Kostenmanagement: Ein vollständiger Leitfaden zum Kostenmanagement

Viele Unternehmen waren nicht darauf vorbereitet. Da die Unternehmer Budgets für die nächsten Jahre vorhersagen, müssen sie diese steigenden Kosten berücksichtigen und nach Wegen suchen, um „die überschaubaren Kosten“ des Geschäfts zu verwalten. Durch die Bereitstellung der richtigen Lösungen für Ihre Kunden - als Anbieter von Bürotechnik - können Sie eine wichtige Rolle dabei spielen, Unternehmen bei der Kostenkontrolle zu unterstützen. Sie stärken auch die Beziehungen und schaffen Verkaufschancen für Ihr Autohaus.

Es ist wichtig, dass Ihre Kunden erkennen, dass die erheblichen, aber selten gemessenen Kosten eines Unternehmens die Produktivität der Büros ist. Mit effektiven Bürokostenmanagementpraktiken können sie das Risiko, das sich aus anhaltenden und unvorhersehbaren wirtschaftlichen Auswirkungen von Ereignissen wie Naturkatastrophen von 2005 ergibt, besser minimieren.

Sie sehen die Möglichkeiten, Geld zu sparen, und bieten Ihren Kunden die Möglichkeit, zu verstehen, dass die heutige Bürotechnik Werkzeuge zur Verfügung stellt, die die Produktivität verbessern. Durch die Modernisierung der aktuellen Büroausstattung, die Integration und Anpassung von Multifunktionsgeräten in den Arbeitsablauf und die Maximierung ihrer Fähigkeiten erreichen Ihre Kunden ein neues Maß an langfristigen Kosteneinsparungen und Produktivität.

Steigerung der Wirksamkeit:

Die Verwaltung der überschaubaren Kosten beginnt mit einer Workflow-Analyse der Produktivität und Effizienz von Büros. Das Verständnis der Technologienutzung und der damit verbundenen Kosten bietet einen Ausgangspunkt für die optimale Nutzung vernetzter Bürotechnik. Es ist üblich, vorhandene Bürogeräte strikt auf "aufgestiegener" Basis zu ergänzen. An einem bestimmten Punkt muss jedoch eine von Ihrem Händler durchgeführte Arbeitsablaufanalyse innerhalb des Geschäfts jedes Kunden durchgeführt werden, um die kosteneffektivste Konfiguration der Bürotechnik für die Zukunft zu bestimmen.

Wissen Ihre Kunden, dass Unternehmen ihre Kosten um 20 bis 30 Prozent gesenkt haben, indem sie die vorhandenen Ausrüstungsressourcen besser nutzen und neuere Multifunktions-Kopierer und Druckgeräte einsetzen? Eine Einsparung von 30 Prozent ist erheblich, wenn man bedenkt, dass Unternehmen laut Umfragen etwa 10 Prozent ihres Umsatzes für die Dokumentenerstellung, -verwaltung und -verteilung ausgeben. Durch die Bestimmung der Dokumentverwaltungsanforderungen können mehr Möglichkeiten geschaffen werden, elektronische Dokumente effektiv in den gesamten Geschäftsablauf zu integrieren, anstatt die Dokumente einfach als kostspielige Ausdrucke in Papierform zu drucken.

Diese verborgenen Einsparungen sind erheblich, wenn man bedenkt, dass einige Personen Tausende von Seiten pro Jahr drucken. Eine Dokumentenworkflow-Analyse ist eine lohnende Investition für Ihren Kunden, um Einsparpotenziale zu ermitteln. Neben der Suche nach den Kosten, die mit dem Drucken großer Mengen von Druckdokumenten verbunden sind, gibt es den Faktor der Kosten der Ausrüstung selbst.

Wie Sie wissen, sind die Stückkosten neuer multifunktionaler Bürogeräte in den letzten Jahren weiter gesunken, während die Anzahl der Funktionen der Geräte weiter zugenommen hat. Ihre Kunden müssen jedoch wissen, dass ein Upgrade auf neue Multifunktionsgeräte nicht die vollständige Lösung ist.

