5 Schritte zum Aufbau eines effizienten Bestandskontrollsystems

Einige der Schritte zur Einrichtung eines effizienten Bestandskontrollsystems in einer Organisation sind: A. Klassifizierung und Kodifizierung des Inventars. B. Pflege der Bestandsaufzeichnungen. C. Kontrolle des zyklischen Materialflusses. D. Kontrolle der Werkzeuge. und E. Lagerraumverwaltung.

(A) Einstufung und Kodifizierung des Bestands:

Ein gutes System zur Klassifizierung und Kodifizierung des Inventars ist unerlässlich, um zu verhindern, dass ein Inventartyp mit dem anderen vermischt wird.

Das Inventar ist nach seiner Art in entsprechende Kategorien einzustufen. Zum Beispiel kann das Inventar eines technischen Anliegens klassifiziert werden als: Baustahl, Werkzeug, Bronze, Kupfer usw., und jede dieser Kategorien kann ferner entsprechend klassifiziert werden. Um Zeit zu sparen und die Identifikation und Kontrolle zu vereinfachen, sollten die verschiedenen Bestandskategorien mit einer Codenummer versehen werden.

Verschiedene Methoden zur Kodifizierung von Materialien sind in Gebrauch und einige wichtige werden im Folgenden erörtert:

(a) Mnemonische Methode:

Bei diesem Verfahren werden bestimmte Materialgruppen mit bestimmten Buchstaben bezeichnet. Hier wird der erste Buchstabe jedes Wortes der Materialien zur Kodierung verwendet. Zum Beispiel ist das Schlüsselwort für Stahlschrauben SS, Eisenschrauben ist IS usw. Dies erleichtert das Einprägen verschiedener Codes.

(b) einfache numerische Methode:

Bei dieser Methode werden bestimmte Nummern zugewiesen, um bestimmte Materialklassen zu bezeichnen. Wenn ein neues Material hinzugefügt wird, wird die nächst höhere Nummer der Reihe nach zugewiesen.

(c) Numerische Methode:

Bei dieser Methode wird bestimmten Bestandsklassen eine bestimmte Nummer zugewiesen, mit nachfolgenden Ziffern, um die andere Spezifikation anzugeben. Wenn beispielsweise die Ziffer 30 einem Stahlrohr zugeordnet ist, werden 2 "x 9" Stahlrohre mit 3029 bezeichnet. Wenn 50 Messingschrauben zugeordnet sind, werden 2 "x 3" Messingschrauben mit 5023 bezeichnet .

(d) kombinierte Methode:

Manchmal können einige der oben genannten Methoden kombiniert werden, um maximalen Nutzen zu erzielen. Beispielsweise kann eine Messingschraube von 2 "x 5" mit BS25 bezeichnet werden, eine Eisenschraube von 1/2 "x 1" kann mit IS 121 usw. bezeichnet werden.

(B) Pflege der Bestandsaufzeichnungen:

Im Folgenden sind die zwei wichtigen Methoden zum Verwalten der Bestandsaufzeichnungen aufgeführt:

(i) periodisches Inventarsystem,

(ii) Perpetual Inventory System.

(i) Periodisches Inventarsystem:

Bei diesem System werden Menge und Wert des Bestands erst am Ende des Abrechnungszeitraums ermittelt, nachdem die betreffenden Einheiten physisch überprüft wurden. Dieses System liefert nicht kontinuierlich Informationen über Menge und Wert des Bestands.

In diesem System werden keine Verluste, Verschwendung, Schrumpfung, Diebstahl usw. berücksichtigt. Es wird hier davon ausgegangen, dass die Vorräte, die nicht auf Lager sind, verbraucht wurden. Aus diesem Grund werden die Lagerkosten des Bestands ermittelt, indem der Gesamtwert des Bestands zum Bestandswert als Anfangsbestand addiert und der Wert des Bestands am Schluss als Schlussbestand abgezogen wird.

(ii) Perpetual Inventory System:

Laut Accountancy „Perpetual Inventory ist ein System von Aufzeichnungen, das von der Controlling-Abteilung geführt wird und die physische Bewegung der Bestände und ihren aktuellen Saldo widerspiegelt.“ Perpetual Inventur zielt darauf ab, ein System von Aufzeichnungen zu entwickeln, mit dem die Einnahmen und Ausgaben von Geschäften sofort erfasst werden können Der Zeitpunkt jeder Transaktion und der Saldo können herausgegeben werden, um die aktuelle Position anzuzeigen.

Die Datensätze, die im Allgemeinen für die permanente Inventur verwendet werden, sind:

1. Bin Cards.

2. Lagern Sie Ledger-Konten oder speichert Ledger-Karten.

3. Annahme der kontinuierlichen Bestandsaufnahme.

1. Bin Cards:

Eine Bin Card ist eine Karte mit quantitativen Aufzeichnungen der Quittungen, Ausgaben und Schlusssalden des Materials, das sich in dem entsprechenden Bin befindet. Abfalleimer bedeutet Regal, Regal, Container oder Raum, in dem Materialien aufbewahrt werden.

