Gutes Büromanagement: Grundsätze und Tipps zum Dateimanagement

Ein gutes Büromanagement setzt voraus, dass die Leute wissen, wer für was verantwortlich ist. Es sind die Verantwortlichen, die die Dinge erledigen. Was würde zum Beispiel passieren, wenn der Einkauf für Ihr kleines Unternehmen von wem auch immer getätigt wurde? Könnten Sie eine Büroklammer finden, wenn Sie eine wollten?

Oder drucken Sie bei Bedarf einen Bericht aus? Wenn Sie alle Geräte und Verbrauchsmaterialien mit einer Person beauftragen, lösen Sie das Problem und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Mit der (Computer-) Systemverwaltung ist es dasselbe. Sie benötigen eine Person, die für die Sicherheit Ihres Computersystems verantwortlich ist und Dinge wie Konten, Passwörter und Software im Auge behält. Andernfalls wird das Chaos zunehmen.

Das Aufzeichnen von Aufzeichnungen klingt als der einfachste Teil eines guten Büromanagements - bis Sie die Notwendigkeit betrachten, diese Aufzeichnungen sowohl zugänglich als auch aktuell zu halten. Wenn Sie beispielsweise einen neuen Kunden oder Kunden gewinnen, dauert es nur einen Moment, um ihn in Ihre Kontaktdatenbank einzugeben. Dann dauert es nur noch ein bis zwei Sekunden, um den Datensatz zu aktualisieren, nachdem Sie ihn am Telefon angesprochen haben.

Ist Ihr Büro ein Beispiel für Raumverwaltung oder Missmanagement von Räumen? Wenn Sie durch das Büro gehen, müssen Sie Hindernisse umfahren oder die Gefahr laufen, über etwas zu stolpern? Wenn Sie sich an einen Schreibtisch setzen, könnten Sie dort eigentlich bequem arbeiten? Sind die Dinge logisch so angeordnet, dass die Dinge, die Sie am Schreibtisch am häufigsten verwenden würden, am nächsten sind? Heutzutage gibt es viele Dinge in Büros, vom Druckerständer bis zum Aktenschrank. Für ein gutes Büromanagement müssen Sie sicherstellen, dass alle Dinge im Büro auf maximale Effizienz und maximale Sicherheit ausgerichtet sind.

7 Prinzipien eines guten Büromanagements:

Desorganisation und Verwirrung sind irritierend, aber sie sind auch nur schlecht fürs Geschäft. Betrachten Sie es als eine Formel, wenn Sie möchten: Chaos steigt gleich Gewinn abnehmend. Was ist zu tun?

Kontrollieren Sie das Chaos, indem Sie diese grundlegenden Office-Management-Prinzipien anwenden:

1. Erstellen Sie Office-Verwaltungsroutinen, und halten Sie sich daran:

Routineaufgaben erfordern Routineprozeduren, wenn Sie organisiert bleiben und einen reibungslosen Ablauf gewährleisten möchten. Richten Sie Routinen für den Umgang mit Papier- und Bürosystemen ein. Zum Beispiel sollte jedes Stück Papier, das in Ihr Büro kommt, einmal behandelt, bearbeitet und abgelegt werden - und nicht zufällig auf einem Schreibtisch gestapelt.

Für Office-Systeme wie Computer sind sowohl Administrations- als auch Modusverfahren erforderlich. Wenn das System abstürzt oder ein Computergerät ausfällt, muss jeder in Ihrem Büro wissen, wen er anrufen soll und was nicht zu tun ist (z. B. das Problem selbst beheben). Diese Artikel zum Datenmanagement enthalten hilfreiche Tipps für alles, von Büroablagesystemen bis hin zu Computersicherungsverfahren.

2. Richten Sie klar abgegrenzte Verantwortlichkeiten ein:

Oder drucken Sie bei Bedarf einen Bericht aus? Wenn Sie eine Person mit der Bestellung aller Geräte und Verbrauchsmaterialien beauftragen, lösen Sie das Problem und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Mit der (Computer-) Systemverwaltung ist es dasselbe. Sie benötigen eine Person, die für die Sicherheit Ihres Computersystems verantwortlich ist und Dinge wie Konten, Passwörter und Software im Auge behält. Andernfalls wird das Chaos zunehmen.