Multifunktionsgeräte bieten jetzt mehr Funktionen, als der durchschnittliche Benutzer nutzt oder sogar weiß, dass sie vorhanden sind. Während beispielsweise die vernetzte Konnektivität eines Bürogerätes nach heutigen Standards auf dem neuesten Stand sein kann, werden neuere Funktionen wie das Scannen als erhebliche Kostenersparnis zu wenig genutzt. Eine professionelle Empfehlung und maßgeschneiderte Schulungen, die auf einzigartigen Geschäftsanforderungen basieren, können über viele Jahre Tausende von Dollar einsparen.

Unternehmen können auch durch eine entsprechende Schulung der Geräte ein neues Produktivitätsniveau erreichen. Als Händler sind wir uns bewusst, dass das Kopieren, Scannen und die gemeinsame Nutzung von Aufgaben - lange Vorgänge, für die früher mehrere Geräte erforderlich waren - sich auf einzelne Vorgänge reduziert haben. Die Unterauslastung dieser Fähigkeiten bei Ihren Kunden ist oft eine direkte Folge von mangelnder Schulung und Bewusstseinsbildung. Sie müssen wissen, wie sie die Funktionen der Multifunktionsgeräte in ihren Büros besser einsetzen können.

Arbeitskosten:

Die Arbeitskosten als Kombination von Bürokosten und Überwachung sind ein wesentlicher Bestandteil des Budgets der jeweiligen Datensatzabteilung. Die Arbeitskosten hängen von der Aktivitätsstufe, dem Abrufverfahren, dem Volumen und der Art der verwendeten Materialien und Ausrüstungen ab. Volumen und Aktivitätsgrad sind gegebene Faktoren, die nicht geändert werden können, der Datensatzmanager hat jedoch einen Einfluss auf den Abrufvorgang. Außerdem werden Verbrauchsmaterialien wie Dateiordner und Dokumentencontainer vom Datensatzmanager ausgewählt. Er sollte berücksichtigen, dass verschiedene Arten von Containern die Zeit für das Ablegen und / oder Abrufen von Dokumenten beeinflussen.

Die Arbeitskosten stehen in direktem Zusammenhang mit den Effizienzniveaus, für die Vorräte und Ausrüstung wesentliche Komponenten sind.

Um die Arbeitskosten von Dokumentencontainern und -ausrüstungen zu analysieren, müssen wir die Kosten in folgende Elemente unterteilen:

(1) Zugriffszeit der Ausrüstung;

(2) Zugriffszeit für Dokumentencontainer;

(3) Zeit zum Einfügen von Dokumenten

(4) Dokumentwiederherstellungszeit und

(5) Wiederherstellungszeit der Ausrüstung.

Lagerungskosten:

Der Bereich, in dem wir allgemeine Kostenformeln für jede Art von Ausrüstung oder Anlage entwickeln können, ist die Lagerung. Hier berücksichtigen wir die Kosten für die Aufbewahrung von Dokumenten in Dokumentcontainern für einen bestimmten Aufbewahrungszeitraum.

Rekordspeicherkosten hängen ab von:

(1) Ausrüstung und Vorräte

(2) belegter Raum und

(3) Raumkosten.

Zu Vergleichszwecken ist es hilfreich, die Kosten pro Jahr in drei Schritten zu berechnen:

Schritt 1: Kosten aller Abfüllanlagen + Kosten der Lieferungen = Materialkosten:

Um die Materialkosten zu bestimmen, müssen wir die Kosten für die Ausrüstung g foot (LFF) kennen. Wie können wir die Kosten und Lieferungen pro linearer Ablage pro LFF erhalten? Wenn neue Ausrüstung gekauft wird, sollte das Angebot von einem potenziellen Verkäufer die Kosten in Form von LFFs angeben. Manchmal wird dies als Kosten pro LFI angegeben, die durch Multiplizieren der Daten mit 12 in Kosten pro LFF umgewandelt werden können.

Zum Beispiel kann der Kaufpreis eines Schranks mit vier Schubladen, der eine Kapazität von 100 LFIs hat, 100 USD betragen, so dass die Ausrüstungskosten pro LFI 100: 100 oder 1 USD betragen. Multipliziert man diese Zahl mit 12, so liegen die Kosten pro LFF bei 12 Dollar. Um die Kosten bestehender Geräte zu berechnen, für die der Kaufpreis nicht bekannt ist, werden für diese Berechnung 3040 Prozent der Kosten eines neuen Systems zugrunde gelegt.

