Inventar: Bestandsaufnahme, Aufzeichnungen und verwendete Formulare (mit Muster)

Inventar: Bestandsaufnahme, Aufzeichnungen und verwendete Formulare (mit Muster)!

Ewiges Inventar:

Die CIMA definiert Beständiger Bestand als „Ein System von Aufzeichnungen, das von der Controlling-Abteilung verwaltet wird und die physische Bestandsbewegung und ihren aktuellen Kontostand widerspiegelt.“ Es bezeichnet ein System von Aufzeichnungen - ein System, mit dem fortlaufende Informationen über die Verfügbarkeit von Material und Lagern verfügbar sind bekannt als Perpetual Inventory. Dabei wird das Guthaben nach jeder Quittung und Ausgabe durch Fachkarten oder Geschäftsbücher ermittelt.

Kontinuierliche Inventur:

Zum Nachweis der Richtigkeit des Perpetual Inventory muss eine kontinuierliche Bestandsaufnahme erfolgen. Normalerweise wird die physische Inventur einmal im Jahr oder einmal in sechs Monaten durchgeführt. Die tatsächliche Menge jedes Artikels wird aufgelistet und mit den Buchzahlen verglichen. Wenn kein Fehler oder Verschwendung oder Diebstahl stattgefunden hat, sollte die Buchzahl (gemäß der Bin Card oder des Stores Ledgers) mit dem tatsächlichen physischen Bestand übereinstimmen.

Bei Unstimmigkeiten sollte eine Erklärung möglich sein. Da dies jedoch bedeutet, die Aufzeichnungen des ganzen Jahres durchzugehen und zu versuchen, sich daran zu erinnern, was im Laufe des Jahres passiert ist, kann die Unstimmigkeit im Allgemeinen nicht erklärt werden und die Buchzahlen müssen angepasst werden.

Die kontinuierliche Bestandsaufnahme beseitigt diesen Nachteil. Bei diesem System werden täglich 15 oder 20 Artikel von der Bin Card oder dem Stores Ledger abgerufen. Bei Unstimmigkeiten wird die Diskrepanz dort und dann erklärt. Da die Anzahl der Quittungen oder Ausgaben nicht groß wäre, wäre die Ursache für die Diskrepanz bekannt und würde beseitigt.

Am nächsten Tag werden die nächsten 15 oder 20 Artikel aufgenommen und der physische Bestand und der Buchbestand verglichen. Auf diese Weise werden alle Artikel drei- bis viermal im Jahr statt nur einmal im Rahmen der jährlichen Inventur geprüft. Neben der Sicherstellung, dass der tatsächliche Bestand und der Buchbestand ständig übereinstimmen, veranlasst das System den Ladenbesitzer, seine Läden zu durchlaufen, um eventuelle Leckagen, Verschwendung oder Diebstahl zu beobachten, so dass alle diese Verluste sofort geprüft werden können.

Das System erspart die jährliche Inventur und die Störung der üblichen Arbeit. Bestandsblätter können aus dem Geschäftsbuch der Geschäfte herausgetippt werden, da sie wissen, dass es keine Diskrepanz zwischen dem tatsächlichen und dem Buchbestand gibt. Zwischenabrechnungen sind möglich und die Endabrechnungen können schnell erstellt werden.

Um die Überprüfung und die allgemeine Lagerhaltung zu erleichtern, sollten die Originalverpackungen erhalten bleiben und die Menge in jeder Verpackung angeben. Der Prüfer muss dann nur die lose Menge zählen oder wiegen. Wenn die tägliche Überprüfung von einer anderen Person als dem Ladenbesitzer oder seinen Untergebenen durchgeführt wird, wäre dies eine ausgezeichnete Überprüfung der Aktivitäten des Ladenbesitzers.

Ein paar Elemente sollten zufällig ausgewählt werden (zusätzlich zu den regulären Elementen), um ein Überraschungselement zu bieten. Diese Überprüfung durch einen "Außenseiter" sollte angesichts der Tatsache, dass die Nummer der Ablage auf der Ablagekarte oder im Filialbuch vermerkt ist, nicht schwierig sein. Man kann in den jeweiligen Behälter gehen und dort liegende Artikel zählen oder messen und das Ergebnis mit der Buchfigur vergleichen.

