Top 5 Komponenten eines Geschäftsbriefs (mit Beispiel)

Dieser Artikel beleuchtet die fünf wichtigsten Komponenten eines Geschäftsbriefs. Die Aspekte sind: 1. Stil 2. Form 3. Typen 4. Kosten 5. Präsentation.

Geschäftsbrief Nr. 1. Stil:

Jede kreative Arbeit braucht einen Stil. Der Wortstil hat verschiedene Bedeutungen, von denen zwei zu Recht auf einen Geschäftsbrief zutreffen.

Laut dem Webster Dictionary sind sie:

a) "Ausdrucksweise des Denkens in der Sprache" und

(b) „Der Zoll oder der Plan folgte der Rechtschreibung, der Schreibweise, der Satzzeichen und der typografischen Anordnung und Darstellung.“ Ein Geschäftsbrief erfüllt alle Merkmale des "Stils".

(1) Die Hauptsache ist die Wahl der Wörter beim Schreiben eines Briefes. Um dieselbe Bedeutung auszudrücken, werden unterschiedliche Wörter in verschiedenen Situationen verwendet. Dies kann beim Schreiben aufeinanderfolgender Erinnerungsschreiben demonstriert werden, wenn die Töne der Buchstaben allmählich härter werden. Es müssen nicht nur die richtigen Wörter ausgewählt werden, sondern sie müssen perfekt angeordnet sein, um die Bedeutung klarer zu machen und gleichzeitig die Regeln der Grammatik zu berücksichtigen.

Der moderne Stil ist nicht die Verwendung ungewöhnlicher Wörter, sondern die Vereinfachung der Sätze. Blumige Sprache mit Rhetorik wird nie geschätzt. Technische Wörter und Jargons müssen so weit wie möglich vermieden werden. Außerdem sollten überflüssige, widersprüchliche oder unterstellte (ärgerliche), pedantische (Bücher und Wissensausstellungen), pet- oder umgangssprachliche und anstößige Wörter nicht verwendet werden. "Nur-Auffüllen" mit Worten ohne Inhalt macht einen Geschäftsbrief unbrauchbar.

(2) Der zweite zu beachtende Punkt ist, dass das Layout richtig sein muss. Briefe werden auf gedruckte Briefkopfbogen geschrieben. Verschiedene Drucktechniken machen die Briefköpfe attraktiv.

Das Layout eines Briefes besteht aus folgenden Teilen:

(a) eine geeignete Form

(b) Schreiben des Briefes mit Randstreifen - mehr auf der linken Seite als auf der rechten Hand,

(3) Die Punkte müssen in logischer Reihenfolge angeordnet sein, und nur die Ideen können klar vermittelt und dem Leser eingeprägt werden. Der Ansatz muss so weit wie möglich positiv und nicht negativ sein.

(4) Ein Brief muss die folgenden Eigenschaften oder Grundvoraussetzungen erfüllen:

(a) Klarheit

Die Sprache muss klar sein, damit die Ideen richtig ausgedrückt werden und der Leser sie in demselben Sinne verstehen kann. Die Klarheit hängt von der richtigen Wortwahl und der Verwendung einfacher Sätze ab. Das Wort soll vollständig und nicht in seinen Abkürzungen erwähnt werden. Die Botschaft oder Information darf nicht vage sein.

(b) Prägnanz:

Ein Brief darf nicht unnötig lang sein. Kürze ist eine gute Qualität für einen guten Geschäftsbrief. Es soll lang genug sein, um die Ideen vollständig und nicht mehr zu vermitteln. Weder der Schriftsteller noch der Leser als Geschäftsmann haben über einen Brief viel Zeit zu verlieren.

Wenn Sie zu viel schreiben, müssen Sie sich den Fehlern hingeben. Eine Person, die die Sprache beherrscht, kann Dinge in einem kurzen Kompass ausdrücken. Aber Kürze bedeutet nicht, dass es an Klarheit oder Vollständigkeit mangelt. Kürze bedeutet nicht auch Stumpfheit.