Sobald Sie die Kosten für Ihre Wohnung pro LFF haben, sollten Sie die Kosten für die Versorgung pro LFF ermitteln. Ermitteln Sie zunächst, wie viele Ordner, Ordner / Container in Ihrem System pro LFF vorhanden sind. Der beste Weg, um diese Daten zu erhalten, besteht darin, die Anzahl der Ordner, Ordner oder Fächer in einer Schublade oder in einem Regal zu zählen.

Wählen Sie eine Schublade oder ein Regal mit typischer Ordner- / Ordner- / Behälterstärke und durchschnittlichen Beladungsbedingungen aus. Teilen Sie dann die Anzahl der Container durch die Anzahl der LFIs und multiplizieren Sie das Ergebnis mit der Anzahl der Datensätze pro LFF. Wenn es zum Beispiel gibt: 0 Datensätze in einer 25-Zoll-Schublade, dann gibt es 24 Datensätze pro LFF (50:25 = 2, 2 x 12 = 24). Wenn Sie 90 Datensätze in einem 3 Fuß breiten Regal haben, gibt es 30 Datensätze pro LFF (90/3 = 30).

Als nächstes müssen wir die Kosten für die Ablage von Verbrauchsmaterialien pro LFF ermitteln, d. H. Die Kosten für Ordner, Hefter, Taschen und andere Arten von Dokumentenbehältern, einschließlich Trennblätter, Etiketten, Verschlüsse, Innentaschen und spezielle Anhänge. Bestimmen Sie dazu die Kosten der Lieferungen pro 1.000 Datensätze und multiplizieren Sie diese Anzahl dann mit der Anzahl der Datensätze pro LFF, wie oben festgelegt:

Stückkosten x Anzahl der Datensätze = Materialkosteneinheit

Wenn wir davon ausgehen, dass die Versorgungskosten 400 US-Dollar pro 1.000-Dollar-Datensätze betragen und dass 50 Datensätze pro LFF vorliegen, betragen die Versorgungskosten pro LFF 20 US-Dollar.

Durch Addition der Ausrüstungskosten pro LFF zu den Kosten der Lieferungen pro LFF können wir die Materialkosten pro LFF berechnen. Wenn also die Ausrüstungskosten 12 US-Dollar pro LFF und die Kosten der Lieferungen 20 US-Dollar pro LFF betragen, betragen die Materialkosten 32 US-Dollar pro LFF.

Schritt 2: (Flächeneffizienzfaktor x Immobilienkosten) + Kosten der Immobiliendienstleistung = Flächenkosten pro LFF pro Jahr:

Es kostet Geld, um Platz zu beanspruchen, und die Immobilienkosten steigen von Jahr zu Jahr. Selbst wenn Ihre Organisation über ein Gebäude verfügt, sollten Sie die Kosten für die Abrechnung des von dem Datensatzsystem belegten Platzes kennen. Wenn dieser Platz nicht für Datensätze verwendet wurde, könnte er für einen anderen Zweck verwendet oder geleast werden.

Die belegte Fläche hängt von der Anordnung, dem Volumen und der Ausstattung ab. Der Datensatzmanager kann normalerweise nicht viel mit dem Datenträger tun, da dies von der Organisation erstellt wird. Die einzige Möglichkeit, die Volumina durch Änderung des Aufbewahrungszeitplans zu beeinflussen, ist möglicherweise schwierig, wenn nicht sogar unmöglich. Der Bereich, in dem der Records Manager den vom Record System belegten Platz überwachen kann, ist die Geräteauswahl.

Verschiedene Geräte haben unterschiedliche Raumnutzungsgrade. Dies bedeutet, dass beim Speichern einer bestimmten Kapazität ein Typ von Archivierungsgerät mehr Speicherplatz als ein anderer benötigt. Geringe Ausstattungsmerkmale wie Schubladenschränke und Hochschränke und Regale haben eine geringe Raumeffizienz. Drei Kategorien von Raumeffizienz können unterschieden werden: niedrig, mittel und hoch.