Die Ablagekarte befindet sich in der Ablage. Für jedes Geschäft werden separate Fachkarten erstellt. Wenn zwei unterschiedliche Materialien in einem Fach aufbewahrt werden, werden zwei Fachkarten für jedes Fach vorbereitet, wobei das Regal als zwei Behälter behandelt wird.

Die folgende Musterform der Behälterkarte würde dazu beitragen, den Inhalt der Behälterkarte besser zu verstehen.

Die Quittungen werden gemäß der GRN erfasst, die Ausgaben werden auf Basis der Filialanforderungen angezeigt und der Abschlusssaldo wird nach jeder Eingabe darin angezeigt. In Ablagekarten werden alle Einträge, dh Quittungen, Ausgaben und Salden von Materialien, nur quantitativ ausgedrückt.

2. Filialen Ledger:

Ein Geschäftsbuch ist ein Bericht über die Anzahl und den Wert der Filialen. Sie wird vom Buchhalter der Filialen verwaltet. Es ist fast wie bei der bin card, mit einem wichtigen Unterschied, dass in den Lagerbuchwerten auch der Materialwert angezeigt wird.

Das heißt, in den Ledgern des Geschäfts werden alle Einträge sowohl quantitativ als auch qualitativ ausgedrückt. Diese Ledger sind in der Regel in Blattform und für separate Materialklassen werden separate Bindemittel verwendet. In einigen Fällen werden diese Ledger in gebundenen Volumina aufbewahrt, um den Verlust loser Blätter zu vermeiden.

Die Musterform des Geschäftsledgers ist unten angegeben:

3. Annahme der kontinuierlichen Bestandsaufnahme:

Die kontinuierliche Bestandsaufnahme ist ein wesentlicher Bestandteil des permanenten Inventarsystems. Dazu wird die physische Menge mit den in der Ablagekarte und im Filialbuch aufgeführten Mengen verglichen. Dies erfolgt normalerweise durch ein unabhängiges internes Audit-Personal.

Unstimmigkeiten zwischen dem vom Filialkonto erfassten Saldo und den tatsächlichen Salden der Filialen können folgende zwei Ursachen haben:

(a) Vermeidbare Ursachen:

Dazu gehören Über- oder Unterfragen, Schreibfehler, Bruch, Plünderung, Einlegen von Materialien in den falschen Behälter usw.

(b) unvermeidbare Ursachen:

Dazu gehören: Verdampfen, Schrumpfen usw. von Lagerbeständen, das Brechen des Volumens, dh die Ausgabe von Lagerbeständen in kleinen Losen, klimatische Bedingungen, die eine Verschlechterung verursachen usw.

Verwendung des Perpetual Inventory Systems:

1. Es erleichtert die Produktionsplanung. Das Filialprotokoll ist ein Mittel zur Zuordnung von Material zu Fertigungsaufträgen und ermöglicht die Terminierung und Freigabe von Aufträgen mit voller Sicherheit, dass Materialien bei Bedarf verfügbar sind.

2. Es ermöglicht eine zeitnahe Materialbeschaffung mit genauen Angaben zu „wie viel“ und „wann“.

3. Es erleichtert die Zuordnung von Materialkosten zu Fertigungsaufträgen oder Fertigungsabteilungen unter Verwendung der Artikel.

4. Es ermöglicht die Erstellung von Abschlüssen ohne Inventar.

5. Sie schafft eine Grundlage für die Inventur und die Kontrolle von Fehlanweisungen, Abfall, Veralterung und Materialdiebstahl.

(C) Kontrolle des Materialflusses:

Ein effizientes System muss so ausgelegt sein, dass es das Material vom Zeitpunkt der Bestellanforderung bis zur Lagerung der fertigen Ware kontrolliert.

Laut John A. Shubin sind folgende Schritte im Materialsteuerungszyklus:

1. Die Lagermitarbeiter erstellen Bestellanforderungen für die Beschaffung der benötigten Materialien, Teile, Verbrauchsmaterialien und Werkzeuge und übermitteln die Formulare an das Einkaufsbüro. Sie stellen dem Planungsbüro „Fertigungsaufträge“ für die Teile und Werkzeuge, die zur Wiederauffüllung der Bestände im Werk hergestellt werden sollen.

2. Die Ankaufsstelle beschafft die bestellten Artikel durch Bestellungen an Lieferanten und durch Nachverfolgung von Lieferungen.

3. Die empfangende Abteilung entlädt die eingehenden Artikel und prüft die Materialien anhand von Bestellungen auf Menge und Zustand.

4. Das Einkaufsbüro prüft die Rechnungen und nimmt (falls erforderlich) Anpassungen des Lieferanten für Abweichungen vor.

