Aktivitäten, die am Managementprozess eines Unternehmens beteiligt sind
Einige der wichtigsten Aktivitäten, die am Managementprozess eines Unternehmens beteiligt sind, sind folgende:
Es wurde der Schluss gezogen, dass alle Unternehmensfunktionen und -richtlinien auf Kundenzufriedenheit ausgerichtet sein müssen. Wie Peter F. Drucker treffend formuliert hat, ist die einzig gültige Definition des Unternehmenszweckes die Schaffung eines Kunden.
Daher sollte das Hauptziel eines jeden Geschäftsmanagers darin bestehen, einen stetigen Strom zufriedener Kunden für das Unternehmen zu generieren. Dieses Ziel muss die treibende Kraft aller Aktivitäten eines Geschäftsführers sein.
Der häufigste Benutzer von Geschäftsinformationssystemen ist der Geschäftsleiter. Daher sollte der Schwerpunkt der Geschäftsinformationssysteme auf den Informationsbedürfnissen eines Managers liegen.
Es ist daher notwendig, das Management und den Managementprozess zu verstehen. Management ist das, was ein Manager tut. Was ein Manager tut, gibt uns einen Einblick in den Prozess des Managements.
Es ist eine allgemein akzeptierte Ansicht, dass Management die Kunst ist, Dinge durch andere zu erreichen, um bestimmte Ziele zu erreichen. Diese Sicht des Managements konzentriert sich auf den Managementprozess (dh die Kunst), der zum Erreichen der gewünschten Ergebnisse erforderlich ist.
Der Verwaltungsprozess umfasst die folgenden Aktivitäten:
ich. Planung,
ii. Organisieren,
iii. Staffing,
iv. Regie,
v. Controlling.
Um zu verstehen, auf welche Geschäftsinformationssysteme abzielen soll, ist es wichtig, die Aktivitäten im Managementprozess zu verstehen.
1. Planung:
Planung bezieht sich auf die Festlegung zukünftiger Vorgehensweisen, um die gewünschten Ziele zu erreichen. Es bedeutet im Voraus zu entscheiden, was zu tun ist, wie, was zu tun ist, wann und wer es tun soll. Es handelt sich dabei um eine „Exekutive Aktion, die die Fähigkeit beinhaltet, die Natur und die Richtung des Wandels zu antizipieren, zu beeinflussen und zu steuern“. Die Planung geht vor allen anderen Funktionen eines Managers vor.
Sie gleicht Unsicherheit und Auswirkungen von Umweltveränderungen aus. Eine richtige Planung kann einem Manager helfen, die Herausforderungen von Umweltveränderungen effektiv zu meistern. Es werden Pläne mit Zielorientierung gezeichnet. Die Planung leitet also die Aktionen im Unternehmen zur Erreichung der gewünschten Ziele ein.
Es füllt die Lücke zwischen dem heutigen Stand der Dinge und dem gewünschten Stand der Dinge für die Zukunft. Pläne werden zur Bewertung der Leistung und zur Ausübung der Kontrolle im Unternehmen verwendet. Planung ist weit verbreitet und fast jeder in einer Organisationsplanung.
Der Charakter des Plans kann auf verschiedenen Managementebenen unterschiedlich sein. Die Pläne auf den unteren Ebenen der Managerhierarchie müssen innerhalb der Grenzen der Gesamtpläne der Manager an der Spitze der Organisation liegen. Die Pläne können verschiedene Arten haben, z. B. Mission, Ziele, Strategien, Richtlinien, Regeln und Verfahren, Programme und Projekte sowie Budgets.
Verschiedene Arten von Plänen werden auf verschiedenen Managementebenen gezeichnet. Die Mission, Ziele und Strategien der Organisation sind zum Beispiel die ausschließliche Aufgabe des Top-Managements.
Pläne dienen als Grundlage des Managements. Andere Managementaktivitäten werden durch Pläne bestimmt. Die Planung steht logisch vor der Ausführung aller anderen Managementaktivitäten, z. B. Organisation, Besetzung, Leitung und Kontrolle.
Einer der wichtigsten Gründe für den Aufschwung der Planungsaktivität von Führungskräften besteht darin, dass sie die Vorteile erkennen, proaktiv zu sein, anstatt reaktiv zu sein. Die enormen Investitionen und die hohen Risiken bei neuen Projekten machen es für einen Manager unabdingbar, im Voraus zu planen und so viel Unsicherheit wie möglich zu beseitigen.
