Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Einkaufssystem
In diesem Artikel werden die drei Hauptsysteme beleuchtet, um einen reibungslosen Betrieb und die Verantwortlichkeit im Einkaufssystem sicherzustellen. Die Systeme sind: 1. Pre-Purchase-System 2. Bestellsystem 3. Post-Purchase-System.
1. Pre-Purchase-System oder Phase:
Vor dem eigentlichen Kauf müssen bestimmte Formalitäten erledigt werden. Sie sind - Anforderung, Anforderungsprogramme Auswahl der Lieferanten, Angebotserstellung und Bewertung. Ein von einem leitenden Angestellten unterschriebener Zähler für ein ausgefülltes Anforderungsformular wird von einer sachkundigen Person eingereicht.
In der Regel gibt es eine finanzielle Grenze, bis zu der ein bestimmter Offizier Material anfordern kann. Bei Kauf- oder Investitionsentscheidungen werden Entscheidungen auf Vorstandsebene getroffen.
Bei Einkäufen in großen Mengen und in kurzer Zeit über einen längeren Zeitraum werden Reiseanforderungen verwendet. Die Bestellanforderung wird von der Anforderungsabteilung an die Einkaufsabteilung weitergeleitet, nachdem in jeder Phase eine Bestellung ausgelöst wurde.
Standardanforderungsformulare werden verwendet, wenn Bestellungen häufig wiederholt werden sollen. Anfragen werden von vielen Organisationen nach Angeboten des Lieferanten gestellt. Das Anfrageformular enthält im Gegensatz zu einer Bestellung die Wörter "Dies ist nur eine Angebotsanfrage" oder "Dies ist keine Bestellung".
2. Bestellsystem:
Nach Erhalt der Antworten auf Anfragen wird der Lieferant nach Prüfung ausgewählt und Bestellungen aufgegeben.
Eine Bestellung enthält normalerweise:
(a) Referenznr.
(b) Beschreibung der Materialien,
(c) benötigte Menge
(d) Preis und Rabatte
(e) Versandanweisungen
(f) Bestimmungsort der Materialien
g) Unterschrift des Materialverwalters, der den Kauf genehmigt, und
(h) Detaillierte Bedingungen.
In der Regel werden fünf oder sechs Exemplare der Bestellung vorbereitet. Das Original wird an den Lieferanten gesendet, eine Kopie an die empfangende Abteilung, eine an den Erfinder und eine an die Finanzabteilung zum späteren Abgleich mit der Rechnung des Lieferanten und "Wareneingangsscheine" zur Zahlung.
3. Nachkaufsystem:
Das System ist für Nachverfolgungsverfahren, Rechnungseingang und Rechnungsprüfung vorgesehen. Follow-up-Verfahren erfordern Zeit und Geld, so dass es selektiv sein muss. Um selektiv zu sein, müssen Prioritäten festgelegt werden, und „kritische“ Punkte sollten nur zur Weiterverfolgung aufgenommen werden. Auf das territoriale Follow-up kann zurückgegriffen werden.
Die Belege werden chronologisch erfasst. Es hilft bei der schnellen Identifizierung von Materialien. Dies ist für die Materialprüfung vor der Abnahme erforderlich. In vielen Organisationen, in denen zentrale Empfangsbereiche vorhanden sind, wird eine Kopie der Bestellung zum Abgleich an den zentralen Bereich gesendet.
Die Rechnungsprüfung erfolgt vor der Zahlung. Die Rechnung wird mit den tatsächlichen Belegen aufgefüllt und die Zahlung erfolgt, sobald sie zufrieden ist. Rechnungen werden in der Regel an die Finanzabteilung des Käufers geschickt.
