Wie organisiere ich ein privates Meeting?

Dieser Artikel wirft ein Licht auf die zehn Hauptschritte, die zur Organisation eines privaten Meetings zu befolgen sind.

1. Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung müssen von ihm in Absprache mit dem Vorsitzenden und anderen hochrangigen Mitgliedern der Organisation festgelegt werden. In der Regel wird das Meeting im Büro organisiert, wenn die Anzahl der erwarteten Teilnehmer gering ist oder ein öffentlicher Saal angemietet werden muss. Wenn die Unterkunft nicht fertiggestellt ist, kann keine Mitteilung erfolgen.

(2) Der Sekretär gibt die Mitteilung unter Berücksichtigung der Frist ab, vor der die Mitteilung erfolgen muss. Der Hinweis muss in der Reihenfolge sein, die alle Elemente enthält, die enthalten sein sollten. Mitteilungen müssen allen Mitgliedern einzeln zusammen mit Beilagen zugesandt werden.

Bekanntmachungen können auch in Zeitungen veröffentlicht werden. Alle Bestimmungen bezüglich der Kündigungsaussage, entweder der Organisation selbst oder der gesetzlichen Vorschriften, müssen beachtet werden. Dies ist einer der wichtigsten Schritte bei der Vorbereitung einer Versammlung.

3. Der Sekretär muss alle Dokumente vorbereiten, die unter den Mitgliedern verteilt werden sollen. Zum Beispiel bereitet er den Entwurf der Berichte vor, die vom Verwaltungsrat bzw. der Geschäftsleitung einzureichen sind. Er wird feststellen, dass die endgültigen Abschlüsse bereits erstellt und geprüft wurden.

Die Berichte und Konten müssen zur Verteilung gedruckt oder dupliziert werden. Es ist die Pflicht der Sekretärin, dafür zu sorgen, dass der Ausdruck oder die Vervielfältigung der Dokumente rechtzeitig erfolgt, damit sie zusammen mit der Bekanntmachung zur Verteilung bereit sind.

4. Manchmal muss die Sekretärin vor der Erteilung einer Bekanntmachung die Mitgliederliste prüfen. Ein Gläubiger-Mitglied ist möglicherweise nicht berechtigt, an der Hauptversammlung teilzunehmen und abzustimmen. Im Falle einer Gesellschaft wird das Mitgliederregister für einen Zeitraum ausgesetzt, in dem keine Übertragung von Anteilen anerkannt wird, so dass eine endgültige Liste der Mitglieder für die Zahlung der Dividende bereit ist.

5. Des Weiteren muss der Sekretär die Abrufliste bereithalten, falls die Abstimmung per Umfrage stattfinden soll.

6. Im Falle einer Ausschusssitzung (wie einer Vorstandssitzung) muss der Sekretär alle Akten und Unterlagen bereithalten, die in der Sitzung zur Einsicht vorgelegt werden. Markierungen oder andere Indikatoren werden mit relevanten Papieren in den Dateien für ihren Bereitstellungsort versehen.

7. Der Sekretär trifft Vorkehrungen für die Sitze der Teilnehmer. Im Falle einer Ausschuss- oder Vorstandssitzung, an der die Mitglieder an einem Tisch sitzen, müssen Schreibblöcke, detaillierte Agenda-Notizen, Bleistifte usw. auf dem Tisch aufbewahrt werden.

8. Die Sekretärin muss sicherstellen, dass das Anwesenheitsbuch oder -register fertiggestellt ist und von den Mitgliedern unterschrieben wird, bevor sie den Treffpunkt betreten. Die Teilnahme an Verwaltungsratssitzungen ist sehr wichtig, da die an die Direktoren zu zahlenden Gebühren hierauf berechnet werden müssen.

9. Es ist die Praxis großer Unternehmen, die Rede des Vorsitzenden auf der Hauptversammlung in Zeitungen zu veröffentlichen. Die Sekretärin arrangiert die Veröffentlichung der Rede des Vorsitzenden in Zeitungen (obwohl die Kosten nicht dem Konto des Unternehmens belastet werden können).

10. In der Zwischenzeit muss die Sekretärin das Protokoll der vorherigen Sitzung vorbereitet haben, das zur Bestätigung bei der aktuellen Sitzung angezeigt wird.