Delegation: Definition, Merkmale, Elemente und Typen

Hier beschreiben wir die Bedeutung und Definition der Delegation, ihrer Merkmale, Elemente und Typen.

Delegierung ist ein administrativer Prozess, bei dem die Dinge von anderen erledigt werden, indem ihnen die Verantwortung übertragen wird. Alle wichtigen Entscheidungen werden vom Verwaltungsrat auf höchster Ebene getroffen. Die Ausführung wird dem Chief Executive übertragen. Der Chief Executive ordnet die Arbeit Abteilungsleitern zu, die in ihrem Besitz die Vollmacht ihren Untergebenen übertragen. Jeder Vorgesetzte delegiert die Autorität an Untergebene, um eine bestimmte Arbeit zu erledigen. Der Prozess geht zu der Ebene, auf der die eigentliche Arbeit ausgeführt wird. Die Person, die für eine bestimmte Arbeit verantwortlich gemacht wird, erhält die erforderliche Autorität, um dies zu erreichen.

Es gibt ein Limit, bis zu dem eine Person die Untergebenen beaufsichtigen kann. Wenn die Anzahl der Untergebenen darüber hinaus steigt, muss er seine Befugnisse an andere delegieren, die für ihn Aufsicht ausüben. Ein Manager wird nicht an der Arbeit beurteilt, die er tatsächlich alleine leistet, sondern an der Arbeit, die er durch andere erledigt. Er weist seinen Untergebenen Aufgaben und Befugnisse zu und sorgt für die Erreichung der gewünschten Organisationsziele.

Definitionen:

Allen:

Die Übertragung eines Teils oder einer Verantwortung und einer anderen Behörde und die Schaffung von Rechenschaftspflicht für die Leistung. “

OS Hiner:

"Die Delegation findet statt, wenn eine Person einer anderen Person das Recht einräumt, in ihrem Namen und in ihrem Namen zu arbeiten, und die zweite Person eine entsprechende Verpflichtung oder Verpflichtung übernimmt, um das zu tun, was von ihm verlangt wird."

Douglas C. Basil:

„Delegation bezieht sich auf die Fähigkeit eines Managers, seine Last mit anderen zu teilen. Es besteht darin, in bestimmten Bereichen Befugnisse oder Entscheidungsbefugnisse zu erteilen und Untergebene mit der Verantwortung für die Durchführung einer zugewiesenen Aufgabe zu belasten. “

Merkmale der Delegation:

Neigung ist die Zuweisung von Befugnissen an Untergebene in einem definierten Bereich und deren Verantwortlichkeit für die Ergebnisse.

Delegation hat folgende Eigenschaften:

1. Die Delegation findet statt, wenn ein Manager seinen Untergebenen einen Teil seiner Befugnisse erteilt.

2. Die Delegation erfolgt nur, wenn die Person, die die Autorität delegiert, diese Berechtigung selbst hat, dh ein Manager muss das besitzen, was er delegieren möchte.

3. Nur ein Teil der Befugnisse wird an Untergebene delegiert.

4. Eine Manager-Delegierungsbehörde kann sie reduzieren, verbessern oder zurücknehmen. Er übt auch nach der Delegation die volle Kontrolle über die Aktivitäten der Untergebenen aus.

5. Es wird nur die Behörde delegiert und nicht die Verantwortung. Ein Manager kann die Verantwortung nicht aufgeben, indem er Befugnisse an Untergebene delegiert.

Elemente der Delegation:

Die Delegation umfasst folgende drei Elemente:

1. Abtretung der Verantwortung:

Der erste Schritt bei der Delegierung ist die Zuweisung von Arbeit oder Pflicht an den Untergebenen, dh die Delegation von Befugnissen. Der Vorgesetzte bittet seinen Untergebenen, eine bestimmte Aufgabe in einem bestimmten Zeitraum auszuführen. Dies ist die Beschreibung der dem Untergebenen zugewiesenen Rolle. Aufgaben in Bezug auf die zu erledigenden Funktionen oder Aufgaben bilden die Grundlage des Delegierungsprozesses.

2. Erteilung der Behörde:

Die Erteilung von Befugnissen ist das zweite Element der Delegation. Der Delegator erteilt den Untergebenen die Berechtigung, damit die zugewiesene Aufgabe erfüllt wird. Die Delegation von Verantwortung mit Autorität ist bedeutungslos. Der Untergebene kann die Arbeit nur ausführen, wenn er über die zum Ausführen dieser Aufgabe erforderliche Berechtigung verfügt.

