Hindernisse für die Geschäftskommunikation

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Hindernisse für die geschäftliche Kommunikation. Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, werden Sie Folgendes lernen: 1. Bedeutung von Hindernissen für die Geschäftskommunikation 2. Wichtige Hindernisse für die Geschäftskommunikation 3. Methoden der Überwindung.

Bedeutung von Hindernissen für die Geschäftskommunikation:

Die Bedeutung der Kommunikation in der modernen Wirtschaft kann kaum überbetont werden.

Deshalb verbringen die Manager in der Regel einen erheblichen Teil ihrer Zeit, um mit anderen zu kommunizieren.

Kommunikation ist jedoch nicht immer so effektiv, wie sie sein sollte. Untersuchungen haben ergeben, dass fast 75% der gesamten Geschäftskommunikation nicht das gewünschte Ergebnis erzielen. Bestimmte äußere und innere Kräfte behindern den Kommunikationsfluss. Sie unterbrechen oder blockieren die Kommunikation oder verhindern gegenseitiges Verständnis.

Die Kommunikation kann vage und schlecht ausgedrückt sein. Es kann an mangelnder Klarheit oder mangelnder Retention leiden. Hemmnisse zwischen Menschen filtern nicht alle Kommunikationen aus, sondern dienen als Filter, um bestimmte Kommunikationen zuzulassen, andere jedoch zurückzuhalten, wodurch die Kommunikation unzureichend wird.

Das Nichthören der Kommunikation ist ein chronisches Problem. Viele Mitteilungen erhalten nicht die Aufmerksamkeit, die sie verdienen. Diese Einschränkungen oder Ursachen für den Ausfall von Kommunikationskanälen werden als "Kommunikationsbarrieren" bezeichnet.

Wichtige Hindernisse für die Geschäftskommunikation:

Die Kommunikation wird durch verschiedene Arten von Barrieren behindert.

Diese können in drei Kategorien eingeteilt werden:

(A) externe Barrieren,

(B) Organisationsbarrieren; und

(C) persönliche Barrieren.

Alle diese Arten von Kommunikationsbarrieren werden im Folgenden erklärt:

[A] Externe Barrieren:

Externe Hindernisse für die Geschäftskommunikation können folgende Formen haben:

1. Semantische Barrieren:

Die Wörter und Symbole, die verwendet werden, um die Fakten und Gefühle zu vermitteln, können verschiedene Bedeutungen haben. Verschiedene Personen interpretieren dieselbe Botschaft auf unterschiedliche Art und Weise, je nach Ausbildung, Erfahrung, sozialem und kulturellem Hintergrund usw. Die Sprache des Absenders ist für den Empfänger möglicherweise unverständlich. So vermitteln Wörter und Symbole manchmal nicht die wahren Bedeutungen.

2. Emotionale oder psychologische Barrieren:

Emotionale oder psychologische Faktoren sind die Hauptbarrieren in der zwischenmenschlichen Kommunikation.

Das Folgende sind einige der emotionalen Barrieren:

ich. Unaufmerksamkeit:

Es ist eine der größten chronischen psychologischen Barrieren. Wenn der Empfänger die Nachricht nicht vollständig beachtet, wird die Kommunikation unwirksam. Eine Person kann mit anderen wichtigen Dingen beschäftigt sein oder die Nachricht kann uninteressant sein oder gegen ihre Erwartungen verstoßen.

Dies kann zu mangelnder Aufmerksamkeit führen. Es ist ein allgemeines Phänomen, dass Menschen einfach nicht auf Bulletins, Notizen, Protokolle und Berichte reagieren.

ii. Wahrnehmungsbarriere:

Jeder Einzelne hat bestimmte Interessenbereiche. Daher kann er / sie den Teil der Nachricht hören, lesen oder sehen, der für ihn wertvoll ist. Die Menschen sehen, was sie sehen wollen und sehen es als Realität an. Einige Personen interpretieren die Nachricht in Bezug auf ihren eigenen Standpunkt, der irreführend sein kann. Die Wahrnehmung führt daher zu einer unbewussten Filterung der Nachricht.

iii. Verlust durch Übertragung und mangelhafte Retention:

Wenn die Kommunikation verschiedene Kanäle in der Organisation durchläuft, werden aufeinanderfolgende Übertragungen derselben Nachricht immer weniger genau. Es heißt, dass bei mündlicher Kommunikation etwa 30% der Informationen bei jeder Übertragung verloren gehen.

