Pflichten eines Unternehmenssekretärs: Faktoren und Klassifizierung

Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die Pflichten eines Unternehmenssekretärs zu erfahren. Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, erfahren Sie mehr über: 1. Faktoren, die den Umfang der Aufgaben bestimmen 2. Einstufung der Aufgaben.

Faktoren, die den Umfang der Aufgaben bestimmen:

Die Aufgaben oder Funktionen eines Unternehmenssekretärs sind vielfältig oder vielfältig. Pflichten ergeben sich aus Rechten. Dies gilt für einen Unternehmenssekretär. Seine Aufgaben werden zum Teil von seiner Position bestimmt, wie sie im Gesellschaftsgesetz in der Definition und in verschiedenen Abschnitten angegeben ist. Das Gesetz beschreibt jedoch nicht systematisch die Pflichten eines Gesellschaftssekretärs.

Da ein Unternehmenssekretär durch einen Vertrag ernannt wird, wird der allgemeine Rahmen seiner Aufgaben auch in den Vertragsbedingungen angegeben. In der Regel werden ihm vom Verwaltungsrat der Anstellungsgesellschaft eine Vielzahl von Aufgaben mit Befugnis und Verantwortung übertragen. Offensichtlich sind die Pflichten des Sekretärs eines großen Unternehmens größer und komplizierter als die eines kleinen Unternehmens.

Auf der anderen Seite können in einem großen Unternehmen viele andere Offiziere ernannt werden, um den Sekretär zu unterstützen. Kurz gesagt, seine Aufgaben sind von der Unternehmensgröße abhängig.

Sogar Pflichten können von Unternehmen zu Unternehmen großer Größe unter Berücksichtigung folgender Faktoren variieren:

(a) Ob das Unternehmen eng oder weit verbreitet ist und

(b) Ob die Aktien der Gesellschaft an einer anerkannten Börse notiert sind oder nicht.

Was auch immer der Umfang der Pflichten sein mag, ist zu beachten, dass die Pflichten eines Gesellschaftssekretärs zwei verschiedene Aspekte haben:

a) Pflichten als Sekretär und

(b) Pflichten, die durch die Bestimmungen des Gesellschaftsrechts und der verwandten Gesetze qualifiziert sind.

Dementsprechend sind die verschiedenen Arten von Aufgaben eines Unternehmenssekretärs in einer klassifizierten Weise zusammengefasst:

Einstufung der Aufgaben:

Die Pflichten eines Unternehmenssekretärs werden als nicht gesetzlich und gesetzlich festgelegt.

(A) nicht gesetzlich

Als Sekretär hat ein Unternehmenssekretär alle Pflichten, die ein Sekretär haben sollte. Diese Pflichten sind nicht gesetzlich festgelegt und werden häufig als Routine- und Exekutivpflichten eines Unternehmenssekretärs bezeichnet.

Es gibt drei Typen:

(1) Aufgaben als Office Executive:

Ein Unternehmenssekretär ist in der Regel der Hauptgeschäftsführer des Büros, der die allgemeine Aufsicht und Kontrolle über die Funktionen aller Abteilungen des Büros des Unternehmens hat (Korrespondenz, Konten, Aufzeichnungen, Öffentlichkeitsarbeit usw.).

Er ist dafür verantwortlich, den Leistungsstandard des Büropersonals sowie die Bürodisziplin einzuhalten. Er muss die Funktionen verschiedener Abteilungen koordinieren. In einigen Unternehmen ist der Sekretär auch mit Einkäufen und Personalmanagement betraut. Er wird als Principal Officer des Unternehmens bezeichnet.

(2) Pflichten als Verbindungsoffizier:

Ein Unternehmenssekretär muss eine Verbindung zwischen dem Unternehmen in einer Hand und den Mitgliedern des Unternehmens, den mit dem Unternehmen verbundenen Personen (wie den Kunden, den Schuldnern, den Gläubigern usw.) und der Öffentlichkeit auf der anderen Seite halten.

Wann immer jemand, egal ob bekannt oder unbekannt, mit dem Unternehmen kommunizieren möchte, spricht er entweder per Korrespondenz oder trifft sich direkt mit dem Sekretär. In der Praxis fungiert der Sekretär als Vertreter der Geschäftsführer des Unternehmens, die Vertreter oder das Unternehmen selbst sind. Der Verwaltungsrat überträgt dem Sekretär zu diesem Zweck eine Sonderermächtigung.