Geringe Flächeneffizienz deckt Geräte mit Faktoren über 1, 0 ab. Das Ausstattungsangebot in dieser Kategorie reicht vom Zwei-Schubladen-Schrank bis zur dreistufigen Seitenfeile im Letter-Format, die einen hohen Flächenwirkungsgrad von 1 hat. 17. Die Zwischenraum-Effizienz wird dem Fünf-Schubladen-Gerät zugeschrieben Kabinett mit einem Faktor von 0, 88 bis zur siebenstufigen Querfeile mit einem Faktor von 50. Die hohe Effizienz des Raums beginnt bei .50 und erreicht um und unter .20 die niedrigste Zahl für vertikale Regalböden, acht Stufen hoch, mit 12 Fuß tiefen Abschnitten und vier Abschnitten pro Gang. Dieser Faktor könnte verringert werden, indem dem System mehr Abschnitte pro Gang hinzugefügt und die Länge der Abschnitte verlängert wird. ' Wie Sie sehen, ist die Raumeffizienz umso besser, je niedriger der Raumeffizienzfaktor ist.

Gangraum ist ein wesentlicher Bestandteil der Raumkosten. Es macht also einen Unterschied, ob Schränke oder Akten einen gemeinsamen Gang teilen. Daher ist der Platz-Effizienz-Faktor bei einzeln platzierten Dateien immer höher. Gegenüberliegende Dateien, die sich einen gemeinsamen Gang teilen, haben einen geringeren Raumeffizienzfaktor, wie oben in der rechten Spalte gezeigt. Zu Vergleichszwecken ist es in der Regel zulässig, den Faktor für einzeln platzierte Riles zu verwenden. Wenn das Layout potenzieller Geräte bekannt ist, empfiehlt es sich, den entsprechenden Raumeffizienzfaktor zu verwenden. Bei einigen Gerätetypen kann dies sogar eine Kombination aus einzeln platzierten und gemeinsam genutzten Geräten, aus Einzelgeräten und Zusatzgeräten sein.

Um die Kosten des von dem Aufzeichnungssystem belegten Platzes zu ermitteln, müssen Sie den Wert des belegten Raums, dh die jährlichen Kosten für die Belegung des Platzes durch den Quadratfuß, ermitteln. Natürlich variieren diese Daten je nach Zustand und Wert des Gebäudes und auch nach Standort. Die jährlichen Raumkosten pro Quadratfuß zwischen städtischen und ländlichen Gebieten sind ebenfalls beträchtlich. Sie sollten jedoch die Raumkosten für Ihr Gebiet oder besser für Ihr Gebäude von der Hausverwaltung, Buchhaltung, Budgetierung oder der Immobilienabteilung beziehen.

Nimmt man die jährlichen Immobilienkosten pro Quadratfuß und multipliziert sie mit dem Raumeffizienzfaktor, erhält man die Grundkosten für die Fläche pro LFF. Wenn die jährlichen Immobilienkosten beispielsweise 10 USD pro Quadratfuß betragen und Sie siebenstufige offene Regale verwenden, betragen die Raumkosten pro LFF 5 USD. Um die Flächenkosten zu erfassen, müssen wir jedoch zusätzlich zu den Immobilienkosten die Kosten für Dienstleistungen berücksichtigen.

Servicekosten sind die laufenden Kosten für Beleuchtung, Reinigung, Klimatisierung, Heizung, Lackierung und Reparaturen in diesem Raum. Leider gibt es keine detaillierten Richtlinien für die Ermittlung der Kosten für Dienstleistungen, und für jeden Datensatzraum gelten andere Anforderungen in Bezug auf diese Dienstleistungen. Daher ist der Kostenfaktor unterschiedlich: Die Erfahrung hat gezeigt, dass diese Kosten für Dienstleistungen zwischen 10 und 50 Prozent liegen der jährlichen Immobilienkosten.

Die Kostenspanne von 30 bis 50 Prozent der Immobilienkosten gilt nur für Aufzeichnungen, die im „Bürozustand“ gehalten werden, d. H. Wenn in dem Bereich, in dem Aufzeichnungen geführt werden, Teppichböden, Klimaanlagen und andere „Luxusbürobedingungen“ verwendet werden. Die meisten Rekordräume befinden sich im Untergeschoss von 1, 030 Prozent für Servicekosten. Ein Rekordraum im Keller, der nur durch Beleuchtung und Reinigung bedient wird, liegt normalerweise im Bereich von 5 bis 20 Prozent. Die Klimaanlage erhöht weitere 10 bis 30 Prozent. Der Datensatzverwalter muss über eine fundierte Schätzung der Servicekosten für den Bereich verfügen, der mit Aufzeichnungsgeräten belegt ist.