Die Autorität leitet sich aus der Verantwortung ab. Es ist die Befugnis, zu befehlen oder zu befehlen, die von einem Vorgesetzten delegiert wird, damit der Untergebene seine Verantwortung wahrnehmen kann. Der Vorgesetzte kann es übertragen, damit der Untergebene die ihm zugewiesene Arbeit ordnungsgemäß ausführen kann. Es sollte ein Gleichgewicht zwischen Autorität und Verantwortung geben. Der Vorgesetzte sollte ausreichende Befugnisse für die zugewiesene Arbeit übertragen.

3. Erstellung der Verantwortlichkeit:

Verantwortlichkeit ist die Verpflichtung eines Untergebenen, die ihm übertragenen Aufgaben zu erfüllen. Die Delegation verpflichtet den Untergebenen, die ihm vom Vorgesetzten übertragene Aufgabe zu erfüllen. Wenn eine Arbeit zugewiesen und eine Autorität delegiert wird, ist die Verantwortlichkeit das Nebenprodukt dieses Prozesses.

Die Autorität wird übertragen, so dass eine bestimmte Arbeit wie gewünscht ausgeführt wird. Dies bedeutet, dass der Delegator sicherstellen muss, dass die zugewiesenen Arbeiten abgeschlossen werden. Die Behörde fließt nach unten, während die Rechenschaftspflicht nach oben fließt. Der Abwärtsfluss von Befugnissen und der Aufwärtsfluss von Verantwortlichkeit müssen an jeder Position der Verwaltungshierarchie Parität aufweisen. Der Untergebene sollte nur einem Vorgesetzten zur Rechenschaft gezogen werden. Eine einheitliche Rechenschaftspflicht verbessert Arbeit und Disziplin.

Arten der Delegation:

Die Delegierung kann folgende Typen haben:

Allgemeine oder spezifische Delegation:

Wenn die Befugnis erteilt wird, allgemeine Führungsfunktionen wie Planung, Organisation, Leitung usw. auszuführen, nehmen die untergeordneten Manager diese Funktionen wahr und verfügen über die zur Erfüllung dieser Verantwortlichkeiten erforderliche Befugnis. Der Chief Executive übt die Gesamtkontrolle aus und leitet die Untergebenen von Zeit zu Zeit.

Die spezifische Delegation kann sich auf eine bestimmte Funktion oder eine zugewiesene Aufgabe beziehen. Die dem Produktionsleiter für die Ausführung dieser Funktion übertragene Befugnis ist eine bestimmte Delegation. Verschiedene Abteilungsleiter erhalten eine bestimmte Befugnis zur Erfüllung ihrer Abteilungsaufgaben.

Formelle oder informelle Delegation:

Die formale Delegierung von Befugnissen ist Teil der Organisationsstruktur. Wenn einer Person eine Aufgabe zugewiesen wird, erhält sie auch die erforderliche Berechtigung. Diese Art der Delegierung ist Teil des normalen Funktionierens der Organisation. Jede Person wird automatisch nach ihren Pflichten autorisiert. Wenn der Produktionsmanager die Befugnis erhält, die Produktion zu steigern, dann handelt es sich um eine formelle Delegation von Befugnissen. Die informelle Delegation entsteht nicht aufgrund einer Position, sondern aufgrund der Umstände. Eine Person kann eine bestimmte Aufgabe übernehmen, nicht weil sie ihr zugewiesen wurde, aber es ist notwendig, ihre normale Arbeit zu erledigen.

Laterale Delegation:

Wenn einer Person eine Berechtigung zum Ausführen einer Aufgabe übertragen wird, kann sie die Unterstützung einer Reihe von Personen benötigen. Es kann einige Zeit dauern, um formell Hilfe von diesen Personen zu erhalten. Er kann sich indirekt an die Personen wenden, um ihre Hilfe für die Aufnahme der Arbeit zu erhalten, indem sie die formelle Delegation verkürzt. Wenn die Behörde informell delegiert wird, wird sie als laterale Delegation bezeichnet.

Reservierte Behörde und Delegierte Behörde:

Ein Delegator darf nicht jede Autorität an die Untergebenen delegieren. Die Autorität, die er bei ihm behält, wird reservierte Autorität genannt, und die Autorität, die den Untergebenen zugewiesen wird, ist delegierte Autorität.