(3) Aufgaben als Berater:

Ein Unternehmenssekretär hat den Verwaltungsrat in verschiedenen Angelegenheiten zu beraten, die sich auf die Verwaltung des Unternehmens und insbesondere auf die für die Verwaltung gewünschten rechtlichen Formalitäten beziehen. Den Pflichten eines Unternehmenssekretärs als Berater kommt eine besondere Bedeutung zu, da es sich meist um rechtliche Formalitäten handelt.

(B) Gesetzlich vorgeschrieben:

Ein Unternehmen ist eine "juristische Person". Das Companies Act bietet umfangreiche Formalitäten für die Gründung, den Fortbestand und die Abwicklung. Der Unternehmenssekretär muss ein Unternehmen auf jeder Stufe aufgrund seines Fachwissens, seiner Qualifikationen und seiner Erfahrung unterstützen. Solche Pflichten eines Unternehmenssekretärs werden als gesetzliche Pflichten bezeichnet.

Diese können auch als Routinepflichten bezeichnet werden, da ein Unternehmen hauptsächlich eine Sekretärin zu diesem Zweck bestellt. Neben dem Gesellschaftsgesetz kommen auch andere Statuten wie das Stempelgesetz, das Registrierungsgesetz, das Einkommensteuergesetz usw. in Frage. Diese Statuten sind jedoch auch für andere Arten von Organisationen erforderlich und nicht unbedingt für ein Unternehmen.

Die gesetzlichen Pflichten eines Gesellschaftssekretärs können auf folgende Weise unterteilt werden:

(A) vor der Gründung:

Vor der Gründung muss eine Gruppe von Personen, die ersten Mitglieder oder die Befürworter eines vorgeschlagenen Unternehmens, verschiedene und komplizierte Formalitäten durchlaufen. Zu diesem Zweck können sie entweder die Hilfe eines Anwalts in Anspruch nehmen oder eine Sekretärin mit den erforderlichen Qualifikationen bestellen, mit der Absicht, dass dieselbe Person nach ihrer Gründung formell zum Sekretär der Gesellschaft ernannt wird.

Vor der Gründung bzw. der Gründung muss ein Unternehmenssekretär die Projektträger auf folgende Weise unterstützen:

a) die Verbindung mit dem Registrar of Companies dieses Staates aufrechtzuerhalten, insbesondere zunächst zu prüfen, ob der vorgeschlagene Name der Firma verfügbar ist.

(b) Erstellung der erforderlichen Dokumente gemäß den Anforderungen des Companies Act. Solche Dokumente sind: Gründungsurkunde, Satzung und Prospekt. Das dritte Dokument ist nur für eine weit verbreitete Aktiengesellschaft und tatsächlich nach der Gründung erforderlich.

Das Gesellschaftsgesetz liefert Modelle für die Erstellung der Dokumente:

(i) Tabelle A - Ein Modell für die Satzung einer Aktiengesellschaft,

(ii) Tabelle B - Ein Modell für die Satzung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung,

(iii) Tabelle C - Ein Modell für die Satzung und Satzung einer Gesellschaft, die durch eine Garantie beschränkt ist,

(iv) Tabelle D - Ein Modell für die Satzung und Satzung einer Gesellschaft mit beschränkter Bürgschaft mit Kapital,

(v) Tabelle E - Ein Muster für eine Satzung und Satzung für ein Unternehmen mit unbeschränkter Haftung. (Tabelle A bis E gehört zum Zeitplan I des Gesetzes)

(vi) Anhang II - Ein Prospektmodell.

Alle diese Dokumente müssen gedruckt und mit jedem Absatz nummeriert werden. Das Memorandum of Association und die Satzung werden von den Projektträgern und einem Zeugen unterzeichnet. Der Prospekt wird von den Direktoren und von einem „Experten“ (einer verlässlichen Person) unterzeichnet.

(c) Einreichung einer Kopie der Gründungsurkunde und einer Kopie der Satzung mit den erforderlichen Stempeln mit der erforderlichen Anmeldegebühr für die Registrierung der Gesellschaft und der Anmeldegebühr für die Dokumente beim Registrar of Companies.

(d) zur Einreichung weiterer Erklärungen, die zum Zeitpunkt der Gründung einer Aktiengesellschaft erforderlich sind, beim Registrar of Companies, wie:

(i) eine Liste der ersten Direktoren der Gesellschaft;

(ii) ein Zustimmungsschreiben jedes Direktors, um als Direktor zu fungieren;

(iii) eine Kopie der Anstellungsbedingungen des Geschäftsführers, falls vorhanden;

(iv) Ein Zustimmungsschreiben von jedem Verwaltungsratsmitglied zur Übernahme von gegebenenfalls qualifizierten Anteilen.

