Wie organisiere ich ein öffentliches Meeting? (11 Hauptschritte)

Dieser Artikel beleuchtet die elf Schritte, die zur Organisation eines öffentlichen Treffens befolgt werden müssen. Die Schritte sind: 1. Ein Ort muss ausgewählt werden. 2. Der Vorsitzende und die Sprecher müssen fixiert sein. 3. Öffentlichkeit 4. Freiwillige 5. Sitzplatzarrangements 6. Presse 7. Rundschreiben 8. Luncharrangement 9. Eine Agenda 10. Sitzungen 11. Finanzielle Unterkunft

Schritt # 1. Ein Ort muss ausgewählt werden:

Es kann sich um eine öffentliche Halle oder einen offenen Raum wie einen Park oder einen Straßenübergang handeln. Die Kapazität der Halle ist sehr wichtig. Es ist vorzuziehen, dass eine kleine Halle voll ist, während eine große Halle teilweise leer bleibt. Die Frage der Miete ist jedoch auch wichtig.

Schritt # 2. Der Vorsitzende und die Sprecher müssen lügen Fix:

Der Vorsitzende oder der Präsident der Organisation kann den Vorsitz führen, aber manchmal wird aus Prestige und Glamour eine wichtige Persönlichkeit eingeladen, die den Vorsitz führt. Im Falle einer Konferenz oder eines Kongresses müssen die Sprecher möglicherweise aus den verschiedenen Teilen des Landes ausgewählt werden. In diesem Fall müssen Unterkunft und Verpflegung arrangiert werden. Dasselbe muss für die Delegierten gemacht werden, die aus verschiedenen Orten kommen.

Schritt # 3. Werbung:

Werbung ist erforderlich und dafür müssen Vorkehrungen getroffen werden. Die Öffentlichkeit ist nicht an Meetings interessiert und daher müssen Interessen geweckt werden. Das Drucken von Plakaten und das Fixieren, das Verteilen von Flugblättern, das Fixieren von Bannern und das Einfügen in Zeitungen gehören zu den gängigen Werbemethoden. Dafür ist ein Budget erforderlich.

Schritt # 4. Freiwillige:

Freiwillige (oder Stewards) müssen angestellt werden, um verschiedene Aufgaben zu erledigen, insbesondere am Ort des Treffens, um die Gäste und die Teilnehmer zu führen, um Recht und Ordnung zu wahren und die Organisatoren zu unterstützen. Ein Empfangskomitee wird ernannt, um die Rezeption zu überwachen und Geld von den Delegierten und Sympathisanten zu erhalten.

Schritt # 5: Sitzordnung

Alle Vorkehrungen für die Sitzplätze der Teilnehmer in der Halle oder auf dem Boden und für die Sprecher und die Gäste auf der Plattform oder dem Podest müssen getroffen werden. Farbige Dekorationen werden oft gemacht, um den Charakter des Treffens zu definieren und an Popularität zu gewinnen.

Schritt # 6. Drücken Sie:

Besondere Aufmerksamkeit sollte auf die Presse gelegt werden. Die Zeitungsberichte sind günstig oder ungünstig und hängen stark von der Behandlung der Reporter ab.

Schritt # 7. Rundschreiben:

Alle Papiere müssen unter den Teilnehmern zur Weitergabe bereit sein. Sie müssen das Volk zur richtigen Zeit erreichen. Manchmal werden anlässlich von Konferenzen Souvenirs veröffentlicht, die einen historischen Wert haben. Souvenirs sind Einnahmequellen durch Werbung. Normalerweise wird ein Souvenir-Komitee gesondert ernannt, um das Souvenir herzustellen.

Schritt # 8. Mittagessen Arrangement:

Die Zubereitung eines Mittag- oder Tees für die Delegierten und Gäste, die bei Konferenzen oder Kongressen sehr häufig vorkommt, ist eine weitere schwierige und vielleicht undankbare Aufgabe, die mit einer öffentlichen Sitzung verbunden ist.

Schritt # 9. Eine Agenda:

Das Programm muss mit einer Tagesordnung, einer Liste von Rednern, Namen der Vorsitzenden für verschiedene Sitzungen (falls vorhanden) usw. abgeschlossen werden. Die in die Tagesordnung aufzunehmenden Punkte müssen möglicherweise früher von den Delegierten eingeladen werden. Das Programm muss zur Verteilung gedruckt werden.

Schritt # 10. Sitzungen:

Es gibt zwei Sondersitzungen für eine Konferenz: Inaugural. dh Öffnen und Valedictory, dh Schließen. Für sie werden besondere Vorkehrungen getroffen.

Schritt # 11. Finanzielle Unterkunft:

Finanzielle Vorkehrungen zu treffen ist eine weitere wichtige Aufgabe. Manchmal sind die Kosten für das Meeting sehr hoch. Die Finanzierungsquellen sind: der Fonds der Organisation selbst, Gebühren der Delegierten, Werbemitteilungen, Mitgliedschaft im Empfangsausschuss usw.