Personalakten: Arten, Ziele, Grundlagen und Vorsichtsmaßnahmen

Personalakten: Arten, Ziele, Grundlagen und Vorsichtsmaßnahmen!

Personaldatensätze beziehen sich auf die Informationsdokumente, die von einer Organisation zur Ausführung ihrer Funktionen verwendet werden. Es repräsentiert die Erinnerung an die Organisation. Die Aufzeichnungen geben Informationen über die Organisation, die in greifbarer Form, dh in schriftlicher Form, in Bildern, Diagrammen usw. aufbewahrt wird.

Sie sind daher ein konkreter Beweis für die Aktivitäten der Organisation. Personaldatensätze geben Auskunft über die Position von HR in der Organisation, z. B. Protokolle in Bezug auf Schulung, Leistung, Fehlzeiten, Löhne und Gehälter, Fluktuation, Produktivität, Moral-Umfragen, Arbeitszufriedenheit, soziale Sicherheit, Mitarbeiterwohlfahrt usw. Herkömmliche Datensätze werden in gespeichert die Form von Papieren, Karten, Dateien, Diagrammen, Blaupausen usw. In der modernen Zeit werden Aufzeichnungen jedoch in C. DS, Videofilmen, Audiokassetten usw. gespeichert.

Arten von Informationen:

Die Aufzeichnungen werden aus Berichten, Protokollen von Besprechungen, Aufträgen usw. erstellt. Sie enthalten Informationen über Angestellte, Gewerkschaften, Arbeitgeber, Regierung, Stellenbeschreibung, Stellenanalyse, Einstellung, Auswahl, Beförderung, Versetzung, Beendigung, Umschichtung, Schulung und Entwicklung, Laien Off, Streiks, PF-Beiträge, Leistungen an Arbeitnehmer, Löhne und Gehälter, Streitigkeiten, Streitigkeiten usw.

Ziele der Personalakten:

Das Hauptziel der Aufzeichnung besteht darin, nicht zu speichern, sondern Informationen zur Analyse verschiedener Probleme zu haben. Effektiv gespeicherte Datensätze ermöglichen eine bessere Analyse der Probleme.

Aufzeichnungen dienen dem folgenden Zweck.

(1) Unterstützung von Managern bei der Ermittlung, Vorbereitung und Durchführung von Schulungsprogrammen für Mitarbeiter und der Führungskräfteentwicklung für Manager.

(2) Erleichtert die Entscheidungsfindung in Bezug auf Versetzung, Beförderung, Herabstufung, Umbesetzung usw.

(3) Hilft bei der Erstellung von Lohn- und Gehaltslisten.

(4) Ermöglicht die Bereitstellung von Informationen zu Unfällen, Fehlzeiten, Fluktuation, Löhnen und Gehältern an staatliche Stellen.

(5) Erleichtert die Prüfung der Humanressourcen.

(6) Ermöglichen Sie die Erforschung menschlicher Beziehungen.

(7) Vermittlung von Wissen über die Gültigkeit von Einstellungstests und Interviews.

(8) Daten bezüglich Urlaub, Ausbildung, Beförderung, Versetzung, Entlassung, Entlassung, Aufwendungen für Leistungen an Arbeitnehmer usw. pflegen.

Grundlagen einer guten Bilanz:

Um die oben genannten Ziele zu erreichen, muss eine gute Aufzeichnung die folgenden Funktionen enthalten:

(1) Es sollte objektiv sein. Es sollte beibehalten werden, um die angegebenen Ziele zu erreichen.

(2) Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen sollte einfach und leicht verständlich sein.

(3) Es sollte genau sein, ohne dass Fehler oder Betrug besteht.

(4) Es sollte den Bedürfnissen entsprechen.

(5) Es sollte leicht nachvollziehbar oder verfügbar sein.

(6) Bei der Aufrechterhaltung des Protokolls sollte das Prinzip der Wirtschaftlichkeit befolgt werden. Die Pflege der Aufzeichnungen sollte nicht teuer sein.

(7) Es sollte für eine bessere Geschäftsführung nützlich sein. Überflüssige Papiere sollten nicht in Aufzeichnungen aufbewahrt werden.

(8) Die erforderlichen Informationen sollten leicht zugänglich sein und daher entsprechend beibehalten werden.

(9) Unterschiedliche Datensätze sollten leicht zu unterscheiden sein.

(10) Es darf keine Doppelung geben.

(11) Der Aufbewahrer der Unterlagen sollte zur Pflege der Aufzeichnungen entsandt werden.

Vorsichtsmaßnahmen beim Verwalten von Aufzeichnungen:

Die Aufzeichnungen dienen vielen Zwecken. Die Aufzeichnungen der Mitarbeiter sind vom Zeitpunkt ihrer Einführung bis zum Eintritt in den Ruhestand oder beim Verlassen der Organisation aufzubewahren. Laut Jucius Michael sind bestimmte Vorkehrungen für die Führung der Personalakten unerlässlich.

Sie sind:

(1) Alle Einstellungsinformationen für jeden Mitarbeiter können in einem Ordner aufbewahrt werden. Die anderen Informationen, die sich auf den Mitarbeiter beziehen, wie Leistungsbewertung, Bildungsqualifikationen, Schulungen, etwaige Disziplinarverfahren gegen das Personal usw. werden in der Mappe abgelegt.

(2) Neben der Mappe kann eine Karte mit wichtigen Informationen in der Mappe abgelegt werden, so dass der Mitarbeiterdatensatz jederzeit verfügbar ist.

(3) In einigen Fällen, in denen die Anzahl der Beschäftigten sehr hoch ist, können Datenverarbeitungsgeräte zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen verwendet werden.

Arten von Personaldatensätzen:

Die grundlegenden Aufzeichnungen des Personals in Industrieunternehmen sind die folgenden:

Einzelne Leistungsakte:

Dieses Protokoll enthält Namen und Adresse, Geschlecht, Alter, Bildungsabschlüsse, Erfahrung, Abteilung und Abteilung, Datum der Ernennung, Datum der Superannuation, Löhne, Zuwachs, Beförderung, Transfer usw. des Arbeitnehmers.

Leistungsnachweis:

Die Bewertungen, die jedem Mitarbeiter auf der Grundlage der jährlichen Leistungsbeurteilung erteilt werden, sind in diesem Datensatz enthalten.

Aufzeichnungen hinterlassen:

Es umfasst die verschiedenen Arten von Blättern, die von den Mitarbeitern genommen werden, und das Laubgleichgewicht.

Trainingsprotokoll:

Dazu gehören die Schulungen der Mitarbeiter mit Datum und Zeiträumen.

Datensätze zu Gesundheit und Sicherheit:

Diese Aufzeichnungen enthalten Informationen zu Unfällen, medizinischen Berichten, Versicherungsaufzeichnungen usw.