that the movement of all resources needed for production can take place as per the plan. The production control focuses on the product design, manufacturing process control and quality assurance.
The emerging market environment is posing multiplicity of challenges before the production managers. On the one hand, there is a pressure to reduce costs by reduction in inventory levels, substitution of raw materials, increasing productivity of man and machine.
On the other hand, there is a pressure to improve performance in terms of quality of product, customisation by offering greater variety in the product, shorten delivery time, etc. Information technology can play an important role in meeting the challenge of these pressures.
Computer Aided Designing (CAD) and Process Control Systems help the production manager in the production process, while the production information systems help him take decisions regarding production scheduling and plan procurement and movement of different production resources. With the application of artificial intelligence in manufacturing, some of the major elements of the challenge can be successfully met.
The basic advantages that IT has to offer to the production management are flexibility, control and customisation. These advantages occur due to free flow of information to and from the production process to all other organisational units assisting the production planning and manufacturing process.
The quicker flow of information not only helps in reducing the wastage, a common cause for high costs, but also adds flexibility to the production activity. These together help the organisation cater to the specific needs of the customer and target niche markets that may not be tapped by other market rivals. With help of proper IT infrastructure, it becomes feasible to take a broader view of production management and create a more interactive environment for production management.
The MRP-II software solution offers links between sales orders and work orders, advises on issues such as when to place orders for purchases and how much to order in the light of the orders received, order cancelled, inventory of materials in different stages of production, purchase orders awaiting deliveries, etc., for each type of material required.
The work orders are tracked and production schedules are revised accordingly, in case any discrepancy is noticed in the planned and actual implementation of work orders. Such information system integrates production scheduling, procurement, inventory management, process control and other such activities with financial and marketing plans of the enterprise.
The information needs of the production function can, thus, be represented with the help of Fig 3.4 as given below.
4. Human Resources Management and Information Needs:
Human resources management plays a key role in the success of any business enterprise. The relevance of this function is increasing due to the increasing knowledge intensity of jobs in business enterprise.
There is no dearth of people looking for jobs in the market, but the shortage of right type of man power has been a serious handicap in the path to successful business.
The basic functions of a human resources manager are:
ich. Personaleinsatzplanung,
ii. Selection and recruitment,
iii. Training and development,
iv. Compensation and incentives planning,
v. Performance appraisal.
With the size of enterprises growing and the increased mobility of manpower, coupled with increasing legislation regarding protection of rights of employees, there is a growing problem of shortage of human resources. Information technology has an important role to play in each of the functions mentioned above.
The data bank with regard to the existing human resources, their strengths and limitations has become an important information input for decisions regarding the manpower planning. IT can also help an enterprise to keep a track of the right people in and outside the organisation.
Career and succession planning systems help managers in identifying the surplus manpower, suggest redeployment of persons or reorganisation of activities, identify the training needs of people in the light of succession plan.
Detaillierte Informationen über die Entschädigung der Arbeitskräfte zu halten, ist eine der häufigsten Aktivitäten, die konkrete Vorteile für die Rechtfertigung von Investitionen in die IT-Infrastruktur bieten. Der grundlegende Vorteil der IT in dieser Hinsicht ergibt sich aus der Analyse der Vergütungspakete für die verschiedenen Mitarbeiterkategorien und der Abschätzung der möglichen Auswirkungen einer Entscheidung auf die Gesamtrentabilität des Unternehmens.
Diese Informationen sind nicht nur bei Tarifverhandlungen hilfreich, sondern auch bei der Rationalisierung des Entschädigungspakets, um die Personalkosten zu minimieren und gleichzeitig das Motivationsniveau jedes einzelnen Mitarbeiters auf einem hohen Niveau zu halten. Dies hilft, die geeigneten Personen in der Organisation zu halten.
Eine neuere Anwendung der IT-Infrastruktur im Personalmanagement ist die Entwicklungstätigkeit. Mit Hilfe von Multimedia- und Simulationstechniken ist es jetzt für ein Unternehmen möglich, seine Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben auszubilden.
Durch die Einführung intelligenter Agenten in Softwarelösungen können Mitarbeiter die Geschäftsprozesse leicht verstehen, indem sie die Informationen analysieren, die in den Datenbanken des Unternehmens verfügbar sind.