Die Komplexität der Geschäftsprozesse macht die Geschäftsplanung auch zu einer lohnenden Tätigkeit. Die Verfügbarkeit besserer und zuverlässigerer Modelle für die Vorhersage der Zukunft und die Verringerung der Unsicherheit hat auch zu einer erhöhten Planungsaktivität beigetragen.
Ein Planungsprozess umfasst die folgenden Schritte:
(1) Die Kenntnis von Möglichkeiten oder Entwicklungen markiert den Beginn des Planungsprozesses. Dabei werden die Stärken und Schwächen des Umfelds innerhalb und außerhalb der Unternehmensorganisation bewertet.
(2) Festlegung von Zielen für die Organisation und die einzelnen Organisationseinheiten im Hinblick auf die Entwicklung neuer Chancen.
(3) Einrichtung kritischer Planungsräume für die internen und externen Umgebungen, in denen die Pläne ausgeführt werden. Dabei werden Stärken und Schwächen des Unternehmens in Bezug auf Produkte, Märkte, Prozesse, Technologien, Personal usw. identifiziert.
(4) Ermittlung der alternativen Maßnahmen zur Erreichung der Ziele.
(5) Bewertung der alternativen Handlungsoptionen im Hinblick auf ihre Auswirkungen auf das Erreichen der Ziele.
(6) Auswahl der besten alternativen Vorgehensweise.
(7) Formulierung der Derivatepläne zur Unterstützung des Plans.
Es sei darauf hingewiesen, dass jeder der oben genannten Schritte im Planungsprozess viele Informationen über die interne und externe Umgebung erfordert, in der die Pläne ausgeführt werden müssen. Die Informationen zum externen Umfeld umfassen wirtschaftliche Trends, technologische Veränderungen, Verfügbarkeit und Kosten verschiedener Ressourcen usw.
Zu den Informationen zum internen Umfeld gehören Verkaufsprognosen, Finanzressourcen und -pläne, der Verfügbarkeitsgrad von Ressourcen im Unternehmen usw. Ein Manager benötigt außerdem verschiedene Werkzeuge zur Analyse der Umweltinformationen.
Der Planungsprozess umfasst Antizipation und Prognose. Dies erfordert Informationen über die internen und externen Faktoren, die den zukünftigen Zustand beeinflussen können.
Die Informationen über die Relevanz und den relativen Einfluss dieser Faktoren sind ein entscheidender Input für die Vorwegnahme und Prognose zukünftiger Ereignisse. Durch den Einsatz von Simulationen, Techniken der künstlichen Intelligenz, neuronalen Netzwerken, Fuzzy-Logik usw. mit Hilfe moderner Computer wurde der Vorhersagewert von Plänen sowie die Wertsteigerung der Planungsinformationen verbessert.
2. Organisieren:
Zum Organisieren gehört die Analyse der Aktivitäten, die zur Erfüllung der Plananforderungen durchgeführt werden müssen. Diese werden so gruppiert, dass sie Personen oder Personengruppen in Organisationseinheiten zugeordnet werden können und die Befugnis delegiert wird, die Ressourcen der Organisation zur Erfüllung der so zugewiesenen Verantwortlichkeiten zu verwenden.
Organisieren bezieht sich auf die Menschen, Aufgaben und Technologien. Da diese Faktoren von Organisation zu Organisation unterschiedlich sind, gibt es kein typisches Organisationsdesign, das für alle Organisationen geeignet wäre.
Die Organisationsstruktur muss entsprechend den spezifischen Anforderungen und Bedingungen der Organisation gestaltet werden. Da die Mitarbeiter, Aufgaben und Technologien der Umweltdynamik unterliegen, werden die Organisationen angesichts des sich verändernden Geschäftsumfelds neu strukturiert.
Organisationsstrukturen und Informationssysteme sind eng miteinander verbunden. Wenn die Organisationsstruktur das Organ des Unternehmens ist, ist das Informationssystem das Nervensystem.
Die Organisationsstruktur sollte so gestaltet werden, dass der natürliche Informationsfluss im Unternehmen berücksichtigt wird. Die Leistungsmessschemata müssen mit dem Informationsfluss und der Organisationsstruktur übereinstimmen.