Voraussetzungen für die Delegation:

Jeder Vorgesetzte versucht, so viel Autorität wie möglich zu bewahren. Die Last der Arbeit oder der Umstände kann die Delegation nach unten zwingen. Wenn die Behörde nicht freiwillig delegiert wird, führt dies nicht zu den gewünschten Ergebnissen. Es ist wichtig, dass die zuständigen Behörden nach unten gehen, damit die Arbeit reibungslos und effizient verläuft. Der Delegierungsprozess ist nur abgeschlossen, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind.

Bereitschaft zu delegieren:

Die erste Voraussetzung für die Delegation ist die Bereitschaft des Vorgesetzten, sich von seiner Autorität zu trennen. Wenn der Vorgesetzte nicht psychologisch bereit ist, seine Autorität zu verlassen, ist die Delegation nicht wirksam. Wenn ein Vorgesetzter gezwungen ist, die Autorität ohne seinen Willen nach unten zu delegieren, wird er versuchen, Methoden zu entwickeln, um die Arbeit des Untergebenen zu beeinträchtigen. Er kann den Untergebenen so weit beschatten, dass jede Entscheidung mit Zustimmung des Vorgesetzten umgesetzt wird oder die Leistung mit seiner genauen Prüfung durch ihn hindurchgeht. Es ist besser, die Autorität nicht zu delegieren, es sei denn, der Vorgesetzte ist geistig dazu bereit.

Klima des Vertrauens und des Vertrauens:

Unter Vorgesetzten und Untergebenen sollte ein Klima des Vertrauens herrschen. Die Untergebenen sollten genügend Möglichkeiten oder reale Berufssituationen erhalten, in denen sie ihre Talente und Erfahrungen einsetzen. Wenn sie Fehler machen, sollten sie von Vorgesetzten geleitet und korrigiert werden. Die Vorgesetzten sollten ihren Untergebenen vertrauen und sie nicht als Konkurrenten betrachten. Das Klima des Vertrauens und der Zuversicht wird den Untergebenen helfen zu lernen und zu wachsen, und dies wird den Delegationsprozess unterstützen.

Glaube an Untergebene:

Manchmal delegieren die Vorgesetzten keine Befugnisse mit der Befürchtung, dass Untergebene die Arbeit nicht unabhängig erledigen können. Sie vertrauen nicht auf die Qualitäten von Untergebenen und wollen kein Risiko eingehen. Der Vorgesetzte ist sich möglicherweise seiner Fähigkeiten und Fähigkeiten zu sehr bewusst, mit dem Ergebnis, dass er zögert, die Autorität zu delegieren. Die Vorgesetzten sollten diese Art des Denkens und der Einstellung vermeiden. Sie sollten Vertrauen in ihre Untergebenen haben und ihnen helfen, den Job richtig zu lernen. Schließlich haben die Vorgesetzten auch viele Dinge von ihren Vorgesetzten gelernt und die heutigen Untergebenen sollen auch höhere Aufgaben übernehmen. Das Klima des Glaubens wird den Untergebenen helfen, die Dinge schneller zu lernen und mehr Verantwortung zu übernehmen.

Angst vor Aufsichtsbehörden:

Unter den Vorgesetzten besteht oft die Befürchtung, dass ihre Untergebenen sie nicht mehr übernehmen, sobald ihnen eine höhere Verantwortung übertragen wird. Dies ist ein Minderwertigkeitskomplex. Die Vorgesetzten geben möglicherweise viele Logiken für das Delegieren von Autorität vor, aber diese Angst ist eine der Hauptursachen. Die Vorgesetzten sollten diese Art des Denkens vermeiden und eine positive Einstellung gegenüber den Untergebenen haben.

Die Untergebenen sollten ermutigt werden, mehr Verantwortlichkeiten zu übernehmen, und sie werden mehr Respekt für die Vorgesetzten haben und ihre Fähigkeiten haben Vertrauen in ihre Untergebenen und sollten ihnen eher helfen, den Job richtig zu lernen. Schließlich haben die Vorgesetzten auch viele Dinge von ihren Vorgesetzten gelernt und die heutigen Untergebenen sollen auch höhere Aufgaben übernehmen. Das Klima des Glaubens wird den Untergebenen helfen, die Dinge schneller zu lernen und mehr Verantwortung zu übernehmen.