Die Expertensysteme formalisieren, speichern und stellen die Wissensbasis des Unternehmens zur Verfügung und befähigen Neueinsteiger mit dem Wissensschatz, den die früheren Performer durch Erfahrung und Experimente erworben haben.
Die Leistungsbeurteilung ist jetzt detaillierter und basiert auf den gesamten Verantwortlichkeiten als nur auf der Grundlage ausgewählter, leicht quantifizierbarer Faktoren. Die Informationstechnologie hat die Leistungsbeurteilung regelmäßiger, systematischer und umfassender gemacht.
Moderne Tools zur Leistungsbeurteilung, die nur in der Managementliteratur ihren Platz gefunden haben, erfreuen sich bei Managern in vielen Organisationen immer größerer Beliebtheit. Dies ist vor allem aufgrund der zeitnahen Verfügbarkeit detaillierter Informationen zur Leistung jedes einzelnen Mitarbeiters und jeder Organisationseinheit möglich.
Die Hauptaktivitäten des Personalmanagements, die den Informationsbedarf bestimmen würden, sind in Abb. 3.5 dargestellt.
„Humanressourcen (HR) und Informationssysteme (IS) werden der Schlüssel für die Zukunft einer beschleunigten Organisation sein. Gleichzeitig sind die HR- und IS-Abteilungen, wie wir sie kennen, tot und begraben. Wie können beide Aussagen wahr sein? Um die von ihnen benötigten Dienste anbieten zu können, müssen sich die HR- und IS-Funktionen bis zur Unkenntlichkeit verändern. “
5. Informationsmanagement als Business Function:
Informationstechnologie wird jetzt als separate Geschäftsfunktion betrachtet. Es befasst sich mit der Planung, Entwicklung und Wartung einer IT-Infrastruktur, um den Informationsbedürfnissen einer Vielzahl von Benutzern innerhalb und außerhalb des Unternehmens gerecht zu werden.
Der Informationstechnologiemanager ist dafür verantwortlich, dass die benötigten Informationen entwickelt und für die Entscheidungsfindung in allen Unternehmensfunktionen zur Verfügung gestellt werden.
Im Einzelnen führt er folgende Aktivitäten aus:
ich. Ermittlung des Informationsbedarfs der Organisation
ii. Informationstechnologie-Tracking,
iii. Planung der IT-Infrastruktur
iv. Beschaffung geeigneter IT-Ressourcen,
v. Sicherstellung der ordnungsgemäßen Nutzung und Sicherheit der IT-Infrastruktur.
Der IT-Manager sollte die folgenden Merkmale der IT-Umgebung berücksichtigen:
(1) Informationen sind eine immaterielle Ressource und nur auf die Bedürfnisse bestimmter Unternehmen zugeschnitten. Da es kaum Möglichkeiten gibt, diese Ressource zu leihen oder an andere zur Bezahlung zu verkaufen, sind die Kosten für die Generierung von Informationen ein Sink-Preis. Nur ihre Nutzung kann die Informationsressource aufwerten.
(2) Die Informationen und ihre Technologie unterliegen einer hohen Veralterungsrate.
(3) Die Informationsbedürfnisse ändern sich schnell, und schnellere Lösungen sind durchaus lohnend.
(4) Informationen sind für Benutzer und ihre Erzeugung ist kein Selbstzweck.
Die Informationstechnologiefunktion entwickelt sich weiter und die Erfahrungen der Vergangenheit reichen nicht aus, um als Leitfaden für zukünftige Maßnahmen zu dienen. Experimentelles Lernen ist daher in dieser Funktion ganz natürlich.
Integration von Business Functions:
Die bloße Einrichtung einer IT-Infrastruktur ist kein Allheilmittel für die Probleme eines Geschäftsführers. Es ist notwendig, die IT-Infrastruktur zu nutzen, um eine Kultur zu entwickeln, die mehr Transparenz und den Informationsaustausch fördert. Die IT-Infrastruktur muss dabei helfen, die Geschäftsfunktionen zu integrieren, um die Einheitlichkeit der Organisationstätigkeiten zu erreichen.
Jede Aktivität muss auf die Erreichung der gemeinsamen Ziele ausgerichtet sein, die für die gesamte Organisation festgelegt sind. Die Informationssysteme werden somit immer multifunktionaler und die organisatorischen Grenzen verschiedener Geschäftsfunktionen werden zu Recht überschritten.