(c) Vollständigkeit:

Ein Brief muss in jeder Hinsicht vollständig sein. Es muss alle Punkte enthalten, die für den Gegenstand, zu dem der Brief geschrieben wird, notwendig und relevant sind. Der Autor selbst hat umfassende Vorstellungen über den Gegenstand, ansonsten kann er nicht alle notwendigen und relevanten Punkte abdecken.

Die Punkte müssen systematisch und logisch angeordnet werden und dann ergibt sich nur ein vollständiges und klares Bild. Daten und Statistiken sind, falls erforderlich, als separate Positionen beizufügen.

(d) Mit freundlicher Genehmigung:

Ein Brief muss höflich sein. Es bedeutet, dass es eine höfliche Haltung gibt, die sich darin offenbart. Ein unhöflicher Brief kann niemals effektiv sein und sogar für ein Unternehmen schädlich sein. Ein höflicher Brief ist derjenige, der voller Aufrichtigkeit und frei von unerwünschtem Stolz oder Selbstbehauptung durch den Autor ist. Ein Brief wird als stiller Botschafter des Geschäfts bezeichnet. Es muss die Sympathie und die positive Reaktion des Lesers verdienen.

Sie muss den Verstand des Lesers nachhaltig beeinflussen. Sogar eine unangenehme Sache kann höflich präsentiert werden. Eine Ablehnung kann in vernünftiger Weise erfolgen und auf einen Fehler hingewiesen werden, ohne die andere Seite zu verletzen. Alles hängt von der Wortwahl und der Präsentation ab. Manchmal ist ein Brief aus Gründen der Höflichkeit langwierig, ansonsten kann keine unangenehme Angelegenheit vorgelegt werden.

(e) Wirksamkeit:

Die Wirksamkeit eines Briefes hängt von allen Eigenschaften zusammen. Dies wird durch die schnelle und günstige Reaktion des Empfängers belegt. Auch die Satzzeichen oder Großbuchstaben, die an der richtigen Stelle verwendet werden, tragen zur Wirksamkeit bei. Beim Schreiben eines Buchstabens ist die Verwendung von Abständen ein wichtiger Faktor. Moderne Schreibmaschinen verfügen über elegante Schriften, die die Anzeige oder das Erscheinungsbild eines Buchstabens sehr eindrucksvoll und effektiv machen.

Geschäftsbrief # 2. Formular:

Ein Geschäftsbrief muss in seiner "richtigen Form" für seine Wirksamkeit geschrieben werden. Die Form von Geschäftsbriefen hat sich im Laufe der Zeit und aufgrund von Erfahrung, Sitte und Anforderungen entwickelt. Mehr oder weniger das gleiche Formular wird für alle Arten von Geschäftsbriefen mit geringfügigen Abweichungen und in allen Ländern verwendet.

Eine korrekte Form hinterlässt beim Leser einen guten Eindruck vom Schreiber, und nur die Kommunikation kann effektiv sein. Eine korrekte Form kann auf einen Blick einen Überblick über die Art der Kommunikation geben.

Das Formular eines Briefes besteht aus folgenden Teilen:

(i) Die Überschrift

An der Spitze des Briefes sind folgende Informationen verfügbar, damit der Empfänger wissen kann, wo und an welchem Datum der Brief gekommen ist.

Es besteht aus:

(a) Der Name des Absenders.

(b) Die Adresse des Absenders.

(d) Wenn der Brief aus einer bestimmten Branche, Abteilung oder Abteilung stammt, kann dies auch erwähnt werden.

(e) die Telefonnummer, die Telexnummer, die telegraphische Adresse usw., falls vorhanden.

(f) Wenn eine Geschäftscodesprache verwendet wird, dann wird der bestimmte Code verwendet, z. B. ABC oder. Bentley oder Leiber's usw. Codes werden verwendet, um Wörter zu sparen und eine gewisse Geheimhaltung zu gewährleisten.

