Installation eines Kostenrechnungssystems

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Faktoren, Schwierigkeiten, Kostenhandbücher und rechtlichen Anforderungen für die Installation eines Kostenrechnungssystems gelten.

Faktoren, die vor der Installation zu berücksichtigen sind:

Wenn ein Kostenrechnungssystem installiert werden soll, sollten die folgenden Punkte berücksichtigt werden:

1. Gegenstände:

Welche Ziele möchte das Management erreichen und welche Informationen benötigt es zur Erreichung seiner Ziele? Informationen über die Kosten, die zur Festsetzung der Preise gedacht sind, würden sich erheblich von denen unterscheiden, die Effizienz oder Ineffizienzen bei den Vorgängen aufzeigen oder die für eine rationale Entscheidungsfindung erforderlich sind.

2. Die technischen Details:

Die technischen Abläufe des Konzerns und die Frage, ob die Produktion wichtiger ist als der Verkauf oder umgekehrt, sollten berücksichtigt werden. Natürlich muss dem signifikanteren Faktor mehr Aufmerksamkeit gewidmet werden.

3. Das Produkt:

Die Art des Produkts sollte berücksichtigt werden, um die Art des Kostensystems zu bestimmen. Wenn zum Beispiel die verwendeten Materialien unbedeutend sind, ist ein ausgeklügeltes System der Materialkontrolle nicht erforderlich.

4. Faktoren:

Faktoren, die kontrolliert werden können oder nicht, sollten berücksichtigt werden. Kontrollierbare Faktoren müssen beachtet werden. Wenn zum Beispiel eine bestimmte Verpackungsmethode gesetzlich vorgeschrieben ist, ist es sinnlos, sich eine Alternative vorzustellen.

5. Art der Materialien:

Die Art der verfügbaren Materialien und der Zeitpunkt ihrer Lieferungen zusammen mit dem Lagerproblem sollten ebenfalls berücksichtigt werden.

6. Art der Arbeit:

Die Art der Arbeit, die erforderlich ist, und die Methoden ihrer Entlohnung sollten ebenfalls berücksichtigt werden.

7. Management:

Der Charakter des Managements selbst und der Entscheidungsprozess sollten ebenfalls berücksichtigt werden. Moderne Managements benötigen in der Regel detaillierte Informationen. Die Informationsflüsse müssen unter Bezugnahme auf die Quellen und Endverwendungen der Informationen gestaltet werden. Wenn zum Beispiel Entscheidungen von einer Person getroffen werden, die sich weigert, Informationen preiszugeben, muss das System dies im Blick behalten.

8. Geschäftseigenschaften:

Eventuelle Besonderheiten des Geschäfts müssen im Auge behalten werden. Wenn zum Beispiel Käufe eines bestimmten Gegenstands nur von einer bestimmten Quelle oder Firma getätigt werden sollen, muss das Kalkulationssystem kein angemessenes Kaufverfahren aufbauen. Es sollte sich auf die ordnungsgemäße Verwendung des betreffenden Artikels konzentrieren.

9. Verwendung von Finanzbüchern:

Die Möglichkeit der Verwendung von Finanzbüchern und -verfahren sollte ebenfalls berücksichtigt werden. Wie oben erwähnt, ist die Kostenrechnung als Investition zu behandeln, und daher sollten alle vorhandenen nützlichen Verfahren, Bücher und Aufzeichnungen verwendet werden. Zum Beispiel benötigen Finanzkonten angemessene Aufzeichnungen über Einkäufe und Löhne. Mit einer kleinen Änderung können diese auch an die Anforderungen der Kostenrechnung angepasst werden. Kostenaufzeichnungen und Finanzbücher sollten nach Möglichkeit gut koordiniert oder sogar vollständig integriert sein.

10. Wahl der Einheit:

Die Wahl der Einheit, welche Kosten zu erhalten sind, sollte ebenfalls in Betracht gezogen werden. Beispielsweise werden bei Stahl die Kosten pro Tonne Stahl ermittelt und bei Baumwolltextilien beträgt die Einheit kg. von Garn oder Stoff. Im Falle des Kraftverkehrs werden die Kosten pro Buskilometer oder Passagierkilometer oder manchmal Tonnenkilometer ermittelt. Diese werden als Kosteneinheiten bezeichnet und es ist notwendig, eine geeignete Einheit zu wählen - weder zu groß noch zu klein.

11. Vollständige Diskussion:

Das System sollte vor allem nach einer umfassenden und offenen Diskussion mit allen Beteiligten konzipiert werden.