Der Datensatz:

Die Geschäftsbücher:

In jeder mittelgroßen Fabrik wäre es erforderlich, kontinuierlich Informationen über die Werte von Materialien und Filialen zu haben, die gekauft, ausgegeben und noch im Saldo sind. Zu diesem Zweck ist es erforderlich, für jede Position sowohl nach Betrag als auch nach Menge ein Konto zu führen. Abrechnungen von kostengünstigem Material können nicht geführt werden. Der für ihre Einkäufe ausgegebene Betrag kann den Factory Expenses Straightway belastet werden.

Die Form des Kontos ist unten angegeben:

Die Buchungen im Filialbuch werden grundsätzlich wie bei den Sammelkarten vorgenommen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass in den Filialen auch Beträge eingegeben werden müssen. Die Pflege des Geschäftsledgers, so dass Informationen über den aktuellen Kontostand und den Wert eines solchen Kontostands immer verfügbar sind, wird als "Perpetual Inventory System" bezeichnet. (Es kann nicht gesagt werden, dass es ohne kontinuierliche Bestandsaufnahme nicht vollständig ist).

Diese Aufgabe sollte einem separaten Sachbearbeiter übertragen werden, und es wäre nicht angemessen, entweder die Aufgabe dem Ladenbesitzer selbst zu übertragen oder den Sachbearbeiter ihm unterzuordnen. Der Sachbearbeiter für gespeicherte Ledger sollte im Costing Office arbeiten. Es wurde bereits darauf hingewiesen, dass der Eintrag in den Filialen in Bezug auf die Quittungen auf der Basis der Filiale erfolgt ist. Bei Ausgaben erfolgt die Buchung auf der Grundlage des Anforderungsscheins, in dem die ausgegebene Menge angegeben ist.

Es ist der Sachbearbeiter der Filialen, der das Ledger auf der entsprechenden Seite öffnet, die Rate herausfindet und die Berechnung vornimmt. Der so berechnete Betrag wird auf dem Anforderungsschein sowie in der Ausgabespalte des Filialbuchs eingetragen.

Formulare zur Verwendung bei der Bestandsaufnahme:

Die wichtigsten bei der Bestandsaufnahme verwendeten Formulare sind folgende:

(i) Inventaretiketten:

Inventaretiketten sind Zettel, die aus zwei Teilen bestehen: Markierungsnummer, Materialsymbol, Menge nach Inventur, Mengeneinheit. Der untere Teil zeigt auch die gleichen Informationen. Ober- und Unterteil sind perforiert. Der obere Teil ist am Lagerplatz befestigt und der untere Teil wird abgerissen und für die Bestandsverifizierung aufbewahrt.

Wenn ein Bin kein Tag enthält, bedeutet dies, dass das Element noch überprüft werden muss. Nach ordnungsgemäßer Überprüfung werden die unteren Teile der Tags für die Ermittlung des Bestands berücksichtigt. Wenn sich später herausstellt, dass der physische Saldo und der Buchsaldo nicht übereinstimmen, ermöglichen diese Tags des oberen Abschnitts in Fächern die erneute Zählung oder erneute Überprüfung.

(2) Inventarblätter:

Ein Inventarblatt ist eine Liste von Materialien, die durch Inventaretiketten abgedeckt werden, wobei der Inventarsaldo und der Lagerbestand des Geschäftskontrollgeschäfts nebeneinander aufgezeichnet werden, um Diskrepanzen zwischen ihnen aufzuzeigen. Das folgende ist ein Format von Inventarblatt.

Nach Abschluss der Bestandsverifizierung wird dieses Blatt an die Filialen gesendet. für notwendige Eingaben. Bei Unstimmigkeiten werden Untersuchungen durchgeführt, um die Ursachen von Unstimmigkeiten zu ermitteln und Maßnahmen zur Vermeidung und Kontrolle von Unstimmigkeiten einzuführen.