Formale Kommunikation: Bedeutung, Merkmale, Vorteile, Einschränkungen und Typen

Formelle Kommunikation bezieht sich auf den offiziellen Informationsaustausch. Der Kommunikationsfluss wird kontrolliert und ist eine bewusste Anstrengung. Dadurch ist es möglich, dass die Informationen den gewünschten Ort ohne Behinderung, zu geringen Kosten und in geeigneter Weise erreichen. Dies wird auch als "Über die richtige Kanalkommunikation" bezeichnet.

Eigenschaften

Nachfolgend sind die Hauptmerkmale der formalen Kommunikation aufgeführt:

(1) Schriftlich und mündlich:

Formelle Kommunikation kann sowohl schriftlich als auch mündlich erfolgen. Tägliche Arbeiten werden durch mündliche Kommunikation abgewickelt, während die politischen Angelegenheiten eine schriftliche Kommunikation erfordern.

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(2) Formelle Beziehungen:

Diese Mitteilung wird von den Mitarbeitern übernommen, bei denen die Organisation formelle Beziehungen hergestellt hat. Der Absender und der Empfänger haben eine Art organisatorische Beziehung.

(3) vorgeschriebener Pfad:

Die Kommunikation muss einen bestimmten Kanal passieren, während sie sich von einer Person zur anderen bewegt. Um zum Beispiel die Gefühle eines Arbeiters an den Vorgesetzten zu vermitteln, muss die Hilfe des Vorarbeiters gesucht werden.

(4) Organisationsbotschaft:

Dieser Kanal befasst sich nur mit den autorisierten Organisationsnachrichten, und die persönlichen Nachrichten sind außerhalb ihrer Zuständigkeit.

(5) Vorsätzlicher Aufwand:

Dieser Kommunikationskanal wird nicht automatisch eingerichtet, sondern es müssen Anstrengungen unternommen werden, um ihn zu schaffen. Es wird entschieden, die Ziele der Organisation im Auge zu behalten.

Vorteile

Die formale Kommunikation hat folgende Vorteile:

(1) Aufrechterhaltung der Vollmacht der Offiziere:

Die formale Kommunikation unterhält ständige Beziehungen zwischen den Vorgesetzten und den Untergebenen, wodurch die Würde der Linienoberen bewahrt wird. Daher ist es bequem, die Untergebenen zu kontrollieren und ihre Verantwortung festzulegen, die für eine effektive und erfolgreiche Kontrolle unbedingt erforderlich ist.

(2) klare und wirksame Kommunikation:

In der formalen Kommunikation besteht ein direkter Kontakt zwischen den Managern und den Untergebenen. Beide verstehen die Fähigkeiten, Gewohnheiten, Gefühle usw. voneinander. Manager wissen, wann und unter welchen Bedingungen ihre Mitarbeiter Informationen benötigen. Auf diese Weise kann diese Kommunikation zeitnahe Informationen zur Verfügung stellen. Daher ist es klar und effektiv.

(3) Ordentlicher Informationsfluss:

Die Informationen müssen einen bestimmten Weg von einer Person zur anderen durchlaufen. Daher ist der Informationsfluss systematisch.

(4) Einfache Kenntnis der Informationsquelle:

Bei dieser Art der Kommunikation kann die Quelle jeder Information leicht gefunden werden.

Einschränkungen

Nachfolgend sind die Nachteile oder Einschränkungen der formalen Kommunikation aufgeführt:

(1) Überlastung der Arbeit:

In einer modernen Unternehmensorganisation müssen viele Informationen, viele Nachrichten und andere Dinge kommuniziert werden. Bei der formalen Kommunikation werden sie durch einen bestimmten Kanal geleitet, und dies kostet einen Großteil der Zeit der Vorgesetzten, sodass einige andere wichtige Arbeiten unbeaufsichtigt bleiben.

(2) Verfälschung von Informationen:

Diese Methode kann den Informationsfluss behindern. Manchmal ist der Abstand zwischen Sender und Empfänger so groß, dass die Informationen viele Hände durchlaufen müssen, und wenn sie den Empfänger erreichen, sind sie verzerrt. Somit erfüllt es nicht seinen Zweck.

(3) Gleichgültige Offiziere:

Die Offiziere widmen den Vorschlägen und Beschwerden der Untergebenen nicht viel Aufmerksamkeit. In einem solchen Fall kann ein Untergebene den Glauben an die Wirksamkeit der Kommunikation verlieren.

