Wie kann die Kommunikation in Ihrer Organisation verbessert werden? (17 Möglichkeiten)

Einige Möglichkeiten, die Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu verbessern, sind folgende:

1. Klarheit des Zwecks:

Zunächst müssen wir uns darüber klar sein, was wir kommunizieren wollen. Dies erfordert eine sorgfältige Planung. Jemand hat sehr treffend gesagt: "Der Hauptfehler in der Kommunikation besteht darin zu glauben, dass es passiert". Es sollte beachtet werden, dass jede Kommunikation ein Ergebnis von vorausdenkendem Denken und Planen ist, was an wen auf welche Art und Weise und wann zu vermitteln ist. Es findet keine sinnvolle Kommunikation frei oder zufällig statt.

2. Für den Kopf und das Herz sorgen:

Emotionales Engagement ist ebenso wichtig wie Informationen, wenn es darum geht, ein Publikum anzuziehen und den Zuhörer zu Veränderungen zu motivieren. Eine emotionale Reaktion erhöht die Zeit und die Energie, die ein Zuhörer mit dem Nachdenken über die Botschaft verbringt. Darüber hinaus werden die logisch getroffenen Entscheidungen gestärkt, wenn die Entscheidung auch emotional lohnend ist. Der Fokus sollte auf den Bedürfnissen des Empfängers liegen.

3. Teilen der Aktivität:

Für eine effektive Kommunikation sind alle Personen in der Organisation verantwortlich. Sie können sich auf einer beliebigen Ebene befinden - vom Management oder nicht vom Management. Alle müssen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Dies bedeutet, dass alle auf unterschiedliche Weise am Kommunikationsprozess beteiligt sind. Aus diesem Grund wird den Managern empfohlen, sich bei Bedarf mit anderen zu beraten. Es empfiehlt sich, sich an die Überschriften 'Für Aktion' und 'Informationen' zu erinnern, wenn Kommunikationen geplant werden.

4. Verwendung von Symbolen:

Es wurde wiederholt gesagt, dass die Kommunikation durch einen wechselseitig verstandenen Satz von Symbolen erfolgt. Dies bedeutet, dass sowohl die Kodierung als auch die Dekodierung über Symbole erfolgen sollten, die dem Sender und dem Empfänger bekannt sind.

Daher wird den Managern und insbesondere dem Fachpersonal empfohlen, den Gebrauch von hochtechnischem Vokabular oder Fachjargon zu vermeiden, der nur in einer eng begrenzten Gruppe verstanden wird. Sie sollten sich daran erinnern, dass es neben ihrem technischen Vokabular eine allgemein verständliche Sprache gibt, die kein Kommunikationsproblem verursacht.

5. Konzentration auf die Bedürfnisse des Empfängers:

Wann immer wir kommunizieren, müssen wir die Bedürfnisse des Empfängers der Nachricht oder Information berücksichtigen. Es sollte unser Bestreben sein, zu sehen, dass alle Nachrichten oder Informationen, die wir übermitteln, für den Empfänger von Wert sein müssen. Dieses Bewusstsein von uns wird ihn empfänglicher machen.

6. Verwendung von Feedback:

Eine renommierte Behörde für organisatorisches Verhalten sagt: „Feedback nutzen“. Die Kommunikation ist nur dann abgeschlossen, wenn der Empfänger die Nachricht versteht. Wir können nie wissen, ob er die Nachricht verstanden hat, es sei denn, wir erhalten die Rückmeldung.

Viele Kommunikationsprobleme entstehen durch Missverständnisse und Ungenauigkeiten. Wir können diese Probleme vermeiden, indem wir Fragen stellen, eine Antwort auf unser Schreiben anfordern und den Empfänger dazu auffordern, seine Reaktionen auf die Nachricht zu geben.

7. Zuhören:

Die Kommunikation kann nur dann wirksam sein, wenn der Empfänger aufmerksam oder vorausschauend zuhört. Es zeigt außerdem, dass die Kommunikation sowohl vom Sender als auch vom Empfänger gemeinsam getragen wird. Partizipatives Zuhören ist eine wesentliche Voraussetzung für eine effektive Kommunikation.

