Geschäftsinformationssysteme: Gemeinsame und persönliche Geschäftsinformationssysteme
Geschäftsinformationssysteme haben zwei Grundkomponenten, nämlich gemeinsame Geschäftsinformationssysteme und persönliche Geschäftsinformationssysteme!
1. Gemeinsame Geschäftsinformationssysteme:
Diese Klasse von Geschäftsinformationssystemen umfasst Informationssysteme, die groß, komplexer und teurer sind. Ein detaillierter Planungsprozess muss dem Aufbau einer Infrastruktur für gemeinsam genutzte Informationssysteme vorausgehen.
Der Vorteil der Entwicklung und Verwendung dieser Geschäftsinformationssysteme liegt in der gemeinsamen Nutzung von Informationen in diesen Systemen. Die Management-, Organisations- und Ressourcenkontrollen werden durchgeführt, um den Missbrauch von Informationen zu verhindern.
Die Sharability ist in diesen Informationssystemen umfassend und umfasst eine ganze Reihe von Ressourcen wie Informationen und Serviceelemente wie Hardware, Software und Kommunikationsleitungen.
Ein gemeinsam genutztes Informationssystem sollte beispielsweise die gemeinsame Nutzung teurer Laserdrucker, Scanner, E-Mail- und Internetverbindungen sowie von Informationen ermöglichen, die in verschiedenen Text- und Tabellenkalkulationsdateien gespeichert sind. Da diese Ressourcen von einer großen Anzahl von Benutzern gemeinsam genutzt werden, sind die Kosten pro Benutzer niedrig genug, um die großen Investitionen in diese riesigen Informationssysteme zu rechtfertigen.
Die gemeinsam genutzten Systeme verbessern die Kommunikation zwischen Personen und sorgen für einen nahtlosen Informationsfluss über verschiedene Funktionen und Ebenen der Führungshierarchie. Die gemeinsam genutzten Geschäftsinformationssysteme gewährleisten auch die Standardisierung von Informationen und reduzieren die Redundanz von Informationen und anderen Ressourcen.
Diese Systeme können es sich leisten, fachkundige Beratung von technischen Experten in den Informationssystemen zu leisten. Die gemeinsam genutzten Systeme erfordern große Investitionen in die IT-Infrastruktur. Aufgrund der gemeinsamen Nutzung sind sie Sicherheits- und Datenschutzrisiken ausgesetzt. Daher sind Prozeduren sehr wichtige Elemente solcher gemeinsam genutzten Informationssysteme.
Arten von gemeinsam genutzten Geschäftsinformationssystemen:
Eine Vielzahl von Geschäftsinformationssystemen wird verwendet, um den Informationsbedürfnissen von Managern auf verschiedenen Managementebenen gerecht zu werden. Diese Systeme werden in folgende Kategorien unterteilt:
(a) Transaktionsverarbeitungssysteme,
b) Managementinformationssysteme,
(c) Entscheidungsunterstützungssysteme,
(d) ausführliche Informationssysteme,
(e) Expertensysteme,
(f) Büroinformationssysteme.
(a) Transaktionsverarbeitungssysteme:
Die Transaction Processing Systems (TPS) basieren auf den Transaktionstypen in einem Unternehmen. Sie behandeln die meisten internen Informationen. Ihr Ziel ist es, Betriebsinformationen für das Betriebspersonal und die Führungskräfte der unteren Ebenen zu generieren. Darüber hinaus bilden diese Systeme den Kern für die Bereitstellung der notwendigen Informationen für Management-Informationssysteme.
(b) Managementinformationssysteme:
Die Management Information Systems (MIS) verwenden die im TPS enthaltenen Informationen und verarbeiten sie, indem sie zusammenfassende Berichte mit Informationen für Manager erstellen, um Vorgänge zu planen und zu steuern. Dies sind hauptsächlich Informationsmeldesysteme. Diese Systeme konzentrieren sich in erster Linie auf den Informationsbedarf von Führungskräften der unteren bis mittleren Ebene.
(c) Entscheidungshilfesysteme:
Decision Support Systems (DSS) werden von Managern der mittleren Ebene zur Erzeugung taktischer Informationen verwendet. Die Entscheidungshilfesysteme erhalten nicht nur Eingaben von TPS, sondern auch von externen Quellen. Sie bieten auch Werkzeuge zur genaueren Analyse der Informationen und helfen, taktische Informationen zu generieren und "Was - wäre - wenn" - Analysen für Manager durchzuführen.
(d) ausführliche Informationssysteme:
Executive Information Systems (EIS) sind benutzerfreundliche Informationssysteme, die mehr Wert auf die Darstellung von zusammenfassenden Informationen, die Integration interner und externer Informationen sowie auf Ausnahmetechniken legen und eine Verbindung zu den grundlegenden Betriebsabläufen des Unternehmens herstellen. Diese Informationssysteme generieren strategische Informationen und werden von Top-Managern verwendet. Sie helfen dabei, Optionen zu identifizieren, alternative Szenarien zu bewerten und fundierte Entscheidungen bezüglich der Geschäftsoptionen zu treffen.
(e) Expertensysteme:
Die Expertensysteme zielen darauf ab, Fachwissen zu formalisieren und für sich wiederholende Geschäftsentscheidungen zur Verfügung zu stellen. Sie verwenden Tools für künstliche Intelligenz, um aus den Informationen, vorhandenen Theorien, Überzeugungen und Erfahrungen von Managern in verschiedenen Geschäftsbereichen Wissen zu generieren.
