Sekretär als Büroleiter: Rolle und Pflichten

Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, erfahren Sie mehr über: 1. Rolle des Sekretärs als Büroleiter 2. Die Pflichten des Sekretärs als Büroleiter.

Rolle des Sekretärs als Office Manager:

Die Sekretärin einer Organisation ist in erster Linie der Hauptgeschäftsführer und leitet das Büro.

Er kann als Büroleiter bezeichnet werden, ist aber aus den folgenden Gründen tatsächlich mehr als das:

(a) Die Sekretärin hat einen höheren Status als ein gewöhnlicher Büroleiter. Ein Büroleiter gehört nicht zur obersten Managementgruppe, im Allgemeinen ist dies die Sekretärin. Zumindest ist er neben der obersten Managementgruppe, dh im Fall eines Unternehmens, dem Verwaltungsrat. Sehr oft wird er in den Verwaltungsrat oder eine Direktionsfunktion als Sekretärin übernommen.

Im Falle einer Genossenschaft gehört das Sekretariat dem Vorstand an. In allen anderen Vereinen hat der aus den Mitgliedern gewählte Sekretär die höchste Verwaltungsposition. Ein Büroleiter überwacht meistens die Routinearbeit, während eine Sekretärin die gesamte Verwaltung kontrolliert. In diesem Sinne ist ein Büroleiter der Sekretärin unterstellt.

(b) Ein Büroleiter hat seine Befugnis nach den Bedingungen seiner Ernennung. Er tut, was er tun soll. Aber eine Sekretärin, insbesondere eine Unternehmenssekretärin, hat ihre Befugnis auch aus der Satzung.

(c) Eine Sekretärin ist ein Berater des Managements, der kein Büroleiter ist.

(d) In einigen Organisationen wird ein Bürosekretär ernannt, dessen Funktionen die eines Büroleiters sind und er unter der Aufsicht und Kontrolle des Sekretärs steht, der der Hauptgeschäftsführer ist.

(e) Von Natur aus ist der Sekretär der Chief Executive, aber ein Büroleiter ist nicht notwendigerweise der Chief Executive.

(f) Manchmal verlangt eine Sekretärin per Gesetz besondere Qualifikationen, wie wir sie bei einer Unternehmenssekretärin finden. Solche besonderen Qualifikationen sind für einen Büroleiter nicht erforderlich.

(g) Eine Sekretärin fungiert als Büroleiter, wenn es keinen separaten Büroleiter gibt, ein Büroleiter jedoch nicht die Funktionen einer Sekretärin, insbesondere die gesetzlichen Funktionen.

Amtspflichten des Sekretärs als Büroleiter:

Früher Start:

Die Pflichten einer Sekretärin im Büro haben einen frühen Start. Da der Sekretär zur obersten Managementgruppe gehört, ist er im Prozess der allgemeinen Politikgestaltung, einschließlich der Politik in Bezug auf die Büroverwaltung. Die Zusammensetzung und Funktionen eines Büros hängen weitgehend von Art und Umfang der Funktionen der Organisation ab.

Der Sekretär ist ein Berater des Managements und im Allgemeinen ist er mit dem verwaltenden Teil des Managements insgesamt betraut.

In der nächsten Phase werden die Aufgaben wie folgt sein:

(A) Planung und Organisation:

Das Sekretariat kann mit der Planung und Organisation des Amtes beauftragt werden. Dies sind die Funktionen der obersten Managementgruppe.

Solche Funktionen sind:

(1) Die Hauptaufgabe des Sekretariats besteht darin, das Organigramm für das Amt vorzubereiten und dabei die verschiedenen Positionen und deren Ebenen festzulegen. Gleichzeitig muss die Jobbewertung abgeschlossen sein. Die Anzahl der Angestellten muss von ihm geschätzt werden, und es muss auch eine Einstellungspolitik festgelegt werden. Zusammen mit dem Organisationsplan muss auch ein Amtshandbuch erstellt werden, in dem die Autorität jeder Position und ihre Funktionen klar definiert sind.

Dies ist sehr hilfreich, um zu vermeiden:

a) Unbestimmtheit und Verwirrung

(b) Überschneidung von Autorität und

(c) Konflikte zwischen den Mitarbeitern des Personals.

Mit der Planung kommt auch die Vorbereitung des Budgets für die Gründungskosten des Büros, sowohl heute als auch zukünftig.