(g) Die Referenznummer des Briefes. Die Referenznummer wird im Allgemeinen mit der Nummer der Datei vorbereitet, auf die sich der Brief bezieht.

(h) Datum, an dem der Brief geschrieben wurde.

Im Allgemeinen werden der Name, die Adresse, die Art des Geschäfts und der Name der Niederlassung usw. oben in der Mitte geschrieben (gedruckt). Sie können vorzugsweise rechts oben geschrieben werden, so dass sie beim Lesen der Datei leicht lesbar sind. Sie sollten nicht oben links geschrieben werden. Das Telefon usw., der Code und die Referenznummer werden im Allgemeinen auf der linken Seite und das Datum auf der rechten Seite angezeigt.

(ii) die Insider-Adresse:

Es enthält:

(a) Der Name des Empfängers, entweder einer Einzelperson oder einer Firma oder eines Unternehmens oder einer anderen Gesellschaft oder Institution.

(b) Die Adresse des Empfängers. Wenn ein Fensterumschlag verwendet wird, muss die interne Adresse von außen sichtbar sein. Einige ergänzende Wörter wie Herr, Frau, Sri (Shri, Shree), Frau, Herren, Sarbashree werden vor dem / den Namen des / der Adressaten verwendet.

(c) Im Allgemeinen ist ein Brief an einen wichtigen Verantwortlichen der Organisation wie einen Geschäftsführer, einen Geschäftsführer, einen Verkaufsleiter, einen Partner, eine Sekretärin usw. gerichtet.

(iii) Die Eröffnungsansprache oder Begrüßung:

Ein Brief beginnt mit Sehr geehrte Damen und Herren, sehr geehrte Damen und Herren, usw., je nach den Umständen. Solche Grüße werden aus Gründen der Höflichkeit verwendet. "Mein lieber Herr" oder "Sehr geehrter Herr" kann verwendet werden, wenn ein enger persönlicher Kontakt mit einer bestimmten Person in einem Anliegen besteht. Manchmal wird über der Anrede ein Name genannt, an den der Brief speziell gehen soll. Zum Beispiel: "Achtung: Sri A". Eine solche Erwähnung des Namens fügt dem Buchstaben einen persönlichen Charakter hinzu.

(iv) Der Gegenstand:

Der Gegenstand, zu dem der Brief geschrieben wird, wird kurz als Re: ______________ erwähnt. "Re" bedeutet "bezüglich". Dies kann zwischen Inside Address und Anrede oder zwischen Anrede und dem Briefkörper geschrieben werden.

(v) Der Körper des Briefes:

Dies ist der Hauptteil des Briefes, der die Informationen, Standpunkte, Fakten, Nachrichten usw. oder den Hauptzweck enthält, für den der Brief geschrieben wurde. Der Hauptteil des Briefes ist in Absätze unterteilt, wobei sich jeder Absatz auf einen bestimmten Punkt, ein Thema oder einen bestimmten Aspekt des Themas bezieht. Zur Vereinfachung sind die Absätze manchmal nummeriert.

Der Hauptteil des Briefes besteht aus folgenden Teilen:

(a) Einführung des Gegenstands mit oder ohne Bezug zu einer früheren Mitteilung. Manchmal gibt es eine Selbsteinführung des Schriftstellers. Die Einleitung ist sehr kurz, entweder ein Satz oder ein kleiner Absatz.

(b) Der mittlere Teil, der den Gegenstand ausarbeitet. Dies wird in Abschnitte unterteilt, die auf Punkten basieren.

(c) Der abschließende Teil des Briefes mit Abrundung des gesamten Themas, in dem der Leser nach Vorschlägen oder Aktionen gefragt oder Vorschläge oder Ratschläge von Seiten des Verfassers gemacht wird. Es gibt auch einen Wunsch um der Höflichkeit willen.