Die schlechte Aufbewahrung der Informationen ist wieder eine Krankheit. Die Forscher haben gezeigt, dass die Angestellten nur etwa 50% Informationen haben, während die Vorgesetzten etwa 60% davon behalten.

iv. Vorzeitige Bewertung:

Die Kommunikation wird behindert, wenn der Empfänger die Nachricht auswertet, bevor er die vollständigen Informationen erhält. Bei mehreren Gelegenheiten beginnen die Manager, die Informationen auszuwerten, bevor sie sich richtig verstehen. Die Entscheidung wird getroffen, bevor die vollständigen Fakten bekannt sind. Eine solche vorzeitige Bewertung neigt dazu, den freien Informationsfluss und das Verständnis zu behindern und die Kommunikation zu verzerren.

v. Unangemessenes Vertrauen auf die geschriebenen Worte:

Geschriebene Wörter sind kein Ersatz für gesunde persönliche Beziehungen. In einer schriftlichen Mitteilung kann der Zweck einer Bestellung, eines Verfahrens oder einer Weisung möglicherweise nicht erläutert werden. Die schriftliche Kommunikation sagt oft aus, was zu tun ist, aber nicht, warum dies getan werden sollte, und es fehlt ihnen die überzeugende Qualität.

Darüber hinaus kann sich eine schriftliche Kommunikation über dem Verständnisniveau des Lesers befinden und es ist auch nicht möglich, die Antwort auf die Kommunikation zu ermitteln. Schriftliche Medien müssen daher als ergänzend zu produktiven persönlichen Beziehungen betrachtet werden.

vi. Misstrauen gegenüber Communicator:

Sie entsteht aus allen unüberlegten Urteilen oder unlogischen Entscheidungen des Kommunikators. Wiederholte Erfahrungen dieser Art veranlassen den Empfänger nach und nach dazu, die Handlung zu verzögern oder unbewusst zu handeln, wodurch die Kommunikation erfolglos wird, obwohl sie anscheinend vollständig ist.

vii. Fehler bei der Kommunikation:

Es ist eine durchaus akzeptierte Tatsache, dass die Manager die benötigten Nachrichten oft nicht übertragen. Dies kann an Faulheit des Kommunikators oder an seiner falschen Annahme liegen, dass jeder es weiß.

[B] Organisationsbarrieren:

Wichtige organisatorische Hindernisse können wie folgt sein:

ich. Organisationspolitik:

Die allgemeine Organisationspolitik in Bezug auf Kommunikation dient allen in der Organisation als allgemeine Richtlinie hinsichtlich des Verhaltens, das normalerweise von ihm erwartet wird.

Die Richtlinie kann in Form einer expliziten schriftlichen Erklärung erfolgen oder muss aus dem Verhalten der Mitglieder der Organisation, insbesondere der Personen an der Spitze, interpretiert werden. Wenn diese Politik den Kommunikationsfluss in verschiedene Richtungen nicht unterstützt, wäre der Kommunikationsfluss nicht reibungslos und angemessen.

ii. Statusbeziehung:

In der formellen Organisationsstruktur kann eine übergeordnete untergeordnete Beziehung die freie und häufige Kommunikation behindern, insbesondere nach oben. Ein Manager kann nicht kommunizieren, um seine Schwächen unterzuordnen. Die Untergebenen fühlen sich nicht frei, mit den Vorgesetzten zu sprechen.

Sie geben nur das weiter, was die Vorgesetzten hören möchten, und halten unangenehme Tatsachen zurück. Sie können ihren Vorgesetzten nur das mitteilen, was sie erwarten würden. Wenn ein Untergebener seinem Vorgesetzten nicht vertraut, wird die Kommunikation weniger effektiv.

iii. Organisatorische Regeln und Vorschriften:

Organisatorische Regeln und Vorschriften beeinflussen den Kommunikationsfluss, indem sie den zu kommunizierenden Gegenstand und den Kommunikationskanal vorschreiben. Die Regeln können den Fluss bestimmter Nachrichten einschränken und viele wichtige hinterlassen.

