9 Wichtige Maßnahmen zur Überwindung der Kommunikationsbarrieren
Um Hindernisse in der Kommunikation zu beseitigen, sind folgende Schritte zu berücksichtigen:
(1) Ideen vor der Mitteilung klären:
Die Person, die die Mitteilung sendet, sollte sehr klar sein, was sie sagen will. Er sollte das Ziel seiner Botschaft kennen und daher seine Gedanken in einer richtigen Reihenfolge ordnen.
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(2) Kommunizieren Sie entsprechend den Bedürfnissen des Empfängers:
Der Absender der Mitteilung sollte die Struktur der Nachricht nicht entsprechend seiner eigenen Ebene oder Fähigkeit vorbereiten, sondern er sollte die Ebene, das Verständnis oder die Umgebung des Empfängers berücksichtigen.
(3) Konsultieren Sie andere Personen vor der Mitteilung:
Zum Zeitpunkt der Planung der Mitteilung sollten von allen betroffenen Personen Vorschläge eingebracht werden. Sein Hauptvorteil wird darin bestehen, dass alle Personen, die zum Zeitpunkt der Erstellung des Kommunikationsplans konsultiert werden, zum Erfolg des Kommunikationssystems beitragen.
(4) Achten Sie auf Sprache, Ton und Inhalt der Nachricht:
Der Absender sollte darauf achten, dass die Nachricht in klarer und schöner Sprache dargestellt wird. Der Ton der Nachricht sollte die Gefühle des Empfängers nicht verletzen. Der Inhalt der Nachricht sollte so kurz wie möglich sein und übermäßige Verwendung technischer Wörter sollte vermieden werden.
(5) dem Zuhörer Dinge von Hilfe und Wert vermitteln:
Der Gegenstand der Nachricht sollte für den Empfänger hilfreich sein. Die Notwendigkeit und das Interesse des Empfängers sollten besonders berücksichtigt werden. Kommunikation ist in einer solchen Situation effektiver.
(6) Sicheres Feedback sicherstellen:
Der Zweck des Feedbacks ist es herauszufinden, ob der Empfänger die Bedeutung der empfangenen Informationen richtig verstanden hat. In der Face-to-Face-Kommunikation kann die Reaktion auf dem Gesicht des Empfängers verstanden werden.
Im Falle einer schriftlichen Kommunikation oder einer anderen Art von Kommunikation sollte der Absender jedoch eine geeignete Rückmeldungsmethode anwenden.
(7) Konsistenz der Nachricht:
Die an den Empfänger gesendeten Informationen sollten nicht widersprüchlich sein. Es sollte mit den Zielen, Richtlinien, Programmen und Techniken der Organisation übereinstimmen. Wenn anstelle der alten Nachricht eine neue Nachricht gesendet werden muss, sollte die Änderung immer erwähnt werden, da ansonsten Zweifel entstehen können.
(8) Follow-up-Mitteilung:
Um die Kommunikation effektiv zu gestalten, sollte das Management regelmäßig versuchen, die Schwächen des Kommunikationssystems zu kennen. In diesem Zusammenhang kann angestrebt werden, zu wissen, ob die formelle oder informelle Kommunikation stärker betont werden sollte.
In ähnlicher Weise können Vorschläge bezüglich des Kommunikationsmediums (mündlich, schriftlich und gestisch) gemacht werden, um zu erfahren, welches Medium wirksamer und angemessener ist.
(9) Sei ein guter Zuhörer:
Es ist das Wesen der Kommunikation, dass Sender und Empfänger gute Zuhörer sein sollten. Beide sollten einander mit Aufmerksamkeit, Geduld und positiver Haltung zuhören. Ein Sender kann viele relevante Informationen erhalten, wenn er ein guter Zuhörer ist.