(v) Der kostenlose Abschluss:

Der Brief endet in der Regel mit einem ergänzenden Abschluss mit einigen Standardausdrücken oder Sätzen wie "Mit freundlichen Grüßen", "Mit freundlichen Grüßen", "Mit freundlichen Grüßen", "Mit freundlichen Grüßen", "Mit freundlichen Grüßen" usw.

(vi) die Unterschrift:

Der Brief muss vom Verfasser von Hand unterschrieben werden, aber unterhalb der Unterschrift kann der Name in Klammern eingegeben werden, damit der Leser den Namen erkennen kann (da die Unterschrift möglicherweise nicht lesbar ist).

Die Unterschrift muss mitgehen:

(a) Name des Konzerns, für den der Brief geschrieben wird (dieser Name wird über der Unterschrift angegeben).

(b) die Bezeichnung (dh die offiziell besetzte Position) der Person, die die Unterschrift vornimmt (diese ist unterhalb der Unterschrift angegeben), um die Echtheit der Unterschrift sicherzustellen. Der Status des Unterzeichners hat großen Einfluss auf die Bedeutung des Briefes. Die Unterschrift befindet sich normalerweise am rechten unteren Rand des Briefes.

(vii) Anlagen:

Wenn Papier, Scheck, Entwurf usw. an den Brief angehängt ist, muss er in der linken unteren Ecke des Briefes angegeben sein und die Nummer und die Art der Beilagen angeben. Kurz gesagt, wird es als "Encl:" geschrieben.

(vii) Postskripte:

Wenn der Brief fertiggestellt ist und der Autor einen neuen Punkt aufnimmt, der seiner Meinung nach aufgenommen werden soll, fügt er ihn unter der Überschrift hinzu: Postscripts (oder kurz PS). Dies ist jedoch keine gute Praxis. Es ist besser, den Buchstaben neu zu schreiben oder erneut einzugeben. Der Autor schreibt seinen Namen am Ende der Nachschrift ein.

(ix) Initialen:

An der äußersten linken unteren Ecke tippt der Typist seine Initialen. Dies ist notwendig, da bei Tippfehlern herausgefunden werden kann, wer der Typist war, insbesondere wenn es einen Schreibmaschinenpool gibt.

(x) Kopie:

Manchmal wird oder wird eine Kopie (oder Kopien) eines Briefes, der an eine Person oder Partei gerichtet ist, an eine andere Person oder Partei (Personen oder Parteien) zur Referenz gesendet. Dies ist häufiger in der internen Kommunikation, wenn Kopien oder Kopien eines Briefs an eine andere Abteilung oder andere Abteilungen gesendet werden. In solchen Fällen wird am unteren Ende des Buchstabens der Name oder die Namen der Person oder Partei (oder Personen oder Parteien) mit der Marke ccie carbon copy angegeben.

Geschäftsbrief # 3. Typen:

Geschäftsbriefe sind von unterschiedlicher Art, da Briefe zu verschiedenen Themen, zu verschiedenen Anlässen und unter verschiedenen Umständen geschrieben werden.

Verschiedene Buchstaben sind für verschiedene Arten von Menschen und mit unterschiedlichen Zwecken gedacht. Geschäftsbriefe werden hauptsächlich in Rundschreiben und Briefe zusammengefasst. Rundschreiben sind nicht für Einzelpersonen oder bestimmte Personen oder Parteien gedacht. Sie sind für eine große Anzahl von Personen oder eine große Gruppe oder für die breite Öffentlichkeit gedacht.

Ein allgemeines Rundschreiben wird zum Beispiel von einem Hersteller an seine Händler gesendet, um sie darüber zu informieren, Änderungen in den Verkaufsbedingungen oder den Preisen der Waren vorzunehmen. Rundschreiben können direkt an die Kunden gesendet werden. In einem Kampagnenprozess können Werbungsrundschreiben versandt werden, die ein Produkt an eine große Anzahl von Personen einführen, die ihren Namen und ihre Adresse aus dem Telefonverzeichnis nehmen.