3. Behalten Sie Aufzeichnungen - und halten Sie Ihre Geschäftsunterlagen auf dem neuesten Stand:

4. Machen Sie einen Spaziergang durch Ihr Büro und sitzen Sie :

5. Planen Sie die Scut-Arbeit:

Unglücklicherweise funktioniert ein Büro wie eine Küche nicht gut, ohne dass ein gewisses Maß an Scutarbeit geleistet wird. Wenn Sie ein Inhaber eines kleinen Unternehmens sind, der nicht in der Lage ist, das, was Sie als Scut-Arbeit ansehen, einem anderen zuzuweisen, zwingen Sie sich dazu, regelmäßig daran zu arbeiten, indem Sie jede Woche Zeit dafür einplanen. Nehmen Sie beispielsweise einen Morgen oder Nachmittag und verbringen Sie damit, die Kaltanrufe zu führen oder die Buchhaltung nachzuholen (oder die Aufzeichnungen zu aktualisieren).

6. Delegieren und Auslagern:

In einer perfekten Welt würde jeder nur das tun, wozu er oder sie Zeit hatte und gut war. Da die Welt nicht perfekt ist, tun viele Leute Dinge, für die sie nicht die Zeit oder das Talent haben, um gut zu sein. Durch Delegieren und Outsourcing kann nicht nur das Büromanagement Ihres kleinen Unternehmens verbessert werden, sondern Sie können sich auch auf Ihre Talente konzentrieren und so Ihr Endergebnis verbessern. Virtuelle Assistenten können viele Ihrer Büro- oder Verwaltungsaufgaben erledigen.

7. Machen Sie die Geschäftsplanung zu einer Priorität:

Viele Kleinunternehmer verbringen ihre Tage mit Schauspielen und Reagieren - und wundern sich dann, warum sie scheinbar ihre Räder drehen. Die Geschäftsplanung ist ein wichtiger Bestandteil eines guten Büromanagements und muss Teil Ihrer normalen Büromanagementroutine sein. Erfolgreiche Kleinunternehmer verbringen jede Woche Zeit mit der Geschäftsplanung, und viele nutzen die täglichen Geschäftsplanungssitzungen als Werkzeug für die Zielsetzung und das Wachstum. Wenn Sie über Mitarbeiter verfügen, beziehen Sie diese entweder formal oder informell in die Geschäftsplanung ein.

Tipps für die schnelle Einreichung von Office-Dokumenten:

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens müssen Sie in der Lage sein, schnell und einfach an Ihrem Schreibtisch zu arbeiten. Das Einrichten eines Ablagesystems hört sich zwar schwierig an, ist jedoch eine relativ einfache Aufgabe, die durch einige Tipps und Tricks zum Ablegen von Dateien erleichtert werden kann.

(1) Nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um sich an Ihrem Hauptarbeitsplatz niederzulassen und nach Geräten, Verbrauchsmaterialien und Dateien zu greifen. Dies hilft Ihnen, den Ideenplatz für das persönliche Ablegen dieser Artikel festzulegen.

(2) Nachdem Sie nun wissen, wo Sie natürlich nach Informationen suchen, müssen Sie feststellen, ob ein alphabetisches, numerisches oder Betreffablagesystem für Sie am besten geeignet ist. Suchen Sie nach dem Namen des Kunden? Die Kategorie (dh Ausgaben, Finanzen, Marketing)? Nach Referenznummer? Dies ist ein kritischer Schritt, da er bestimmt, wie Sie Ihr Ablagesystem auslegen. Tun Sie dies, bevor Sie etwas für Ihr Ablagesystem kaufen.

(3) Bestimmen Sie anschließend grob Ihre Speicheranforderungen. Verfügen Sie über eine große Anzahl von Dateien, auf die Sie täglich zugreifen? Greifen Sie nur wöchentlich auf Ihre Dateien zu? Die Antworten bestimmen, ob Sie einen Desktop-Ordner, einen Aktenschrank mit zwei Schubladen in der Nähe Ihres Schreibtischs oder einen seitlichen Aktenschrank mit vier Schubladen im gesamten Raum benötigen. Es gibt heute so viele Optionen, dass Sie sorgfältig wählen sollten. Achten Sie beim Blick auf Aktenschränke auf Wachstum - kaufen Sie etwas, um doppelt so viele Dateien wie möglich zu speichern. Dadurch wird die Anzahl begrenzt, in der Sie Ihr Ablagesystem neu einordnen und reorganisieren müssen.

(4) Investieren Sie in ein gutes Kennzeichnungssystem für Klarheit und einfachen Zugang. Wenn Sie die Dateikennungen lesen können, ist das offensichtlich, aber durch die Klarheit der Beschriftung sparen Sie mehr Zeit als Sie sich vorstellen können. Die meisten Unternehmen, die Etiketten erstellen, bieten Vorlagen an, die in die gängigsten Textverarbeitungsprogramme integriert sind. Vielleicht möchten Sie eines der kleinen Etikettenherstellungssysteme betrachten, das jetzt auch einzelne Adressetiketten ausdrucken kann. Artikel, die eine doppelte Aufgabe erfüllen, sind in der Regel eine sinnvolle Investition.