Im Idealfall sollte jede Änderung der Informationssysteme eine entsprechende Änderung der Organisationsstruktur bewirken. Andernfalls könnten die Informationssysteme die Pläne des Unternehmens nicht widerspiegeln. Beispielsweise haben die Fortschritte bei den Datenbanktechnologien und die Verwendung verteilter Informationssysteme ihre eigenen Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Organisationsstrukturen heute gestaltet werden.
Umgekehrt muss sich das Informationssystem auch ändern, wenn sich die Organisationsstruktur ändert, um den neuen Realitäten der Geschäftsprozesse gerecht zu werden. In einer Organisation beispielsweise erforderten die durch den verschärften Wettbewerb gebotenen Änderungen der Organisationsstrukturen eine Neugestaltung der Informationssysteme, um den Managern nicht nur Informationen über die Ereignisse im Unternehmen, sondern auch das Fachwissen im Geschäftsprozess anzubieten. Informationsanalyse-Tools und andere künstliche Intelligenz-Tools mussten in die Informationssysteme integriert werden, um den Entscheidungsprozess zu stärken.
Die Umstrukturierung von Unternehmensorganisationen könnte schmerzhaft und teuer sein, wenn die Informationssysteme nicht gut entwickelt sind. Effiziente Informationssysteme können den Umstrukturierungsprozess glätten und den Managern helfen, mit den Änderungen ihrer spezifischen Funktionen und Aktivitäten fertig zu werden.
Das Informationssystem, das einen Teil der Wissensbasis des Unternehmens enthält, kann beim Umgang mit Situationen, die für einen bestimmten Manager neu sind, eine große Hilfe sein.
3. Besetzung:
Die Besetzung ist der Prozess der Besetzung der Organisationsstruktur. Ein Manager sollte sicherstellen, dass die richtigen Personen die Positionen in der Organisationsstruktur besetzen. Die Besetzung umfasst die Auswahl, Beurteilung und Entwicklung des Personals in der Organisation.
Der häufig begangene Fehler, den ein Manager begeht, besteht darin, die Personaltätigkeit zu ignorieren und der Personalabteilung zu überlassen. Die Besetzungstätigkeit ist zu wichtig, um in der Personalabteilung zu routen. Da die Leistung des Managers in hohem Maße von der Leistung seiner Untergebenen abhängt, kann eine Vernachlässigung der Besatzungsfunktion die Wirksamkeit des Managements beeinträchtigen.
Mit der zunehmenden gegenseitigen Abhängigkeit verschiedener Funktionen wird die Beurteilung von Mitarbeitern komplexer. Es müssen fortschrittlichere Techniken zur Leistungsbewertung verwendet werden. Diese Techniken können mithilfe der IT-Infrastruktur angewendet werden.
Gut konzipierte Informationssysteme können für jede Führungsposition Informationen zu verschiedenen kritischen Erfolgsfaktoren sammeln und die Leistung regelmäßig überwachen. Die Weiterentwicklung der Multimedia-Technologien kann zur Automatisierung von Schulungs- und Entwicklungssystemen beitragen.
4. Regie:
Das Regieren umfasst das Anweisen, Führen und Inspirieren von Mitarbeitern in der Organisation, um ihr Bestes zu geben, um die gemeinsamen Ziele der Organisation zu erreichen. Regie bezieht sich also auf den Prozess des Motivierens, Führens und Kommunizierens mit den Menschen in der Organisation, um die Unternehmensziele zu erreichen.
Die Verbreitung von Informationen spielt eine entscheidende Rolle bei der Steuerung der Bemühungen der Mitarbeiter im Unternehmen. In einem Wirtschaftsunternehmen mit über einen weiten geografischen Bereich verteilten Betrieben muss das Personal mobil sein und sich wahrscheinlich weit entfernt von anderen Teammitgliedern und dem unmittelbaren Vorgesetzten in der Führungshierarchie befinden.
Die Leitung der Untergebenen wird somit schwierig, da die Kommunikation recht teuer sein kann und das Ziel möglicherweise nicht rechtzeitig erreicht. Die Informationssysteme sind heute die Träger formaler Kommunikation.
Die Einrichtung von E-Mail und die Nutzung des Intranets hat die Art und Weise verändert, in der die formelle Kommunikation in Wirtschaftsunternehmen stattfindet. Ein nahtloser Informationsfluss über verschiedene Abteilungen hinweg mit Hilfe von Informationssystemen kann auch dazu beitragen, Kommunikationslücken zu verringern, die häufig die Hauptursache für Unzufriedenheit der Mitarbeiter sind.