Schwierigkeiten bei der Installation eines Kalkulationssystems:

Wenn ein Kostensystem neu eingeführt wird, kann es zu einer Reihe von Schwierigkeiten kommen. Dies können folgende sein:

(i) Management Apathie:

Wenn das Management von den Vorteilen des Kalkulationssystems nicht wirklich überzeugt ist oder es irgendwie gegen seinen Willen akzeptiert wurde, wird es es nur tolerieren und es nicht richtig ermutigen. Dies wird andere dazu veranlassen, auch ihre Zusammenarbeit zu verweigern, und das System arbeitet möglicherweise niemals effektiv. Die Berichte können alle korrekt und prompt sein, aber wahrscheinlich wird sie niemand ansehen.

(ii) Feindseligkeit von Linienpersonal:

Mitarbeiter von Line-Mitarbeitern glauben oft, dass sie zum einen wissen, wie sie ihr Geschäft führen sollen, und dass sie daher nicht von irgendjemandem wissen müssen, welche Informationen sie benötigen, und zum anderen, dass sie ihre Zeit nicht mit dem „Ausfüllen von Formularen“ verschwenden können. Sie haben möglicherweise auch Angst, dass die richtigen Informationen einige ihrer Fehler aufdecken oder dass das neue System sie in den Augen des Managements weniger nützlich macht als zuvor. Es gibt eine Tendenz, etwas Neues zu ärgern, es sei denn, es ist offenkundig zum Vorteil.

(iii) Struktur der Behörde:

Das Kostenrechnungssystem kann auf einer formellen Autoritätsstruktur basieren, während die Struktur in Wirklichkeit sehr unterschiedlich sein kann. Wenn Gewerkschaftsführer zum Beispiel großen Einfluss auf die verschiedenen Entscheidungen haben, kann das System in Schwierigkeiten geraten - es ist unwahrscheinlich, dass der Organisationsplan die Autorität der Gewerkschaftsführer zeigt.

(iv) veränderte Umstände:

In der Geschäftswelt gibt es häufig schnelle Veränderungen - der Markt kann sich ändern und der Produktionsprozess kann sich ändern. Managementideen ändern sich auch. Wenn das Kalkulationssystem nicht an die geänderten Umstände angepasst ist, wird es nicht mehr wirksam. Wenn zum Beispiel eine Baumwoll-Textilfabrik in eine Fabrik umgewandelt wird, die Chemiefasern herstellt, muss auch das Kostenrechnungssystem entsprechend geändert werden.

(v) Gleichgültigkeit:

Oft bricht ein Teil des Systems zusammen; Wenn es nicht schnell richtig eingestellt ist, wirkt sich dies auf das gesamte System aus. Wenn beispielsweise Materialprobleme nicht richtig beobachtet und kontrolliert werden, kann das gesamte Materialkontrollsystem zusammenbrechen. Es kann auch zu Verzögerungen im Informationsfluss kommen, und die Berichterstattung kann sich verzögern. Wenn dies nicht korrigiert wird, kann das gesamte Entscheidungs- und Kontrollsystem fehlerhaft sein. Dasselbe wird das Ergebnis sein, wenn der Bericht schwerwiegende Fehler aufweist. Es ist daher erforderlich, dass jemand den tatsächlichen Betrieb des Systems kontinuierlich und sorgfältig überwacht.

(vi) Niedriger Status des Buchhalters:

Der Buchhalter muss häufig Informationen sammeln und bereitstellen, die möglicherweise von niemandem gemocht werden. Wenn der Kostenrechnungsprüfer eine sehr junge Position einnimmt, kann er seine Arbeit möglicherweise nicht ohne Furcht oder Gefallen tun, und daher führen die von ihm gelieferten Informationen möglicherweise nicht zu der richtigen Entscheidung. Es ist wichtig, dass der Kostenrechnungsprüfer ein hochrangiger Beamter ist, der direkten Zugang zum obersten Management hat. Er muss auch von einem entsprechend geschulten und angemessenen Personal unterstützt werden.

(vii) Unklarheit über Prioritäten und Ziele:

Wenn den Mitarbeitern der Kostenrechnung nicht klar ist, zu welchen Verwendungszwecken die Kosteninformationen verwendet werden, können sie ihre Aufgabe möglicherweise nicht in der richtigen Weise erledigen. Sie können sogar falsche oder unangemessene Informationen senden. Aufgrund all dieser Schwierigkeiten ist es notwendig, langsam vorzugehen und alle mitzunehmen. Ein Aufklärungsprozess für alle Beteiligten ist unerlässlich, um zu gewährleisten, dass das Kostensystem aufrichtig akzeptiert und betrieben wird.