Arten der formalen Kommunikation

Die formale Kommunikation unterscheidet zwei Arten:

(1) Vertikale Kommunikation:

(i) Abwärtskommunikation

(ii) Kommunikation nach oben

(2) Horizontale Kommunikation. Alle diese Typen wurden im folgenden Diagramm erläutert:

(Abwärtskommunikation) (Horizontale Kommunikation) (Aufwärtskommunikation)

(1) Vertikale Kommunikation

Die vertikale Kommunikation besteht aus den folgenden zwei Arten:

(i) Abwärtsmitteilung:

Die Kommunikation der obersten Hierarchie mit ihren Untergebenen wird als Abwärtskommunikation bezeichnet. Diese Kommunikation umfasst Anweisungen, Regeln, Informationen, Richtlinien, Anweisungen usw. Der Hauptvorteil der Abwärtskommunikation besteht darin, dass die Untergebenen nützliche zeitnahe Informationen erhalten, die ihnen bei ihrer Arbeitsleistung helfen.

(ii) Kommunikation nach oben:

Dies ist genau das Gegenteil der Abwärtsmitteilung. Dies fließt von den Untergebenen zu den Vorgesetzten. Gegenstand dieser Mitteilung sind Vorschläge, Reaktionen, Berichte, Beschwerden usw. Diese Art der Kommunikation hilft den Vorgesetzten bei der Entscheidungsfindung.

(2) Horizontale Kommunikation

Horizontale Kommunikation findet statt, wenn zwei Personen auf derselben Ebene Informationen austauschen. Horizontale Kommunikation wird von den gleichen Beamten eingesetzt, um Probleme ähnlicher Art zu lösen und von der Erfahrung anderer zu profitieren. Gegenstand der horizontalen Kommunikation sind Informationen, Anfragen, Vorschläge, gegenseitige Probleme und koordinationsrelevante Informationen.

Formelles Kommunikationsnetz

Die Art und Weise, in der die formale Kommunikation erfolgt, wird als formales Kommunikationsnetz bezeichnet. Die formale Kommunikation kann auf verschiedene Arten erfolgen - es kann vertikale Kommunikation oder horizontale Kommunikation sein. Die verschiedenen Formen des formalen Kommunikationsnetzes sind in der folgenden Abbildung dargestellt:

(1) Kettenkommunikation:

Kettenkommunikation bezieht sich auf die Kommunikation zwischen einem Vorgesetzten und einem Untergebenen. Alle Personen in einer Organisation von oben nach unten sind mit Hilfe einer Skalarkette verbunden, wie in Diagramm (1) gezeigt. A ist an der höchsten Stelle platziert, B ist eine untergeordnete Position von A, C ist die untergeordnete Position von B, D ist die untergeordnete Position von C und E ist die untergeordnete Position von D.

(2) Radkommunikation:

In dieser Form der Kommunikation sprechen alle Untergebenen eines Vorgesetzten durch sein Medium miteinander. Der Vorgesetzte arbeitet als Radnabe. Im Diagramm (2) ist A der Vorgesetzte und B, C, D und E sind die Untergebenen. Alle vier Untergebenen kommunizieren durch das Medium von A.

(3) Zirkularkommunikation:

Diese Kommunikation findet zwischen den Mitgliedern einer Gruppe statt. Jedes Mitglied einer Gruppe kann mit den nächsten zwei Mitgliedern kommunizieren. In Diagramm (3) kann A mit B und E kommunizieren. Ebenso kann B mit A und C kommunizieren. Dasselbe gilt für alle Mitglieder der Gruppe. In diesem Fall läuft die Kommunikation langsam ab.

(4) Free Flow Communication:

Diese Form der Kommunikation findet auch zwischen den verschiedenen Mitgliedern der Gruppe statt. Das Besondere daran ist, dass jedes Mitglied der Gruppe mit allen anderen Personen in der Gruppe sprechen kann.

Dies wurde in Diagramm (4) verdeutlicht. A kann direkt mit B, C, D, E sprechen. Auf dieselbe Weise kann B direkt mit A, C, D und E sprechen. Gleiches gilt für alle Mitglieder der Gruppe. In diesem Fall bewegt sich die Kommunikation schnell.

(5) umgekehrte "V" -Kommunikation:

In dieser Form der Kommunikation darf ein Untergeordneter mit dem Chef seines Chefs kommunizieren. In dieser Kommunikationsform bewegen sich die Nachrichten mit einer schnellen Geschwindigkeit. In dem Diagramm (5) sind C und D die Untergebenen von B, die wiederum eine Untergebene von A sind. Hier können C und D direkt mit A kommunizieren, der geschieht der Chef von B. sein