5. Umgang mit Männern, Bewegen von Material und Fertigteilen in die Lagerbereiche. Sachbearbeiter nehmen entsprechende Einträge in Filialdatensätzen, Fachkarten oder Lagerbüchern für Artikel vor, die im Lagerraum abgelegt werden.

6. Sachbearbeiter im Planungsbüro stellen Materialanforderungen fest, ordnen Materialien zu Fertigungsaufträgen zu und nehmen entsprechende Einträge in den Bestandsaufzeichnungen vor.

7. Der Lagermitarbeiter stellt Material und Teile gemäß den vom Planungsbüro vorgelegten Anforderungsformularen aus. Die Sachbearbeiter machen Eingaben auf Papierkassetten und senden eine Liste der ausgegebenen Materialien zu Kostenrechnungszwecken an die Buchhaltung.

8. Die Werksabfertiger steuern den laufenden Warenfluss mit Hilfe von Arbeitsblättern (Fertigungsaufträgen) und "Umzugsaufträgen", die die Arbeitswanderung durch die Anlagensteuertafeln im Planungsbüro leiten und den Arbeitsfortschritt der Anlage anzeigen .

9. Die Versender geben nicht benötigte Materialien und Teile in die Lagerräume zurück. Sachbearbeiter (auf der Grundlage von "Filialen - Retourenscheine") nehmen entsprechende Einträge auf Abteilungskarten, permanente Bestandsaufzeichnungen und Kostenrechnungsblätter vor.

10. Die Versender verweisen die Bewegung der Fertigwaren in die Lagerräume und auf der Grundlage der vom Werk erhaltenen Formulare geben die Büroangestellten relevante Einträge in den Lagerbestandslisten an.

(D) Steuerung der Werkzeuge:

Werkzeuge gibt es in vier Kategorien:

1. Haltewerkzeuge:

Diese Werkzeuge sind Arbeitshalte- und Arbeitsführungsvorrichtungen, die in Verbindung mit Maschinenoperationen verwendet werden. Beispiele: Vorrichtungen, Vorrichtungen usw.

2. Umform- und Schneidewerkzeuge

Diese Werkzeuge werden bei Maschinen verwendet, um die Form oder Form des Materials zu ändern. Beispiele sind - Matrizen, Fräser, Bohrer usw.

3. Messwerkzeuge:

Diese Arten von Werkzeugen dienen dazu, die Übereinstimmung der Arbeit mit Normen zu überprüfen. Beispiele sind Lehren, Mikrometer usw.

4. Hilfswerkzeuge:

Es gibt die Geräte, mit denen Produkte oder Maschinen auf- oder abgebaut werden. Beispiele sind Schraubendreher, Schraubenschlüssel, Säulen usw.

Verfahren zum Werkzeug- und Umrüsten:

Werkzeug bedeutet die Planung und Beschaffung von Werkzeugen. Werkzeug ist notwendig, wenn ein neues Produkt hergestellt werden soll. Ein Umrüsten ist erforderlich, wenn das Produktdesign geändert werden soll oder ein neues Modell hergestellt werden soll.

Schritte in der Werkzeugherstellung:

Es gibt sechs Schritte in der Werkzeugherstellung:

1. Zerlegen des Produkts in seine Unterbaugruppen und Teile und Analysieren der Stückliste, Zeichnungen und anderer Spezifikationen, um die erforderliche Werkzeugmenge zu bestimmen.

2. Auswahl und Untersuchung der Verarbeitungsmethode und Bestimmung der für jeden Arbeitsgang zu verwendenden Werkzeugart nach der Menge der herzustellenden Güter.

3. Entwerfen der erforderlichen Spezialwerkzeuge für spezifische Vorgänge und Auswahl der Standardwerkzeuge für die Produktion.

4. Beschaffung oder Herstellung der Werkzeuge gemäß ihrer Konstruktionszeichnungen.

5. Überprüfung der Werkzeuge auf Übereinstimmung mit den Spezifikationen.

6. Verfolgen Sie die Leistung der Werkzeuge in der Fertigung, führen Sie die erforderlichen Aufzeichnungen über die Kosten der Werkzeuge, die erzielten Produktionsraten für jede Werkzeugmethode und die Verwendung der Informationen zur Verbesserung der Konstruktion bereits gefertigter Werkzeuge.

(E) Lagerraumverwaltung:

John A. Shubin hat in seiner Geschäftsführung vier Schritte für die Einrichtung eines Lagerraums und eines Toolcrib-Systems vorgeschlagen

1. Ermittlung des richtigen Zentralisierungsgrades und Auswahl geeigneter Speicherorte.

2. Auswahl einer effektiven Anordnung für Filialen und Entwicklung eines effizienten Layouts.

3. Auswahl geeigneter Lagereinrichtungen.

4. Erzielung eines systematischen Lagerraumbetriebs.