Prozess der Personalplanung (mit Flussdiagramm)
In diesem Artikel werden die fünf Hauptschritte beleuchtet, die bei der Planung der Arbeitskräfte erforderlich sind. Die Schritte sind: 1. Organisationsziele und -pläne 2. Prognose der Arbeitskräftebedarf 3. Vorbereitung des Arbeitskräfteinventars 4. Ermittlung der Arbeitskräftelücke 5. Aktionspläne zur Überbrückung der Lücke.
Schritt # 1. Organisatorische Ziele und Pläne:
Der Ausgangspunkt jeder Tätigkeit in einer Organisation / einem Unternehmen ist das Ziel, das aus verschiedenen Plänen und Richtlinien hervorgeht, die eine Richtung für zukünftige Handlungen vorgeben. Abhängig von diesen Anweisungen entwickeln verschiedene Subsysteme des Unternehmens ihre eigenen Pläne und Programme. Auf diese Weise sind die Pläne und Programme jedes Teilsystems an den Hauptorganisationsplan und die Richtlinien gebunden.
Der Beitrag eines Teilsystems zur Erreichung organisatorischer Ziele wird beeinträchtigt, wenn die Verknüpfung nicht ordnungsgemäß ist. Dies gilt auch für die Personalplanung. Daher sollten Organisationsrichtlinien identifiziert und in den Planungsprozess einbezogen werden.
Hierbei sind insbesondere folgende Fragen relevant:
(1) Sollen die identifizierten offenen Stellen durch Werbung von innen oder von außen besetzt werden?
(2) Wie hängen die Entwicklungs- und Ausbildungsziele mit den Zielen der Personalplanung zusammen?
(3) Welche Einschränkungen sind bei der Personalplanung zu beachten, welche Richtlinien sind für die Handhabung dieser Einschränkungen erforderlich?
(4) Sollten die Routine- und langweiligen Jobs fortgeführt oder beseitigt werden, dh wie kann der Job des Mitarbeiters bereichert werden?
(5) Wie und wie kann man die Größe der Organisationen verringern, um den bestehenden Wettbewerb zu bekämpfen?
(6) Inwieweit kann die Automatisierung bei Produktions- und anderen Vorgängen erfolgen?
(7) Wie kann ich sicherstellen, dass ständig anpassungsfähige und flexible Arbeitskräfte zur Verfügung stehen?
Schritt # 2. Prognose der Arbeitskräfteerfordernis:
Die erste wesentliche Komponente der Personalplanung ist die Prognose des Personalbedarfs für die Personalressourcen in einer Organisation über einen bestimmten Zeitraum.
In gewisser Weise hängt diese Anforderung vom Betriebsumfang der Organisationen über den betrachteten Zeitraum ab. Die gesamten menschlichen Anforderungen haben jedoch keinen vollständigen linearen Zusammenhang mit dem Produktions- / Betriebsvolumen.
Dies liegt an den Fakten wie dem Verhältnis von Mensch zu Maschine und der Änderung der Produktivität usw. Daher müssen bei der Prognose des Personalbedarfs alle Faktoren berücksichtigt werden, die sich auf das Verhältnis zwischen dem Arbeitsvolumen und der Anzahl der Beschäftigten auswirken.
Dies macht zwar Probleme bei der Personalplanung, bietet aber eine klare Antwort auf die kritische Frage, wie viele Personen in Zukunft benötigt werden. Die Personalabteilung muss eine Prognose für den Personalbedarf erstellen, der auf diesen Dokumenten basiert.
Die Prognose des Personalbedarfs dient folgenden Zwecken:
1. Quantifizierung der für die Herstellung einer bestimmten Anzahl von Produkten / Waren oder zur Erbringung einer bestimmten Dienstleistungsmenge erforderlichen Arbeit.
2. In der Zukunft ist es wünschenswert, herauszufinden, welche Mischung von Mitarbeitern vorhanden ist.
3. Beurteilung und Bestimmung des angemessenen Personalbestands in verschiedenen Teilen der Organisation, um unnötige Kosten zu vermeiden.
4. Den Mangel an Menschen zu beseitigen, wann und wo sie am dringendsten benötigt werden.
5. Visualisierung der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen in Bezug auf die Reservierung von Arbeitsplätzen usw.
Schritt # 3. Vorbereitung des Arbeitskräfteinventars:
Inventar ist ein Begriff, der normalerweise zum Zählen von materiellen Gegenständen verwendet wird, die zur Herstellung eines Produkts und zur Instandhaltung der Geräte und Maschinen in einwandfreiem Zustand erforderlich sind. In gleicher Weise kann ein Inventar der Humanressourcen erstellt werden.
Der Unterschied besteht darin, dass der Personalbestand nicht einfach die verfügbaren Köpfe zählt, sondern deren gegenwärtiges und zukünftiges Potenzial katalogisiert. Angesichts der Tatsache, dass die gesamten Humanressourcen eines Konzerns / einer Organisation als leitendes und nicht leitendes Personal eingestuft werden.
Das Fachinventar befasst sich mit nicht-leitendem Personal, während das Management-Inventar mit dem Führungspersonal zusammenhängt. Ein Inventar katalogisiert die Fähigkeiten, Fähigkeiten und Potenziale einer Person. Da das Management- und das Nicht-Manager-Personal sich voneinander unterscheiden, sind verschiedene Arten von Informationen erforderlich, um ihre Bestände aufzubereiten.
Management-Inventar:
Ein Verwaltungsinventar liefert die folgenden Informationen:
1. Personaldaten
2. Arbeitshistorie.
3. Karriereplan
4. Stärken und Schwächen.
5. Aufstiegspotentiale.
6. Größe des verwalteten Unternehmens, dh Anzahl und Arten der verwalteten Mitarbeiter.
7. Budget der verwalteten Unternehmen.
8. Besondere Leistungen wie der Erwerb von Zusatzqualifikationen, Konferenzen / Seminare, Teilnahme an Vorträgen / Veröffentlichungen in Zeitschriften.
