Kaufverfahren für Materialien: 7 Stufen

Einige Phasen sind: 1. Eingangsbestätigung und Bedarfsanalyse und Bearbeitung von Bestellanforderungen 2. Auswahl und Standort potenzieller Lieferanten 3. Angebotsanfrage, Eingangsbestätigung und Angebotsanalyse 4. Auftragserteilung 5. Nachverfolgung und Beschleunigung der Bestellungen und andere .

Phasen im Kaufvorgang:

Eingangsbestätigung und Bedarfsanalyse und Bearbeitung von Bestellanforderungen
Auswahl und Standort potenzieller Lieferanten
Anfrage, Erhalt und Analyse von Angeboten
Auftragserteilung
Follow-up und Beschleunigung der Bestellungen
Überprüfung der Lieferantenrechnungen für die Zahlung nach Bearbeitung von Abweichungen und Ablehnungen
Abgeschlossene Bestellungen abschließen und Datensätze pflegen

Stufe # 1. Einnahmen und Bedarfsanalyse und Bearbeitung von Bestellanforderungen:

Die verschiedenen Abteilungen der Organisation teilen der Einkaufsabteilung ihre Anforderungen für verschiedene Artikel mit einem Anforderungsformular mit.

Ein Bestellanforderungsformular bereitet die Grundlage für den Kauf vor und enthält folgende Daten:

(i) Was ist das Material / Artikel, das für die Qualität und andere erforderliche Spezifikationen erforderlich ist?

(ii) benötigte Menge?

(iii) Datum, bis zu dem die Materialien benötigt werden?

(iv) Lieferort?

(v) Name des vorgeschlagenen Lieferanten.

Eine Bestellanforderung wird in zweifacher Ausfertigung erstellt und von der zuständigen Behörde unterzeichnet. Um die Verfügbarkeit des Artikels im Geschäft zu überprüfen, wird es durch das Geschäft geleitet. Das Format ist in Abb. 6.3 dargestellt

Stufe # 2. Wahl und Standort potenzieller Lieferanten:

Dieser Prozess besteht aus der Auswahl einer angemessenen Anzahl von Anbietern, entweder durch Bevollmächtigte, Kataloge und Fachzeitschriften. Anzeigen, Handelsverzeichnisse oder Messen.

Das Kriterium für die endgültige Auswahl eines Lieferanten basiert auch auf den folgenden Faktoren:

(i) Zuverlässigkeit der Lieferung: Basierend auf früheren Leistungen des Lieferanten.

(ii) Gewährleistung der fristgerechten Lieferung von Waren auf der Grundlage früherer Daten.

(iii) Andere Überlegungen wie After Sales Service, Einstellung gegenüber vom Käufer abgelehnter Ware, technische Unterstützung bei und nach der Installation usw.

Bei den Überlegungen werden potenzielle Lieferanten auch auf folgende Aspekte Rücksicht genommen:

(i) Wenn der Kauf auf einem lokalen Markt oder an einem anderen wettbewerbsfähigen Ort außerhalb der Branche erfolgen soll.

(ii) Wenn der gesamte Einkauf von einem einzelnen Lieferanten oder von mehreren Lieferanten erfolgen soll.

(iii) Ob direkt bei den Herstellern gekauft werden soll.

Einkäufer prüfen den Markt ständig nach potenziellen neuen Anbietern.

Stufe # 3. Anfrage, Erhalt und Analyse von Angeboten:

Angebot ist eine Anfrage, um zu erfahren, ob die Lieferanten das gewünschte Material zum angegebenen Datum liefern können und wenn ja, zu welchem Preis.

Die Angebotsanfrage erfolgt auf einem bestimmten Formular (siehe Abb. 6.4)

Angebote werden wie unten gezeigt für den Kauf von Material eingeladen und sollten spätestens am (Datum) um (Uhrzeit) bei diesem Büro eingehen. Die Zitate sollten mit vollständigen Details und mit detaillierter Literatur, Broschüren usw. versehen werden.

(i) Bitte oben auf dem Umschlag angeben

Anfrage Nr. ………. Datum an dem fällig ………………

(ii) Die Zitate sind in zweifacher Ausfertigung einzureichen.

(iii) Die Angebote sollten in derselben Reihenfolge wie im Anforderungsschreiben abgegeben werden.

(iv) Die Angebote sollten mindestens einen Monat ab dem Datum der Eröffnung gültig sein.

