Study Notes zu Office: Definition, Funktionen und Typen

Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über Office zu erfahren. Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, erfahren Sie Folgendes: 1. Definition eines Büros 2. Funktionen eines Büros 3. Typen.

Definition des Amtes:

Das Wort "Büro" hat laut den Wörterbüchern eine doppelte Bedeutung:

(a) Amt bedeutet einen Posten oder eine verantwortliche Position. Eine Person kann eine Professur ausüben, was bedeutet, dass sie an einer Stelle beschäftigt ist, für die sie eine Vergütung erhält.

(b) Büro ist ein Ort, an dem eine bestimmte Art von Geschäft getätigt wird oder eine Dienstleistung erbracht wird.

Im ersten Sinne hat eine Sekretärin ein Amt und im zweiten Sinne braucht eine Sekretärin einen Ort, an dem er seine Aufgaben wahrnehmen kann. Wir sind an einem Amt im zweiten Sinne interessiert. Es reicht nicht aus, ein Büro als „Ort zu definieren, an dem eine bestimmte Art von Geschäft getätigt wird oder eine Dienstleistung erbracht wird“.

Büro bedeutet in Wirklichkeit ein Ort, an dem die Aktivitäten einer Organisation koordiniert werden. Es ist Verwaltungssitz und Kommunikationszentrum.

Laut Hall beschreibt das Büro jeden Ort, der für die Arbeit klerikaler Natur reserviert ist, unter welchem ​​Namen es auch genannt wird. Es ist allgemein bekannt, dass ein Büro ein Ort ist, an dem Büroarbeit ausgeführt wird. Jede Art von Organisation, ob Handel oder Nichthandel, benötigt Büroarbeit und braucht daher ein Büro.

In England definiert das Office, Shops und Railway Premises Act von 1963 ein Büro als „ein Gebäude oder einen Teil eines Gebäudes, dessen alleinige oder hauptsächliche Nutzung ein Büro oder zu Bürozwecken ist“. Denyer beschreibt Bürozwecke als "Zwecke der Verwaltung, Büroarbeit, Umgang mit Geld und Telefon- und Telegraphenbetrieb.

Eine ausführliche Definition der Büroarbeit wird für die Buchhaltung, das Sortieren von Papieren, das Ablegen, das Schreiben, das Duplizieren, die Maschinenberechnung, das Zeichnen und die redaktionelle Vorbereitung von Veröffentlichungen zur Verfügung gestellt. “ Die Beschreibung ist erschöpfend und bringt verschiedene Aktivitäten mit sich, die in einem Büro ausgeführt werden.

Funktionen eines Büros:

Aus der Definition geht hervor, dass:

(a) Büro ist ein Ort,

(b) Dort werden verschiedene Aktivitäten durchgeführt

(c) Es gibt zwei Arten von Tätigkeiten: administrative und informelle Tätigkeiten.

Es ist offensichtlich, dass es einige Leute geben wird, die die Aktivitäten ausführen werden, und der Sekretär ist der Chef von ihnen.

Ein Büro wird als Organisation bezeichnet und hat alle Merkmale einer Organisation. Das Büro kann sich auf ein Handels- oder ein Nichthandelsgeschäft beziehen. Es kann groß oder klein sein.

Arten eines Büros:

Die gemeinsamen Merkmale aller Arten von Büros sind:

(1) Ort:

Ein Büro muss einen bestimmten und geeigneten Standort haben. Bevor der Standort eines Büros ausgewählt wird, müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden.

(2) Raum oder Unterkunft:

Ein Büro benötigt einen Raum oder eine Unterkunft, in der die Aktivitäten ausgeführt werden sollen. Die Unterkunft ist eng mit dem Layout verbunden.

(3) Anordnung:

Es bedeutet eine Planung für eine optimale Raumnutzung, damit der Arbeitsfluss aufrechterhalten werden kann und ein maximaler Arbeitsaufwand erzielt wird.

(4) Arbeitsbedingungen:

Die Arbeitsbedingungen müssen für effizientes Arbeiten geeignet sein. Arbeitsbedingungen bedeuten korrekte Beleuchtung, Belüftung, Hygiene usw.

(5) Ausrüstung:

Für die Büroarbeit sind verschiedene Geräte erforderlich. Dazu gehören Möbel, Maschinen, Geräte, Schreibwaren usw. Verschiedene Ausrüstungen sind für verschiedene Arten von Arbeiten erforderlich.

(6) Methoden:

Jede Art von Aktivität hat ihre eigene Prozedur oder korrekte Methode. Der Arbeitsfluss wird behindert, wenn die korrekte Methode nicht befolgt wird. Dies trifft eher zu, wenn eine Abrechnung vorgenommen wird oder eine Maschine verwendet wird usw.

(7) Personal:

Ein Büro muss gut ausgewähltes, effizientes und geschultes Personal oder Personal haben, das die Aktivitäten ausführt. Ein Büro mit all seinen guten Eigenschaften ist unwirksam, wenn es an qualifiziertem und ungelerntem Personal fehlt.

(8) Abteilung:

In einem Büro gibt es verschiedene Arten von Aktivitäten. Alle Aktivitäten können nicht von denselben Personen ausgeführt werden. Die Aktivitäten müssen funktional in Abteilungen zusammengefasst werden. Die Anzahl der Abteilungen hängt von der Größe und Art der Arbeit des Büros ab.

(9) Organisation:

Ein Büro selbst muss mit ordnungsgemäßem Personal, das formelle Beziehungen unter sich hat, und einem kompetenten Vorgesetzten oder Chef organisiert werden. Büro- und Büroarbeit muss unter allen oben genannten Gesichtspunkten untersucht werden. Es hängt viel von dem Sekretär der Organisation ab, der der Hauptgeschäftsführer ist.