Auf der anderen Seite verzögert die Kommunikation durch einen geeigneten Kanal in einer bestimmten Weise, die durch diese Regeln vorgeschrieben ist, und wirkt der Bereitschaft der Personen, die Nachricht zu übermitteln, entgegen. Diese Barriere ist in indischen öffentlichen Unternehmen, in denen die Einhaltung von Regeln und Vorschriften streng ist, stark ausgeprägt.

iv. Komplexität in der Organisationsstruktur:

In einer Organisation, in der es mehrere Managementebenen gibt, gibt es viele Filterpunkte. Infolgedessen wird der Kommunikationsprozess verzögert und die Wahrscheinlichkeit, dass die Kommunikation verzerrt wird, steigt. Dies trifft eher auf die Kommunikation nach oben zu, da die untergeordneten Angestellten die nachteilige Kritik von sich selbst oder von ihren Vorgesetzten nicht gerne aufgeben.

Je komplexer die Organisationsstruktur ist, desto schwieriger wird es, sicherzustellen, dass korrekte Informationen zur richtigen Zeit durch das richtige Medium an die richtige Person weitergegeben werden.

v. Organisationseinrichtungen:

Organisatorische Einrichtungen, die für einen reibungslosen, angemessenen, klaren und zeitnahen Kommunikationsfluss sorgen, können verschiedene Formen annehmen, z. B. Besprechungen, Konferenzen, Beschwerdebox, Vorschlagsbox, soziale und kulturelle Zusammenkünfte usw. Wenn diese nicht ordnungsgemäß hervorgehoben werden, versagen die Menschen in der Regel effektive Kommunikation herstellen.

vi. Informationsüberlastung:

Die Manager sind mit Informationen aus verschiedenen Quellen überlastet. Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, den Informationsfluss zu regulieren. Dadurch wird die Effizienz der Kommunikation reduziert. Sie können einige der Nachrichten ignorieren oder falsch interpretieren. Zeitdruck kann auch zu Kommunikationsproblemen führen.

[C] Persönliche Barrieren:

Da Kommunikation im Wesentlichen ein zwischenmenschlicher Prozess ist, gibt es auch einige persönliche Faktoren, die für die Blockierung der Kommunikation verantwortlich sind.

Persönliche Barrieren können wie folgt aufgeführt werden:

1. Barrieren bei Vorgesetzten:

Die Rolle der Vorgesetzten in der Kommunikation ist sehr wichtig. Aufgrund ihrer hierarchischen Beziehungen zu den Untergebenen wirken sie auf verschiedene Weise als Hindernisse:

ich. Haltung der Vorgesetzten:

Die Einstellung der Vorgesetzten gegenüber Kommunikation im Allgemeinen oder in eine bestimmte Richtung beeinflusst den Nachrichtenfluss in verschiedene Richtungen. Wenn diese Einstellung ungünstig ist, besteht eine größere Wahrscheinlichkeit, dass Nachrichten nicht angemessen von und / oder zu den Vorgesetzten fließen.

ii. Angst vor der Herausforderung an die Autorität:

Eine Person in der Organisation versucht immer, eine höhere Position und ein höheres Ansehen zu erreichen. Daher versuchen die Manager in der Regel, die Informationen nicht aufkommen zu lassen oder zu steigen, da häufiges Weitergeben von Informationen ihre Schwäche offenbaren kann.

iii. Mangelndes Vertrauen in Untergebene:

Die Vorgesetzten nehmen (richtig oder anders) im Allgemeinen wahr, dass ihre Untergebenen weniger kompetent und weniger fähig sind, dass sie nicht in der Lage sind, ihren Vorgesetzten Ratschläge zu erteilen, oder dass sie möglicherweise keine Informationen übermitteln müssen.

iv. Zeitmangel:

Die Vorgesetzten fühlen sich - ob korrekt oder nicht - der Meinung, dass sie mit der Arbeit überlastet sind und wenig Zeit haben, mit ihren Untergebenen zu sprechen.

v. Mangel an Bewusstsein

Manchmal fehlt den Vorgesetzten das Bewusstsein für die Nützlichkeit und Bedeutung von Kommunikation in verschiedene Richtungen im Allgemeinen oder in bestimmten Bereichen. In einem solchen Fall wird die Kommunikation blockiert.

vi. Kommunikation ignorieren:

Manchmal ignorieren die Vorgesetzten bewusst und absichtlich die Kommunikation ihrer Untergebenen, um ihre Bedeutung zu erhalten. Dies wirkt gegen die Kommunikationsbereitschaft der Untergebenen.

2. Barrieren in Untergebenen:

Vertikale Kommunikation in beide Richtungen kann nur stattfinden, wenn die Untergebenen auch aktiv an diesem Prozess teilnehmen. Bei den Untergebenen gibt es verschiedene Faktoren, die eine solche aktive Beteiligung ihrerseits beeinträchtigen.

Einige davon sind unten aufgeführt:

ich. Mangelnde Bereitschaft zur Kommunikation:

Manchmal kommunizieren die Untergebenen bestimmte Informationen nicht nach oben, weil sie dazu nicht bereit sind. Wenn ein untergeordneter Mitarbeiter der Ansicht ist, dass er / sie wahrscheinlich durch die Übermittlung bestimmter Informationen an seinen Vorgesetzten beeinträchtigt wird, wäre er / sie nicht bereit, diese Informationen zu übermitteln.

Die aufsteigenden Informationen werden zu Kontrollzwecken verwendet, und die Untergebenen wären nicht bereit, ihren Vorgesetzten Informationen über ungünstige Ereignisse zu geben. Wenn es einen Zwang zur Kommunikation gibt, tun sie dies auch nach einer Änderung der Informationen, um ihr eigenes Interesse zu schützen.

ii. Mangel an angemessenem Anreiz:

Mangelnde Motivation zur Kommunikation hindert die Untergebenen auch daran, nach oben zu kommunizieren. Wenn ein neuartiger Vorschlag eines Untergebenen keine Aufmerksamkeit von den Vorgesetzten hervorruft, würde er sie nicht weitergeben.

Hindernisse für die Geschäftskommunikation werden in einem Diagramm wie folgt dargestellt:

Methoden zur Überwindung von Kommunikationsbarrieren:

In Anbetracht der Wichtigkeit einer effektiven Kommunikation für das erfolgreiche Funktionieren von Unternehmensorganisationen ist es für die Manager von entscheidender Bedeutung, die unterschiedlichen Kommunikationsbarrieren zu überwinden. Die Kommunikationsbarrieren können zwar möglicherweise nicht vollständig beseitigt werden, doch können geeignete Managementmaßnahmen in dieser Richtung ihre Wirkung minimieren.

Die folgenden Methoden werden vorgeschlagen, um die Kommunikationsbarrieren zu vermeiden:

1. Vollständige Informationen:

Um die Kommunikation effektiv zu gestalten, muss der Kommunikator zunächst vollständig und klar wissen, was er kommunizieren möchte.

2. Gegenseitiges Vertrauen:

Die Kommunikation ist zur Annahme und zum gewünschten Handeln gedacht. Diese Akzeptanz wird zu einem großen Teil von Vertrauen und Vertrauen in die Motive und Aufrichtigkeit des Kommunikators beeinflusst. Wenn das Vertrauen fehlt, wird die Kommunikation die erwarteten Ergebnisse nicht erreichen.

Daher ist es notwendig, dass in der Organisation ein Umfeld von Vertrauen und Vertrauen geschaffen wird. Dies wird die Menschen dazu ermutigen, ehrlich miteinander zu kommunizieren.

3. Angemessene Sprache:

Die für die Kommunikation verwendete Sprache sollte so sein, dass sie vom Empfänger leicht verstanden werden kann. Die gängigsten Symbole, eine klare und präzise Sprache, sollten für eine korrekte Kommunikation verwendet werden.

4. Interpersonale Beziehung:

Zwischen den Vorgesetzten und den Untergebenen müssen richtige zwischenmenschliche Beziehungen entwickelt werden, damit sich die letzteren frei und offen fühlen können, um vollständige und korrekte Informationen an die Erstgenannten zu übermitteln. Die Vorgesetzten müssen nützliche Kritikpunkte und nützliche Vorschläge der Untergebenen wertschätzen.

5. Auswahl des geeigneten Kanals:

Die Manager müssen kompetent genug sein, um den am besten geeigneten Kanal für das Senden von Nachrichten auszuwählen. Zum Senden einer komplizierten Nachricht sollte ein umfangreicher Kanal wie eine persönliche Diskussion oder ein Telefon verwendet werden. Auf der anderen Seite können Memos, Briefe oder E-Mails zum Versenden von Routinemeldungen verwendet werden, da kaum Missverständnisse drohen.

6. Gegenseitiges Verständnis:

Sowohl für die Sender als auch für die Empfänger ist es von erheblicher Bedeutung, besondere Anstrengungen zu unternehmen, um die Perspektive des jeweils anderen zu verstehen. Durch das Verständnis der Perspektiven anderer können Anmerkungen klassifiziert, Wahrnehmungen verstanden und Objektivität aufrechterhalten werden.

7. Empathie in der Kommunikation:

Der Weg für eine effektive Kommunikation ist, auf die Bedürfnisse, Gefühle und Wahrnehmungen des Empfängers einzugehen. Der Kommunikator sollte die Nachricht so vermitteln, dass die Emotionen und Gefühle des Empfängers nicht verletzt werden. Wenn der Absender der Nachricht die Probleme aus Sicht des Empfängers betrachtet, können viele Missverständnisse vermieden werden.

8. Zweiwege-Kommunikation:

Kommunikation ist ein wechselseitiger Prozess. Die bidirektionale Kommunikation bringt zwei Köpfe zusammen - das ist der grundlegende Kern jeder Kommunikation. Es besteht ein ständiger Dialog zwischen Sender und Empfänger der Nachricht. Aufwärtskommunikation kann in der Organisation Realität werden und effektiv sein, wenn diese Tatsache erkannt wird.

9. Wörter mit Aktionen unterstützen:

Die überzeugendste Art der Kommunikation ist nicht das, was Sie sagen, sondern das, was Sie tun. Die Manager müssen sicherstellen, dass ihre Aktionen den Kommunikationsprozess unterstützen. Dies gewährleistet die Seriosität in der Kommunikation.

10. Beispiele und visuelle Hilfsmittel:

Um die Idee der Kommunikation im Kopf des Empfängers zu fixieren, können in geeigneten Situationen geeignete Geschichten und Wortbilder zum Verständnis des Empfängers verwendet werden. Des Weiteren können visuelle Hilfsmittel durch Diagramme und Diagramme vorteilhaft verwendet werden, um bestimmte Punkte oder Ideen hervorzuheben, die möglicherweise schwer mit Worten beschrieben werden können.

11. Gutes Zuhören:

Sorgfältiges Zuhören ist für eine effektive Kommunikation unerlässlich. Durch diesen Prozess gibt man nicht nur die Chance, andere zu sprechen, sondern sammelt nützliche Informationen für die weitere Kommunikation. Durch die Konzentration auf die expliziten und impliziten Bedeutungen des Sprechers kann der Manager ein viel besseres Verständnis für das Gesagte gewinnen.

12. Verzögerung der Reaktion:

Es ist eine gute Praxis für eine effektive Kommunikation, die nicht durch die sofortige Reaktion des ersten Eindrucks beeinflusst wird. Eilige Reaktionen führen oft dazu, dass die tatsächliche Implikation der Kommunikation ignoriert wird. Die Erfahrung zeigt, dass die Verzögerung der Aktion durch den Empfänger hilfreich ist, um die beabsichtigte Bedeutung der Kommunikation zu verstehen.

13. Strategische Nutzung informeller Kommunikation (Grapevine):

Ein Manager sollte die informellen Kommunikationskanäle nutzen, um das formale Kommunikationssystem zu ergänzen. Zu diesem Zweck muss er die informellen Kommunikationsnetze verstehen und sollte sie intelligent einsetzen, um die Lücken in den formalen Kommunikationskanälen zu schließen.

14. Bewertung:

Es sollte ein kontinuierliches Programm zur Bewertung des Kommunikationsflusses in verschiedene Richtungen geben. Dies würde die Probleme in diesem Bereich aufzeigen, deren Ursachen ermitteln und damit die Ergreifung geeigneter Korrekturmaßnahmen ermöglichen. Die Vorgesetzten sollten die Informationen nicht schnell auswerten, bevor sie richtig verstanden werden.