(v) Die angegebenen Preise sollten für den Bestimmungsort des Käufers angegeben sein und alle Steuern einschließen.

(vi) Die Angebote sind in versiegelten Umschlägen einzureichen.

(vii) Das Recht ist vorbehalten, Angebote ohne Angabe von Gründen ganz oder teilweise anzunehmen oder abzulehnen.

(viii) Der Verkäufervertreter kann zum Zeitpunkt der Angebotseröffnung anwesend sein.

Angebotsanfrage:

Die Angebotsanforderung wird auf der vorgeschriebenen Performa (siehe Abb. 6.4) an alle ausgewählten Anbieter oder Quellen und Lieferanten gestellt. Das Angebotsformular enthält die Details des gekauften Materials und die Geschäftsbedingungen, unter denen der Käufer das Material erwerben möchte.

Analyse der Zitate:

Nach Erhalt von Zitaten aus verschiedenen Quellen werden diese für den Vergleich von Tarifen und anderen in der Angebotsanfrage genannten Bedingungen untersucht. Eine vergleichende Aussage, wie in Abb. 6.5 gezeigt, wird zur Analyse vorbereitet. N.TS und A.TS sind auf jedem Artikel angegeben, dh nicht nach Spezifikationen und gemäß den Spezifikationen und der Auswahl des richtigen Verkäufers stammen Artikel, die mit ATS gekennzeichnet sind

Die oben aufgeführte vergleichende Aussage ist ein guter Anhaltspunkt bei der Auswahl des richtigen Lieferanten, dh dessen Material entspricht den erforderlichen Spezifikationen.

Phase # 4. Auftragserteilung:

Nach Auswahl des richtigen Lieferanten wird eine Bestellung (wie in Abb. 6.6 gezeigt) an ihn gesendet. Die Bestellung stellt ein rechtliches Dokument dar und dient als Zuliefererbehörde für die Lieferung von Material gemäß den Bestellbedingungen.

Stufe 5: Follow-up und Beschleunigung der Bestellungen:

Die bloße Bestellung der Bestellung garantiert nicht die Lieferung von Material, und es ist auch einiges zu verfolgen.

Der Einkaufsteil hält also Kontakt mit dem Lieferanten, um:

(i) Informieren Sie sich über den Fortschritt der Bestellung.

(ii) Der Lieferant muss vor Ablauf der Lieferfrist daran erinnert werden, da dies der Kern des Kaufvertrages ist.

(iii) Ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen (z. B. das Ändern der Transportarten oder das Übertragen einiger Bestellungen an die anderen Lieferanten), damit das Material rechtzeitig wie geplant ankommt.

Sechs Exemplare der Bestellung werden von der Einkaufsabteilung vorbereitet. und jede Kopie wird vom Einkaufsbeauftragten unterschrieben.

Von diesen Kopien wird jeweils eine Kopie an folgende Adresse gesendet:

(i) Verkäufer

(ii) Geschäftsbereich.

(iii) Kontenabschnitt.

(iv) Inspektionsabteilung

(v) Deptt. Platzierungsanforderung.

(vi) Kaufabteilung zur Aufzeichnung.

Stufe # 6. Überprüfung der Lieferantenrechnungen für die Zahlung nach Bearbeitung von Abweichungen und Ablehnungen :

Berichte über das Material, was auch immer erhalten wurde, werden mit den Bestellungen verglichen, um Unstimmigkeiten herauszufinden, z. B. Qualitätsschwankungen usw. Die Unstimmigkeiten, die in Bezug auf Qualität oder Quantität festgestellt wurden, sollten den Verkäufern unverzüglich zur Kenntnis gebracht werden. Das abgelehnte Material kann zum Austausch an den Lieferanten zurückgesandt werden.

Rechnungen werden geprüft, um sicherzustellen, dass das Material gemäß den Bestellspezifikationen und dem vereinbarten Preis eingegangen ist. Nach Bestätigung dieser Vorgänge erfolgt die Zahlung für das erhaltene Material an den Lieferanten.

Stufe # 7. Abgeschlossene Bestellungen und Pflege der Aufzeichnungen:

Nach dem Vergleich der Bestellung mit den Empfangsberichten und der Rechnung des Lieferanten. Die Aufträge werden als abgeschlossene Aufträge behandelt und geschlossen. Der letzte Schritt des Kaufvorgangs besteht darin, die Aufzeichnungen dieser Transaktionen zu archivieren, dh die Aufzeichnungen der Aufzeichnungen.