Sie sind kein Ersatz für Human-Domain-Experten, sondern helfen Human-Experten, ihre Arbeit effektiver zu gestalten und das Know-how an verschiedenen Standorten im Unternehmen zu replizieren.
(f) Büroautomationssysteme:
Office-Automatisierungssysteme dienen der Verbesserung der Kommunikation und Produktivität der Mitarbeiter im Unternehmen. Sie versuchen, Büroabläufe zu automatisieren und Engpässe bei der Büroarbeit zu beseitigen.
Diese Systeme werden von Menschen auf allen Managementebenen verwendet. Zu den wichtigen Elementen dieser Systeme gehören E-Mail, Desktop-Publishing-Systeme, Textprozessoren, Grafiken und elektronische Telekonferenzen.
Wie zu beobachten ist, haben verschiedene Arten von Geschäftsinformationssystemen Anwendungen auf verschiedenen Managementebenen. Die Arten von Geschäftsinformationssystemen und Führungsebenen, auf denen sie verwendet werden, werden dargestellt. Die Expertensysteme und Büroautomationssysteme können auf allen Managementebenen nützlich sein.
Es kann jedoch angemerkt werden, dass der Nutzen eines bestimmten Typs von Geschäftsinformationssystem auch von der Art der Organisation der Aktivitäten in der Organisationsstruktur des Unternehmens abhängen würde. Wenn beispielsweise die Aktivitäten in einer Organisation so organisiert sind, dass sich die Verantwortlichkeiten von Führungskräften der unteren und mittleren Ebene stark überschneiden, kann TPS auch auf der mittleren Ebene eingesetzt werden.
Diese Geschäftsinformationssysteme können speziell für jede der Geschäftsfunktionen wie Marketing, Finanzen, Produktion, Personalentwicklung usw. entwickelt werden, oder es gibt eine gemeinsame Struktur, die für jede der Funktionen nützlich ist.
Die Geschäftsinformationssysteme, die verschiedene Geschäftsfunktionen integrieren, werden als integrierte Systeme bezeichnet. Solche integrierten Informationssysteme sind bei Unternehmen, die aufgrund ihrer größeren Größe, ihrer größeren geografischen Abdeckung, ihrer diversifizierten Produktbasis usw. mit Engpässen in der funktionsübergreifenden Kommunikation konfrontiert sind, beliebter. Diese Systeme werden von verschiedenen Softwareherstellern als unterschiedlich bezeichnet. Der am häufigsten verwendete Begriff für hochintegrierte Informationssysteme ist jedoch das ERP-System (Enterprise Resource Planning).
2. Persönliche Geschäftsinformationssysteme:
Die persönlichen Geschäftsinformationssysteme werden von Managern verwendet, um ihre Produktivität bei der Arbeit zu verbessern. Sie helfen Managern, ihre Jobs effizienter auszuführen. Die persönlichen Informationssysteme umfassen die Verwendung von Mikrocomputern zusammen mit Software für die Textverarbeitung, elektronische Tabellenkalkulationen, persönliche Datenbankverwaltungssysteme, Grafiken und Geschäftspräsentationen sowie die Organisation von Desktops.
Die persönlichen Informationssysteme sind im Vergleich zu gemeinsam genutzten Geschäftsinformationssystemen kostengünstiger zu installieren und einfach zu verwenden. Sie sind flexibler und geschützt, da sie Einhandsysteme sind.
Bei solchen Systemen ist das Verfahren hauptsächlich auf Sicherungen beschränkt, um eventuelle Hardwareausfälle zu vermeiden. Da sie persönlich sind, kann ein Manager ihn so einsetzen, wie er es für ihn produktiver findet.
Daher werden sie mit Fokus auf spezifische Informationsbedürfnisse erstellt und verwendet. Das Hauptmerkmal persönlicher Informationssysteme ist die Tatsache, dass eine einzelne Person die Verantwortung dafür übernimmt, Anforderungen zu definieren, den Rahmen des Systems zu entwerfen und zu nutzen. Sie dienen daher nur bestimmten Zwecken von Geschäftsführern.
In erster Linie zielen sie darauf ab, Manager eine bessere Arbeitsumgebung zu bieten, damit er seine Produktivität verbessern kann, indem er Unterstützung bei einfachen Datenverarbeitungsproblemen, Berichterstellungsproblemen und Kommunikationsproblemen erhält. Sie dienen auch als Ersatz für einige der Büroautomationsgeräte. Die Verfügbarkeit von Notebooks hat die gesamte Vision von Mikrocomputeranwendungen völlig anders gemacht. Jetzt gelten sie auch als Kommunikationsgeräte.
In den meisten Fällen sind sie jedoch an gemeinsam genutzte Geschäftsinformationssysteme gebunden, sie verfügen jedoch nicht über die Fähigkeit, komplexe Probleme bei größeren Geschäftsproblemen effektiv zu bewältigen. Sie leiden unter der Einschränkung der begrenzten Verfügbarkeit von Wissen und Know-how bei der Definition von Anforderungen und der Gestaltung von Informationssystemen.
Die in persönlichen Informationssystemen verwendete Hardware ist häufig das Ziel von Einbrechern, und daher ist die Sicherheit auch ein Problem bei Personalcomputern. Lediglich die Art der Exposition und der Grad der Gefährdung unterscheiden sich von derjenigen bei gemeinsam genutzten Informationssystemen.