Um die Raumkosten zu berechnen, nehmen Sie diesen prozentualen Anteil der jährlichen Immobilienkosten pro Quadratmeter, der den Kosten der Dienstleistungen entspricht, und addieren Sie ihn zu den jährlichen Immobilienkosten. Wenn beispielsweise die Immobilienkosten 10 US-Dollar pro Jahr und Quadratmeter betragen und die Kosten für Dienstleistungen auf 25 Prozent geschätzt werden, belaufen sich die Flächenkosten auf 12, 50 US-Dollar (10 US-Dollar [25% X 10] = 12, 50 US-Dollar). Jetzt können wir die jährlichen Lagerkosten pro LFF berechnen

Schritt 3: Materialaufwand / Lagerungsjahre + Platzkosten = Lagerkosten:

Die Aufzeichnungskosten pro Jahr und LFF werden erfasst, indem die Materialkosten durch die Anzahl der Lagerungsjahre dividiert und die Raumkosten addiert werden. Durch Multiplizieren der Speicherkosten mit der Gesamtzahl der LFFs in einem Ablagesystem können Sie die gesamten Lagerkosten berechnen. Diese Zahl enthält keine Abrufkosten. Es ist jedoch sehr hilfreich, verschiedene Gerätetypen und verschiedene Lagerungsoptionen hinsichtlich ihrer Kosten zu vergleichen. Jeder Aktenverwalter sollte die Lagerkosten für sein Dateisystem kennen.

Die nächste Frage ist, wie lange aufgenommen wird. werden in diesem Bereich gehalten. Dies ist nicht mit der Aufbewahrungsfrist zu verwechseln. Vielmehr möchten wir vielleicht die Kosten eines aktiven Dateibereichs berechnen. Dann ist nur die Speicherdauer in dieser bestimmten Datei für die Berechnung zu berücksichtigen. Wenn Aufzeichnungen weniger als sieben Jahre aufbewahrt werden, hält das Gerät die Aufzeichnungen über. Ableitung der jährlichen Kosten für die kurz- und mittelfristige Lagerung (LFF): Wenn die Ausrüstung zehn Jahre dauert und die Lagerzeit weniger als sieben Jahre beträgt, haben wir die folgende Formel:

Ausrüstungskosten / 10 + Versorgungskosten / Lagerjahre = Lagerkosten

Denken Sie daran, dass die Lagerkosten Kostenzahlen für Ausrüstung, Verbrauchsmaterial und Platz ergeben, jedoch keine Schreib-, Überwachungs- oder Abrufkosten. Es sind einfach die Kosten für das Speichern von Aufzeichnungen in bestimmten Geräten über einen bestimmten Zeitraum. Die Kosten für die Archivierung sind nicht in den Lagerkosten enthalten.

Betrachten wir zwei Beispiele für die Berechnung der Lagerkosten:

Übung 1:

Die Plattenabteilung verfügt über offene seitliche Regale mit 7 Ebenen. Das Regal hat einen Einkaufswert von 50 Prozent. Neue Regale derselben Art würden SI pro LFI kosten. Es gibt 30 Datensätze in einem Regal, und jedes Regal ist 3 Fuß lang, also 10 Datensätze pro Fuß. Dateiordner kosten $ 380 pro Tausend. Die Kosten für den Platz betragen 6 USD pro Quadratfuß pro Jahr. Die Dienstleistungen werden auf 15 Prozent der Raumkosten geschätzt. Die Aufzeichnungen sind 20 Jahre in diesem Raum aufzubewahren.

Erstens: Um die Regalkosten von den Kosten pro LFI in die Kosten pro LFF umzuwandeln, multiplizieren Sie 0, 40 mit 12, also 4, 80. Berechnen Sie anschließend die Materialkosten pro LFF, indem Sie die Kosten für Regale und Vorräte addieren:

4, 80 + 3, 80 = 8, 60

Um nun die jährlichen Raumgebühren zu berechnen, multiplizieren Sie die jährlichen Immobilienkosten pro Quadratfuß mit dem Raumeffizienzfaktor, der für diese Art von Ausrüstung 0, 50 beträgt, und addieren Sie 15 Prozent dieser Zahl:

(0, 5 x 6) + 0, 15 x (0, 5 x 6) = 3, 45

Somit betragen die jährlichen Gesamtraumkosten pro LFF 3, 45 USD. Zum Abschluss der jährlichen Lagerkosten:

8, 60 + 3, 45 = 3, 88 20

Die gesamten Lagerkosten pro LFF pro Jahr betragen dann 3, 88 US-Dollar.