(5) Nun können Sie Dateiordner erwerben.

Tipps zur elektronischen Dateiverwaltung:

Denk-Dateiverwaltung war nur für Papierakten? Denk nochmal. Ebenso wichtig ist es, die Dateien auf Ihrem Computer organisiert und auf dem neuesten Stand zu halten. Genau wie bei Papierakten besteht das Ziel der Verwaltung von Computerdateien darin, sicherzustellen, dass Sie finden, wonach Sie suchen, selbst wenn Sie es Jahre nach seiner Erstellung suchen.

Diese Tipps zur Dateiverwaltung helfen Ihnen dabei, Ihre Dateien zugänglich zu halten:

1. Nach Dateitypen organisieren:

Erleichtern Sie das Auffinden von Anwendungen, indem Sie einen Ordner mit dem Namen "Programme" auf Ihrer Festplatte erstellen und alle Ihre Anwendungen dort aufbewahren. Die ausführbare Datei für Word, PowerPoint, Simply Accounting und WinZip würde sich beispielsweise alle im Ordner Programme befinden.

2. Ein Ort für alle:

Legen Sie alle Dokumente in den Ordner "Eigene Dateien" und nirgendwo anders ab. Egal, ob es sich um eine Tabelle, einen Brief oder eine PowerPoint-Präsentation handelt, hier geht es weiter. Dies erleichtert das Auffinden von Objekten und das Ausführen von Sicherungen.

3. Erstellen Sie Ordner in Meine Dokumente:

Dies sind sozusagen die Schubladen des Aktenschranks Ihres Computers. Benennen Sie Ihre Ordner in Klartext. Sie möchten sich diese Liste der Ordner in Zukunft nicht ansehen und sich fragen, was "TFK" oder was auch immer für eine andere interessante Abkürzung ist, die Sie erfunden haben.

4. Verschachteln von Ordnern in Ordnern:

Erstellen Sie bei Bedarf weitere Ordner in diesen Hauptordnern. Zum Beispiel kann ein Ordner mit dem Namen "Rechnungen" Ordner mit den Namen "2004", "2005" und "2006" enthalten. Ein nach einem Kunden benannter Ordner kann die Ordner "Kundendaten" und "Korrespondenz" enthalten. Das Ziel ist, alle Dateien in einem Ordner zu haben, anstatt mehrere verwaiste Dateien aufzulisten.

5. Befolgen Sie die Dateinamenskonventionen :

Verwenden Sie keine Leerzeichen in Dateinamen, halten Sie Dateinamen unter 27 Zeichen und verwenden Sie nur Kleinbuchstaben. Eine nach einem Client benannte Datei sollte also Jackdawson und nicht Jack Dawson sein. Wenn Sie gegen eine dieser Regeln verstoßen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein.

6. Seien Sie spezifisch:

Geben Sie den Dateien logische, spezifische Namen und fügen Sie, falls möglich, Datumsangaben in Dateinamen ein. Das Ziel beim Benennen von Dateien besteht darin, in der Lage zu sein, den Inhalt der Datei zu ermitteln, ohne sie öffnen und nachsehen zu müssen.

7. File as you go:

Ein Dokument kann am besten beim ersten Erstellen abgelegt werden. Gewöhnen Sie sich also daran, das Dialogfeld "Speichern unter" zu verwenden, um Ihr Dokument abzulegen und zu benennen, und legen Sie es an erster Stelle an die richtige Stelle.

8. Bestellen Sie Ihre Dateien für Ihre Bequemlichkeit:

Wenn es Ordner oder Dateien gibt, die Sie häufig verwenden, zwingen Sie sie an den Anfang der Dateiliste, indem Sie sie mit einem AA oder einem AA am Anfang des Dateinamens umbenennen.

9. Löschen Sie Ihre Dateien regelmäßig:

Manchmal ist das, was alt ist, offensichtlich, wie im Beispiel des oben genannten Ordners „Rechnungen“. Wenn dies nicht der Fall ist, halten Sie Ihre Ordner übersichtlich, indem Sie die alten Dateien löschen. Löschen Sie KEINE geschäftsbezogenen Dateien, es sei denn, Sie sind absolut sicher, dass Sie die Datei nie wieder benötigen. Erstellen Sie stattdessen in Ihrer Haupt-Sammlung von Ordnern unter "Eigene Dateien" einen Ordner mit dem Namen "Alt" oder "Inaktiv" und verschieben Sie alte Dateien, wenn Sie auf sie stoßen.

10. Sichern Sie Ihre Dateien regelmäßig:

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Dateien auf ein anderes Laufwerk oder auf Band kopieren, ist es wichtig, ein regelmäßiges Backup-Programm einzurichten und zu befolgen.