(e) bei dem Kanzler die tatsächliche Anschrift des Sitzes der Gesellschaft einzureichen. (Dies kann innerhalb von 30 Tagen ab dem Datum der Registrierung erfolgen.)

f) an allen Treffen der Projektträger teilzunehmen und sie bei der Organisation und Durchführung der Treffen zu unterstützen.

(g) Unterstützung der Projektträger beim Abschluss von Vorverträgen im Namen des Unternehmens, die noch nicht eingetragen sind.

(B) Nach der Einarbeitung:

Nach der Gründung eines Unternehmens hat seine Sekretärin eine Vielzahl von Aufgaben zu erfüllen. Solche Aufgaben können weiter klassifiziert werden.

(1) Unmittelbar nach der Gründung:

Unmittelbar nach Erhalt der Gründungsurkunde vom Registrar of Companies hat der Gesellschaftssekretär die folgenden Handlungen:

(a) die erste Sitzung des Verwaltungsrats der Gesellschaft für verschiedene vorläufige Formalitäten zu veranlassen, einschließlich seiner formellen Ernennung mit rückwirkender Wirkung (dh seit der Ernennung durch die Projektträger), Festlegen der Form des Aktienzertifikats, Genehmigung des Prospekts (im Falle einer weit verbreiteten Aktiengesellschaft), Bestellung von Bankern, Erstprüfer usw.

(b) Einreichung einer Erklärung an Stelle des Prospekts, in der die Zuteilung von Anteilen angegeben ist, mindestens drei Tage vor der Zuteilung bei dem Registrar of Companies.

(c) bei dem Registrar of Companies eine Kopie des Prospekts einzureichen und die Veröffentlichung des Prospekts öffentlich zu machen.

(d) Um die Erlaubnis des Kontrolleurs für Kapitalfragen zu erhalten, muss ein leitender Angestellter der Zentralregierung die gesamte Ausgabe von Aktien oder Schuldverschreibungen über Rs. 50 Lakhs.

(e) gegebenenfalls Vorkehrungen mit Aktienmaklern, Versicherern, Finanzinstituten usw. für die Vermarktung von Anteilen zu treffen und an einer anerkannten Börse einen Antrag auf Einziehung von Anteilen zu stellen, sofern dies von der Gesellschaft beschlossen wird.

(f) von beabsichtigten Aktionären Aktienanträge mit Antragsgeld zu erhalten, mit oder ohne Prämie, und detaillierte und chronologische Aufzeichnungen über diese Quittungen.

(g) Um das Register der Unternehmen zu unterrichten, um (für ein öffentliches Unternehmen erforderlich) das Zertifikat für die Aufnahme des Geschäftsbetriebs zu erhalten, die Tatsachen, dass (i) der Mindestzeichnungsbetrag erhoben wurde und (ii) die Direktoren für ihr Unternehmen bezahlt haben Anteile.

(h) Vorkehrungen für die Zuteilung von Anteilen und die Ausgabe von Aktienzertifikaten treffen und das Mitgliederregister mit den Angaben zu den Mitgliedern und ihren Anteilsbesitz erstellen.

(i) Die Statutarische Versammlung im Falle einer Aktiengesellschaft nach einem Monat und spätestens sechs Monaten nach Beginn der Geschäftstätigkeit zu arrangieren.

(2) Regelmäßige Funktionsweise eines Unternehmens:

Wenn alle vorläufigen Funktionen abgeschlossen sind, muss ein Unternehmen seine regulären Funktionen als fortgeführten Unternehmen wahrnehmen.

Der Company Secretary hat diesbezüglich folgende Aufgaben:

(a) das Mitgliederregister so zu führen, dass es von Zeit zu Zeit alle erforderlichen Änderungen vornimmt, die sich aus der Übertragung, Übertragung, Verfall, Rückgabe oder erneuten Ausgabe von Anteilen ergeben.

(b) Unterstützung des Verwaltungsrats in Bezug auf die Übertragung oder den Rückkauf von Anteilen sowie das Abrufen von Anteilen, die Ausgabe von Bezugsrechts- oder Bonusaktien und die Ausgabe von Anteilszertifikaten und etwaigen Optionsscheinen.