Übung 2:

Die Abteilung verfügt über dieselben Daten wie in Übung 1. Sie hat keinen freien Platz mehr, ist jedoch gesetzlich dazu verpflichtet, Aufzeichnungen für weitere drei Jahre zu führen. Sie möchte die Kosten für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen in den bestehenden Regalen für weitere drei Jahre ermitteln. Es wurde auch festgestellt, dass, wenn die Aufzeichnungen nicht in diesem Raum aufbewahrt wurden, die vorhandenen Regale nicht anderweitig verwendet werden könnten.

Wie hoch sind die Lagerkosten pro LFF pro Jahr? Für diesen Fall ist weder ein neues Regal zu kaufen, noch kann das alte Regal anderweitig verwendet werden. Dateiordner wurden bereits verwendet und konnten nicht für eine andere Anwendung verwendet werden. Es fallen praktisch keine Materialkosten an. Die Lagerkosten sind auf die Platzkosten von 3, 45 USD begrenzt.

Auswahl der Archivierungsausrüstung:

Obwohl bei der Auswahl der Ablagesysteme nicht nur die Kosten eine Rolle spielen sollten, ist dies in der Realität häufig der Hauptfaktor. In jeder Schätzung oder Preisangabe eines Lieferanten sind die Kosten der Ausrüstung je LFI oder LFF anzugeben. Dies ist jedoch nicht das ganze Bild. Wir sollten immer die Raumkosten zu den Kosten der Ausrüstung addieren. Für potenzielle Käufer wäre es ein Wunder, wenn die Anbieter den Raumeffizienzfaktor auf jedem Literaturteil angeben würden. Dies würde viel Verwirrung beseitigen. Die tatsächlichen Kosten für die Ablage von Ausrüstungen sind die Summe der Ausrüstungskosten pro LFF und der Raumkosten pro LFF.

Zum Beispiel zieht der Records-Manager vier Schubladenschränke gegenüber seitlichen Aktenschränken mit sechs verschließbaren Etagen (keine Auszüge, einziehbare Türen) in Betracht. Ein Durchschnittspreis für den Schubladenschrank beträgt SI 75; für den seitlichen Aktenschrank sind es 380 Dollar. Die jährlichen Immobilienkosten für das Büro betragen in diesem Fall 6 SI pro Quadratfuß. Die Dienstleistungen werden auf weitere 25 Prozent oder 4 US-Dollar pro Quadratfuß geschätzt. Die Gesamtkosten des Platzes betragen 20 US-Dollar pro Quadratfuß. Wie sieht der Preisvergleich aus? Der Raumeffizienzfaktor für den Schubladenschrank beträgt 1, 62; für den seitlichen Schrank .66.

Im Schrank mit vier Schubladen befinden sich 8, 33 LFF. Die Kosten für die Ausrüstung betragen 21 USD pro LFF (175: 8, 33). Die Kosten für den Speicherplatz betragen 20 x 1, 62 = 32, 40 $. Die Gesamtkosten dieser Schränke betragen 21 USD + 32, 40 USD = 53, 40 USD pro LFF. Der Kaufpreis von S380 geteilt durch IS beträgt 21, 11 $. die Kosten pro LFF für Material. Offensichtlich gibt es keinen großen Preisunterschied zwischen dem Schubladenschrank und dem seitlichen Aktenschrank. Wenn wir die Raumkosten jedoch in die Kalkulation einbezogen haben, ändert sich das Bild. Durch die Multiplikation der Immobilienkosten um das 20-fache des Flächeneffizienzfaktors erhalten wir die Flächenkosten von 13, 20 $ pro LFF (20 x 0, 66).

Lagerung außerhalb des Standortes:

Es ist in der Regel Platzmangel, der eine Organisation dazu zwingt, ihre Pläne für ein Aufzeichnungsspeichersystem zu überdenken. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Speicherkapazität mit verschiedenen Geräten zu erhöhen. Darüber hinaus hat der Records Manager die Wahl zwischen zwei äußeren Möglichkeiten.

