Wie können Kommunikationsbarrieren in Ihrer Organisation überwunden werden? - Antwortete!

Für das Management ist es sehr wichtig, Hindernisse für eine effektive Kommunikation zu erkennen und zu überwinden. Dies beinhaltet die Diagnose und Analyse von Situationen, das Entwerfen richtiger Meldungen, die Auswahl geeigneter Kanäle für die Übermittlung dieser Meldungen, die Unterstützung der Empfänger von Meldungen bei der korrekten Dekodierung und Interpretation der Meldungen und die Bereitstellung eines effizienten und effektiven Rückmeldesystems.

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Einige der Schritte, die in dieser Hinsicht unternommen werden können, sind:

1. Feedback und Kommunikation nach oben:

Feedback hilft, Missverständnisse zu reduzieren. Die Informationen werden genauer übertragen, wenn dem Empfänger die Möglichkeit gegeben wird, um Klarstellungen und Antworten auf Fragen zu der Nachricht zu bitten. Die bidirektionale Kommunikation, auch wenn sie zeitaufwändiger ist, vermeidet Misstrauen und führt zu Vertrauen und Offenheit, wodurch eine gesunde Beziehung zwischen Sender und Empfänger aufgebaut und eine effektive Kommunikation unterstützt wird. Die Aufwärtskommunikation wird gestärkt, indem eine Politik der offenen Tür verfolgt wird und den Arbeitnehmern die Möglichkeit geboten wird, Vorschläge zu unterbreiten, die vom Management ernst genommen werden sollten, indem sie diese anerkennen und geeignete Maßnahmen ergreifen.

2. Hörfähigkeiten verbessern:

Laut Stuart Chase ist "Zuhören die andere Hälfte des Redens" und ein sehr wichtiger Teil des Kommunikationsprozesses. Zuhören ist ein aktiver mentaler Prozess und geht über das einfache Hören hinaus. Gute Hörgewohnheiten führen zu einem besseren Verständnis und guten Beziehungen untereinander. Zuhören ist eine Erkenntnis, dass der Empfänger im Kommunikationsprozess verantwortlich ist. Einige Richtlinien für effektives Zuhören sind:

a) Das Zuhören erfordert die volle Aufmerksamkeit des Sprechers. Lassen Sie Ihren Geist nicht umherirren oder sich mit etwas anderem beschäftigen, sonst könnten Sie die Bedeutung der Botschaft nicht in ihrer Gesamtheit erfassen.

b) Der Sprache der Stimme und der Emotionen sollte angemessene Aufmerksamkeit gewidmet werden. Hören Sie im Nachrichteninhalt auf Gefühle und reagieren Sie positiv auf diese Gefühle.

c) Stellen Sie Fragen, um alle Punkte zu klären, die Sie nicht klar verstehen, und reflektieren Sie dem Sprecher, was Sie gesagt haben.

d) Stellen Sie sicher, dass während des Gesprächs keine Unterbrechungen und Störungen von außen auftreten.

e) Beurteilen Sie nicht die Wichtigkeit der Nachricht aufgrund Ihrer vorherigen Geschäfte und Erfahrungen mit dem Absender oder aufgrund Ihrer positiven oder negativen Wahrnehmung.

f) Springen Sie nicht zu Schlussfolgerungen, bevor die Nachricht vorbei ist und klar verstanden wird.

g) Fassen Sie die Nachricht zusammen und wiederholen Sie sie, nachdem Sie sie beendet haben, um den Inhalt und die Absicht der Nachricht doppelt zu überprüfen.

3) Schreibfähigkeiten entwickeln:

Klar geschriebene Nachrichten können dazu beitragen, semantische und Wahrnehmungsbarrieren zu vermeiden. Durch eine gut geschriebene Kommunikation werden Missverständnisse und Fehlinterpretationen ausgeschlossen. Beim Schreiben von Nachrichten ist es ratsam, das KISS-Prinzip zu übernehmen, das heißt "Keep it short and simple", um die Bedeutung so klar wie möglich zu machen, damit sie den gewünschten Zweck erfüllt. Einige hilfreiche Hinweise in der schriftlichen Kommunikation werden von Robert Degise wie folgt vorgeschlagen:

a) Wörter einfach halten:

Dadurch werden Ihre Gedanken auf das Wesentliche reduziert und der Empfänger kann die Nachricht leichter verstehen. Die Nachricht geht verloren, wenn die Wörter komplex sind und keine eindeutige Bedeutung haben.

b) Lassen Sie sich nicht von Kompositionsregeln festhalten:

Die Regeln der Grammatik und Komposition müssen zwar beachtet werden, sie sollten jedoch nicht vor dem Endzweck der Kommunikation Vorrang haben.

c) Schreiben Sie kurz. Verwenden Sie so wenige Wörter wie möglich:

Seien Sie nicht auf Kosten der Vollständigkeit kurz, sondern bringen Sie Ihre Gedanken, Meinungen und Ideen in möglichst wenigen Wörtern zum Ausdruck.

d) Seien Sie spezifisch:

Unbestimmtheit zerstört Genauigkeit, die zu Missverständnissen über die Bedeutung der Absicht der Nachricht führt. Dementsprechend spezifisch und auf den Punkt.

4) Glaubwürdigkeitslücken vermeiden:

Kommunikation ist ein kontinuierlicher Prozess, und das Ziel der Kommunikation ist ein vollständiges und genaues Verständnis der Nachricht sowie die Schaffung von Vertrauen zwischen allen Mitgliedern der Organisation. Dementsprechend muss das Management aufrichtig sein und das Vertrauen der Untergebenen verdienen. Das Management sollte nicht nur auf die Bedürfnisse und Gefühle der Arbeitnehmer eingehen, sondern auch seine Versprechen durch Maßnahmen unterstützen.

Das Wort Management sollte so gut sein wie eine Bindung. Nur dann würde eine Atmosphäre der Kongenialität entstehen, die den Kommunikationsprozess verbessern würde. Laut Studien von J. Luft bauen Offenheit und eine vertrauensvolle Atmosphäre gesunde Beziehungen auf, schließen Glaubwürdigkeitslücken und tragen so zur Wirksamkeit und Verbesserung der Kommunikation bei.