Besprechungsregeln: Regeln für die Besprechungen eines Unternehmens

Dieser Artikel beleuchtet die zwei Arten von Regeln für das Treffen eines Unternehmens. Es gibt folgende Typen: 1. Bezüglich Mitgliederversammlungen 2. In Bezug auf Versammlungen der Direktoren.

Regel 1. Bezüglich Mitgliederversammlungen:

(1) Jedem Mitglied (oder seinem gesetzlichen Vertreter) der Gesellschaft ist eine Mitteilung mit allen Einzelheiten zu unterzeichnen, die von einer unterzeichnenden Person wie dem Präsidenten des Verwaltungsrats, einem Direktor oder dem Sekretär unterzeichnet ist seine umcodierte Adresse.

Es wird normalerweise von der Sekretärin unterzeichnet, falls vorhanden. Darüber hinaus wird eine Bekanntmachung von großen börsennotierten Unternehmen in Zeitungen unter der Rubrik "Kleinanzeigen" unter der Überschrift "Firmenbekanntmachungen" veröffentlicht. Eine Kopie der Mitteilung muss auch an den Wirtschaftsprüfer der Firma geschickt werden.

(2) Die Bekanntmachung muss mindestens einundzwanzig Tage vor dem Datum der Versammlung erfolgen. Bei der Zählung von Terminen sind das Datum der Benachrichtigung und das Datum der Besprechung ausgeschlossen. Das Gesetz sieht vor, dass eine Mitteilung oder ein Dokument, die einem Mitglied zugesandt werden, nach 48 Stunden wirksam wird.

Dieser Faktor muss ebenfalls berücksichtigt werden. Wenn daher am ersten Tag eines Monats eine Mitteilung erfolgt, ist der früheste Termin für das Treffen der vierundzwanzigste Monat dieses Monats.

Das Gesetz sieht eine kürzere Frist in folgender Weise vor:

(a) im Falle einer jährlichen Hauptversammlung, wenn alle Mitglieder zustimmen und

(b) Im Falle einer anderen Versammlung, wenn Mitglieder 95% der Aktien besitzen, falls eine Gesellschaft über ein Aktienkapital verfügt oder 95% der Stimmrechte hält, falls eine Gesellschaft kein Aktienkapital besitzt, stimmt dies zu.

(3) Die Mitteilung muss Datum, Uhrzeit, Ort und Tagesordnung der Versammlung enthalten. Die Mitteilung ist auf dem normalen Postweg zu versenden. Die Buchung wird vorzugsweise im Versandregister vermerkt. Wenn ein Mitglied wünscht, dass die Mitteilung per Einschreiben an ihn gesendet wird, muss er im Voraus überschüssiges Portogeld bei der Firma hinterlegen. Wenn versehentlich keine Benachrichtigung an Mitglieder gesendet wird, die die Besprechung nicht ungültig machen.

(4) Mit der Bekanntmachung sind auch andere Materialien zu versenden. Zum Beispiel - (a) Bei einer Jahreshauptversammlung eine Kopie des Berichts des Verwaltungsrats (oder des Jahresberichts), eine Kopie des geprüften Jahresabschlusses, gegebenenfalls eines Vollmachtsformulars usw. (b) Im Falle einer gesetzlich vorgeschriebenen Versammlung eine Kopie des statutarischen Berichts, eine Kopie der geprüften aktuellen Abschlüsse usw.

(5) Ort der Versammlung ist der Sitz der Gesellschaft oder an einem anderen Ort in der Stadt oder Stadt oder dem Dorf, in dem sich der Sitz der Gesellschaft befindet. (Das Gesetz sieht für einige Spezialunternehmen Ausnahmen der Zentralregierung vor.)

(6) Die Sitzung kann nicht an einem Feiertag abgehalten werden. Gem. 2 (38) des Companies Act, für gesetzliche Feiertage, Ziff. Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes über handelbare Instrumente von 1881. Wenn jedoch ein bereits festgelegter und mitgeteilter Termin von der Regierung zu einem gesetzlichen Feiertag erklärt wird (gemäß § 25 des Gesetzes über handelbare Instrumente), kann die Sitzung an diesem Tag abgehalten werden.

(7) Die Sitzung findet innerhalb der Bürozeiten statt. (Es gibt keine spezielle Bar, um an Feiertagen und außerhalb der Geschäftszeiten eine außerordentliche Hauptversammlung abzuhalten).

(8) Das Quorum für eine Mitgliederversammlung ist: (a) Wie in der Satzung der betreffenden Gesellschaft erwähnt, (b) Wenn in der Satzung nichts erwähnt ist, dann (i) bei einer privaten Gesellschaft zwei Mitglieder und (ii) im Falle einer öffentlichen Gesellschaft sind fünf persönlich anwesende Mitglieder beschlussfähig.

(9) Das Gesetz legt die Punkte fest, die in die Tagesordnung einer Jahreshauptversammlung aufgenommen werden sollen. Alle anderen Positionen können unter der Überschrift "Special Business" eingegeben werden. Die Begründung für die Aufnahme muss hinzugefügt werden.