Offsite-Speicher ist eine dieser Alternativen. Es bedeutet, den kostengünstigen Platz außerhalb des Standorts zu nutzen und dann die kosteneffizientesten Geräte und Verbrauchsmaterialien zu verwenden, zumal die Abrufrate sehr niedrig sein sollte. Die durchschnittliche Kosten für die Lagerung von Offsite-Standorten sollten bei etwa 2 USD pro Jahr pro LFF liegen. In einigen Fällen können diese Kosten jedoch bis zu S4 pro Jahr pro LFF betragen. Dies beinhaltet wiederum keine Abrufkosten.

Kommerzielle Offsite-Speicherunternehmen berechnen je nach Entfernung, Zeitplan und Dringlichkeit zwischen 1 und 10 US-Dollar pro Abfrage. Bei einer kürzlich durchgeführten Umfrage wurden die Kosten für eine invasive Lagerungsanlage mit 0, 02 bis 1, 00 USD pro Kubikfuß pro Jahr angegeben. ' Nur bei dem Befragten wurden deutlich höhere Kosten gemeldet. Leider wurde bei der Umfrage nicht zwischen externer Lagerung und Lagerung vor Ort unterschieden. Die Umfrage umfasste über 55 Prozent der inaktiven Einrichtungen, in denen Aufzeichnungen vor Ort gespeichert wurden.

Mikrofilm:

Die zweite Alternative ist die Reduzierung der Datensätze auf Mikrofilm. Wenn wir die Möglichkeit eines Mikrofilms betrachten, sollten wir nicht nur den Speicherwert betrachten. Der Bereich der Mikrographien bietet ein völlig anderes Informationsmanagement-Tool. Seine Vorteile liegen im Bereich der Informationsverarbeitung und -verteilung sowie im Bereich der Speicherung.

Die Mikrofilmkosten müssen in Umwandlungskosten und Lagerkosten unterteilt werden. Die Umstellungskosten für die Mikroverfilmung im eigenen Haus enthalten die Kosten für Ausrüstung, Material und Arbeit. Bei der Verwendung eines externen Servicebüros für die Umstellung auf Mikrofilm wird in der Regel eine Gesamtgebühr für die gesamte Arbeit erhoben, außer bei der hausinternen Vorbereitung, dh Sortieren, Verpacken und Vorbereiten durch die Archivabteilung.

Die Lagerkosten enthalten die Ausrüstung, den Platz und mögliche Erhaltungskosten. Letztere werden oft als Hauptbestandteil der Mikrofilmbildung übersehen. Leider ist die geeignete Lagerung des Mikrofilms unter kontrollierten Bedingungen bei vielen Mikrofilmbenutzern nicht üblich. Jeder Datensatzmanager sollte eine geeignete Aufbewahrungsrichtlinie für die Speicherung von Mikrofilm festlegen.

In vielen Fällen sind Mikrofilm-Servicebüros auf die Verarbeitung großer Mengen spezialisiert und können wirtschaftlicher sein als ein Betrieb im eigenen Haus. In dieser Studie wurde nur eine sehr grundlegende Ausrüstung für das Filmen im Haus vorgeschlagen, nämlich eine Rotationskamera, ein Reader-Drucker und ein Reader. Die Kostenangaben basieren auf folgenden Daten: 80.000 Filmaufnahmen pro Jahr; Sequenzierungsrate bei 1.000 Bildern / Seiten pro Stunde; Beseitigung / Korrektur von Hindernissen bei 800 Bildern pro Stunde; Platzierung der ID

Für die 80.000 Bilder wurden folgende Kosten garantiert:

ich. Vorbereitungssequenz 80 Mannstunden

ii. Impediments '100 Mannstunden

iii. ID zielt auf 80 Mannstunden

iv. 100 Mannstunden gefilmt

v. Filminspektion, Qualitätskontrolle 80 Mannstunden

vi. Insgesamt 440 Arbeitsstunden

Die durchschnittlichen Kosten pro Arbeitsstunde werden hier mit 8 US-Dollar angenommen. Diese Zahl umfasst Nebenleistungen, allgemeine und aufsichtsrechtliche Kosten sowie Gemeinkosten. Somit liegen die Arbeitskosten insgesamt bei 3.520 $ (440 x S8). Natürlich variieren diese Daten je nach Standort, da die Bezahlung, der Umfang, die örtlichen Gegebenheiten und die Höhe der Nebenleistungen variieren können. Der Aktenverwalter sollte die für seine Operation zutreffende Nummer gerne eingeben. Die zweite Kostenkomponente sind die Kosten für Lieferungen und Verarbeitung. Dies umfasst die Materialkosten einschließlich Film- und Verarbeitungschemikalien sowie die Abschreibung von Mikrofilmgeräten.

