Sammlungsbriefe: Richtlinien zum Schreiben von Sammlungsbriefen (mit Mustern)

Sammlungsbriefe: Richtlinien für das Schreiben von Sammlungsbriefen (mit Mustern)!

Abholschreiben werden geschrieben, wenn Sie Ihre Abgaben von einem Kunden für die auf Gutschrift erteilten Waren oder Dienstleistungen einziehen müssen. Wenn der Kunde nicht rechtzeitig bezahlt hat, muss er daran erinnert werden. Dies ist eine heikle Situation, weil Sie einerseits die Geschäftsbeziehung beibehalten wollen und andererseits Ihr Geld rechtzeitig erhalten möchten.

Daher ist ein Takt der Sprache notwendig, um den Kunden (der selbst in finanziellen Schwierigkeiten sein kann) zu beeindrucken, um Ihre Gebühren trotzdem zu zahlen. In einigen Fällen ist es eine geschäftliche Realität, dass Sie auch eine Teilzahlung akzeptieren müssen.

Richtlinien für das Schreiben von Sammlungsbriefen:

1. Takt und Zurückhaltung:

Jemanden daran zu erinnern, dass er seine finanziellen Verpflichtungen nicht erfüllt hat, ist eine heikle Angelegenheit.

Daher muss man eine Sprache des Takts und der Zurückhaltung verwenden. Darüber hinaus müssen Sie zwei Umstände berücksichtigen: dass die Zahlung bereits gesendet / empfangen wurde, jedoch nicht in Ihrem Wissen, oder dass die Waren / Dienstleistungen nicht zufriedenstellend sind.

Der Käufer hat möglicherweise Schwierigkeiten, den Wert Ihrer Lieferungen zu realisieren. Zur gleichen Zeit sind einige Kunden gewöhnlich verspätet oder fahrlässig. Daher muss jeder Fall auf die Verdienste bezogen werden.

2. Höflicher Ton:

Ein guter Geschäftsmann hat seine zukünftige Geschäftsperspektive im Blick und verwendet höfliche Sprache in einem Sammlungsbrief. Er vermeidet es, den Leser zu verletzen. Selbst wenn es sich um den letzten Inkassobescheid handelt, der rechtliche Schritte angedroht hat, erfordert gutes Geschäft, dass Sie höflich sind und Wörter wie „mit Bedauern“ verwenden.

3. Zeigen Sie Verständnis für die Probleme des Kunden:

Wenn sich der Kunde selbst in einer schwierigen finanziellen Situation befindet, kein Geld zur Verfügung hat und kein Bargeld aus Ihrer Ware erzielt hat, hat er möglicherweise gute Gründe dafür, dass er nicht oder nicht zahlen kann. Als Sammler von Gebühren müssen Sie sich möglicherweise einigermaßen in seine Probleme einbringen und eine gemeinsame Lösung finden, um Wert für Ihre Waren zu erhalten. Diese Sensibilität muss in Ihrem Brief und im Gesamtansatz der Sammlung gezeigt werden.

4. Progressive Schritte beim Schreiben einer Reihe von Sammlungsbriefen:

Es kann vorkommen, dass ein Sammelabruf nicht ausreicht, um Ihre Beiträge zu erhalten. Der Kunde kann vorsätzlich oder auf andere Weise in Zahlungsverzug geraten.

Die Stufen zum Schreiben von Sammlungsbriefen in einer Reihe sind:

(i) Formelle Mahnung, vorausgesetzt, er zahlt in mildem Ton.

(ii) Eine festere und überzeugende Erinnerung, die die Notwendigkeit betont, hier und jetzt zu bezahlen.

(iii) "Last-Resort" -Letters, das besagt, dass der Kunde bezahlen muss, andernfalls werden rechtliche Schritte eingeleitet

Sammlungsbriefe der ersten Stufe:

Zu diesem Zeitpunkt ist der Brief formell. Sogar ein gedruckter Serienbrief kann verwendet werden. Es wird davon ausgegangen, dass der Kunde die Zahlung vergessen hat und die Mahnung sofort ausführt.

Nützliche Starter für erste Sammelbriefe:

(i) Wir stellen fest, dass Ihr Konto, das zur Zahlung fällig war, in unseren Büchern ausstehend ist.