Kostenhandbuch:

Ein Weg, um zu sehen, dass das Kalkulationssystem so funktioniert, wie es beabsichtigt ist, besteht darin, das gesamte System in all seinen Aspekten in Buchform aufzuschreiben. Das Buch heißt Cost Manual. Dieses Handbuch wurde von Chartered Institute Management Accountants, London, definiert als: "Ein Dokument, in dem die Verantwortlichkeiten der Personen festgelegt sind, die in der Routine Kosten berechnen, sowie die für die Kostenrechnung und Kostenrechnung erforderlichen Formulare und Aufzeichnungen."

In dem Kostenhandbuch werden alle Bestandteile des Kostenrechnungssystems festgelegt, z. B. für die Buchhaltung von Material, Arbeit und Gemeinkosten verschiedener Art. Wie werden die gesamten Informationen erfasst, analysiert und integriert, welche Berichte werden erstellt? Wann werden sie vorbereitet und in welcher Form und an wen werden sie gesandt?

Für jeden Bestandteil wird der gesamte Prozess angegeben. Im Falle von Materialien wird im Handbuch beispielsweise Folgendes angegeben:

(i) wie die Bestellanforderungen entstehen;

(ii) wie und von wem sie verarbeitet werden und Kaufentscheidungen getroffen werden;

(iii) ob Zitate einzuladen sind und wie die Zitate verglichen werden sollen und wer die Entscheidung trifft, die Bestellung aufzugeben;

(iv) in welchen Fällen keine Zitate erforderlich sind; Falls ja, wer entscheidet, wie die Artikel beschafft werden sollen?

(v) die Form der Bestellung;

vi) das Verfahren bei Erhalt der Materialien - zur Überprüfung der Qualität und der Menge der erhaltenen Materialien;

(vii) die Art und Weise, in der die Materialien eingehen, deren Preis zu bestimmen ist - die Artikel, die in ihren Kosten enthalten sind:

(viii) die Aufzeichnung der erhaltenen Materialien - die Formen der Papierkassetten und des Lagerbuches;

(ix) die Personen, die befugt sind, Material aus den Lagern zu beziehen;

(x) die Methode, die für die Preisfindung der Probleme zu befolgen ist;

(xi) die Art und Weise, in der die körperliche Überprüfung durchgeführt wird; und

xii) die Analyse der auftragsbezogenen Materialien und deren Aufzeichnung; usw.

Im Kostenhandbuch wird die Aufgabe jeder Person in der Kostenabteilung festgelegt und genau angegeben, wie er die ihm zugeteilte Arbeit erledigen wird und an wen er seine Arbeit nach Fertigstellung weitergeben soll. Außerdem sind alle zu verwendenden Formulare im Handbuch angegeben.

Die Art und Weise, in der alle Formulare ausgefüllt werden müssen, und die Person, die sie ausfüllen wird, wird angegeben. Im Handbuch wird auch angegeben, an wen das Formular nach Fertigstellung gesendet werden soll. Das Datum, bis zu dem ein bestimmtes Formular ausgefüllt und gesendet werden soll, wird ebenfalls angegeben.

Das Kostenhandbuch enthält daher die von der betreffenden Firma einzuhaltenden Verfahren. Es ist eine Möglichkeit zu wissen, welche losen Enden es gibt, und sie dann zu binden; es ist auch ein Weg, um zu sehen, dass es keine Doppelarbeit gibt und dass die gesamte Arbeit ohne Verzögerung integriert ausgeführt wird.

Gesetzliche Vorschrift:

Ob ein Unternehmen ein Kostenrechnungssystem installiert oder nicht, ist normalerweise in der Lage, dies zu tun, und dies auf der Grundlage der Vorteile, die es von dem System erwartet. Das Companies Act von 1956 ermächtigt jedoch die Zentralregierung, Unternehmen, die in einer bestimmten Branche tätig sind, zu beauftragen, Bücher zu führen, um bestimmte Angaben zu dokumentieren.

Nach Abschnitt 209 müssen Bücher geführt werden, um ein wahrheitsgetreues und angemessenes Bild von den Angaben über die Verwendung von Material oder Arbeit oder sonstigen Kosten zu erhalten, die von der Zentralregierung vorgeschrieben werden können, falls das Unternehmen der angegebenen Klasse von Unternehmen angehört Herstellung, Verarbeitung und Bergbau.

Dies bedeutet, dass das Unternehmen, wenn es zu einer Branche gehört, für die die Zentralregierung die Aufbewahrung der oben angegebenen Angaben angeordnet hat, die ordnungsgemäßen Kostenbücher führen muss. Die Zentralregierung hat die Führung solcher Bücher bereits für eine Reihe von Industrien vorgeschrieben, beispielsweise für Zement, Baumwolltextilien, Reifen, Zucker usw. Daher ist in Indien die Installation eines Kostenrechnungssystems in vielen Fällen obligatorisch .