(10) Die Sitzung wird vom Vorsitzenden (in der Regel dem Präsidenten des Verwaltungsrats) gemäß den Bestimmungen der Statuten der Gesellschaft und vorbehaltlich der Bestimmungen des Gesetzes bezüglich der Sitzungen durchgeführt.

(11) Abstimmungen während der Versammlung erfolgen in der Regel durch Handzeichen, sofern keine Umfrage gefordert wird.

(12) Nach Beendigung der Sitzung muss das Sekretariat ein Protokoll erstellen und vom Vorsitzenden unterschreiben lassen. Einige Resolutionen müssen beim Registrar of Companies eingereicht werden.

Der Sekretär eines Unternehmens ist dafür verantwortlich, dass alle oben genannten Regeln strikt eingehalten werden. Bei einem Ausfall kann die Besprechung ungültig werden. Sek. 53 und 165 bis 197 sind für die Regeln der Mitgliederversammlung vorgesehen. Eine private Co. kann die Regeln mit Ausnahme der Anzahl der Quorums ändern.

Regel Nr. 2. Bezüglich der Versammlungen der Direktoren:

(1) Für jede Verwaltungsratssitzung ist jedem Verwaltungsratsmitglied eine ordentliche Mitteilung an seiner üblichen Adresse zuzustellen. Wenn es einen ausländischen Regisseur gibt, muss dies auch in Indien mitgeteilt werden. Die Kündigung kann von jedem Direktor unterzeichnet werden. Die Sekretärin ist sehr oft berechtigt, die Bekanntmachung zu unterzeichnen.

(2) Die Mitteilung kann per Post oder per Kurier versandt werden. Manchmal wird eine Benachrichtigung über das Telefon gesendet, wenn alle Direktoren zustimmen. Es ist keine Benachrichtigung erforderlich, wenn eine Auflösung im Umlauf erfolgt. In einer Sitzung können die Direktoren den Zeitpunkt der nächsten Sitzung bestimmen. In diesem Fall muss keine Mitteilung erfolgen.

(3) Einer Bekanntmachung sind alle einschlägigen Unterlagen und Unterlagen beizufügen, die bei der Sitzung zu berücksichtigen sind.

(4) Das Gesetz legt keine bestimmte Anzahl von Tagen vor dem Datum der Versammlung fest, bis zu der eine Mitteilung gesendet werden muss. In der Regel wird die Mitteilung mindestens sieben Tage vor dem Datum des Treffens versandt. Die Satzung eines Unternehmens kann die Frist vorgeben, oder die Direktoren selbst können dies bei der ersten Sitzung beschließen.

(5) Das Gesetz enthält keine Regeln bezüglich der Punkte, die in die Tagesordnung einer Verwaltungsratssitzung aufgenommen werden sollen. Alle Angelegenheiten, die sich auf die Angelegenheiten des Unternehmens beziehen und im Rahmen der Befugnisse des Verwaltungsrats zu behandeln sind, können eingeschlossen werden.

(6) Das Quorum für eine Vorstandssitzung ist laut Gesetz ein Drittel oder zwei, je nachdem, was größer ist. Wenn eine Angelegenheit besprochen wird, an der ein Regisseur interessiert ist, kann der Regisseur nicht teilnehmen. Wenn durch seinen Ausschluss das Kollegium fällt, liegt kein Fehler vor. Bleibt jedoch nur ein Direktor übrig, kann es keine Sitzung geben, und diese Angelegenheit wird an die Mitgliederversammlung verwiesen.

Die Satzung eines Unternehmens kann das Quorum der Verwaltungsratssitzungen vorsehen, oder die Direktoren selbst können das Quorum auf der ersten Sitzung des Verwaltungsrats beschließen. Das Quorum kann jedoch unter keinen Umständen unter den im Gesetz festgelegten Bestimmungen liegen.

(7) Auf der ersten Sitzung des Verwaltungsrats wird ein Vorsitzender der Verwaltungsratsmitglieder gewählt, der die Sitzungen des Verwaltungsrats gemäß den Bestimmungen der Satzung der Gesellschaft vorbehaltlich der Bestimmungen des Gesetzes in Bezug auf Verwaltungsratssitzungen leitet .

(8) Das Protokoll jeder Verwaltungsratssitzung muss in der nächsten Sitzung des Verwaltungsrats vorbereitet und bestätigt werden.

(9) Die Abstimmung erfolgt durch Handzeichen, wobei jeder Verwaltungsrat unabhängig von der Anzahl der von ihm gehaltenen Aktien eine Stimme hat.

(10) Das Gesetz enthält keine Bestimmungen hinsichtlich Ort und Öffnungszeiten von Verwaltungsratssitzungen. Es erwähnt auch nicht, dass Verwaltungsratssitzungen an Feiertagen nicht abgehalten werden können. Eine Versammlung, die aus Gründen der Beschlussfähigkeit automatisch unterbrochen wird, kann jedoch nicht an einem Feiertag abgehalten werden.

(11) Die vorstehenden Bestimmungen gelten auch für Sitzungen eines Ausschusses oder Unterausschusses, der mit bestimmten Direktoren zu bestimmten Zwecken zusammengestellt wird.