5. Kontrolle:
Controlling ist ein Prozess, der analysiert, ob die Maßnahmen planmäßig ausgeführt werden, und Korrekturmaßnahmen ergreift, um sie an die Pläne anzupassen. Planung ist also die Basis des Controllings.
Sie konzentriert sich auf durchgeführte Aktivitäten und die Ergebnisse dieser Aktivitäten hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf die Erreichung der Planziele.
Zunehmende Größe der Wirtschaftsunternehmen macht die Tätigkeit umso schwieriger Der zunehmende Wettbewerb auf dem Markt erfordert eine stärkere Delegierung der Arbeit und eine Dezentralisierung der Entscheidungsfindung, um eine schnellere Reaktion auf die Geschäftstätigkeiten des Unternehmens zu gewährleisten. Daher spielt das Controlling eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung der Effizienz und Effektivität des Unternehmens.
Die Informationssysteme spielen eine wichtige Rolle im Kontrollprozess. Diese Systeme helfen nicht nur beim Messen der Leistung von Vorgängen, sondern auch beim Erkennen von Abweichungen der Leistung von den Plänen.
Der Vergleich zwischen geplanter und tatsächlicher Leistung wird dann mit Hilfe von Informationssystemen analysiert, um Abweichungsursachen zu ermitteln. Die Umweltinformationen werden verwendet, um solche Gründe zu identifizieren.
Informationen darüber, welche Maßnahmen ergriffen werden oder was in internen und externen Geschäftsumgebungen geschieht, sind für die Kontrolle von grundlegender Bedeutung.
Früher stammten die meisten dieser Informationen aus persönlichen Beobachtungen durch den Manager. Die wachsende Größe des Unternehmens hat die persönliche Beobachtung zu einer sehr schwierigen Form der Kontrolle gemacht.
Es besteht eine größere Abhängigkeit von schriftlichen Berichten. Da das Geschäft wissensintensiver wird und das Personal des Unternehmens von Wissensarbeitern dominiert wird, wird die Messung der Leistung immer komplexer. Einfache tabellarische Berichte zur Erreichung quantifizierter Ziele reichen für das Controlling nicht aus.
Die Controlling-Funktion verwendet Informationen über die geplante Leistung und die tatsächliche Leistung, um zu Abweichungen zu gelangen. Effiziente Informationssysteme erkennen diese Abweichungen nicht nur, sondern helfen auch bei der Analyse der Abweichungen, um Abweichungsgründe zu finden. Sie helfen auch, die Pläne im Lichte des Feedbacks schnell zu ändern.
Das Konzept der flexiblen Budgetierung ist aufgrund der Verfügbarkeit besserer Informationsverarbeitungseinrichtungen populär geworden. Mit der Verfügbarkeit von Echtzeit-Informationssystemen fließen die Informationen zur Leistung schnell. Dies hilft bei der schnellen Kontrolle, was zu geringeren Planungsfehlern führt.
Moderne Wirtschaftsinformationssysteme helfen Managern, mit minimalen Fehlerkosten aus den Erfahrungen der Vergangenheit zu lernen. Detaillierte Steuerungsinformationen können jetzt länger gespeichert und analysiert werden, wenn ähnliche Umstände beobachtet werden, um die Änderungen in der Umgebung zu antizipieren. Moderne Informationssysteme können dabei helfen, mit komplexen Steuerungsmechanismen fast automatisch umzugehen.
Die Ausnahmeberichte sind ein weiterer Aspekt des Controllings, der aufgrund von Fortschritten in der Informationstechnologie an Popularität gewonnen hat. Moderne Informationssysteme ermöglichen Managern einen schnelleren Zugriff auf Informationen zu den Ausnahmen und helfen ihnen, schnellere Entscheidungen zu treffen, um die negativen Auswirkungen der Ausnahmesituationen durch sofortige Überarbeitung der Pläne zu mildern. Ein effizientes Informationssystem kann dazu beitragen, eine Katastrophe in einen geringfügigen Schaden umzuwandeln, da dies zu Beginn einer Ausnahmesituation eine Warnung auslösen würde.
Jede dieser Führungsfunktionen ist auf allen Managementebenen auszuführen. Die Effektivität eines Managers hängt davon ab, wie effektiv er diese Managementaktivitäten ausführt. Es kann nicht möglich sein, festzustellen, welche Aktivität von einem Manager zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt wird, da er immer noch mit mehreren Managementaktivitäten beschäftigt ist.