(c) für Sitzungen des Verwaltungsrats, seiner Mitglieder, von Ausschüssen oder Unterausschüssen, die von der Gesellschaft bestellt werden, zu festgelegten Zeitpunkten und in regelmäßigen Abständen, wie im Gesellschaftsgesetz vorgesehen, zu veranlassen.

d) Bekanntmachungen für Versammlungen zu verfassen und zu veröffentlichen, Beschlüsse zu fassen, Notizen zu Diskussionen und Verfahren zu machen, Protokolle zu schreiben, sie zu bestätigen und in Umlauf zu bringen, den Vorsitzenden der jeweiligen Besprechungen bei der Auszählung der Stimmen zu unterstützen und die diesbezüglichen Ergebnisse zu erklären, die Teilnahme an den Besprechungen zu protokollieren, Vollmachten zu handhaben und alle anderen Handlungen im Zusammenhang mit Besprechungen aller Art durchzuführen.

(e) bei dem Registrar of Companies mit vorgeschriebenen Anmeldegebühren und innerhalb der vorgeschriebenen Frist einzureichen,

(i) Kopien der geprüften Endabschlüsse und der jährlichen Rendite nach Ende jedes Geschäftsjahres,

(ii) Kopien einiger spezifischer Entschließungen,

(iii) Rendite auf Zuteilung von Aktien,

(iv) Unterschiedliche Aussagen usw.

(f) Vorbereitung und Aufbewahrung aller gesetzlich vorgeschriebenen Bücher wie Register der Mitglieder, Minutenbücher usw.

(g) das Gemeinsame Siegel des Unternehmens zu erhalten und auf allen relevanten Dokumenten anzubringen. Dies ist eine sehr wichtige Funktion, da ein Unternehmen über ein gemeinsames Siegel mit seinem Namen verfügen muss, das bei rechtlichen Dokumenten sehr sorgfältig verwendet werden muss.

Wenn ein Unternehmen außerhalb Indiens tätig ist, kann es, sofern dies durch die Satzung genehmigt ist, ein Amtssiegel für den Gebrauch außerhalb Indiens besitzen, und dieses Siegel muss eine echte Kopie des bestehenden gemeinsamen Siegels sein.

(h) die Verwaltungsratsmitglieder über ihre rechtlichen Verpflichtungen zu unterrichten und sie bei der Erfüllung dieser Verpflichtungen zu unterstützen.

(i) Um den Mitgliedern des Unternehmens die Möglichkeit zu geben, die gesetzlich vorgeschriebenen Bücher einzusehen und eine Kopie davon anzufertigen und den Mitgliedern alle erforderlichen Mitteilungen zu erteilen.

(j) Zur Erledigung der Anweisungen und Anweisungen der Zentralregierung, des Kanzlers von Unternehmen, der Kanzlei des Unternehmens, des Gerichts usw., falls erforderlich.

(k) Um sicherzustellen, dass die Abschlüsse der Gesellschaft nach den Vorschriften des Gesetzes erstellt, geführt und geprüft werden.

(l) Um sicherzustellen, dass die Dividende (durch Versendung von Dividendenoptionsscheinen) an die Anteilinhaber innerhalb von 42 Tagen ab dem Datum der Erklärung ausgezahlt wird, wird die nicht gezahlte Dividende nach drei Jahren auf das Konto für allgemeine Einnahmen der Zentralregierung übertragen.

(3) Zum Zeitpunkt einer Vereinbarung (Kompromiss, Verschmelzung oder Wiederaufbau oder Übernahmeangebot eines Unternehmens in einem anderen Unternehmen), die vom Unternehmen selbst oder seinen Mitgliedern oder Gläubigern beim Gericht beantragt wurde, hat der Sekretär Pflichten zur Vorbereitung von Aufzeichnungen und Erklärungen, zur Organisation von Zusammenkünften auf Anweisung des Gerichts, zur Erstellung von Rundschreiben usw.

(4) Zum Zeitpunkt des Abwickelns:

Eine Gesellschaft kann freiwillig von den Mitgliedern aufgelöst werden oder gesetzlich dazu gezwungen werden, wenn eine Gesellschaft ihre Gläubiger nicht zahlen kann oder wenn eine Gesellschaft gegen gesetzliche Bestimmungen oder unter anderen im Gesellschaftsgesetz vorgesehenen Umständen verstößt.

Das Gesetz sieht auch vor, dass der Sekretär als leitender Angestellter der Gesellschaft rechtliche Verpflichtungen hat, den amtlichen Liquidator zu unterstützen und die etwaige Anordnung des Gerichts im Prozess der Abwicklung auszuführen.

Er muss auch den Verwaltungsrat unterstützen, wenn dies unter den gegebenen Umständen erforderlich ist, und zu den Mitgliedern, Gläubigern, Beiträgen, dem Gesellschaftsregister und anderen Beteiligten Kontakt halten. Er muss die erforderlichen Rücksendungen und Erklärungen bei den zuständigen Behörden einreichen.