(ii) Wir müssen Sie auf unsere Rechnungsnr. für Rs…

(iii) Wir müssen Sie daran erinnern, dass wir in unserer Erklärung vom… den Betrag, der auf Ihren Namen lautete, noch nicht erhalten haben. Das ist jetzt mehr als einen Monat überfällig.

Closers:

(i) Wir hoffen, dass Sie die Rechnung umgehend begleichen werden.

(ii) Wir freuen uns auf Ihre Überweisung in den nächsten Tagen.

(iii) Falls Sie die Zahlung zwischenzeitlich gesendet haben, können Sie diese Mitteilung ignorieren.

Muster formale Erinnerung:

Persuasive / Firm Reminder:

Wenn das erste Inkassobrief nach einer fälligen Wartezeit die Zahlung nicht einbringt, wird innerhalb von 15-20 Tagen ein zweiter Brief gesendet. In diesem Brief ist die Sprache fester, aber der Ton ist immer noch höflich. Sie sollen den Kunden nicht ärgern, sondern suchen seine Mitarbeit.

Einige Vorspeisen:

(i) Wir sehen aus unseren Unterlagen, dass unsere Mahnung an Sie wegen der Zahlung mit unserer Rechnung vom… bis zu diesem Datum nicht erfolgt.

(ii) Wir verweisen auf unseren Brief vom…, der Sie auffordert, Ihre Abgaben zu begleichen.

(iii) Wir müssen Sie noch einmal an Ihre Abgaben unter unserer Rechnung erinnern. Nr.… datiert… für Rs…, für die unsere erste Mahnung datiert… scheint, von Ihnen nicht beantwortet zu werden.

Closers:

(i) Wir bitten Sie noch einmal, dies vorrangig zu behandeln und die Abgaben sofort zu begleichen.

(ii) Wir hoffen aufrichtig, dass Sie dieses Mal die Gebühren ernsthaft zur Kenntnis nehmen und sie unverzüglich löschen.

(iii) Wir vertrauen darauf, dass dies Ihnen die Dringlichkeit der Angelegenheit einprägt und Sie unverzüglich handeln werden.

Mustersammlungsbrief Stufe II

Letzter Resort Letter / Final Collection Letter:

Wenn keine Antwort auf die früheren Sammlungsschreiben vorliegt, wird ein endgültiger Sammlungsbrief gemäß dem folgenden Plan verschickt:

(a) Zeichnen Sie die bisherigen Bemühungen zur Sammlung auf.

(b) Bieten Sie eine weitere Zahlungsmöglichkeit an.

(c) Erwähnen Sie die rechtlichen Schritte, die erforderlich sind, wenn diese Aufforderung ebenfalls ignoriert wird.

(d) Legen Sie eine Zahlungsfrist fest.

Einige Vorspeisen:

(i) Wir haben Ihnen am… und noch einmal… zur Wiedereinziehung oder zur Zahlung unserer Gebühren Nr.… geschrieben. Datiert…, immer noch keine Aktion von dir

(ii) Wir müssen sagen, dass unsere früheren Anträge vom… und… für die Begleichung unserer Rechnung vom… für… von Ihnen ungehört bleiben

(iii) Wir stellen mit Überraschung und Enttäuschung fest, dass unsere zwei aufeinanderfolgenden Briefe, die sich auf die von Ihnen bezogenen Gebühren für unsere Rechnung vom… beziehen, nicht beantwortet werden.

Closers:

(i) Jetzt, wenn wir unsere Beiträge nicht bis zum… erhalten, haben wir keine andere Wahl, als die Angelegenheit in die Hände unserer Anwälte zu legen.

(ii) Bitte behandeln Sie dies als unsere letzte Zahlungsaufforderung in der Angelegenheit, bevor wir uns auf das Gesetz beziehen. Wir hoffen jedoch, dass Sie innerhalb von vierzehn Tagen handeln und die Gebühren bezahlen.

(iii) Wir hoffen immer noch, dass Sie bis zum… einreichen werden und sich die erheblichen Kosten und Unannehmlichkeiten für rechtliche Schritte ersparen.

Probe Letzter Rekordbrief / letzte Sammlungsbriefe