13 Wesentlich für ein effektives Kommunikationssystem

Bei der Entwicklung eines effektiven Kommunikationssystems sollte das Management die folgenden Elemente für eine effektive Kommunikation berücksichtigen:

(1) Klarheit der Informationen:

Terry kommentiert den Kommunikationsrealismus und sagt, dass es für eine effektive Kommunikation zunächst unabdingbar ist, sich vollständig zu informieren. Dies impliziert, dass der Kommunikator in erster Linie klar sein muss, welche Informationen er vermitteln möchte. Kommunikation sollte immer eine gemeinsame und leicht verständliche Sprache sein, damit sie von den Empfängern nicht missverstanden wird.

(2) Angemessenheit der Nachricht:

Die zu übermittelnde Nachricht sollte in jeder Hinsicht ausreichend und vollständig sein, da sich unvollständige Informationen aus betriebswirtschaftlicher Sicht als gefährlich herausstellen. Die Angemessenheit der übertragenen Informationen hängt von den intellektuellen Fähigkeiten der betroffenen Parteien ab.

(3) Konsistenz der Nachricht:

Die zu übermittelnde Botschaft sollte nicht gegenseitig widersprechen, sondern sollte mit den allgemeinen Zielen, Richtlinien, Programmen und Verfahren der Organisation übereinstimmen. Selbst widersprüchliche Botschaften führen immer zu Chaos und Verwirrung in der Organisation, was für den effizienten Betrieb des Unternehmens äußerst nachteilig ist. Wenn die Botschaft von der vorherigen abgeändert wird, sollte die Tatsache klar angegeben werden, damit die Verwechslungsgefahr verringert werden kann.

(4) Feedback:

Feedback ist eine wichtige Methode zur Gewährleistung einer effektiven Kommunikation. Es bezieht sich auf die Bestätigung der mitgeteilten Idee, ob der Empfänger die Nachricht in derselben Weise verstanden hat, in der der Absender dies tut, oder ob der Empfänger mit dem Vorschlag des Kommunikators einverstanden ist oder nicht einverstanden ist Sender, um es vom Empfänger zu bestätigen.

Im Falle einer Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ist es einfacher, Feedback-Informationen zu erhalten, die die Emotionen und Ausdrücke auf dem Gesicht des Empfängers beobachten. Für die schriftliche Kommunikation sollte das Management jedoch geeignete Mittel und Wege finden, um die Kommunikation effektiver zu gestalten.

(5) Den Empfänger verstehen:

Verständnis ist das Hauptziel der Kommunikation. Die Kommunikation muss im Kopf des Empfängers ein angemessenes Verständnis erzeugen. Killian empfahl, „mit dem Bewusstsein der gesamten physischen und menschlichen Umgebung zu kommunizieren, in der die Informationen empfangen werden.

Stellen Sie sich den Arbeitsplatz vor. die Empfänglichkeit und das Verständnis der Empfänger bestimmen; Seien Sie sich des sozialen Klimas und der Sitten bewusst und hinterfragen Sie die Aktualität der Informationen. Fragen Sie, mit was, wann und auf welche Weise Sie in einer ähnlichen Umgebung und Position miteinander kommunizieren möchten. “

(6) Konsultation:

Im Allgemeinen ist es wünschenswert, andere Personen bei der Kommunikationsplanung zu konsultieren. Dadurch erhalten Sie zusätzliche Informationen und Objektivität für die Nachricht. Ein wichtiger Vorteil der Konsultation wird darin bestehen, dass diejenigen, die während der Kommunikationsplanung vertraulich aufgenommen wurden, aktive Unterstützung leisten werden.

(7) Medium bestimmen:

Nach der Entscheidung für das Thema sollte festgelegt werden, wie diese Nachricht am besten kommuniziert werden soll. Alle Aspekte der mündlichen oder schriftlichen Kommunikation müssen sorgfältig geprüft werden.

(8) Ton und Inhalt:

Der Kommunikator muss beim Sprechen oder Schreiben auf die Sprache achten, die er verwendet. Sein Ton, sein Ausdruck und sein Gefühl werden einen bestimmten Einfluss auf die Wirksamkeit dessen haben, was er zu kommunizieren versucht.

(9) Zeitpunkt und Aktualität:

Auf den Zeitpunkt und die Aktualität der Kommunikation sollte angemessen geachtet werden. Dieselbe Nachricht wird von verschiedenen Einzelpersonen und Gruppen gleichzeitig empfangen und unterschiedlich beantwortet, und von denselben Personen und Gruppen zu unterschiedlichen Zeitpunkten unterschiedlich.

Auch im Notfall darf der situative, psychologische und technische Aspekt des Timings nicht übersehen werden. Darüber hinaus ist es auch erforderlich, dass Informationen rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden, da veraltete Informationen so schlecht wie gar nicht sind.

(10) Unterstützung bei der Aktion :

Es ist sehr wichtig, dass die Handlungen des Kommunikators seine Kommunikation unterstützen. Dies liegt daran, dass das Handeln mehr sagt als Worte. Die überzeugendste Kommunikation ist nicht das, was man sagt, sondern was man tut.

(11) Zuhören:

Ein sehr wichtiger Aspekt einer effektiven Kommunikation ist, dass Führungskräfte und Vorgesetzte gute Zuhörer sein sollten. Es ist gefährlich, unaufmerksam oder gleichgültig zu sein, wenn andere versuchen zu kommunizieren. Die zehn Gebote der American Management Association stellen fest: „Zuhören ist eine der wichtigsten, schwierigsten und am meisten vernachlässigten Skills M-Kommunikationen.

Sie fordert, dass wir uns nicht nur auf die expliziten Bedeutungen konzentrieren, die eine andere Person zum Ausdruck bringt, sondern auch auf die impliziten Bedeutungen, unausgesprochene Wörter und Untertöne, die weitaus bedeutender sein können. Daher müssen wir lernen, mit dem Innenohr zu hören, wenn wir den inneren Menschen kennen lernen wollen. ”

(12) Umfeld des Vertrauens und des Vertrauens:

FE Fischer hat darauf hingewiesen, dass "Kommunikation in einem Klima des Vertrauens am besten wächst". Es sollte daher jede Anstrengung unternommen werden, um das Vertrauen durch ehrliche Berichterstattung zu gewinnen. Die Mitarbeiter müssen überzeugt sein und das Gefühl haben, dass das Unternehmen in seinen Kontakten wahrheitsgetreu und aufrichtig ist.

Paul Arnold, Präsident von Arnold Bakeries: "Wenn das Beziehungsprogramm Ihres Angestellten ein solides ist, wenn Ihre Absicht wahr ist, wenn Ihre Leute an diese Absicht und an diese Wahrheit glauben, dann kommunizieren Sie erfolgreich."

(13) Das System immer am Leben erhalten:

Das Kommunikationssystem sollte das ganze Jahr über offen und lebendig bleiben. Nur durch ehrliche Versuche können gute Kommunikationsbeziehungen aufgebaut werden.