Fähigkeiten Inventar:
Folgende Arten von Informationen werden für das Qualifikationsinventar benötigt:
1. Biodaten des Mitarbeiters
2. Erworbene Fähigkeiten, z. B. Berufserfahrung, Ausbildung usw.
3. Besondere Leistungen, falls vorhanden.
4. Potenziale des Mitarbeiters.
Personalinformationssysteme pflegen die genannten Informationen. Die Informationen sollten jedoch regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.
Auf diese Weise stellt das Inventar der Humanressourcen Informationen über gegenwärtiges und zukünftiges Personal bereit, um in der Organisation verfügbar zu sein. Für geeignete Maßnahmen im Rahmen des Managements wird durch diese Bestandsaufnahme die Basis geschaffen, die bei der Identifizierung der vorhandenen und zukünftigen Lücken im Personal und deren Fähigkeiten hilft.
Prozess der Vorbereitung des Arbeitskräfteinventars:
Der Prozess der Vorbereitung des Personalbestands, der Ermittlung des in den Bestand aufzunehmenden Personals, der Erfassung von Sachinformationen über Personen, der systematischen detaillierten Bewertung jedes Einzelnen und der detaillierten Analyse der Personen mit Entwicklungspotenzial umfasst vier Schritte.
Folgendes sind die verschiedenen Schritte, die unternommen werden:
(1) Der erste Schritt bei der Bestandsaufnahme der Arbeitskräfte betrifft die Identifizierung des Personals, dessen Bestandsaufnahme vorbereitet werden soll. In der Regel sollten die Personen in das Inventar aufgenommen werden, die in der Organisation verfügbar sind und die Entwicklungsmöglichkeiten für zukünftige Positionen haben.
So können Personen, die einige Führungspositionen bis zu einer bestimmten Altersgruppe innehaben, in das Arbeitskräfteinventar aufgenommen werden. Vielversprechende Mitarbeiter und Vorgesetzte, die zukünftige Führungspositionen innehaben können, können in diese Kategorie aufgenommen werden.
(2) Nach der Identifizierung des Personals, das in das Arbeitskräfteinventar aufgenommen werden soll, werden ausführliche Informationen darüber gesammelt.
Die Informationen können Tatsachen über Alter, Ausbildung, Erfahrung, Gesundheitszustand, Rentenalter, Ergebnisse psychologischer und anderer Tests, Beschäftigungsnachweise, Leistungsbeurteilung usw. enthalten. Einige Organisationen veranstalten Kurzinterviews, um die Richtigkeit der Daten zu ermitteln und das Potenzial für Defekte / Ausgrabungen zu ermitteln Fähigkeiten von Individuen. Alle diese Aufzeichnungen arbeiten als Katalog von Talenten.
(3) Der dritte Schritt beinhaltet die Beurteilung des im Inventar enthaltenen Personals. Dadurch erhalten Sie Informationen über die gegenwärtigen und potenziellen Talente jedes Einzelnen.
Alle Personen können in irgendeiner Weise bewertet werden. Neben der Bewertung sollten zusätzliche spezifische Anmerkungen zu Personen aufgenommen werden, wie z. B. Auflistung der lobenswerten Arbeit, besondere Einschränkungen, Positionen, für die die Personen möglicherweise qualifiziert sind und zusätzliche Schulungen benötigen.
(4) Es wird eine detaillierte Studie über die Personen durchgeführt, die ein hohes Aufstiegs- und Platzierungspotenzial für Schlüsselpositionen in der Organisation haben, nachdem alle im Personalbestand befindlichen Mitarbeiter bewertet wurden. Eine solche Studie wird dazu beitragen, die Anforderungen an die Ausbildung, die Art der Ausbildungsförderung, den Zeitpunkt der Beförderung und andere damit zusammenhängende Fragen zu spezifizieren.
Schritt # 4. Identifizierung der Arbeitskräftelücke:
Der Unterschied zwischen der zu einem bestimmten Zeitpunkt erforderlichen Arbeitsleistung und dem zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Personal wird als Arbeitskräftelücke bezeichnet. Da die bloße Aggregatlücke nicht viel nützen würde, sollte die Lücke in Bezug auf verschiedene Personentypen gemessen werden. Grundsätzlich kann diese Lücke auf zwei Arten bestehen: Personalüberschuss und Personalmangel.
Verschiedene Maßnahmenpläne, die zur Bewältigung überschüssiger Humanressourcen erforderlich sind, umfassen die freiwillige Ruhestandsregelung, Entlassung, Kürzung der Arbeitszeit usw., sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Dem Personalmangel kann entgegengewirkt werden, indem zusätzliche Mitarbeiter eingestellt und ausgewählt werden, das Personal ausgebaut und motiviert und in die Organisation integriert wird.
Schritt 5. Aktionspläne zur Überbrückung der Lücke:
Zur Überbrückung der personellen Lücke werden verschiedene Aktionspläne erarbeitet. Der Überschuss oder Mangel an Humanressourcen ist in der Regel auf eine unsachgemäße Personalplanung zurückzuführen, oder auf Änderungen in den Organisationsplänen, wie zum Beispiel die Veräußerung von Geschäftsbereichen oder die Schließung einiger Unternehmen. Aus anderen Gründen können Aktionspläne entwickelt werden, um deren Beschneidung zu beschneiden Größe wie oben besprochen.
In ähnlicher Weise können im Falle eines Mangels an Humanressourcen Aktionspläne entwickelt werden, um zusätzliches Personal einzustellen, wie oben beschrieben.