(2) Die Sekretärin entscheidet nun, welches System bei der Büroorganisation zu beachten ist - ein System der Zentralisierung oder eines Dezentralisierungssystems. Eine sinnvolle Mischung der beiden Systeme ist ideal.

(3) Als nächstes folgt das Layout des Büros. Auf jeden Fall wird die moderne offene Art von Layout von der Sekretärin bevorzugt. Es hängt viel von dem zu befolgenden System und der Form und Größe der verfügbaren Unterkünfte ab.

(4) Nun ist die Bühne für den Sekretär für die Einrichtung und Führung des Büros bereit. Es müssen Einstellungen vorgenommen und Ausrüstungen aller Art unter seiner Aufsicht und Anleitung beschafft werden.

(5) Die Sekretärin teilt das Büro in Funktionsabteilungen auf, leitet die Abteilungen und weist den Mitarbeitern des Personals Aufgaben zu. Die entsprechenden Befugnisse sowie die entsprechende Zuständigkeit werden jedem Mitarbeiter übertragen. Bei Bedarf werden Schulungen für sie arrangiert.

(B) Überwachung und Kontrolle:

Überwachung und Kontrolle sind keine identischen Begriffe. Supervising bedeutet, nur zu überwachen, ob die Untergebenen ihre Aufgaben erfüllen oder nicht. Im Allgemeinen wird dies vom Büroleiter durchgeführt. Controlling ist eine größere Funktion.

Es beinhaltet:

(a) Festlegung des Leistungsstandards;

(b) Bewertung der tatsächlichen Leistung;

(c) Überprüfung der tatsächlichen Leistung mit dem Standard;

(d) etwaige Fehlerbehebung, damit sie nicht wiederholt werden.

(1) Die Sekretärin ist mehr als ein bloßer Büroleiter und hat daher sowohl die Aufgabe als auch die Aufsicht und Kontrolle. Wenn es keinen Büroleiter gibt, kann er von Vorgesetzten unterstützt werden. Er hat möglicherweise keine Kontrolle über die Abteilungsleiter wie Produktionsleiter, Marketingleiter usw., die die Hauptfunktionen ausüben und als "Linienarbeiter" bezeichnet werden. Sie können sich unter dem General Manager befinden.

Die Mitarbeiter der Belegschaft, die als Leiter der Servicefunktionen fungieren, wie der Personalmanager, der Finanzmanager usw., stehen jedoch in der Regel unter der direkten Kontrolle der Sekretärin. In jedem Fall muss die Sekretärin die verschiedenen mit der allgemeinen oder zentralen Stelle verbundenen klerikalen Funktionen kontrollieren und koordinieren.

(2) Er muss eine ständige Verbindung zwischen dem obersten Management und den anderen Mitarbeitern der Organisation sowie mit der Regierung und den an dem Unternehmen interessierten Außenstehenden unterhalten. Er muss die Verbindung zwischen der Organisation und der breiten Öffentlichkeit aufrechterhalten. Das macht er aus dem Büro weiter.

(3) Er muss eine Koordinierung zwischen dem Leiter oder der Hauptniederlassung und denen der Zweigstelle oder etwaigen Zweigstellen aufrechterhalten.

(4) Er muss ständig Bürogeräte zur Verfügung stellen.

(5) Er hat alle nach seinen gesetzlichen Pflichten erforderlichen Angaben und Unterlagen zu erstellen.

(6) Er hat alle gemäß Satzung oder anderweitig erforderlichen Sitzungen zu vereinbaren und alles Notwendige für die Sitzungen zu tun. Sitzungen können im Büro oder anderswo abgehalten werden.

(7) Er muss seinen Geist für die Verbesserung der Bürofunktionen durch O & M-Studium und aus eigener Kraft einsetzen.

(8) Er muss das oberste Management über die Arbeitsweise des Amtes unterrichten und mündliche oder schriftliche Berichte mit oder ohne Empfehlung dazu einreichen.

(C) Allgemeines:

Manchmal, besonders im Falle einer Gesellschaft oder eines Vereins oder eines kleinen Unternehmens, werden viele klerikale Funktionen direkt vom Sekretär selbst erledigt. In der Regel werden die meisten ausgehenden Briefe von ihm unterschrieben. In einigen Büros wird die eingehende Post zuerst an die Sekretärin weitergeleitet, die die Papiere durchschaut, bevor sie an die jeweiligen Abteilungen verteilt werden.