8. Kontrolle von Emotionen:

Es ist ziemlich traurig zu bemerken, dass wir nicht immer auf vollkommen rationale Weise kommunizieren. Unser Denken wird oft durch negative Gefühle oder Emotionen getrübt. Das Ergebnis ist, dass alle Arten von Missverständnissen aufgrund einer emotionsgeladenen Codierung der Nachricht oder einer Fehlinterpretation der eingehenden Nachricht auf Decodierungsebene auftreten. Deshalb raten uns moderne Managementexperten zur Selbstkontrolle. Emotionen, vor allem negative Emotionen, können die Kommunikation beeinträchtigen.

9. Höflichkeit der Sitten

In der Kommunikation beeinflussen der Tonfall, die Wahl der Sprache und die Kongruenz oder die logische Verbindung zwischen dem, was gesagt wird und wie es gesagt wird, die Reaktion des Empfängers. Aus diesem Grund wird den Managern heute empfohlen, Autoritarismus zu vermeiden oder mit Autorität Autorität zu üben. Höflichkeit erzeugt Höflichkeit und fördert eine partizipative Kommunikation, an der Menschen auf allen Ebenen beteiligt sind. Wirklich effektive Kommunikation basiert auf Höflichkeit und Finesse.

10. Beseitigung von Lärm

Es müssen alle möglichen Anstrengungen unternommen werden, um das Geräusch zu beseitigen, das die Kommunikation in der Übertragungsphase stört. Alles, was mit der Tonanlage schief geht oder eine Störung in der Übertragungsleitung, kann die Kommunikation beeinträchtigen.

11. Klarstellung der Annahmen:

Keine effektive Kommunikation kann auf Annahmen basieren. Es muss alles unternommen werden, um die Annahmen zu klären und ein klares, positives Bild des Empfängers unserer Nachricht zu haben. In gleicher Weise muss der Empfänger auch alle Annahmen über den Absender loswerden.

12. Vermeidung von Mehrdeutigkeiten:

Konnotationen und Mehrdeutigkeiten führen zu semantischen Problemen. Der Absender der Nachricht sollte darauf achten, dass der Empfänger nicht über den Text der Nachricht hinausgehen muss. Es empfiehlt sich daher, explizite Wörter und Ausdrücke zu verwenden. Wörter mit doppelter Bedeutung sollten ebenfalls vermieden werden.

13. Sozialpsychologischer Hintergrund von Kommunikatoren:

Alle effektiven Kommunikatoren achten darauf, den sozialpsychologischen Hintergrund der Empfänger ihrer Botschaften zu verstehen. Die goldene Regel lautet "Erst verstehen, dann verstanden werden".

14. Vollständigkeit der Nachricht:

Eine effektive Nachricht ist eine vollständige Nachricht. Der Empfänger sollte nicht raten. Dies kann zu Missverständnissen führen. Eine vollständige Nachricht enthält alle erforderlichen Zahlen und Fakten.

15. Prägnanz des Ausdrucks:

Vollständigkeit bedeutet nicht die Einbeziehung unnötiger Details oder Umleitungen. Eine wirkungsvolle Botschaft ist kurz und knackig. Zu diesem Zweck muss der Absender klar sein und sich auf seine Vision konzentrieren.

16. herzliche Körpersprache:

Dieser Punkt ist besonders wichtig für die mündliche Kommunikation von Angesicht zu Angesicht. Wir müssen aufpassen, dass wir die richtige Haltung einnehmen, einschließlich Selbstvertrauen und Höflichkeit, Augenkontakt und, soweit möglich, angenehme Gesten. Und positive Körpersprache basiert auf positiven Gefühlen.

17. Befehle Achtung:

Indem gezeigt wird, wie relevant die Nachricht für den Empfänger ist, und durch die Erkenntnis, dass die Nachricht mit dem Glauben der Hörer vereinbar ist, kann die Kommunikation effektiv sein. Es ist sehr wichtig darauf zu achten, dass alle relevanten Details korrekt und klar angegeben werden.