Schriftliche Kommunikation: Merkmale und Bedeutung (Vorteile und Einschränkungen)

Schriftliche Kommunikation: Eigenschaften und Bedeutung (Vorteile und Einschränkungen)!

Während die mündliche Kommunikation auf natürliche und spontane Weise zum Menschen wird, erfordert die schriftliche Kommunikation viel Aufwand. Das Schreiben ist von Natur aus ein Ergebnis ziemlich langer Übung und Geduld beim Lernen. Es muss nicht wiederholt werden, dass die Sprache zuerst und später das Schreiben kommt. In allen Sprachen der Welt erschien das Schreiben immer älter.

Die Zivilisationsgeschichte zeigt uns verschiedene Stadien, durch die die Bildung von Buchstaben des Alphabets einer beliebigen Sprache gegangen ist. Aber eins ist klar. Was auch immer geschrieben wurde, wenn es nicht zerstört wurde, ist dauerhaft geworden. Gesprochene Wörter werden jedoch wahrscheinlich vergessen. Deshalb ist eine schriftliche Kommunikation unerlässlich.

Merkmale der schriftlichen Kommunikation:

(i) Schriftliche Kommunikation ist eine kreative Tätigkeit, die viel Phantasie und Anstrengung erfordert, um zum fertigen Produkt zu gelangen. Während die mündliche Kommunikation spontan ist, basiert die schriftliche Kommunikation auf bewusster Anstrengung. Nehmen wir das Beispiel eines Berichts, den wir präsentieren möchten.

Wir müssen zuerst alle notwendigen Informationen sammeln, in logischer Reihenfolge anordnen und dann sehr sorgfältig ausschreiben. Wir müssen bei jedem Schritt vorsichtig sein. Dies ist bei gesprochenen Mitteilungen oder anderen Formen der mündlichen Kommunikation nicht immer der Fall. Briefe und Berichte, schön produziert, spiegeln das Image der Organisation wider. Je kreativer und einfallsreicher die Autoren, desto heller das Image des Unternehmens.

(ii) Ein weiteres wichtiges Merkmal der schriftlichen Kommunikation ist der Zeitfaktor, der damit verbunden ist. Mündliche Nachrichten in einer persönlichen Situation oder per Telefon erreichen den Empfänger sofort und die Rückmeldung erfolgt fast immer sofort. Dies ist bei schriftlicher Kommunikation nicht der Fall.

Der Absender muss seine Nachricht, einen Brief oder einen Bericht sorgfältig planen und mit großer Sorgfalt kodieren. Dann schickt er es der Person, für die es bestimmt ist. Der Empfänger nimmt sich beim Dekodieren seine Zeit. Dann überlegt er es sorgfältig oder filtert es durch seinen Kopf und plant seine Reaktion darauf. Das Senden der Antwort oder ihrer Kommentare dazu wird einige Zeit in Anspruch nehmen. Daher ist zu beachten, dass die schriftliche Kommunikation eine zeitraubende Tätigkeit ist.

(iii) Drittens ist anzumerken, dass die schriftliche Kommunikation weniger Zyklen aufweist als die mündliche Kommunikation oder die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht. Mündliche Kommunikation ist ein Ereignis mit mehreren Zyklen. Mündliche Mitteilungen erhalten eine sofortige Antwort, die häufig zum weiteren Wortaustausch führt. Dies ist bei schriftlicher Kommunikation nicht möglich. Meistens handelt es sich um eine Ein-Zyklus-Veranstaltung.

Bedeutung der schriftlichen Kommunikation:

Die schriftliche Kommunikation ist so wichtig, dass es nicht möglich ist, an eine Unternehmensorganisation zu denken. Die Arbeitsweise einer Organisation hängt in hohem Maße vom Austausch von Briefen, Berichten usw. ab. Dafür gibt es verschiedene Gründe.

Und der wichtigste Grund ist, dass die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht nicht immer möglich ist, da die Mitarbeiter einer Organisation über große räumliche Entfernungen verteilt sein können. Wir müssen uns daher auf den Briefwechsel verlassen. Moderne technologische Entfernungen haben die Bedeutung von Buchstaben nicht verringert. Übertragungsarten haben sich geändert. Die schriftliche Kommunikation ist jedoch nach wie vor wichtig.

Vorteile der schriftlichen Kommunikation:

(i) Sie liefert uns Aufzeichnungen, Referenzen usw., auf denen wichtige Entscheidungen beruhen.

(ii) Sie baut die rechtlichen Abwehrmassnahmen der Organisation durch Aufzeichnungen, Briefe, Anweisungen usw. auf.

(iii) Es fördert die Einheitlichkeit der Politik und des Verfahrens und erstellt angemessene Richtlinien für die Arbeit der Organisation.

(iv) Es baut das Image des Unternehmens auf.

(v) Sie sorgt für Genauigkeit und Zuverlässigkeit (Mündliche Kommunikation kann auf verschiedene Arten geändert oder interpretiert werden. In der schriftlichen Kommunikation wird die Nachricht / Information jedoch sehr klar oder eindeutig angegeben).

(vi) Es ist dauerhaft.

(vii) Die Verantwortlichkeit kann leicht zugewiesen werden. (Man kann auf die gesprochenen Wörter zurückgreifen. Nicht so auf die Aussage in schwarz und weiß).

Einschränkungen der schriftlichen Kommunikation:

(i) Es entsteht ein unüberschaubarer Durcheinander von Papieren und Akten. Es kostet die Organisationen sehr viel.

(ii) Es ist zeitaufwendig. Eine sofortige Rückmeldung ist nicht möglich.

(iii) Es ist teuer in Bezug auf Geld und Arbeitsstunden.

(iv) In den Händen von Menschen mit schlechtem Ausdruck wird es unwirksam.

(v) Keine sofortige Klarstellung. Zusammenfassend können wir sagen, dass die schriftliche Kommunikation das Rückgrat einer Organisation bleibt. was auch immer seine Nachteile oder Einschränkungen sind. Nahezu die gesamte formelle Kommunikation erfolgt schriftlich.