In der ersten Anwendung werden die offensichtlichen Unterschiede zwischen Hardcopy und Mikrofilm durch noch höhere Wiederherstellungskosten für Mikrofilm (Reproduktion von Hardcopy) verstärkt. Bei den Abrufkosten kompensieren einige der hohen Konvertierungskosten, und die dritte Anwendung ist besser als die Gewinnschwelle, was tatsächliche Einsparungen für das Mikrofilmsystem bedeutet. In der vierten Anwendung ist das Bild fast umgekehrt: Es gibt enorme Kosteneinsparungen für Mikrofilme.

Das Abrufen von Ausdrucken ist in der Regel teurer als das Abrufen von Mikrofilm, wenn Führungskräfte den Original-Mikrofilm verwenden möchten. In letzterem Fall gibt es Mikrofilm-Lesegeräte, die im gesamten Unternehmen verteilt sind, und Informationen über Mikrofilme werden im Allgemeinen nicht wieder in Papierform konvertiert. Wie dies zeigt, ist der Schlüssel zum wirtschaftlichen Einsatz von Mikrofilm die Fähigkeit des Records Managers, das Management davon zu überzeugen, Mikrofilmleser als Suchwerkzeug zu verwenden. Bei vielen Anwendungen der Aufzeichnung wird jedoch nur Mikrofilm als Speichermedium verwendet. Wenn jemand Informationen über diesen Datensatz wünscht, wird ein Ausdruck als „Arbeitspapier“ erstellt. In diesem Fall ist Mikrofilm teurer als eine Druckkopie.

Computergestützte Speicherung von Informationen:

Viele Büroexperten prognostizierten, dass die papierlose Bürotechnik in den 80er Jahren die Informationsspeicherung regeln würde, aber sie kam nicht so schnell zustande, wie viele Menschen erwartet hatten. Der papierlose Büroslogan wurde mit einer Forderung nach weniger als mehr Papier verbunden. Die Papierindustrie gab an, dass die Nachfrage nach Papier nie so groß war wie in den frühen achtziger Jahren.

Die Computerkosten wurden konsequent gesenkt. Die Aussicht auf Blasenspeicher schien der Durchbruch für die wirtschaftliche Speicherung magnetischer Informationen zu sein. Es ist nicht passiert. Die Datenverarbeitung (Abteilung blieb ihrem Namen treu: Datenverarbeitung ist das Geschäft des Computers, nicht die Datenspeicherung. Allerdings arbeiten Teile der Computerbranche und der zugehörigen Industrien hart an einer Änderung. 1977 wurde davon ausgegangen, dass die Speicherung von Informationen computergesteuert erfolgt.) war 200 Mal so teuer wie Mikrofilm, was sich drastisch verändert hat und sich ständig verändert.

In den Jahren 1982 und 1983 waren die ersten Anzeichen einer neuen Technologie am Horizont der Rekordspeicherung zu erkennen: optische Speicherplatten für Computer. Optische Plattensysteme sind immer noch teuer wie neu. Ein großes Hochleistungslaufwerk für optische Datenträger kostet 1982 83 SW80, 000, ein Datenträger im DRAW-Modus (Direct Read After Write) beginnt bei 1.000 USD oder mehr. Experten prognostizieren jedoch einen Verkaufspreis von 200 US-Dollar für optische Datenträger, die 50.000 Dokumente oder vierzehntel eines Centes pro Dokument speichern.

In allen Fällen der Berechnung der Lagerkosten müssen wir die entstandene Lagerung nach den Kosten und den Umstellungskosten trennen. Umwandlungskosten sind Ausgaben, bei denen Informationen von einem Medium auf ein anderes übertragen werden. Alle Anzeichen deuten darauf hin, dass optische Datenträger eine wichtige Rolle bei der informativen Speicherung spielen, da sie wirtschaftlich werden und einen echten Wettbewerb für die herkömmliche Speicherung darstellen.