Die 8 wichtigsten Schritte im Kaufzyklus von Materialien

Dieser Artikel beleuchtet die acht wichtigsten Schritte des Einkaufszyklus von Materialien.

Schritt # 1. Kaufanforderung empfangen und analysieren:

Bestellanforderungen beginnen mit der Abteilung oder der Person, die der Endbenutzer sein wird. In der Umgebung der Materialbedarfsplanung gibt der Planer einen Planauftrag frei, der die Einkaufsabteilung dazu berechtigt, eine Bestellung zu bearbeiten.

Die Bestellanforderung enthält mindestens folgende Informationen:

ein. Identität des Urhebers, unterschriebene Genehmigung und Konto, dem die Kosten zugeordnet sind.

b. Materialspezifikation.

c. Menge und Maßeinheit.

d. Erforderlicher Liefertermin und Ort.

e. Alle anderen zusätzlichen Informationen erforderlich.

Schritt # 2. Lieferanten auswählen:

Lieferanten zu identifizieren und auszuwählen sind wichtige Aufgaben des Einkaufs. Für Routineartikel oder solche, die in der Vergangenheit nicht gekauft wurden, wird eine Liste der zugelassenen Lieferanten geführt. Wurde der Artikel noch nicht gekauft oder liegt kein akzeptabler Lieferant vor, muss eine Suche durchgeführt werden.

Wenn die Bestellung von geringem Wert ist oder für Standardartikel, kann ein Lieferant wahrscheinlich in einem Katalog, einer Fachzeitschrift oder einem Verzeichnis gefunden werden.

Schritt # 3. Angebotsanfrage:

Bei wichtigen Artikeln ist es in der Regel wünschenswert, eine Angebotsanfrage zu stellen. Dies ist eine schriftliche Anfrage, die an viele Lieferanten gesendet wird, um sicherzustellen, dass wettbewerbsfähige und zuverlässige Angebote eingehen. Es ist kein Kundenauftrag. Nachdem die Lieferanten die Angebote abgeschlossen und an den Käufer zurückgegeben haben, werden die Angebote auf Preis, Übereinstimmung mit Spezifikationen, Verkaufsbedingungen, Lieferbedingungen und Zahlungsbedingungen analysiert.

Bei Artikeln, bei denen Spezifikationen genau geschrieben werden können, werden wahrscheinlich Preis, Lieferung und Verkaufsbedingungen ausgewählt. Bei Artikeln, bei denen Spezifikationen nicht genau geschrieben werden können, variieren die angegebenen Artikel. Die Angebote müssen nach technischen Faktoren und Preis bewertet werden. An der Entscheidung sind in der Regel sowohl die Emissions- als auch die Einkaufsabteilung beteiligt.

Schritt # 4. Den richtigen Preis ermitteln:

Dies liegt in der Verantwortung des Einkaufs und ist eng mit der Auswahl der Lieferanten verbunden. Der Einkauf ist auch für die Preisverhandlungen verantwortlich und wird versuchen, den besten Preis vom Lieferanten zu erhalten.

Schritt # 5: Bestellung erteilen:

Eine Bestellung ist ein legales Kaufangebot. Nach der Annahme durch den Lieferanten wird er zu einem rechtsgültigen Vertrag über die Lieferung der Ware zu den im Kaufvertrag festgelegten Bedingungen. Die Bestellung wird aus der Bestellanforderung oder den Angeboten sowie aus weiteren erforderlichen Informationen erstellt.

Eine Kopie wird an den Lieferanten gesendet. Kopien werden beim Einkauf aufbewahrt und auch an andere Abteilungen wie Buchhaltung, Ursprungsabteilung und Wareneingang gesendet.

Schritt # 6. Nachbereitung und Lieferung:

Der Lieferant ist dafür verantwortlich, die bestellten Artikel rechtzeitig zu liefern. Der Einkauf ist dafür verantwortlich, dass Lieferanten pünktlich liefern. Wenn Zweifel bestehen, dass Liefertermine eingehalten werden können, muss der Einkauf das Problem rechtzeitig herausfinden und Abhilfemaßnahmen ergreifen.

Dies kann die Beschleunigung des Transports, alternative Bezugsquellen, die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten zur Lösung seiner Probleme oder die Neuplanung der Produktion umfassen.

Der Einkauf ist auch für die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten bei Änderungen der Lieferanforderungen verantwortlich. Die Nachfrage nach Artikeln ändert sich mit der Zeit, und es kann erforderlich sein, bestimmte Artikel zu beschleunigen oder die Lieferung auf andere zurückzuschieben. Der Käufer muss den Lieferanten über die wahren Anforderungen auf dem Laufenden halten, damit er liefern kann, was wann gewünscht wird.

Schritt # 7. Warenannahme und -annahme:

Wenn die Ware bei der Warenannahme ankommt, prüft die Warenannahme, ob die richtige Ware in der richtigen Menge und das vom Frachtführer gelieferte Frachtbrief eingegangen sind. Die Warenannahme nimmt dann die Ware an und verfasst einen Empfangsbericht mit Abweichungen. Wenn eine weitere Prüfung erforderlich ist, z. B. durch eine Qualitätskontrolle, wird die Ware zur Qualitätskontrolle geschickt oder zur Überprüfung dort aufbewahrt.

Wenn die Ware beschädigt ankommt, informiert die empfangende Abteilung die Einkaufsabteilung und hält die Ware für weitere Maßnahmen bereit. Sofern die Ware in Ordnung ist und keiner weiteren Prüfung bedarf, wird sie an die Ursprungsabteilung oder an das Lager geschickt.

Eine Kopie des Empfangsberichts wird dann an die Einkaufsabteilung gesendet, wobei Abweichungen oder Abweichungen von der Bestellung festgestellt werden. Wenn die Bestellung in jeder Hinsicht als abgeschlossen gilt, schließt die empfangende Abteilung ihre Kopie der Bestellung aus und berät die Einkaufsabteilung entsprechend.

Ist dies nicht der Fall, wird die Bestellung bis zum Abschluss offen gehalten. Wenn die Waren auch von der Qualitätskontrollabteilung geprüft wurden, wird auch sie die Einkaufsabteilung darüber informieren, ob die Waren angenommen wurden oder nicht.

8. Genehmigung der Lieferantenrechnung zur Zahlung:

Wenn die Rechnung des Lieferanten eingeht, sollten drei Informationen übereinstimmen: die Bestellung, der Empfangsbericht und die Rechnung. Die Artikel und Mengen sollten auf allen gleich sein; Die Preise und Preiserweiterungen sollten auf Bestellung und Rechnung gleich sein.

Alle Rabatte und Bedingungen der ursprünglichen Bestellung müssen mit der Rechnung abgeglichen werden. Es ist die Aufgabe des Einkaufs, diese zu überprüfen und eventuelle Unterschiede aufzulösen. Nach der Bestätigung wird die Rechnung an die Zahlungspflichtigen gesendet.