Die IT-Infrastruktur kann eine entscheidende Rolle dabei spielen, die Zykluszeit zu verkürzen, sich auf Kunden zu konzentrieren und einen nahtlosen Informationsfluss über verschiedene Geschäftsfunktionen hinweg zu gewährleisten, wodurch die Effizienz und Effektivität der Geschäftsleistung verbessert wird.
Zykluszeit reduzieren:
Die IT kann den Zeitaufwand für den Produktionszyklus, den Lagerumschlag, den Umsatzzyklus usw. reduzieren. Dies kann durch die Integration der Verarbeitung und Rationalisierung der Vorgänge erreicht werden.
Kundenorientierung:
Durch die Einrichtung eines regelmäßigen und nahtlosen Kommunikationsflusses mit den Kunden kann die IT-Infrastruktur dabei helfen, sich auf die Kundenbedürfnisse zu konzentrieren, und alle Funktionen können sich schnell an die sich ändernden Kundenwünsche anpassen. Kundenservice, Anpassung der Produkte, Neuausrichtung der Produktionsanlagen im Hinblick auf die Kundenbedürfnisse sind einige der Bereiche, in denen die IT greifbare und schnelle Ergebnisse liefern soll.
Nahtloser Informationsfluss über Funktionen hinweg:
Die IT-Infrastruktur muss so entwickelt werden, dass ein nahtloser Informationsfluss über alle Geschäftsfunktionen hinweg gewährleistet ist. Gleiche Wettbewerbsbedingungen für alle Manager in Bezug auf den Zugang zu Informationen sind ein wichtiger Schritt, um es dem Manager zu ermöglichen, die Gesamtansicht der Organisation als Ganzes zu betrachten, anstatt eine kurzsichtige Sicht auf die Geschäftsfunktionen zu nehmen.
Die Enterprise Resource Planning (ERP) -Systeme zielen auf eine solche Integration von Geschäftsfunktionen ab und bieten die Vorteile der Synergie verschiedener Funktionen zur Erreichung der Ziele der Organisation.
Die Informationsbedürfnisse der verschiedenen Geschäftsfunktionen unterscheiden sich in Art und Inhalt. Diese Bedürfnisse müssen unter Berücksichtigung der Tatsache berücksichtigt werden, dass sich diese Funktionen angesichts des sich ändernden Geschäftsszenarios ändern.
Es besteht die Notwendigkeit, die Informationsbedürfnisse der verschiedenen Unternehmensfunktionen in ein engmaschiges Informationsnetz zu integrieren, das reich an Inhalten ist und auf den Kunden ausgerichtet ist.
Die Versuche, integrierte Geschäftsinformationssysteme zu implementieren, die allgemein als Enterprise Resource Planning-Systeme bezeichnet werden, sind Schritte in die richtige Richtung. Es kann bemerkt werden, dass der häufigste und wichtigste Benutzer von Geschäftsinformationssystemen der Geschäftsleiter ist. Daher sollte sein Informationsbedarf im Mittelpunkt aller Geschäftsinformationssysteme stehen.
Der Informationsbedarf eines Unternehmens wird von den Geschäftsfunktionen bestimmt, die es ausführt. Diese Funktionen umfassen Marketing, Finanzen, Produktion und Personalmanagement. Diese Funktionen haben sich in den letzten Jahren aufgrund der veränderten Geschäftsdynamik stark verändert.
Daher müssen die Informationsbedürfnisse der verschiedenen Funktionen neu betrachtet werden. Es kann jedoch daran erinnert werden, dass diese Funktionen keine wasserdichten Abteile sind. Sie sind miteinander verbunden. Mit dem zunehmenden Fokus auf Kundenbedürfnisse und Kosteneffizienz im Geschäftsbetrieb werden integrierte Informationssysteme immer beliebter.
Die Diskussion über die Informationsbedürfnisse verschiedener Funktionen führt eindeutig dazu, dass die meisten Informationsbedürfnisse in erster Linie dazu dienen sollen, Managern zu helfen, ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Es ist der Geschäftsführer, der dafür verantwortlich ist, die Bemühungen des Unternehmens auf die Unternehmensziele auszurichten.
Die IT hat die Informationsbedürfnisse höherer Ordnung von Führungskräften lange ignoriert und sich hauptsächlich auf die betrieblichen Informationen konzentriert, die in Segmente unterteilt sind, die auf Geschäftsfunktionen basieren.