Briefe sind für bestimmte Personen oder Parteien gedacht, die sich mit bestimmten Themen befassen und werden einzeln verschickt. Manchmal werden Rundschreiben mit selbstadressierten und sogar gestempelten Umschlägen angehängt, so dass die Empfänger der Rundschreiben ohne Aufwand oder Kosten Antworten senden können. In diese Kategorie fallen auch Business Reply Cards. Anstatt adressierte Umschläge zu versenden, werden adressierte Karten versendet, für die keine Briefmarken erforderlich sind, da der Absender die Briefmarken im Voraus bezahlt und eine Lizenz für die Ausgabe dieser Karten vom Postamt gegen Gebühr erhält.

Eine dem Absender zugewiesene Lizenznummer ist auf den Karten aufgedruckt. Neben dieser Klassifizierung finden wir auch Formularbriefe. Dies sind Standardantworten, die bei allgemeinen Anfragen gesendet werden. Solche Briefe werden von jungen Offizieren oder sogar von Büroangestellten unterschrieben und haben eine geringere Bedeutung.

Geschäftsbrief # 4. Kosten:

Es ist sehr schwierig, die Kosten für einen bestimmten Brief zu berechnen, der vom Büro vorbereitet und versendet wird. Die Kosten sind nicht so niedrig wie es scheint. Es handelt sich um zwei Arten von Kosten, Geld- und Realkosten, und die Realkosten haben einen Geldwert.

Unter Berücksichtigung beider Kostenaspekte können die folgenden Kostenelemente aufgezählt werden:

(1) Die Kosten für Schreibwaren - Papier, Klammern, Stifte, Kohlepapier, Umschläge usw.

(2) Installations-, Betriebs- und Wartungskosten der verwendeten Maschinen.

(3) Kosten für Papierabfälle, falls vorhanden.

(4) Porto.

(5) Gehalt der Angestellten, Stenographen, Schreibkräfte usw.

(6) Kosten für die Einreichung der Kopien.

(7) Kosten für die von der Korrespondenzabteilung belegte Fläche, das Platzieren von Maschinen usw.

(8) Die Zeit, die die Bediensteten vor dem Schreiben und Diktieren von Briefen in Anspruch nahmen.

(9) Die allgemeinen Gemeinkosten des Büros für Beleuchtung, Miete usw.

Es ist wünschenswert, dass eine geeignete Steuerung vorhanden ist, so dass die Kosten minimiert werden. Insgesamt entfällt ein großer Teil der gesamten Bürokosten auf die Korrespondenz. Der Einsatz von Maschinen spart Zeit und Kosten. Serienbriefe tragen auch zur Reduzierung von Zeit und Kosten bei. Die Kosten können reduziert werden, indem unnötige Korrespondenz vermieden wird. Die Kontrolle beim Kauf von Schreibwaren reduziert indirekt die Kosten.

Geschäftsbrief # 5. Präsentation:

Die Präsentation eines Briefes ist eine wichtige Angelegenheit in der Korrespondenz. Briefe müssen elegant präsentiert werden. Die Qualität des verwendeten Briefpapiers, des Druckens von Briefköpfen sowie des Schreibvorgangs muss von hohem Standard sein. Im Allgemeinen werden unterschiedliche Briefpapierqualitäten für verschiedene Arten von Buchstaben verwendet.

Die Druckqualität (Verwendung mehrerer Farben, Verwendung von Matrizen usw. auf den Briefköpfen) ist ebenfalls unterschiedlich. Sogar das richtige Falten von Buchstaben fügt ihnen Eleganz hinzu. Große Geschäftshäuser verwenden weiterhin eine bestimmte Farbe (oder bestimmte Farben) zum Drucken aller Buchstaben. Es wird die „Hausfarbe“ genannt und hilft, guten Willen zu schaffen.

Skizze der Anordnung oder Form eines Briefes: